Erste Schritte mit SFirm32 (HBCI-Chipkarte)

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1 Erste Schritte mit SFirm32 (HBCI-Chipkarte) Um Ihnen den Start mit SFirm32 zu erleichtern, haben wir auf den folgenden Seiten die Schritte zum Ausführen von Zahlungen und Abfragen Ihrer Kontoauszüge dargestellt. Die Bedienung von SFirm32 wurde an aktuelle Windows-Programme (z. B. Microsoft Outlook) angelehnt. Hierbei kommt der rechten Maustaste eine besondere Bedeutung zu. Erfassen und Ausführen von Zahlungen Wenn Sie bereits eine fertige Zahlungsdatei (DTAUS) z. B. aus Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm haben und diese mit SFirm32 übertragen möchten, setzen Sie bitte beim Punkt Versand von Fremddateien fort. Nachdem Sie SFirm32 gestartet und sich angemeldet haben, wählen Sie bitte den Ordner Inlandszahlungen mit einem Doppelklick der linken Maustaste. Aus den nun geöffneten Unterordnern wählen Sie den gewünschten Ordner mit einem einfachen Klick der linken Maustaste, in unserem Beispiel Überweisungen. Klicken Sie nun in einem beliebigen Bereich des rechten grauen Fensters einmal mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus dem Kontextmenü mit der linken Maustaste Neu aus. Erfassen Sie nun Ihre erste Zahlung. Geben Sie im Feld Empfänger den Namen des Empfängers ein und springen Sie mit Tabulatortaste ins nächste Feld. Wenn Sie die Daten des Empfängers bereits einmal erfasst hatten, gelangen Sie mit dem Fernglas Automatisch in das Fenster Suchen Empfänger/Kunden. Die Empfängerdaten wählen Sie mit einem Doppelklick der linken Maustaste aus. Seite 1 von 10

2 Wenn Sie weitere Zahlungen erfassen möchten, wählen Sie bitte mit einem Klick der linken Maustaste das Symbol Neu. Möchten Sie keine weitere Zahlung mehr erfassen, wählen Sie bitte mit der linken Maustaste den Menüpunkt Datei, Schließen und bestätigen die Abfrage Änderungen speichern? mit Ja. Ausführen von im Programm erfassten Zahlungen Der Ordner Inlandszahlungen sowie der Zahlungsbestand, in unserem Beispiel Überweisungen, sind noch geöffnet, im rechten grauen Fenster sind die erfassten Zahlungen sichtbar. Bitte klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich des rechten grauen Fensters und wählen Sie mit der linken Maustaste Ausgeben. Seite 2 von 10

3 Es wird nun ein Fenster Ausgeben angezeigt, in dem alle Zahlungen dieses Bestands aufgelistet werden. Alle Zahlungen mit Status Fällig werden automatisch zur Übertragung vorgeschlagen und links mit einem X versehen. Bei Bedarf können Sie die Auswahl durch Setzen/Löschen von X durch einen Klick der linken Maustaste verändern. Der ausgewählte Gesamtbetrag wird unten angezeigt. Sind alle gewünschten Zahlungen mit einem X markiert, wählen Sie bitte mit der linken Maustaste die Schaltfläche Bitte setzen Sie beim Punkt Versand per HBCI-Chipkarte fort. Versand von Fremddateien Wenn Sie bereits eine fertige Zahlungsdatei (DTAUS) z. B. aus Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm haben und diese mit SFirm32 übertragen möchten, klicken Sie auf das Diskettensymbol Fremddatei versenden. Im folgenden Fenster geben Sie an, wo die Datei gespeichert ist, z. B. auf Diskette (Laufwerk A: ) Markieren Sie den Dateinamen (z. B. DTAUS0.txt) und wählen Sie Öffnen. Wählen Sie den Übertragungsweg HBCI aus und klicken Sie auf OK. Weiter nächste Seite mit Bild 2 Seite 3 von 10

4 Versand per HBCI-Chipkarte Bestätigen Sie das Ausführungsdatum mit OK. Bild 1 Sie haben auch die Möglichkeit ein Ausführungsdatum in der Zukunft anzugeben. Bitte beachten Sie hierbei, dass dann die Zahlungen als Einzelzahlungen versand werden müssen und für jede Einzelzahlung eine TAN benötigt wird. Anhand Ihrer Auswahl wird die zu übertragende Datei erstellt und angezeigt. Bitte überprüfen Sie die Zahlungsdaten nochmals (Typ, Auftraggeberkonto, Anzahl Überweisungen, Summe Beträge) und wählen Sie danach die Schaltfläche Ausführen. Haben Sie den Auftrag terminiert (Datum > Tagesdatum) setzen Sie den Haken bei Bild 2 Seite 4 von 10

5 Klicken Sie auf Nein. Geben Sie nun Ihre Chipkarten-PIN ein und klicken Sie auf OK. Seite 5 von 10

6 Anschließend erhalten Sie über die Protokollübersicht eine Rückmeldung, ob die Übertragung erfolgreich war. Die Protokollübersicht können Sie durch Klick auf schließen. Bei erfolgreicher Übertragung wird automatisch ein Ausgabeprotokoll ausgedruckt und die Zahlungsformulare gelöscht. Was tun, wenn die Übertragung fehlgeschlagen ist? Aufgetretene Fehler bei der Übertragung des Auftrages werden in der Protokollübersicht mit oder angezeigt. Ursachen warum eine Zahlung nicht ordnungsgemäß übertragen wurde finden Sie immer in folgenden Protokollen: DFÜ-Protokoll, HBCI Protokoll und Automatenprotokoll. Um Einzelheiten anzuzeigen klicken Sie den entsprechenden Eintrag an und klicken dann auf Eintrag anzeigen.... Seite 6 von 10

7 Die Details werden angezeigt. Um die Übertragung zu wiederholen oder den Auftrag zu entfernen, öffnen Sie den Ordner DFÜ-Aufträge mit einem Doppelklick und wählen Sie mit einem Klick der linken Maustaste den Unterordner Standard Aufträge (bei Fremddateien Unterordner Fremddateien ). Fehlgeschlagene Aufträge werden im rechten grauen Fenster angezeigt. Wählen Sie im rechten grauen Fenster mit der rechten Maustaste den gewünschten Auftrag aus und wählen Sie im Menü mit der linken Maustaste Eigenschaften Anschließend erscheint das Fenster Versand DTAUS. Hier können Sie die Datei mit Klick auf Sofort ausführen erneut übertragen. Um den Auftrag zu entfernen wählen Sie Entfernen der Auftrag wird dadurch wieder auf den Status Fällig gesetzt. Seite 7 von 10

8 Abfrage von Kontoauszügen Abruf mehrer Konten über den Kontorundruf Starten Sie in der Menüzeile über Datei, Kontoinformationen, Kontorundruf.. oder klicken Sie in der Symbolleiste den Button Kontorundruf an. Im rechten grauen Fenster sind alle Konten aufgeführt, die Sie für den Kontorundruf eingerichtet haben. Erscheinen hier keine oder nicht alle Konten, so haben Sie diese nicht für den Kontorundruf eingerichtet. Die Einrichtung des Kontorundrufs wird Programm unter dem Menüpunkt? ausführlich beschrieben. Alternativ können Sie auch beim Punkt Abruf eines einzelnen Kontos fortsetzen. Bestätigen Sie die Abfrage Rundruf jetzt ausführen mit Ja. Das Datum Umsätze ab erscheint nur, wenn Sie für dieses Konto zum ersten mal Auszüge im Rundruf abholen. Maximal können die letzten 90 Tage abgerufen werden. Bitte beachten Sie aber, das Kontoumsätze erst ab dem Tag der Kontofreischaltung bereitgestellt werden. Wählen Sie anschließend OK. Das Programm stellt nun eine Verbindung zum Rechenzentrum her und holt nach Bestätigung durch die Chipkarten-PIN, die angeforderten Kontoauszüge ab. Seite 8 von 10

9 Abruf eines einzelnen Kontos Wählen Sie den Menüpunkt Kontoinformationen mit einem Doppelklick der linken Maustaste aus. Daraufhin werden die im Programm angelegten Konten angezeigt, die Sie für den Kontoauszugsabruf eingerichtet haben. Bitte klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Konto und wählen Sie mit der linken Maustaste aus dem Menü Kontoumsätze abholen. Das Datum Umsätze von brauchen Sie nur zu verändern, wenn Sie für dieses Konto zum ersten mal Auszüge abholen. Maximal können die letzten 90 Tage abgerufen werden. Bitte beachten Sie aber, das Kontoumsätze erst ab dem Tag der Kontofreischaltung bereitgestellt werden können. Klicken Sie auf OK. Verbindungsaufbau Klicken Sie nach Eingabe Ihrer Chipkarten-PIN auf OK Das Pogramm stellt nun eine Verbindung zum Rechenzentrum her und holt die angeforderten Kontoauszüge ab. Anschließend erhalten Sie über die bereits oben angesprochene Protokollübersicht eine Rückmeldung, ob die Übertragung erfolgreich war. Die Protokollübersicht können Sie durch Klicken auf schließen. Seite 9 von 10

10 Was tun, wenn der Kontoauszugabruf fehlgeschlagen ist? Ist der Kontorundruf nicht erfolgreich durchgeführt worden, finden Sie in der Protokollübersicht den Grund dafür (siehe Seite 6). Um den Abruf eines einzelnen Kontos zu wiederholen, gehen Sie einfach nochmals vor wie unter Abruf eines einzelnen Kontos beschrieben. Für die Wiederholung des kompletten Kontorundrufs am gleichen Tag müssen Sie unter DFÜ-Aufträge, Kontorundruf im rechten grauen Fenster auf die grauen Kästchen klicken, um sie mit einem X zu versehen. Anschließend können Sie mit einem Rechtsklick den Menüpunkt Rundruf ausführen. Im Menü Extra, Optionen haben Sie die Möglichkeit unter der Karteikarte Kontoauszüge, den Punkt Immer alle Konten im Ordner Rundruf markieren zu aktivieren (Haken gesetzt). Kontoauszug anzeigen Nach erfolgreichem Abholen können Sie sich den Kontoauszug anzeigen lassen. Wählen Sie dazu im rechten grauen Fenster mit einem Doppelklick der linken Maustaste das gewünschte Konto. Der Kontoauszug des gewählten Kontos wird angezeigt. Seite 10 von 10

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