ITPM.VAKcheck. Dokumentation

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2 1 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis Einführung Voraussetzungen Start des Programms Kontenpflege Datenbank LogDatei Lizenzen Verlassen Verarbeitung Einführung VAKCheck ist eine Software zur Buchungsüberprüfung von verrechneten Anschaffungskosten. Die Prüfung findet über das Verhältnis von Erlös zu Wareneinsatz im Vergleich zu denen vom Anwender vorgegeben Prozentsätzen statt. Die Überprüfung findet auf Basis der im gypsilon Rechnungswesen gebuchten Sachkontenbuchungen statt. Den Umfang der Prüfung und das Zusammenwirken von Erlös- und VAK-Konten wird vom Anwender festgelegt. Neben dem erwarteten Wareneinsatz in Prozent kann ein Toleranzwert angegeben werden. Die Überprüfung kann pro Rechnungsnummern oder pro Tag erfolgen. 3 Voraussetzungen - MS Windows 2000/NT/ME oder höher - Finanzbuchhaltungssoftware gypsilon Rechnungswesen SP6/SP7 2

3 4 Start des Programms Falls Sie das Programm das erste Mal aufrufen erscheint ein Dialog, der zur Eingabe der Datenbankverbindung auffordert (siehe Kapitel 4.2). Hier ist die Verbindung zur FiBu-Datenbank einzutragen. Nachdem die Informationen eingegeben und durch Drücken von [OK] gesichert wurden, gelangt man in das Hauptmenü: Beim Einstieg befindet man sich direkt in der eigentlichen Verarbeitungsmaske. Bevor die Prüfung jedoch gestartet wird, sind über den Button [Kontenpflege] die zu prüfenden Konten zu hinterlegen. Der Button [Datenbank] dient zum Einstellen bzw. Ändern der Verbindungsdaten zur FIBU, mit dem Button [LogDatei] wird die LogDatei, in der unter anderem Fehlermeldungen protokolliert werden, angezeigt. Der Button [Lizenzen] gibt im Punkt Lizenz Info darüber Auskunft welche Lizenzen für das Programm erworben wurden. Im Punkt Lizenzdatei kann eine aktuelle Lizenz durch Zugriff auf den ITPM Webserver erstellt werden. Über den Button [Verlassen] wird das Programm beendet. 3

4 4.1 Kontenpflege Im Menüpunkt Kontenpflege sind Erlöskonten mit den jeweiligen VAKKonten zu hinterlegen. In den Feldern ERLKONTO und VAKKONTO können einzelne Konten(z.B ), mehrere Konten (z.b , ) durch Kommata getrennt oder einzelne Kontengruppen (z.b. 820*) vorgegeben werden. Die Spalten NERLKONTO und NVAKKONTO beinhalten die Konten, die nicht berücksichtig werden sollen. (z.b. 8205* für Erlösschmälerungen) In nachfolgendem Beispiel sind die Konten der ersten Zeile von der Prüfung ausgeschlossen, z.b. alle Konten, die mit 1 beginnen (`1*`) und bei Prozent den Wert 0 hinterlegt bekommen haben, werden bei der Prüfung nicht berücksichtigt. In der Spalte PROZ geben Sie den erwarteten Wareneinsatz in Prozent an. Die TOLERANZ gibt den Prozentwert an, um den der errechnete VAK vom gebuchten VAK abweichen darf. Sollten pro Prüfregel mehrere VAK-Prozentsätze plausibel sein, können diese durch Semikolon getrennt in der Spalte PROZ erfasst werden. (siehe Beispiel Ersatzteile in der Abbildung) Mit dem Button [Übernehmen] werden die Daten gesichert, mit [OK] werden sie gesichert und die Maske verlassen. [Abbrechen] bewirkt ein Verlassen der Maske ohne Sicherung. 4

5 4.2 Datenbank Hier kann die Datenbankenverbindung nachträglich noch einmal anpasst werden, der Dialog dazu sieht wie folgt aus: Es sind die Datenbank (der Dienst), der Benutzer und das Passwort zu hinterlegen. Um einen reibungslosen Zugriff auf die FIBU-Datenbank zu ermöglichen können auch CoreLab-Treiber eingesetzt werden. In diesem Falle sind zusätzlich die IP-Adresse des Hosts und das Port zu hinterlegen. Mit [OK] werden die eben gemachten Einstellungen gesichert und der Dialog wird geschlossen. Falls Sie jedoch die Änderungen nicht übernehmen möchten, kann man die Änderungen mit [Abbrechen] verwerfen. In dem Fall wird nur der Dialog geschlossen. 5

6 4.3 LogDatei Hier werden verschiedene Vorgänge und Fehlermeldungen protokolliert. 4.4 Lizenzen Unter Lizenz Info wird eingeblendet für welche Firma das Programm lizenziert wurde. 6

7 Mit [OK] wird die Maske verlassen, die [Lizenzdetails] zeigen für welchen Mandanten und für welchen Zeitraum die Lizenz gültig ist. Im Punkt Lizenzdatei kann sich der Anwender über den Button [Neue Lizenzdatei erstellen] eine aktuelle Lizenz, durch Zugriff auf den ITPM Webserver, erzeugen. Sollte für den Zugriff auf den Webserver ein Proxyserver verwendet werden, besteht hier die Möglichkeit dafür den Benutzer und das Zugangspasswort zu hinterlegen. Durch den Button [Übernehmen] werden die Einstellungen für den Proxyserver gesichert. Mit [Abbrechen] wird die Maske ohne Sichern der Einstellungen verlassen. 4.5 Verlassen Dieser Button beendet das Programm. 7

8 4.6 Verarbeitung In der Verarbeitungsmaske wird zuerst der Mandant ausgewählt für den die Prüfung stattfinden soll. Als Datum wird der Vortag vorgeschlagen. Dies ist jedoch nach Belieben zu ändern. Das Programm kann auch nach einem bestimmten Zeitplan automatisch gestartet werden. Dazu ist das Kästchen `automatisierte Bearbeitung aktivieren` anzuhaken. Es sind verschiedene Zeitpläne hinterlegt. Im Allgemeinen erfolgt die Prüfung täglich zur eingestellten Uhrzeit. Unterschiede ergeben sich am Wochenende: z.b. Zeitplan: Mo,Di,Mi,Do,Fr+Sa+So Hier werden die Daten von Freitag, Samstag und Sonntag zusammengefasst und stehen Montags in einer Auswertung zur Verfügung. Es kann `pro Rechnung` oder `Tag genau` geprüft werden. Im 1. Fall werden alle Rechnungen im Zeitraum differenziert nach Rechnungsnummer geprüft, im 2. Fall alle Konten kumuliert pro Tag. Wird `pro Rechnung` geprüft, kann das Feld `Anzahl Stellen Rg.Nr.` festgelegt werden. Es steht standardmäßig auf 10 Stellen ( = maximale Länge 8

9 der Rechnungsnummer). Wird die Anzahl der Stellen der Rechnungsnummer verringert, z.b. auf 9 Stellen, werden 9 Stellen der Rechnungsnummer (von rechts aus gelesen) für einen Vergleich herangezogen. Dies bedeutet, dass hier Rechnungen, die mit 9 gleichen Zeichen enden, zusammengefasst werden. Z.B. Die folgende Rechnungen R und G würden unter der Nummer zusammengefasst werden. Durch den Parameter Gruppenwechsel 4.Stelle Rg.Nr. wird erreicht, dass nach jedem Wechsel der ersten 4 Stellen der Rechnungsnummer ein Seitenumbruch durchgeführt wird. Das ist sinnvoll, wenn pro Filiale eine neue Seite begonnen werden soll. Über den [Start]-Button wird die Prüfung manuell gestartet. Danach kann über den Button [Drucken] das Ergebnis als Vorschau und anschließend als Druck aufbereitet werden. Für die Druckansicht gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten: Anschließend wird das Protokoll angezeigt. Der Status pro Zeile Auskunft über das Prüfergebnis. 0: das Konto ist nicht zu prüfen und ist in der Kontenpflege mit Prozentsatz = 0 eingetragen. 1: das Konto wurde geprüft und das Ergebnis liegt im Wertebereich 2: das Konto ist in der Kontenpflege nicht hinterlegt 9: das Konto wurde geprüft und liegt nicht im Wertebereich 9

10 Impressum ITPM it-projects Möser GmbH Johannesstraße Speyer Tel / Fax 06232/ Hotline06232/ Fax 06232/ Mail Internet Geschäftsführer Holger Möser Eintragungen Handelsregister: HRB 52941, Amtsgericht Ludwigshafen Steuernummer: 41/652/1057/05 Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die ITPM it-projects Möser GmbH geht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die Verfügbarkeit mancher in dieser Anleitung beschriebener Funktionen (bzw. die Vorgehensweise, um darauf zuzugreifen), ist von Version, Releasestand, eingespielten Servicepacks u.ä. Ihres Systems (z.b. Betriebssystem) sowie seiner Konfiguration abhängig. Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages geliefert. ITPM it-projects Möser GmbH Alle Rechte vorbehalten. 10

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