Haben Sie die Voraussetzungen für Serien- s erfüllt, kann Ihnen work4all helfen.

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1 s haben in unserer Bürowelt den traditionellen Brief längst überholt und Serien- s sind morgens meist das Erste, was uns in Form von sog. Spam begrüßt. Es gibt zwar sehr strenge Bestimmungen für den Versand von Massen- s aber die gelten anscheinend nur für uns selbst. Haben Sie die Voraussetzungen für Serien- s erfüllt, kann Ihnen work4all helfen. Nicht helfen kann Ihnen work4all beim Versand (grafisch) aufwändiger Newsletter mit automatisierten Abmelde- oder Nachverfolgungsmöglichkeiten usw. Eine neue Serien- erstellen Sie erstellen eine Serien- genauso wie eine Einzel- Wählen Sie zunächst einen Kontakt aus, bei dem diese Serien- gespeichert werden soll. Falls Sie die Speicherung bei keiner Adresse sinnvoll finden, legen Sie sich selbst als Kunde an und verwalten das Objekt dort. Es erscheint also die bekannte -Maske, in der Sie Betreff, Text und ggf. den Anhang erstellen. Achtung: Bitte kopieren Sie niemals Texte aus Microsoft Outlook oder Word in die Serien- , sondern erstellen und formatieren Sie die Serien- komplett über work4all, da dies sonst zu Darstellungsproblemen beim Empfänger führt. Im Idealfall lassen Sie sich die Serien- vorab als -Vorlage von Ihrem Administrator erstellen. Lesen Sie hierzu auch das entsprechende Infoblatt Signaturen und -Vorlagen. Ist der gewünschte Inhalt fertiggestellt, können Sie mit dem Einfügen der Empfänger beginnen. Bitte lesen Sie im Vorfeld die nächsten beiden Abschnitte und entscheiden Sie folgendes: - Wie möchten Sie die Empfänger der Serien- ansprechen? Persönlich oder mit allgemeingültiger Anrede? - Sollen die Empfänger für alle angeschriebenen Personen sichtbar sein, oder soll niemand sehen wer sonst noch die Serien- bekommt? Wie möchten Sie die Empfänger der Serien- ansprechen? work4all bietet Ihnen zwei Möglichkeiten der Empfänger-Ansprache: Personalisierte Ansprache Ansprache über allgemeingültige Anrede Sehr geehrter Herr Meier Diese Variante ist persönlicher als die Einheitsvariante, deren Anrede meist mit Sehr geehrte Damen und Herren beginnt. Bitte fügen Sie Ihre Empfänger mit Hilfe des Aktions-Assistenten über das Feld An ein. Sehr geehrte Damen und Herren Natürlich können Sie Ihre auch auf diese Weise verschicken. Bitte fügen Sie Ihre Empfänger über das Feld CC oder BCC ein. 1

2 Das Einfügen von Empfängern über den Aktions-Assistenten Sie können die Empfänger Ihrer Serien- entweder ins An, ins CC- oder ins BCC-Feld einfügen. Bitte beachten Sie dabei folgendes: An Im An-Feld sind die Adressen für alle Empfänger sichtbar (eine Rundmail im Fußballclub). Ausnahme: Sie setzen das Häkchen Personalisiert, nachdem Sie die Adressen mit Hilfe des Aktionsassistenten ausgewählt haben. Nun sieht niemand, wer sonst die gleiche empfängt, für jeden Empfänger wird eine separate an Ihren -Client übergeben. CC BCC Im CC-Feld sind die Adressen für alle Empfänger sichtbar (eine Rundmail im Fußballclub). im BCC-Feld sieht niemand, wer sonst noch die gleiche empfängt. Jedoch sehen alle Empfänger die Adresse die im An-Feld steht. Nutzen Sie daher dafür Ihre eigene E- Mailadresse. Um Adressen einzufügen, klicken Sie bitte neben An / CC oder BCC auf die Schaltfläche Aktions- Assistent: Es öffnet sich der zunächst leere Aktions-Assistent: work4all verwaltet alle Adressen und Kontakte zentral sowohl die Kunden, als auch die Lieferanten. Dabei kann man den einzelnen Firmen oder den einzelnen Personen Merkmale zuordnen. Diese Merkmale nennen wir Kategorien. Beispiele für Kategorien sind bei Firmen die Branchen, bei Personen ist es der Weihnachtsverteiler. Zusätzlich ist jede Adresse auch noch Mitglied einer Gruppe (Kundenoder Lieferantengruppe), was ebenfalls ein Merkmal ist. Haben Sie Ihre Daten so organisiert, lassen sich die Adressen und Kontakte einfach zusammenstellen. Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Aktions-Assistent in diesem Handbuch! Übernahme der gewünschten Kontakte/Adressen in Ihre Serien- Führen Sie zunächst die Filterung/Markierung durch, wie sie im Kapitel Aktions-Assistent dieses Handbuchs beschrieben ist. Sind alle gewünschten Datensätze im Hauptfenster des Aktions- Assistenten ausgewählt klicken Sie im oberen Bereich auf die Schaltfläche Auswahl. work4all öffnet nun im unteren Bereich ein neues Tabellenblatt, wie Sie es aus Excel kennen. Sie befinden sich nun im Tabellenblatt Excel-Export. In diesem Tabellenblatt sehen Sie noch einmal alle echten Übernahmekandidaten. 2

3 Überprüfung auf ungültige -Adressen: work4all überprüft an dieser Stelle automatisch die ausgewählten -Adressen und zeigt eine grüne oder rote Ampel in der jeweiligen Zeile an. Besonders bei vielen Datensätzen ist es hilfreich, dass Sie über die Checkboxen in der Kopfleiste direkt auf Gültige und Ungültige -Adressen filtern können. Bitte beachten Sie, dass die Überprüfung nicht hundertprozentig sein kann, so sind zum Beispiel neuerdings auch Umlaute erlaubt. Außerdem werden nur die -Adressen der Ansprechpartner überprüft, nicht die der Firma. Ist alles in Ordnung oder möchten Sie nur die mit einer grünen Ampel markierten gültigen Zeilen in Ihre Serien- übernehmen, bestätigen Sie hier. Möchten Sie ggf. fehlerhafte -Adressen korrigieren, so brechen Sie ab. Die -Maske von work4all wurde mit den Adressen gefüllt. Personalisierte Serien- s Möchten Sie Ihre Serien- personalisiert versenden, setzen Sie nun einfach das Häkchen auf der rechten Seite im An-Feld der Maske: Im Bereich des -Inhalts erscheint nun anstatt der gewohnten Anrede ein Platzhalter, der beim Senden dann jeweils ersetzt wird: 3

4 Bitte beachten Sie folgende Punkte beim Schreiben von personalisierten s: 1. Sie können Ihre nur dann personalisiert versenden, wenn Sie Ihre Adressen mit Hilfe des Aktionsassistenten ausgewählt haben. 2. Ins An-Feld können nur Personen (Ansprechpartner oder Privatadressen) übernommen werden. Es ist also nicht möglich Firmen über das An-Feld zu adressieren. Nicht-personalisierte Serien- s Wenn Sie sich dazu entschieden haben Ihre s ohne persönliche Anrede zu versenden, entfernen Sie einfach die Anrede und ersetzen Sie diese durch eine allgemeine, wie z.b. Liebe Kunden oder Sehr geehrte Damen und Herren. Unser Tipp Wir empfehlen Ihnen, Ihren -Client zunächst in den Modus Offline arbeiten zu versetzen. In Microsoft Outlook 2010 geschieht dies z.b. über die Schaltfläche Offline arbeiten in der Registerkarte Senden/Empfangen. So können Sie das Ergebnis Ihrer Serien- vor dem endgültigen Versand stichprobenartig überprüfen. Spam Wir hoffen, Sie wissen was Sie tun. 4

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