Beta UX ContentMaster

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1 Beta UX ContentMaster Dokumentenmanagement-System für Unix-Plattformen Zentrale Verwaltung und gesetzeskonforme Archivierung der Unternehmens informationen Umfangreiche Suchprofile und komfortable Bearbeitungstools Ortsunabhängige und simultane Verfügbarkeit von elektronischen Akten

2 Management Summary So unterschiedlich die Bearbeitung eines Kreditantrags, einer Bewerbung oder eines Versicherungs falles sein mag, eines haben diese Geschäftsprozesse gemein: Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente müssen für folgende Arbeitsschritte zur Verfügung stehen und für zukünftige aufgehoben werden. Und dies so lange, wie es der Gesetzgeber festgelegt hat. Mit dem hochperformanten Dokumentenmanagement-System Beta UX ContentMaster steht Ihnen eine Standardlösung der Beta UX MasterSuite zur Verfügung, die eine zielgerichtete Steuerung und Kontrolle beliebiger dokumentbasierter Geschäftsprozesse auf Unix-Betriebssystemen ermöglicht. Ein effizientes Datenmanagement ist ebenso gewährleistet, wie die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Regelungen zu Aufbewahrungsfristen und Datenzugriff. Vorteile sind eine bessere Nutzung der vorhandenen Ressourcen und eine höhere Systemperformance. Dokumente im Langzeitarchiv Seit dem die meisten Dokumente am Computer generiert werden und somit originär in digitaler Form vorliegen, werden Papierarchive zunehmend von elektronischen Archiven verdrängt. Um deren Vorzüge nutzen zu können, werden die verbliebenen Papier-Dokumente digitalisiert und ebenfalls dem elektronischen Archiv übergeben. Idealerweise in virtuellen Akten bleibt so zusammen, was zusammen gehört. Beta UX ContentMaster bündelt alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform. Alle gängigen Datenformate (nicht nur PDF und TIFF, sondern auch PDF/A, AFP, Text, beliebige Multimedia-Formate, Daten aus Office- Programmen, aus ERP- und CRM-Systemen usw.) werden verarbeitet und archiviert. Im Archiv stehen sie dann allen autorisierten Nutzern zur komfortablen Bearbeitung am Arbeitsplatz zur Verfügung. Benutzerspezifische Berechtigungen regeln, wer auf welche Daten Zugriff hat. Sieht ein Geschäftsprozess die sequentielle Bearbeitung eines Dokuments in verschiedenen Abteilungen vor, werden automatische Weiterleitungen (Workflows) eingerichtet. Mit Hilfe verschiedener Schnittstellen können andere Systeme Beta UX ContentMaster als Langzeit- Archiv nutzen; selbst erstellte Dokumente werden von dort per Mausklick direkt aus der Anwendung heraus übertragen. 2

3 Dokumentenmanagement-System für Unix-Plattformen Dokumente bearbeiten Über den Beta Business Client (BBC) hat der Anwender schnellen Zugriff auf alle für ihn bestimmten Geschäftsdokumente. Beliebig viele Benutzer können schnell und gleichzeitig von unterschiedlichen Standorten aus auf das Archiv auch auf dasselbe Dokument zugreifen. Damit Anwender einfach und schnell Einblick in die für sie relevanten Dokumente und Daten erhalten, bietet das System leistungsstarke Suchfunktionen. So kann über globale und lokale Indexe, nach Dokumenteneigenschaften und Worten in einem oder mehreren Dokumenten gesucht werden. Für wiederkehrende Aufgaben können Suchprofile definiert werden. Recherchen sind so schnell durchgeführt. Für die komfortable Bearbeitung von Dokumenten, besonders im Rahmen einer Vorgangsbearbeitung, ist die Anbringung von Kommentaren von Bedeutung. Haken, Fehlerkreuze und auch Haftnotizen können im elektronischen Dokument an beliebigen Stellen angebracht und mit Text versehen werden. Diese Bearbeitungsvermerke werden zusammen mit dem Dokument gespeichert und dienen beispielsweise zur Information nachfolgender Bearbeiter. Jede Bearbeitung eines Dokuments wird protokolliert, jedes bearbeitete Dokument wird als neue Version gespeichert, alle Versionen eines Dokuments bleiben im Zugriff. Über die Bearbeitungshistorie lassen sich alle Arbeitsschritte eines Vorgangs nachvollziehen. Der Beta Business Client ist einfach zu bedienen und somit sofort einsetzbar. Der Beta Business Client ist plattformunabhängig, da sämtliche Komponenten in JAVA entwickelt wurden. Er kann daher auf allen üblichen Betriebssystemen installiert werden. 3

4 Benefits Beta UX ContentMaster Der Einsatz der hochleistungsfähigen Infrastruktur-Software Beta UX ContentMaster erhöht durch die zentrale Verwaltung und die gesetzeskonforme Archivierung aller Dokumente und ihrer Bearbeitungsvermerke die Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit der Geschäftsprozesse. Somit garantiert die Infrastrukturlösung rollen- und regelgestützte Dokumentbearbeitung und schafft die Basis für eine erhöhte Transparenz im Bearbeitungsprozess der Dokumente. Durch die Definition von Rollen und Regeln werden alle dokumenten-basierten Geschäftsprozesse gespiegelt. Dementsprechend besteht die Möglichkeit, jederzeit die Bearbeitung von Dokumenten mit Beta UX ContentMaster zu steuern und zu kontrollieren. Dokumente in elektronischen Akten Beta UX ContentMaster erlaubt, den kompletten Inhalt des Archivs strukturiert in Form elektronischer Akten anzuzeigen. Diese fassen alle digitalen Unterlagen zu einem bestimmten Merkmal (z. B. Personal, Kunde, Patient, Kredit, ) zusammen. Idealerweise finden sich dort also sämtliche Informationen zu einem Geschäftsprozess die - Korrespondenz eingeschlossen. Im Vergleich mit einem herkömmlichen Papier- Archiv schneidet das elektronische besser ab, denn der Zugriff auf Dokumente erfolgt schneller und komfortabler ortsunabhängig und rund um die Uhr. Geschäftsprozesse können zügiger abgewickelt werden, denn eine elektronische Akte ist niemals ausgeliehen, und es können auch mehrere Sachbearbeiter auf ein und dasselbe Dokument zugreifen. Die Gefahr von Datenmissbrauch bzw. -verlusten ist dank Verschlüsselung, Berechtigungskonzepten und Backup-Verfahren ausgeschlossen. 4

5 Dokumentenmanagement-System für Unix-Plattformen Workflow Dokumenten-basierte Prozesse automatisieren Mit Beta UX ContentMaster können dokumenten-basierte Geschäftsprozesse standort- und abteilungsübergreifend überwacht und gesteuert werden. Ganz im Sinne einer Vorgangsbearbeitung sind Abläufe bei der Bearbeitung eines Dokuments konfigurierbar. Die betreffenden Arbeitsabläufe werden wirksam unterstützt, indem Fachabteilungen, Sachbearbeiter und Anwendungen optimal angesteuert werden. Selbst verfasste Dokumente stellt der Sachbearbeiter unter Angabe der notwendigen Indexmerkmale eigenhändig ins Archiv entweder direkt aus der Anwendung oder per Drag n Drop aus dem Windows Explorer. Eingangspost wird mit Hilfe von Scannern digitalisiert und mit dem Beta Business Client in das Archiv überführt. Die Dokumente werden entweder sofort mittels Barcode einem Sachbearbeiter zugeordnet oder in eine «Warteschlange» zur manuellen Zuordnung eingestellt. Im Client steht das zugewiesene Dokument dann sofort dem zuständigen Sachbearbeiter zur Verfügung. Eingetroffene Dokumente erscheinen direkt im elektronischen Posteingangskorb des zuständigen Sachbearbeiters. Über die Vorgangsbearbeitung im Beta Business Client kann dieser dann ein Dokument an andere Mitarbeiter weiter leiten. 5

6 Beta UX MasterSuite Die Beta UX Familie stellt mit ihren Produkten mehrere Standardlösungen zur Verfügung, mit denen die Automatisierung von Produktions- und Geschäftsprozessen in Abhängigkeit von den zu verarbeitenden Dokumenten und Log-Files möglich ist. Beta UX ContentMaster Mit dem Dokumentenmanagement-System Beta UX ContentMaster steht Ihnen eine Lösung zur Verfügung, die Ihnen die zielgerichtete Steuerung und Kontrolle beliebiger dokumentbasierter Geschäftsprozesse ermöglicht. Somit ist die effiziente und komfortable Dokumentbearbeitung durch Ihre Mitarbeiter sowie die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung der Dokumente einschließlich aller Bearbeitungsvermerke unter Unix-Betriebssys temen gesichert. Produkte der Beta UX Familie [Beta UX] ContentMaster [Beta UX] LogMaster [Beta UX] DistributionMaster Beta UX LogMaster Das hochperformante Log History Management System Beta UX LogMaster ist eine Standardlösung der Beta UX MasterSuite und stellt durch die zentrale Zusammenführung und Bearbeitung aller Protokolldateien Ihres Unternehmens die Langzeitarchivierung dieser Prozessinformationen auf Unix-Betriebssystemen sicher. Er schafft die Basis für eine unternehmensweite Dokumentation der ausgeführten IT-Prozesse und bietet somit eine auditfähige IT-Landschaft, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen Rechnung trägt. Beta UX DistributionMaster Das Output-Management-System unterstützt beim Optimieren des Dokumentenflusses und stellt die zentrale Verwaltung sicher. Es garantiert die effiziente unternehmensweite Verteilung sowie die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung unternehmenskritischer Dokumente unter Unix-Betriebssystemen. Der Beta UX DistributionMaster schafft die Basis für eine standardisierte Verarbeitung von Dokumenten, die von unterschiedlichen Applikationen oder Betriebssystemen geliefert werden. 6

7 Konsolidierung Ihrer IT-Infrastruktur Beta UX LogMaster Beta UX DistributionMaster Beta UX ContentMaster Anzeigen Recherche, Notizen per RichClient Extrahieren, Bündeln Archivieren optional optional optional 7

8 Warum profitieren Sie von Beta Systems Software? Integrierte Plattform für eine Vielzahl von Data-Center-Produkten und Werkzeugen Ermöglicht Administratoren die zentrale Verwaltung von Output- und Job-Management Standardisierte Produkte für unternehmensweite Data-Center-Aktivitäten als ein umfassender»one-stop-service«hochskalierbar Perfekt für die automatische Verarbeitung und Verteilung von großen Dokumentenmengen Beta Systems ist ein führender Software- Anbieter für IT-Benutzer-Management, Data-Center Management, Compliance- Lösungen und Dokumentenmanagement. 50% der größten europäischen Banken sichern ihre Geschäftsprozesse mit Lösungen von Beta Systems ab. 7 der 10 größten europäischen Versicherungsgruppen setzen Lösungen von Beta Systems ein. Wir entwickeln hochwertige Softwareprodukte und -lösungen für die automatisierte Verarbeitung großer Daten- und Dokumentenmengen. Die Produkte und Lösungen dienen der Prozessoptimierung, führen zu einer verbesserten Sicherheit und sorgen für mehr Agilität in der IT. Unsere Lösungen gewährleisten die Erfüllung von geschäftlichen Anforderungen in Bezug auf Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC) und erhöhen die Leistungsfähigkeit der Unternehmens-IT in punkto Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität. Immer wieder wird Beta Systems von großen Versicherungsgruppen als bevorzugter Lösungsanbieter für ihre IT-Infrastruktur ausgewählt. Unternehmensweite Installationen sind vielfach seit vielen Jahren aktiv im Einsatz. Beta Systems verfügt über mehr als 25 Jahre praktische Erfahrung mit über Kunden weltweit. Alt-Moabit 90d Berlin Tel (0) Fax (0) Beta Systems Software AG, Alle Rechte vorbehalten. Alle im Text erwähnten Produktnamen der Beta Systems Software AG sowie die entsprechenden Logos sind Marken des Unternehmens in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Namen von Produkten und Dienstleistungen anderer Unternehmen sind Marken dieser Unternehmen. Dies gilt auch für die jeweilige Firmenbezeichnung. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Aussagen stellen keine Zusicherungen, Gewährleistungen oder in sonstiger Weise bindende Aussagen dar. Die Beta Systems Software AG übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation.

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