Xbs-Client Enterprise Information Management

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1 360 - Enterprise Information Management Xbs-Client Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen stehen alle relevanten Informationen sofort zur Verfügung.

2 Nutzen Sie das volle Potenzial Ihres Unternehmens Der Xbs-Client bietet Ihnen alles, was Sie für ein erfolgreiches Informations-Management benötigen. Durch die einheitliche Archivierung und Bereitstellung von Informationen schaffen Sie ein Informationszentrum, das sämtliche Unternehmensbereiche verbindet. So unterstützen Sie die Wertschöpfungsprozesse in Ihrem Unternehmen optimal. Integration: Der Schlüssel zum Erfolg Der Xbs-Client unterstützt das Wachstum Ihres Unternehmens. Nutzen Sie die richtige Information zu jeder Zeit, an jedem Ort. Steigern Sie die Effizienz Ihrer Organisation. Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse. Intensivieren Sie die Beziehung zu Ihren Kunden. Treffen Sie bessere Entscheidungen in kürzerer Zeit. Die systematische Aufbereitung und Vereinheitlichung aller Unternehmensdaten erschließt Ihnen das volle Potenzial Ihrer Informationen. Durch die zentral verfügbaren Informationen gewährleistet die Software optimale Arbeitsprozesse und einen lückenlosen, effektiven Workflow. Unabhängig von Ihrer Branche und Ihrer vorhandenen Software entsteht eine Informations-Management-Lösung, die Ihnen Zeit für das Wesentliche lässt: Die Steuerung des Unternehmens.

3 Effektives Informations-Management optimierte Geschäftsprozesse maximale Gewinne Es geht darum, strategische Entscheidungen und operative Routine optimal zu unterstützen für schlüssige, effizient und lückenlos durchgeführte Geschäftsprozesse! Wer weniger Kosten und mehr Gewinn als Ziele formuliert, muss jeden Kunden entsprechend seiner individuellen Bedürfnisse behandeln, unabhängig davon, in welchem Unternehmensbereich sich der Kunde gerade befindet und auf welchen Ansprechpartner er trifft. Wer viel über seine Kunden weiß, hat einen wichtigen strategischen Vorsprung Steigender Marktdruck, mehr Konkurrenz, höherer Preisdruck und Kunden, die genau wissen, was sie wollen, lassen nur optimal aufgestellte Unternehmen am Markt bestehen. Kundenbeziehungsmanagement, ermöglicht durch effizientes Informations-Management, ist dabei der Schlüssel zu Gewinn und Wachstum und stellt die Herausforderung für große, mittelständische und kleine Unternehmen dar. Für ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement muss jede neue Information über einen Kunden sofort in den Datenbestand integriert werden und unternehmensweit zur Verfügung stehen auf Knopfdruck. Denn nur verfügbare Daten werden zu profitablem Wissen und garantieren einen optimalen Wertschöpfungsprozess. Kein Arbeitsablauf ist heutzutage ohne Computer denkbar. Computer und Netzwerke haben sich längst als nicht mehr wegzudenkender Bestandteil der Verwaltung etabliert. Informationen im Netzwerk eines Unternehmens stehen systematisch geordnet jedem Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz zur Verfügung jederzeit. Durch die Integration einheitlicher Funktionen und die Vereinfachung von Standardprozessen etabliert der Xbs-Client ein Informationsund Kommunikationssystem, welches Ihre gesamten Unternehmensdaten verwaltet und jederzeit griffbereit zur Verfügung stellt. Somit schafft der Xbs-Client die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Informations- Management. 360 Informations- Management Motivierte Mitarbeiter und optimale Information Hohe Qualität der Leistung Zufriedene Kunden und starke Marktposition Gewinn und Wachstum

4 Informationsinseln In allen Bereichen eines Unternehmens werden ständig Informationen verschiedenster Arten erzeugt und auf unterschiedlichste Weise verwaltet. Dadurch entstehen im Laufe der Zeit Informationsinseln, die nur schwer als Ganzes betrachtet und für Unternehmensentscheidungen genutzt werden können. Mit dem Xbs-Client fassen Sie sämtliche Informationen der einzelnen Unternehmensbereiche zusammen und stellen diese für Entscheidungen unmittelbar zur Verfügung. Die Gesamtheit aller Informationen der einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens bildet die Grundlage zu Ihrem Erfolg. Gelingt es Ihnen, diese Informationen effizient zu nutzen, so steht der optimalen Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Wege. Xbs-Client Der Xbs-Client erfasst alle Informationen der einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens und stellt diese jederzeit und an jedem Ort auf Knopfdruck zur Verfügung. Relevante Informationen werden gefiltert, Notizen und Randbemerkungen erfasst und die eindeutige Zuordnung von Zuständigkeiten ermöglicht. Jeder Unternehmensbereich, der den Xbs-Client nutzt, profitiert somit vom leistungsstarken Informationsnetzwerk Ihres Unternehmens. Schnell, einfach, per Mausklick. Im Rahmen der X-businesssolutions erfüllt der Xbs-Client sämtliche Ansprüche an ein modernes und erfolgreiches Informations-Management- System. Individuell auf Ihre Branche, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden zugeschnitten, garantiert der Xbs-Client die optimale Verwaltungsstruktur für Ihr Unternehmen. Übersichtliche, sichere und jederzeit verfügbare Informationen, die von jedem Schreibtisch aus, zu jedem Zeitpunkt effizient genutzt werden können, sparen Ressourcen und lassen Raum für das Kerngeschäft.

5 IT-Umgebung Software muss sich Prozessen anpassen Der Xbs-Client baut auf Ihrer bestehenden IT-Umgebung auf. Unabhängig von Ihrer Branche und der vorhandenen Software. Die X-business-solutions integrieren bestehende IT- Systeme, damit sich bereits getätigte Investitionen auch in Zukunft bezahlt machen. Informations-Management Kleine Veränderungen, große Folgen Der Xbs-Client ermöglicht eine Einordnung von Informationen nach altbewährten Prinzipien doch praktisch ohne Papier. Ihre vorhandenen Aktenschränke, Ordner, Register und Karteikarten werden mit der Software digital exakt abgebildet. Das altbewährte Ordnungssystem Ihres Unternehmens bleibt somit vollständig erhalten und Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht umgewöhnen. Eine langwierige und verlustreiche Einführungsphase entfällt somit. Grundprinzipien: Effektivität und Flexibilität. Jeder Mitarbeiter muss schnell und richtig reagieren können. Dies wird einzig und allein durch eine optimale Informationskultur möglich. Doch Aktenschränke, Aktenordner und selbst perfekt gepflegte Ablagesysteme haben einen großen Nachteil: Sie sind nicht mobil. Um Dokumente von einem Arbeitsplatz zum anderen zu befördern, sind kurze oder lange Wege notwendig, die Ressourcen und Zeit rauben. Die Alternative ist eine digitalisierte Form des Informations-Management. Sie profitieren zu 100% von den Vorteilen einer papierlosen Verwaltung: Keine verschwundenen Dokumente, kein langes Blättern in Akten und keine staubigen und platzraubenden Aktenschränke. Sicher ist besser Durch die verschiedenen Ablagesysteme entscheiden Sie während der Archivierung über eine gesetzeskonforme Archivierung nach GDPdU und GoBS. Sie erfüllen somit jederzeit ohne Aufwand die Auflagen des Bundesfinanzministeriums.

6 Kontakt-Management Der gläserne Kunde Der Xbs-Client strukturiert Informationen über Kunden, Interessenten und Partner an einer zentralen Stelle und unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit. Diese haben direkten Zugriff auf aktive Workflows, vergangene Aktivitäten und sämtliche Dokumente und Notizen. Detaillierte Informationen aus Marketing und Vertrieb ermöglichen die individuelle persönliche Ansprache Ihrer Kunden und die schnelle Reaktion auf Kundenbedürfnisse. Der Kontaktmanager des Xbs-Client erfasst und verwaltet Ihre Geschäfts- und Ansprechpartner sowie Filial- und Konzernstrukturen. Neben kontaktspezifischen Informationen, wie Adress- und Kommunikationsdetails, sehen Sie hier auch kontaktübergreifende Informationen, wie die Branche und die Klassifizierung in verschiedene Gruppen. Mit Hilfe der Daten aus Umsatz, offenen Posten und Auftragsinformationen lassen sich beispielsweise Kategorien wie A-, B- oder C- Kunden identifizieren. Der Xbs-Client konzentriert Ihr Unternehmenswissen. Erfassung und Pflege von Geschäfts- und Ansprechpartnern Aufbau einer Konzern- Filialstruktur Individuelle Adressen für Abteilungen, Filialen und Ansprechpartner Zuordnung eines Ansprechpartners zu mehreren Unternehmen Beliebig viele Kontaktinformationen Anredeformeln für korrekte Adressierung Autorenbezogene Anreden zur Personalisierung der Kommunikation CRM Attribute zur einfachen Steuerung von Marketing- und Vertriebsaktionen Serienbrief- und Serien-E- Mail-Funktion Dublettenprüfung TAPI und VoiP Integration Synchronisation der Kontakte mit MS Outlook Volltextsuche CRM Workflows zur Standardisierung von Service, Marketing und Vertriebsprozessen Weiterhin können Datensätze über einen Dienst zur Adresssynchronisation mit anderen Beständen, beispielsweise den Outlook-Kontaktdaten oder den Debitoren und Kreditoren der Warenwirtschaft abgeglichen werden.

7 Marketing und Vertrieb Die einfache Art zu kommunizieren Der Kommunikationsmanager des Xbs-Client unterstützt Sie beim Erstellen von s und Briefen. Zahlreiche Vorlagen und Textbausteine stehen zur Verfügung und können individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Verteilerlisten für Newsletter, Serienbriefe oder Weihnachtspost erstellen Sie schnell und mühelos. Nutzen Sie die Vorteile der Integration. Serienbrief- und Serien-E- Mail-Funktion mit MS Word und Outlook TAPI und VoiP Integration für ein- und ausgehende Telefonate Synchronisation der Kontakte mit MS Outlook Schnellere Arbeitsabläufe Integration in MS Outlook zur Archivierung von E- Mails Speicherung aller kontaktbezogenen Vorgänge Korrespondenz per Brief, Fax oder Integration in MS Word, Excel und PowerPoint Mit dem Xbs-Client optimieren Sie die direkte Kundenansprache, reduzieren so die Kommunikationskosten und schaffen die Basis für eine nachhaltige Gewinnsteigerung. Integration auf Knopfdruck Die TAPI Schnittstelle wählt auf Knopfdruck automatisch die Telefonnummer des von Ihnen ausgewählten Kontaktes. Dabei erstellt das System gleichzeitig einen Journaleintrag für eine lückenlose Kontakthistorie. Die Integration in Microsoft Office garantiert die Aktualität der im Archiv erfassten Ausgangspost. Somit gibt Ihnen der Xbs-Client die Sicherheit, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit verfügbar sind.

8 Elektronische Vorgangsbearbeitung Weniger Kosten mehr Gewinn Mit dem Xbs-Client standardisieren, dokumentieren und optimieren Sie die Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens zu. Ein effizientes Prozessmanagement ermöglicht Ihnen jederzeit den Einblick in laufende Prozesse und somit das Lokalisieren und Eliminieren von Schwachstellen. Konsistente Arbeitsabläufe sparen Zeit und Ressourcen und erhöhen die Erfolgswahrscheinlichkeit aller Unternehmensaktivitäten. Der Vertrieb zwischen Markt und Unternehmen Verfolgen und steuern Sie Verkaufschancen zielgerichtet und effizient zum Erfolg durch automatisierte Workflows, die jede einzelne Stufe des Verkaufsprozesses unterstützen und erfassen. Jedes Verkaufsszenario erfordert eine individuelle, schnelle Reaktion aufgebaut auf fundiertem Vertriebswissen. Automatisierte Verkaufsprozesse setzen Ressourcen frei für die individuelle Auseinandersetzung mit dem anspruchsvollen Kunden. Prozesse im Griff. Workflow-Vorlagen für standardisierte Geschäftsprozesse Adhoc Workflow Funktion: Einfaches, individuelles Verändern von vordefinierten Prozessen Dokumentenlenkung und -verwaltung Rollen- und gruppenbasierte Workflows, z.b. Urlaubsanträge Individuelle Pflichtenvergabe für jede einzelne Aufgabe im Workflow Benachrichtigung durch System Zugriff auf alle benötigten Informationen im Workflow Automatische Workflow- Steuerung aufgrund von Ereignissen, auch aus Fremdapplikationen Integration in Drittapplikationen, z.b. Rechnungsbuchung in Finanzbuchhaltung nach Freigabe Einfache und leicht verständliche Prozessdarstellung Einbindung und Verlinkung von bestehenden Informationen, beispielsweise Dokumenten, Personen und anderen Workflows Transparente Unternehmensabläufe Klar definierte Zuständigkeiten Die Verwaltung das Herz einer jeden Unternehmung Leiten Sie Personalanfragen, Rechnungsprüfungen und Eingangspost per Knopfdruck weiter und verfolgen Sie jederzeit den Fortschritt eines Prozesses. Die zielgerichtete Steuerung des Dokumentenflusses garantiert eine termingerechte Vorlage jedes Dokuments beim zuständigen Mitarbeiter. Terminüberschreitungen gehören der Vergangenheit an.

9 Wissensbasierte Entscheidungen Erfolgreiche Investition Von einem professionellen Dokumenten-Management-System erwarten Sie vor allem auf die individuellen Strukturen Ihres Unternehmens zugeschnittene Archivierungsmöglichkeiten sowie den direkten, einfachen und schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen. Suchen und finden ohne Risiko. Marktführende Suchfunktionen ermöglichen das Finden von Dokumenten aufgrund von Kontext-, Volltext- und Struktursuche. Darüber hinaus unterstützt der Xbs-Client die intuitive Suche mittels Fuzzy-Logik. Die verknüpfungsorientierte Archivierung ermöglicht das Finden eines Dokumentes ohne Kenntnis der Ablagestrukturen. Effiziente Suchfunktionen Hierzu bietet Ihnen der Xbs-Client die beste am Markt verfügbare Suchfunktion. Neben der verbreiteten Volltextsuche können Sie nach dem Kontext und den spezifischen Dokumenteneigenschaften zu suchen. Auf diese Weise finden Sie Dokumente sowohl aufgrund ihres Ablageortes als auch aufgrund des Kontextes ohne Kenntnis der Ablagestruktur. Der Xbs-Client ermöglicht Ihnen die richtigen Entscheidungen in jeder Situation durch den sofortigen Zugriff auf wesentliche Informationen.

10 Leistungsstarke Archivierung Garantierte Revisionssicherheit Sicherheit durch gesetzeskonforme Archivierung Neben den unternehmensunterstützenden Funktionen rückt bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems der Begriff der Compliance immer mehr in den Vordergrund. Compliance bezeichnet die Einhaltung der vielfältigen Gesetze und Richtlinien in Unternehmen, um Vertrags- und Haftungsrisiken zu vermeiden. Die Sicherstellung von Compliance stellt somit eine bedeutende Voraussetzung für den langfristigen Erfolg Ihrer Investitionen dar. Der Xbs-Client gewährleistet durch gesetzeskonforme Archivierung in jeder Situation die Compliance Ihres Unternehmens und Sie haben es nicht einmal gemerkt. Ein revisionssicheres Archivsystem, wie der Xbs-Client, sichert Ihrem Unternehmen jedoch nicht nur die problemlose Durchführung einer möglichen Steuerprüfung sondern eröffnet gleichzeitig Vorteile für das operative Geschäft. Durch die Kennzeichnung steuerrelevanter Daten wird eine generelle Qualifizierung von Informationen eingeführt, die Zuordnung und Suche nach bestimmten Dokumenten auf Dauer deutlich vereinfacht. Hierdurch werden Daten effizient ausgewertet und helfen bei fundierten Unternehmensentscheidungen. Versionierung und Rechtevergabe machen die verschiedenen Bearbeitungsstufen eines Dokuments transparent und geben Ihnen Auskunft darüber, welcher Mitarbeiter den Datensatz zuletzt verändert hat. Ein gutes Dokumentenmanagement schafft also nicht nur Sicherheit in Bezug auf rechtliche Aspekte, sondern erleichtert ebenfalls Ihren Arbeitsalltag. Sicherheit bei der Archivierung. Der Xbs-Client garantiert die sichere und vollständige Archivierung von Daten und Dokumenten durch eine ausgereifte Datenbank und ein zertifiziertes Verschlüsselungsverfahren. Darüber hinaus gewährleistet Ihnen der Xbs-Client die Einhaltung aller gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen, insbesondere der Anforderungen nach GDPdU, AO, HGB, BDSG, ZPO und GoBS.

11 Digitale Aktenverwaltung Alles auf einen Blick Die zielgerichtete Unterstützung Ihrer Arbeitsabläufe ist eines der Hauptanliegen des Xbs-Client. Konzentration auf das Wesentliche Innerhalb einer Projektphase benötigen Sie beispielsweise oftmals keine nach Unternehmen und Personen systematisierten Informationen, sondern auf das jeweilige Projekt ausgerichtete Daten. Daher stellt Ihnen der Xbs- Client eine Aktenverwaltung mit Projekt-, Kunden- und Vorgangsakten zur Verfügung. So können Sie jederzeit auf Knopfdruck sämtliche zu einer Akte gehörigen Vorgänge, Personen und Dokumente einsehen und den Fortschritt eines Projektes nachverfolgen. Vorsprung durch Mobilität. Enterprise Content Management Dokumenten-Management Revisionssichere Archivierung Business Process Management Kontakt-Management Customer Relationship Management Der Xbs-Client ist ein führendes Informations-Management- System für den unternehmensweiten Einsatz. Einschließen statt Ausschließen Die Integration anderer Applikationen zum Erstellen von Dokumenten ist innerhalb der X-business-solutions denkbar einfach gestaltet. Jedes Dokument aus einer Geschäftsapplikation, wie beispielsweise ein Auftragsbeleg aus der Warenwirtschaft, wird automatisch im Xbs-Client auf Basis der von Ihnen definierten Regeln archiviert. Dabei kann die Anzeige der archivierten Dokumente wahlweise direkt innerhalb der Applikation oder innerhalb des Xbs-Client erfolgen.

12 Der Hersteller Software made in Germany Die DRIVVE GmbH & Co. KG wurde 1994 von Thomas Hahner und Ferdinand Stapenhorst gegründet. Telekommunikation, Netzwerke, Computer und Software - der Name steht für ein umfassendes Management der Informationskanäle eines Unternehmens. Diese zusammenzubringen, eine ganzheitliche Sicht auf das gesamte Spektrum der Information zu ermöglichen, waren damals die Ziele beider Gründer. Mit der hauseigenen Informations-Management-Software X-business-solutions konzentriert sich DRIVVE auf branchenübergreifende Lösungen zur Integration von Customer Relationship Management, Dokumentenmanagement und Workflowmanagement. Drivve fokussiert vier Geschäftsfelder: Entwicklung und Vertrieb der X-business-solutions, Integration bereits vorhandener Systemumgebungen, strategisches Consulting und Entwicklung kundenspezifischer Anpassungen. Hierzu gehören sowohl die Implementierung kompletter Infrastruktur-Lösungen, als auch die Abwicklung von Teilprojekten im gesamten Umfeld des Informations- Management. Die Mitarbeiter der DRIVVE begleiten ihre Kunden von der Beratung und Konzeption, über Implementierung und Betrieb bis hin zum Support und der Pflege der individuellen Lösungen. Die DRIVVE GmbH & Co.KG verfügt über Standorte in Mainz und München. Zu ihrem Kundenstamm kann DRIVVE heute renommierte mittelständische Unternehmen aus der Automobil-, IT- und Elektroindustrie sowie Körperschaften der öffentlichen Verwaltung zählen. Drivve GmbH & Co. KG Lambertstraße Mainz Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Internet:

13 Pressestimmen DRIVVE bietet erstmals eine GDPdU-Lösung (Grundsätze zu Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) für kleine und mittlere Unternehmen, die zu verschiedenen Dokumentenmanagement-System-Lösungen kompatibel ist. Tag für Tag wird in Unternehmen viel Zeit für das Archivieren und Wiederfinden von Dokumenten und Informationen verwendet. Eine Alternative zeigt DRIVVE, Spezialist für Dokumentenmanagement und Archivierung, mit einem gleichermaßen einfachen wie pfiffigen Konzept. Um Firmen den Einstieg in Innovationen zu erleichtern, wurde die Förderinitiative Mittelstandsprogramm ins Leben gerufen. Das Spektrum der Förderpreise umfasst Software, Hardware und verschiedene Dienstleistungen für die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche. DRIVVE erhielt 2005 den Förderpreis für Organisation in der Kategorie DMS (Daten- Management-Systeme) und Archivierung.

14 Kundenstimmen INGENTI Positiv überrascht haben uns die kurze Einführungszeit von rund einer Woche und das sehr gute Preis-Leistungs-Verhältnis. Niemand kann sich leisten wochenlang die Handwerker im Haus zu haben. Wir haben lange nach einem geeigneten System gesucht, das sich unserer EDV-Struktur anpasst und nun endlich das Richtige gefunden. Erstmals haben wir eine vollständige Auftrags- und Kundenakte und liefern unseren Kunden alle Informationen just in time, so Marcus Müller von INGENTI. Kernstück der neuen Lösung ist die Anbindung des vorhandenen Warenwirtschaftssystems. Sämtliche Auftrags- und Kundeninformationen gelangen von dort in das Xbs-System. Alle ein- und ausgehenden Briefe, Faxe oder s werden automatisch archiviert. Wir haben uns andere Systeme zu weit höheren Preisen angeschaut, doch die konnten bei weitem nicht die Anforderungen abdecken., fügt Müller hinzu. AEVEO Etwas besseres hätte uns gar nicht passieren können Indis Kommunikationssysteme GmbH Es läuft und läuft und läuft. Einfache Handhabung, schnelle Einführung, fairer Preis und eine Qualität, die unsere Erwartungen bei weitem übertroffen hat., beurteilte Jochen Diehl (Geschäftsleitung indis) die Zusammenarbeit mit DRIVVE.

15 HAUSVERWALTUNG IMMERHEISER Nur zum Kaffee trinken stehen wir noch auf alle Dokumente holen wir uns per Mausklick. Das DRIVVE-Team integrierte das Xbs - System im laufenden Betrieb - ohne Störung der täglichen Arbeitsabläufe. Zum Abschluss der Integration schulte DRIVVE die Mitarbeiter für den Einsatz am neuen System und in weniger als einer Woche war das System ein fester Bestandteil des Betriebs. Gerade mich als EDV-Laien hat es beeindruckt, dass DRIVVE unsere Arbeitsweisen so schnell erkennen und an den richtigen Stellen vereinfachen konnte, berichtet Sven Immerheiser. Gelegen kommt mir, dass ich kein spezielles EDV-Wissen benötige, sondern nur das Wissen über die Abläufe in meinem Unternehmen. KLINIKUM MÜNCHEN Institut für Notfallmedizin und Medizinmanagemen Eine Integrationsplattform, die vergessen lässt, dass sich dahinter eine komplexe EDV- Landschaft verbirgt. Das INM suchte nach Möglichkeiten seine Unternehmensinformationen zentral zu verwalten und allen Mitarbeitern im Rahmen bestimmter Zugriffsbeschränkungen zur Verfügung zu stellen. Zugleich wurde nach einer umfangreichen Kontaktverwaltung gesucht, die in der Lage ist, die komplexen Beziehungen von natürlichen Personen und juristischen Personen darzustellen. Letztlich sollten alle verwaltungsrelevanten Informationen wie Projektakten und Ablagestrukturen in ein System münden. Dieses sollte die Institutsleitung auch dahingehend unterstützen, die Einhaltung rechtlicher Auflagen (HR, AO, GDPdU) und der Datensicherheit zu gewährleisten. DRIVVE hat es geschafft, die Ziele des INM umzusetzen.

16 Konformitätserläuterung Elektronischen Archivierung, zur GDPdU und zur GoBS der X-business-solutions 1. Die Xbs-Lösung erfüllt die Anforderungen der revisionssicheren Archivierung. Änderungen an Profildaten und Dokumenten werden protokolliert. Formatumwandlungen werden mit gleichem Index und neuer Version abgelegt. Das Dokument (Bsp.: Eingangsrechnung, oder Ausgangsrechnung) wird gemeinsam mit den beschreibenden Informationen (Profildaten) abgelegt. Die Speicherung der Profil- und Dokumentdaten (Datensatz) erfolgt in nicht veränderbaren Containerdateien. Der Export des Datensatzes ist jederzeit möglich und erfüllt somit die Prüfbarkeit eines unabhängigen Dritten. Geeignete Mechanismen zur Datenträgerüberlassung werden zur Verfügung gestellt. 2. Die Speicherung von analogen Dokumenten (papierenes, steuerrelevantes Schriftgut) wird gescannt und somit digitalisiert. Der Scannvorgang muss seitens des Anwenders beschrieben werden, das Xbs-System unterstützt dabei die Einhaltung dieser Verfahrensanweisung mittels eines Rechtesystems. Der Datensatz wird mit einem eindeutigen Index versehen und ist danach unveränderbar. Das integrierte Workflowsystem dokumentiert die Bearbeitungsprozesse jedes einzelnen Belegs und gewährleistet somit auch die Nachvollziehbarkeit der nachfolgenden Prozesse (Bsp.: Prüfung der Eingangsrechnung) 3. Die Xbs-Lösung stellt geforderte Werkzeuge zur Auswertung der Daten zur Verfügung. Xbs bildet dabei nicht die Funktionalitäten der führenden Buchhaltungs- oder ERP Systeme nach, sondern speichert lediglich die in diesen Systemen erzeugen relevanten Indexdaten zur Vervollständigung der Indizierung durch Profildaten und Dokument. 4. Die Xbs - Lösung arbeitet mit einer speziell für diese Anforderung entwickelten Datenbank, welche die speziellen Anforderungen zur Speicherung eines Datensatzes (Profildaten und Dokument) und der dazugehörigen, unternehmensspezifischen Geschäftsvorfälle abbildet. 5. Die Xbs Lösung ermöglicht die Klassifizierung von Dokumenten, sodass die Ablage der steuerrelevanten Belege in deren verschiedenen Zuordnungen der einzelnen Rechtsgrundlagen abgedeckt ist. Arbeitsrecht, Personalrecht, Abgabenordnung, Handelsrecht, Zivilprozessordnung und weitere branchenabhängige Verordnungen verlangen den Zugriffsschutz innerhalb der Organisation einerseits und differenzierte Aufbewahrungspflichten anderseits. Somit lässt sich eine unwirtschaftliche Nutzung nur für die Erfüllung der GDPdU vermeiden und auf sämtliche Informationsbedürftige Bereiche ausweiten, ohne die Zugriffsregelungen zu verletzen.

17 6. Die Xbs Lösung enthält einen Dokumentkonverter, welcher jegliches druckbare Format in ein revisionswürdiges TIFF-Format wandelt. Die Originaldatei wird mit dem gleichen Index abgelegt. Somit erfüllen Sie auch die Nachweispflichten vom Empfang und von der Weiterleitung von Informationen, bis hin zur Aufbewahrung der geforderten digitalen Signatur bei umsatzsteuerrelevanten Belegen per Die Einhaltung der Kriterien zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Unternehmensdaten kann nicht allein durch Software erfüllt werden. Dabei spielen die organisatorischen und technischen Richtlinien eine ebenso große Rolle wie die fachlichen Richtlinien. Branchenabhängige, fachliche Richtlinien werden in der Regel schon heute eingehalten. Die Umsetzung dieser Richtlinien in ein neues technisches Konzept (elektronische Archivierung und Dokumenten-Management) wird durch die Xbs Lösung unterstützt. Unternehmensspezifische Arbeitsabläufe werden durch den integrierten Workflow dokumentiert und tragen somit zur vollständigen Aufzeichnung bei. Insbesondere erfüllt dieser Workflow die Auflagen der GoBS nach Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit. 8. Im Rahmen der Vollständigkeit der Unterlagen stellen sich grundsätzliche Fragen zur Sicherheit der einzelnen Datensätze auch hinsichtlich BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Grundsätzlich sollte ein DMS / Archivsystem abteilungs- und bereichsübergreifend eingesetzt werden. Sensible Unternehmensdaten sollten ebenso wie einzelne personenbezogene Daten geschützt werden. Dabei erfüllt die Xbs Lösung diese Anforderungen aufgrund von inhaltsabhängigen Rechten. Somit kann das Unternehmen flexibel die Rechte- und Zugriffe an Inhalten schützen. Nichtsdestotrotz erfordern unternehmensspezifische Arbeitsabläufe auch, dass Teile der geschützten Inhalte für beteiligte Personen verfügbar sind. Auch hier finden Sie Unterstützung beim Einsatz der Xbs Lösung. 9. Der Gesetzgeber stellt einige Anforderungen an die Verfügbarkeit der verwalteten Daten. Dabei wird nicht nur die Vollständigkeit gefordert, sondern auch die Verfügbarkeit hinsichtlich der Migration neuer technischer Systeme. Die Xbs Lösung erfüllt diese Anforderungen aus technischen Gesichtspunkten. Daten und Dokumente werden in so genannten Containerdateien abgelegt und können jederzeit in neue technologische Speichersysteme überführt werden. Dabei werden auch hier geltenden Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit berücksichtigt. Das Zugriffsrechtesystem wird nicht unterbrochen und steht auch ach der Auslagerung weiterhin zur Verfügung.

18 Verfahrensdokumentation für Unternehmen Die Xbs-Lösung erfüllt zwar die technischen Anforderungen der revisionssicheren Archivierung, doch sollte jedes Unternehmen eine organisatorische Beschreibung erstellen und diese der Nutzung zugrunde legen. Diese Beschreibung nennt man Verfahrensdokumentation. Wenn also der Inhalt eines elektronischen Dokuments ordnungsgemäß und damit unverändert gespeichert ist, dann erfüllt dies nachweisbar steuerrechtliche und handelsrechtliche Aufbewahrungsvorschriften und ist somit ein überzeugendes Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten. Diesen Nachweis kann ein Unternehmen nicht selbst erbringen, sondern muss im Zweifel durch einen vertrauenswürdigen Dritten erbracht werden. Beides gemeinsam das richtige System und die Verfahrensdokumentation stellen die Weichen für die erfolgreiche Prüfung. Die Prüfung wird auf Basis des Prüfkriterienkatalogs für Dokumenten- Managementlösungen (PK-DML) durch eine Zertifizierungsstelle abgenommen. Eine Mögliche Stelle ist die TÜV Informationstechnik GmbH (TÜViT) in Essen. Überblick über die Bewerungskriterien 1. Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebiets 2. Sachlogische Systemlösung 3. Technische Systemlösung und Migration 4. IT-Sicherheit 5. Technischer Betrieb 6. Prozesse 7. Mitarbeiterqualifikation 8. Test 9. Wartung 10. Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) Einen ausführlichen Fragenkatalog erhalten Sie während der Einführung des Systems durch die Drivve GmbH & Co.KG.

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