LBOffice Corporate Information Management

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1 Vernetzen Sie Ihre Informationen! LBOffice Corporate Information Management

2 Know-how richtig nutzen Know-how richtig nutzen Know-how richtig nutzen Sämtliche Informationen im Unternehmen jederzeit zur Verfügung stellen und nutzen. Wissen ist heute wesentliches Kapital eines Unternehmens. Nicht nur die Informationen zu Geschäftspartnern, Vorgängen und Projekten, manchmal ist der Wissensvorsprung für das Erkennen eines Markttrends oder einer tragfähigen Innovation entscheidend. In vielen Unternehmen befindet sich das Know-how in den Köpfen der Mitarbeiter, auf deren lokaler Arbeitsstation, in Aktenordnern oder verborgen in der Verzeichnisstruktur des Unternehmens. Dieses Wissen kann nur partiell genutzt werden. Hier leistet unser umfassendes Corporate Information Management-System LBOffice wertvolle Dienste. Auf Basis einer relationalen Datenbank werden Informationen zu Projekten, Geschäftspartnern und Vorgängen zentral abgelegt. In verschiedenen Kategorien werden die Informationen strukturiert und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. LBOffice vereint folgende Grundelemente der elektronisch-gestützten Unternehmensführung und Bürokommunikation: Customer Relationship Management-System (CRM) Partner- und Adressverwaltung Dokumentenmanagement-System (DMS) Groupware und Mail-Client Integration der Daten aus dem Enterprise Resource Planning-System (ERP) Projektverwaltung und Projektcontrolling Vorgangsverwaltung und Prozessplanung Nutzung der Daten für integriertes Reporting LBOffice Funktionen in der Übersicht Kommunikation Mail-Programm Gruppenkalender Implementiert Vertretungsregeln Ressourcenverwaltung CTI-Funktion Mobiler Zugriff Partner Effiziente Partnerverwaltung mit Adressmanagement ERP-Synchronisation Strukturabbildung (Konzerne etc.) Vollständige Kundenakte Produkte Übernahme aus ERP- System Strukturabbildung (Produkthierarchie) Dokumente Versionierung Archivierung Dokumentlebenszyklus Dokumentfreigaben Aktenablage Dateiübernahme aus ERP-System Corporate-Items Ausbaufähige Datenbankelemente Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen Suchen / Filter Leistungsstarke Suchfunktion Volltextsuche in Daten und Dokumenten Systemintegration Rechtekonzept mit Active Directory Offene Schnittstellen Projekte / Vorgänge Workflow Delegation und Aufgabenverwaltung Freigabe Grafische Darstellung Controlling Profitieren Sie von unserem leistungsstarken Corporate Information Management-System: Einfache, intuitive Bedienung mit aufgeräumter Oberfläche Thematisch strukturierter Wissenspool Dokumentenarchiv Vorgangs- und Projektverwaltung inklusive Controllingfunktionen Flexible und leistungsstarke Suchmechanismen Active-Directory basierte Rechtevergabe Applikation der Kernfunktionen auf unternehmensspezifische Anforderungen Umfangreiche Schnittstellen Einfache Integration in vorhandene IT-Landschaft Computer Telephony Integration (CTI-Schnittstelle) Mehrsprachige Benutzeroberfläche 2 3

3 Geschäftspartner effizient betreuen Geschäftspartner effizient betreuen Geschäftspartner effizient betreuen Sichern Sie sich den Erfolg mit motivierten und gut informierten Mitarbeitern. Kennen Sie das? Ihr Vertriebsmitarbeiter bereitet sich auf einen Termin mit einem Geschäftspartner vor und will den Status der aktuellen Vorgänge prüfen. Alle zuletzt an den Geschäftspartner versandten Dokumente einsehen und sich ein Bild von den letzten Gesprächen machen, die der Kollege zu dem Vorgang geführt hat. Der Marathon für den Mitarbeiter beginnt. Seine wertvolle Zeit verbringt Ihr Mitarbeiter mit der Recherche in insgesamt 5 verschiedenen Systemen: Kundendatenbank Dokumentenmanagement-System Warenwirtschaftssystem -Programm Terminplanungsprogramm LBOffice bietet Ihnen eine unternehmensweite 360 -Ansicht auf Ihre Geschäftspartner. Die Beziehungen zwischen Personen und Unternehmen sowie deren Organisationshierarchie kann in einer Struktur abgebildet und mit zusätzlichen Informationen angereichert werden. Ein geführtes Telefonat kann bequem mit LBOffice erfasst werden, denn die CTI-Funktion blendet die Daten des Anrufers sofort ein. Mit einem Klick sehen Ihre Mitarbeiter die vollständige Akte des Geschäftspartners und können kompetent reagieren. Die strukturierte Ablage aller Informationen in einer zentralen Datenbank erlaubt das Vernetzen unter verschiedenen Aspekten. Schriftstücke wie s, Briefe, Gesprächsnotizen usw. werden zu Partnern, Produkten und Vorgängen relationiert. Die dadurch entstehenden Informationsnetze unterliegen keinen Restriktionen bezüglich der Zahl der gebildeten Relationen. Durch die Integration eines -Clients können Nachrichten im Postfach sofort beantwortet oder Daten direkt bearbeitet werden. Daneben können alle Anwender Vorgänge in die Aufgabenverwaltung legen und von dort aufrufen oder Termine im Kalender setzen und einsehen. Über die implementierten Groupware-Funktionen wie Gruppenpostfach und Vertretungszugriff stellen Sie die Verfügbarkeit der Informationen sicher. Damit sind alle relevanten Informationen zu einem Partner oder Vorgang stets "griffbereit". Jederzeit, auch wenn entscheidende Wissensträger auf Geschäftsreise in Übersee, im Urlaub oder wegen Krankheit verhindert sind. LBOffice ermöglicht Ihren Mitarbeitern eine effiziente und kompetente Betreuung der Geschäftspartner. 4 5

4 LBOffice einfach arbeiten Dokumente sicher erfassen LBOffice einfach arbeiten Sorgen Sie für eine gute Zusammenarbeit und steigern Sie den Informationsfluß in Ihrem Unternehmen Ein modernes Informationssystem unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit und berücksichtigt dabei unterschiedliche Arbeitsweisen. Egal, ob Ihre Mitarbeiter klaren, angelegten Ablagestrukturen folgen oder ähnlich dem Internet nach relevanten Informationen "surfen". Eine intelligente Ablage ermöglicht das schnelle Wiederauffinden aller Daten und Dokumente durch: Unterstützung verschiedener Ablageordnungen (Favoriten, Ordner etc.) Optimierung von Aktenablage und Workflow Frei definierbare Benutzerrechte Leistungsstarke Suchmechanismen Das System ist so gestaltet, dass Mitarbeiter alle wesentlichen Informationen zentral ablegen und zu Themen, Kapiteln oder Prozessen verknüpfen. Leistungsstarke Suchmechanismen und eine hohe Performance machen dies möglich. Dabei setzt LBOffice auf klare Strukturen und leichte Bedienbarkeit, die die Akzeptanz des Systems erhöhen und Ihre Mitarbeiter motivieren, ihr Wissen mit anderen zu teilen. Zum Beispiel können Ihre Mitarbeiter Suchabfragen speichern und anderen zur Verfügung stellen. Groupware-Funktionen wie Gruppenpostfach und Gruppenkalender unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Organisation und Aufgabenverteilung. Daneben bietet LBOffice die Möglichkeit, mit Kollegen zu diskutieren und Feedback einzuholen. Mit kurzen Wegen innerhalb der Bedienoberfläche und leistungsfähigen Suchmaschinen sparen Ihre Mitarbeiter Zeit und sind bestens informiert. So stehen Ihren Mitarbeitern sämtliche Informationen zur Verfügung, die Sie benötigen, um Vorgänge zu bearbeiten. Dokumente sicher erfassen Verwalten Sie Ihre Akten effizient und schützen Sie Ihre sensiblen Daten. Im Unternehmen fallen täglich viele Dokumente und Dateien unterschiedlicher Formate an, die verschiedenen Informationsquellen entspringen. Beispiele dafür sind Eingangspost, Dateien aus Office-Anwendungen, dem ERP-System oder E -Mail-Client. Dabei können die Anforderungen an Archivierung, Schutz und Zugriff auf die Dokumente und Dateien stark variieren. LBOffice integriert sämtliche Aspekte einer modernen, elektronischen Aktenverwaltung: Einfache Verwaltung von Dokumenten unterschiedlicher Medien Lückenlose Dokumentenhistorie Archivierung mit mehrstufigem Speicherkonzept Verwaltung von Dokumentenarten mit unterschiedlichen Archivierungsoptionen Frei definierbare Benutzerrechte Freigabe von Dokumenten Rechte sind in LBOffice an das jeweilige Objekt, das heißt an den Datensatz gebunden und können individuell festgelegt werden. Serverseitig werden Rechte vordefiniert und bei Anlage eines neuen Objektes vorgeschlagen. Objekte mit sensiblen Daten können standardmäßig im Zugriff eingschränkt werden. Für Objekte, die innerhalb einer Struktur liegen, können Rechte auch vererbt werden, das steigert die Effizienz und stellt die Zugriffsberechtigungen sicher. Die Benutzerrechte können individuell an Ihr vorhandes Rechtekonzept angepasst werden. Dabei nutzt LBOffice das Active Directory von Microsoft zur Rechtevergabe. Durch Abbildung der Unternehmenshierarchie im Active Directory, haben Führungskräte automatisch volle Zugriffsberechtigung auf die Objekte ihrer Mitarbeiter. Sensible Daten sind mit LBOffice vor unberechtigtem Zugriff sicher und Ihre Entscheidungsträger haben vollständige Akten vorliegen. 6 7

5 Stets den Überblick bewahren Stets den Überblick bewahren Stets den Überblick bewahren Verwalten Sie Ihre Projekte und Vorgänge effizient und übersichtlich. Mit LBOffice können Sie Projekte und Vorgänge verwalten und den Status des Projektes oder Vorgangs überwachen. Ein Projekt in LBOffice besteht immer aus den Projekt-Stammdaten und den zum Projekt gehörenden Aktivitäten und Aktionen. Dabei stehen Projekte und Vorgänge nicht für sich, verknüpft mit Kunden, Produkten oder Lieferanten und externen Partnern geben die Daten einen vollständigen Überblick über Status, Fortschritt und Hintergründe. So können Sie den Verlauf eines Projektes verfolgen. In LBOffice können Sie verschiedene Vorgangsarten und Projekttypen anlegen und unterschiedlich aussteuern. Sie haben die Möglichkeit, einfache Arbeitsabläufe in Form eines Workflows abzubilden und zu verwalten. Innerhalb eines Workflows geben Ihnen definierte Vorgänger oder Nachfolger Auskunft über den Ablauf. Mit der grafischen Darstellung im Gantt-Diagramm verschaffen Sie sich schnell einen Überblick. Für Aufgaben, deren Fertigstellung terminiert ist, bietet die Delegationsfunktion zusätzliche und automatisierte Managementinstrumente. So können beispielsweise Führungskräfte Aufgaben an Mitarbeiter delegieren. Die Mitarbeiter werden im Postfach darüber informiert. Delegierte Aufgaben können sofort bearbeitet oder terminiert in die Wiedervorlage gelegt werden. Dabei stellt die Erinnerungsfunktion eine termingerechte Bearbeitung sicher. Die Wiedervorlage leistet auch Ihren Führungskräften wertvolle Dienste, hier haben sie alle delegierten Aufgaben im Blick. Meldet der Mitarbeiter eine Aufgabe als erledigt, wird der Delegierende automatisch informiert. So ermöglicht LBOffice ein effektives Vorgangs- und Projektcontrolling. Ihre Führungskräfte haben jederzeit den Überblick über das aktuelle Geschehen. 8 9

6 In bestehende Infrastruktur integrieren Mit LBOffice gut beraten In bestehende Infrastruktur integrieren Nutzen Sie Ihre vorhandenen Daten und Ressourcen. Der Einsatz von gängigen Standard-Schnittstellen macht die einfache Integration von LBOffice in Ihre IT-Landschaft möglich. Die Daten Ihres Enterprise Resource Planning-Systems können mit LBOffice synchronisiert werden. Gängige Office-Anwendungen werden vollständig unterstützt und können aus LBOffice heraus gestartet werden. Die Vorlagenfunk tion gewährleistet die Nutzung von unternehmensweiten Vorlagen in allen gängigen Office-Anwendungen und erlaubt die systemgesteuerte Übernahme von Dateninhalten. Auch die Übernahme der Daten eines -Servers macht LBOffice möglich. Herzstück des Systems ist der LBOffice-Server, der die Systemkomponenten ansteuert und die Kommunikationszentrale bildet. Alle Daten und Dokumente werden in einer relationalen Datenbank und einem angebunden Langzeitarchiv gespeichert. Um LBOffice in vollem Umfang nutzen zu können, muss Ihre IT-Infrastruktur folgende Mindestanforderungen erfüllen: Windows Domain Controller SQL-Server 2008 R2 Enterprise mit Windows Server 2008 R2 MSDTC-Dienst FILESTREAM-Funktionalität der Datenbank.NET Frameworks bis 3.5 SP1 IMAP und SMTP-Server für Nutzung Mit LBOffice gut beraten Vernetzen Sie die Informationen in Ihrem Unternehmen und starten Sie mit uns eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Profitieren Sie von unserem leistungsstarken Corporate Information Management-System und legen Sie Ihre wertvollen Informationen in nur einem IT-System ab. Wir helfen Ihnen dabei und unterstützen Sie bei der Einführung von LBOffice durch: Beratung zu Systemintegration und Implementierung Analyse der Hardware-Ressourcen Technische Unterstützung beim Roll-out Schulung Ihrer Administratoren Umfangreiche Anwenderschulungen Anwendungs- und Organisationsberatung Der persönliche Kontakt ist die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Gerne stellen wir Ihnen LBOffice vor und beraten Sie hinsichtlich der Integration in Ihre IT Landschaft. Die anwenderfreundliche und moderne Client-Software können Sie unter Windows 7 und Windows XP betreiben. Mit LBOffice benötigen Sie nur ein Softwareprodukt zur elek tronisch gestützten Unternehmensführung und Bürokommunikation und vermeiden damit einen hohen Integrationsaufwand

7 LBOffice Software GmbH LBOffice Software GmbH Dohlenstraße Oberhausen, Germany Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0)

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