Hinweise zur VR-Networld-Version 5.0 (Auslieferung 16. September 2013)

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1 Seite 1 von 21 Hinweise zur VR-Networld-Version 5.0 (Auslieferung 16. September 2013) 1. Grundlegende Einstellung unter SEPA: Wählen Sie zunächst unter Extras den Button Einstellungen aus. Im Menübaum klicken Sie auf weitere Funktionen und markieren das Feld SEPA-Masken bevorzugt verwenden.

2 Seite 2 von 21 Klicken Sie in der Kontenübersicht auf Stammdaten und Details : Aktivieren Sie je Konto die beiden Checkboxen SEPA bevorzugt und SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt und bestätigen Sie die Änderung mit OK. Klicken Sie Anschließend auf Geschäftsvorfälle.

3 Seite 3 von 21 Überprüfen Sie in dieser Ansicht, ob alle SEPA-Geschäftsvorfälle markiert sind. Sofern hier Markierungen fehlen, ergänzen Sie bitte die fehlenden Häkchen. Damit haben Sie die grundlegenden Einstellungen im Programm für den Sepa-Zahlungsverkehr vorgenommen.

4 Seite 4 von Überweisungen 2.1 Nachstehend wird dargestellt, wie bestehende Einzelüberweisungen in SEPA-Überweisungen konvertiert werden: Erfassen Sie direkt Ihre Überweisungsdaten oder legen eine Kopie einer vorhandenen Überweisung an. Mit Klick auf den Euro-Button werden Kontonummer und Bankleitzahl automatisch umgewandelt. Die Darstellung der IBAN in grün zeigt eine korrekte Umstellung.

5 Seite 5 von Nachstehend wird dargestellt, wie bestehende programmverwaltete Dauerüberweisungen in SEPA-Dauerüberweisungen konvertiert werden: Wählen Sie in der Kontenübersicht den Menüpunkt Aufträge und die Zahlungsart aus, die Sie zunächst umstellen möchten. Klicken Sie auf SEPA-Konvertierung und In SEPA-Auftrag wandeln.

6 Seite 6 von 21 Prüfen und bestätigen Sie die konvertierten Aufträge: Die Aufträge wurden nun in SEPA-Überweisungen umgewandelt. Bitte prüfen Sie diese erneut, indem Sie sie doppelt anklicken. Achten Sie besonders auf eine grüne Kennzeichnung der IBAN. Falls diese schwarz dargestellt wird, fragen Sie den Zahlungspflichtigen, wie seine korrekte IBAN lautet. Damit ist die Umstellung Ihrer Überweisungen auf das SEPA-Verfahren abgeschlossen. Bankverwaltete Daueraufträge werden am von Ihrer Bank umgestellt.

7 Seite 7 von Lastschriften 3.1 Erfassung der Gläubiger-Identifikationsnummer Rufen Sie unter Stammdaten die Gläubiger-Identifikation auf. In dieser Ansicht können Sie unter dem angegebenen Link direkt eine Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Tragen Sie anschließend in der Zeile Gläubiger-ID die von der Deutschen Bundesbank übermittelte Gläubiger-Identifikationsnummer ein.

8 Seite 8 von SEPA-Mandate Neben der Gläubiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen die VR-Networld Software das integrierte Modul SEPA Mandats- Verwaltung zur Verfügung. Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA- Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per an Ihre Zahlungs-pflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann mittels setzen eines Hakens erzeugt (Button Drucken ) oder per versandt (Button versenden ) werden. Mandate können Sie wie hier dargestellt einzeln erfassen oder automatisiert aus einzelnen bereits vorliegenden Lastschriftaufträgen bzw. aus Dauerlastschriften bequem erstellen lassen (s. Punkt 3.2.5). Die Mandate können Sie bereits zeitlich vor der eigentlichen Umstellung der einzelnen Lastschriften auf SEPA anlegen und bearbeiten. So können Sie die Mandatsanlage und evtl. Ergänzung der Mandate bereits beispielsweise im September durchführen, während Sie die eigentliche Umstellung der Lastschriften im Oktober durchführen und damit den ersten Einzug von Sepa-Lastschriften zum 01. November vornehmen. Dadurch können Sie den Bearbeitungsaufwand zeitlich strecken Erfassen von neuen SEPA-Mandaten Über den Button NEU erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate. Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Dieses wird nur innerhalb der VR-Networld Software unterschieden.

9 Seite 9 von 21 Feld Referenz: Hier erfassen Sie die eindeutig zuordenbare Mandatsreferenz für Ihren Zahlungspflichtigen. Über Extras Einstellungen Aufträge weitere Funktionen legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenz fest. Bei einer numerischen Referenz zählt die VR-Networld Software bei jedem neuen Mandat automatisch hoch. Sie können jede automatisch erstellte Referenznummer einfach überschreiben. Feldbereich Gläubiger: Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in der VR-Networld Software erfasst haben (siehe Seite 6). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen. Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese auch hier über den Button... erstellen. Feld Gläubiger-Identifikationsnummer: Hier können Sie die Vorbelegung ZZZ der Nummer durch z.b. einen Bereichskennzeichen ersetzen. Feld Konto: Wählen Sie im Drop-Down Menü das Empfängerkonto aus. Feld Name: Erfassen Sie hier den Namen, auf den die Gläubiger-ID ausgestellt worden ist. Feld Adresse: Geben Sie hier die Adresse des Zahlungsempfängers an, diese wird einzeilig dargestellt. Die Gläubiger-Daten werden anschließend unter dieser Gläubiger-ID von der VR-Networld Software automatisch gespeichert und bei der nächsten Verwendung vorgegeben. Feldbereich Zahlungspflichtiger: Über das Drop-Down Menü können Sie Ihre vorhandenen Kontakte auswählen, oder einen Zahlungspflichtigen mit Name, IBAN und BIC direkt erfassen. Angaben zum Lastschriftverfahren: Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für dieses Mandat zugeordnet werden soll. Feld Sequenz: Über das Drop Down Menü wählen Sie aus was für eine Sequenz die Lastschrift haben wird. Bei wiederkehrenden Zahlungen erfassen Sie erstmalige (bei Erstausführung) bzw. wiederkehrende Lastschrift. Erstmalige Lastschriften werden automatisch nach erstmaliger Ausführung umgestellt auf wiederkehrende Lastschrift. Feld Status: Hier können Sie den Status des Mandats manuell vergeben. Mandate, die erfasst, aber noch nicht verwendet wurden, haben den Status vorbereitet, Mandate, die bereits erfolgreich verwendet wurden, den Status aktiv. Achtung: Änderungen an einem Mandat mit dem Status aktiv sind nur noch bei ausgewählten Datenfeldern möglich und führen unter Umständen dazu, dass bei dem nächsten Lastschrifteinzug mit diesem Mandat eine Mandatsänderung versendet wird.

10 Seite 10 von 21 Feld Auftragsvorlage: Hier können Sie eine zuvor unter Stammdaten Auftragsvorlagen erstellte SEPA Lastschrift hinterlegt werden. Bei der Erfassung der SEPA-Lastschrift werden alle Felder mit dem Mandat automatisch ausgefüllt. Feld Ausstellungsdatum: Erfassen Sie hier das Datum der Ausstellung, an dem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat. Bei der Umdeutung von Einzugsermächtigungsmandaten erfassen Sie hier das Datum des Umdeutungsschreibens. Feld Anmerkung: Hinterlegen Sie hier Ihre Individuellen Anmerkungen zum Mandat Feld Zuordnungsschlüssel: Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck Bearbeiten von SEPA-Mandaten Über den Button Eigenschaften bzw. mit einem Doppelklick auf das gewünschte Mandat öffnen Sie das gespeicherte Mandat zum Bearbeiten. Beachten Sie bitte bei der Bearbeitung, dass nicht alle zugeordneten Daten bearbeitet werden dürfen. Dies führt zu einer Mandatsänderung, welche dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss.

11 Seite 11 von Drucken und Versenden von neuen SEPA-Mandaten Über den Button Drucken erzeugen Sie das Mandat nach gesetzlichen Anforderungen automatisch und übergeben dies an Ihre Druckersteuerung. Über den Button Versenden stellen Sie das Mandat zum Versand bereit.

12 Seite 12 von Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie dies ab. Wählen Sie anschließend das entsprechende Mandat aus und setzen den Haken in der Auswahl Umdeutung Einzugsermächtigung und Klicken Sie anschließend auf den Button Drucken bzw. den Button Versenden und die Umdeutung wird für den Zahlungspflichtigen erstellt. Sofern Sie gleichzeitig die Vorabankündigung (Pre-Notification) durchführen möchten, sind die zusätzlich erforderlichen Angaben derzeit nur in der erstellten Mail möglich zu ergänzen Mandatserstellung von bestehenden Einzel- oder Dauerlastschriften Aktivieren Sie alle Einzellastschriften (jeweils Kopie erstellen). Damit liegen diese Einzellastschriften im Ausgangskorb. Anschließend markieren Sie alle Einzellastschriften und öffnen mit der rechten Maustaste auf den Lastschriften das Kontextmenü und gehen auf SEPA-Konvertierung. Hier klicken Sie bitte auf den Button SEPA-Lastschriftmandat erstellen. Die VR-Networld Software erstellt nun automatisch für alle Einzellastschriften ein kundenspezifisches Mandat, welches Sie über Stammdaten / SEPA / Mandate aufrufen, prüfen und ggf. bearbeiten können. Die im Auftragskorb befindlichen Einzellastschriften können Sie entweder wie gewohnt senden oder auch löschen. Dauerlastschriften können Sie direkt im entsprechenden Menüpunkt unterhalb des Kontos markieren und hieraus Lastschriftmandate erstellen (s. Bild). Mit diesen Funktionen haben Sie ihre bisherigen Mandate in Sepa-Mandate umgedeutet. Sie können aus der Mandatsverwaltung anschließend die einzelnen Umdeutungsschreiben erstellen. Das Datum dieser Mitteilung ist dann im jeweiligen Sepa-Mandat unter Ausstellungsdatum zu erfassen.

13 Seite 13 von Nachstehend wird dargestellt, wie bestehende Einzellastschriften in SEPA- Einzellastschriften konvertiert werden. Erfassen Sie direkt Ihre Lastschriftdaten oder legen eine Kopie einer vorhandenen Lastschrift an.

14 Seite 14 von 21 Mit Klick auf den Euro-Button werden Kontonummer und Bankleitzahl automatisch umgewandelt. Die Darstellung der IBAN in grün zeigt eine korrekte Umstellung. Mit Speicherung der Lastschrift wird die Vorlaufzeit geprüft. Wird diese unterschritten, erfolgt ein Hinweis und die Umstellung auf den frühesten Ausführungszeitpunkt. Sofern Sie mehrere bestehende Einzellastschriften in Sepa-Lastschriften einfach konvertieren möchten, müssen Sie die einzelnen Lastschriften wie bisher aktivieren (Kopie erstellen) und damit in den Auftragskorb stellen. Dort können Sie alle eingestellten Lastschriften komplett markieren, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und dort Sepa-Konvertierung / in Sepa Auftrag umwandeln auswählen. In dem sich öffnenden Fenster ordnen Sie bitte sorgfältig jede einzelne Lastschrift dem richtigen Mandat zu. Sofern Sie vorbereitend bereits Mandate angelegt haben, prüfen Sie nach Konvertierung der Lastschriften bitte die einzelnen Mandate! Die Prüfung ist unter Punkt am Beispiel von Dauerlastschriften dargestellt. 3.4 Nachstehend wird dargestellt, wie bestehende Dauerlastschriften in SEPA- Dauerlastschriften konvertiert werden und wie SEPA-Dauerlastschriften angelegt und verwaltet werden Umwandlung von bestehenden Dauerlastschriften Sie haben bereits Dauerlastschriften erfasst, die nun in SEPA-Dauer-Basislastschriften umgewandelt werden sollen. Klicken Sie in der Kontenübersicht zunächst oben auf den Menüpunkt Aufträge und wählen die Dauerlastschriften aus.

15 Seite 15 von 21 Sie erhalten einen Überblick der bereits erfassten Dauerlastschriften: Markieren Sie diese und klicken oben auf In SEPA-Auftrag wandeln. Prüfen und bestätigen Sie die konvertierten Aufträge: Es wurden automatisch die IBAN und BIC ermittelt. Möglicherweise wurde auch der Verwendungszweck gekürzt, da unter SEPA nur noch vier Zeilen zur Verfügung stehen. Eine Änderung der Ende zu Ende Referenz ist im Normalfall nicht erforderlich. Als Mandatsreferenz gibt das Programm automatisch einen Wert vor. Dieser stammt entweder aus der automatischen Anlage von neuen Mandaten oder aus der Zuordnung der Dauerlastschriften zu bereits angelegten Mandaten. Prüfen Sie diese Zuordnung sorgfältig! Als Mandatsdatum wird das Tagesdatum der Konvertierung bzw. ist bei bereits erfassten Mandaten mit dem entsprechenden Datum vorbelegt. Es muss dem Datum der Mitteilung über die Umdeutung entsprechen.

16 Seite 16 von 21 Wir empfehlen, über die Vorschau alle Aufträge zu sichten, bevor Sie sie bestätigen. Die Aufträge wurden nun in SEPA-Basis-Lastschriften umgewandelt. Bitte prüfen Sie diese erneut, indem Sie sie doppelklicken. Achten Sie besonders auf eine grüne Kennzeichnung der IBAN. Falls diese schwarz dargestellt wird, fragen Sie den Zahlungspflichtigen, wie seine korrekte IBAN lautet.

17 Seite 17 von 21 Ferner sehen Sie auf dieser Maske auch den spätestens möglichen Versandtermin (Einreichungstermin), um die SEPA-Fristen einhalten zu können. Erstmalige SEPA-Basis-Lastschriften müssen spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit eingereicht werden, wiederkehrende 3 Geschäftstage vor Fälligkeit. Lastschriften im SEPA-Firmen-Verfahren müssen spätestens 2 Geschäftstage vor Fälligkeit eingereicht werden. Sobald der Einreichungstermin erreicht ist, klicken Sie bitte auf den Ausgangskorb. Wichtig: Die Aufträge müssen am letztmöglichen Einreichungstag bis 15:30 Uhr online über den Menüpunkt Ausgangskorb senden an uns übertragen werden, damit die fristgerechte Weiterleitung sichergestellt ist! Falls Sie die Aufträge schon vorher abschicken möchten, können Sie im Ausgangskorb unten auf Aufträge ausführen bis klicken, das Einreichungsdatum auswählen und die Aufträge absenden Dauerlastschriften neu erfassen Klicken Sie in der Kontenübersicht oben auf Lastschrift Erfassen Sie nun die Lastschrift und wählen Basis- oder Firmenlastschrift aus. Geben Sie den Fälligkeitstermin unter Beachtung der Einreichungsfristen* und die Sequenz bei Dauerlastschriften ein.

18 Seite 18 von 21 *Fristen für das Einreichen von SEPA-Lastschriften: SEPA-Basis-Lastschrift (am letztmöglichen Tag bis Uhr) Einmalige Lastschriften: Einreichung spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit Erstmalige Lastschriften: Einreichung spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit Wiederkehrende Lastschriften: Einreichung spätestens 3 Geschäftstage vor der Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift (am letztmöglichen Tag bis Uhr) Einreichung spätestens 2 Geschäftstage vor der Fälligkeit - keine Unterscheidung zwischen Erst- /Einmal- und Folge-Lastschrift Bevor Sie die Lastschrift speichern, müssen Sie ein gültiges Mandat erfassen. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol rechts vom Feld Mandatsreferenz.

19 Seite 19 von 21 In der Mandatsliste wählen Sie entweder das passende Mandat zum Zahlungspflichtigen aus oder legen über die Schaltfläche rechts ein neues Mandat an. Füllen Sie im Mandat die Felder Bezeichnung, Referenz, Lastschrift-Art, Status (mit vorbereitet ), Ausstellungsdatum, und die Sequenz und bestätigen die Eingaben mit Übernehmen. Auftrag versenden Die Lastschrift liegt nun im Ausgangskorb und kann versendet werden. Der Auftrag muss am Einreichungstag bis 15:30 Uhr online über den Menüpunkt Ausgangskorb senden an uns übertragen werden.

20 Seite 20 von DTA-Dateien aus Finanzbuchhaltungssoftware importieren Über den Menüpunkt Transaktionen und die Auswahl Aufträge aus Datei können Sie mit einem externen Programm erzeugte DTA-Dateien importieren. Diese Datensätze können automatisch in SEPA-XML-Datensätze umgewandelt werden. Bitte beachten Sie aber unbedingt die für SEPA-Lastschriften erforderlichen Vorlaufzeiten! Hilfe Über die Taste F1 können erhalten Sie an jeder Stelle im Programm die passende Online- Hilfe. Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen Version der VR-Networld Software getestet. Die Volksbank eg Delmenhorst Schierbrok kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, über-nehmen.

21 Notizen: SEPA-Leitfaden VR-Networld Software -Stand: August 2013

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