Notfallmanagement KMU

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1 Notfallmanagement KMU Studie des BSI in Kooperation mit der HiSolutions AG Dr. Patrick Grete, Alex Didier Essoh, Alexander Papitsch und Christoph Puppe 1

2 Vorstellung HiSolutions Fakten Gründung 1994 Eigentümer gründergeführt und unabhängig ð Michael Langhoff, Torsten Heinrich und Timo Kob Themen Märkte Security Consulting IT Service Management D/A/CH Köln Frankfurt/Main Kunden 400+ ð alle Branchen ð 50 % der DAX-Unternehmen und stark im Mittelstand ð 75 % der deutschen Top20-Banken ð öffentliche Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen ð Non-Profit-Organisationen München Projekte 200+ p. a. Mitarbeiter 85 ð kontinuierlich wachsend Engagement Lehrtätigkeit an verschiedenen Hochschulen in Deutschland und Österreich 2

3 Agenda Ausgangslage / KMU und der Notfall Die Studie und ihre Ziele Aspekte des Notfallmanagements Notfallmanagement mit private, public und hybrid Cloud IaaS, SaaS, PaaS, BaaS und DRaaS Neue kritische Ressourcen: Bandbreite und Personal mit Cloud Kompetenz Datenschutz und Cloud Drei Szenarien aus der Praxis Fazit und Ausblick 3

4 Ausgangslage Kleine und Mittelständige Unternehmen bestreiten rund 70% des Bruttoinlandsprodukts Verlust von Daten ist ein Ereignis mit oft großen, teilweise fatalen Folgen Virtualisierung und Cloud können die Notfallvorsorge und planung gravierend verbessern Auch im IT-Budget eines KMU abzubilden Aktuell wird beides in KMU eingesetzt, aber Chancen für das Notfallmanagement selten genutzt 4

5 Probleme der KMU beim Notfallmanagement Aufmerksamkeit und Problembewusstsein fehlt Budget ist der Firmengröße angemessen, damit für klassische Notfallprävention zu klein Kompetenzen der Allround-IT-Mitarbeiter zu Notfallmanagement fehlt oft Räume sind oft nicht ausreichend gesichert und es steht nur ein IT-Raum zur Verfügung Backups sind entweder nicht vorhanden oder lagern im gleichen Raum 5

6 Die Studie Nach Gesprächen zwischen dem BSI und der HiSolutions AG wurde entschieden das Thema Notfallplanung bei KMU in einer Studie aufzuarbeiten Die HiSolutions AG wurde hierbei vom BSI als der ideale Partner identifiziert, da auch bereits der Standard aus unserem Hause ist und die Mitarbeiter in Projekten und anderen Veröffentlichungen bereits Erfahrungen gesammelt haben. Anwendbarkeit der Inhalte für alle Unternehmen zwischen 10 und 500 Mitarbeitern Nicht anzuwenden wären die Inhalte bei Unternehmen mit besonderen Anforderungen an Verfügbarkeit oder Vertraulichkeit Der Fokus liegt klar auf der IT, andere Aspekte der Notfallplanung wie Personal und Räume betrachtet die Studie nicht. 6

7 Ziel der Studie Der Geschäftsleitung eines KMU eine Übersicht zu geben über: Notfallplanung Notfallprävention Aktuelle Methoden der IT, die zu geringen Kosten die Resilenz gegenüber Notfällen erhöhen Praxisbeispiele zur Anwendung dieser Methoden aufzuzeigen So durch Aufklärung die KMU dabei zu unterstützen diese Methoden in ihrer IT zu implementieren. Veröffentlichung ist für das Q geplant 7

8 Ausgewählte Aspekte des Notfallmanagements Der BSI Standard wird vorgestellt Notfallplanung ist ein komplexer Prozess, nur Aspekte sollten auf KMU angewendet werden, daher Fokus auf Cloud als technische Maßnahme Abgrenzung zwischen Störung, Notfall und Krise Weiterführende Links z. B. zum Webkurs Notfallmanagement sind in der Studie enthalten 8

9 Aspekte des Notfallmanagements Es sind Geschäftsprozesse und Ressourcen zu erheben. Schadensszenarien werden vorgestellt. Auswirkungsklassen beispielhaft definiert und zur Anpassung auf das eigene Unternehmen angeregt. Maximal tolerierbare Zeiten für Ausfall und Verlust von Daten sind zu definieren, es werden Beispiele in der Studie vorgestellt. 9

10 Business Impact Analyse (BIA) für KMU Exemplarische BIA als Grundlage für eine vollständige Mit Beispielprozessen und typischen Kritikalitäten Beispielprozesse sind: Finanzbuchhaltung (inkl. Lohn, Faktura und Steuern) Vertrieb (Verkauf, Preisfindung, Vertragsabwicklung, Marketing) Produktion (Produktionssteuerung / Projektmanagement) Anhang mit Formblättern zur Durchführung einer auf die IT beschränkten BIA 10

11 Notfallmanagement mit Private-Cloud Virtualisierung und verwandte Techniken unter dem Schlagwort private Cloud Definition was eine private von einer öffentlichen Cloud Unterscheidet Paradigmenwechsel von der Prävention durch Cold-/Warm-Standby zum dynamischen Wiederanlauf in virtualisierten Umgebungen Kostenpunkt sind Lizenzen für Verfügbarkeits-Lösungen oder auch Notwendige IT-Systeme Lizenzen für Features können durch Scripte ersetzt werden Zwei Standorte sind selten SAN ist oft nicht im Budget abzubilden 11

12 Vorteile der privaten Cloud Wiederanlauf ist reduziert auf einen Kopiervorgang Virtualisierung abstrahiert die technische Ausstattung, jeder Server kann zum Wirt werden Auch kleine und kleinste Betriebe erreichen mit geringen Mitteln Wiederanlaufzeiten unter 2 Stunden Datensicherung ist möglich mit geringen Kosten Auch externe Lagerung ist möglich 12

13 Private Cloud und Mehrfachstandorte Eigene Liegenschaften werden zu redundanten IT-Standorten Synchronisation ermöglicht den Schwenk oder den Wiederanlauf am anderen Standort Allerdings sind die Datenleitungen in den Flächenstaaten oft zu langsam für stündliche Synchronisation, nächtliche ist oft möglich Zusätzliche Möglichkeiten durch einen virtuellen Standort in den Räumen eines RZ-Betreibers als hybrid Cloud Gute Anbindung Backup Notfall-Standort 13

14 Besonderheiten des Notfallmanagementprozesses Auch die mehrfach redundante IT-Landschaft kann ausfallen Prozesse für den Umgang mit dem Vorfall sind daher dennoch von Nöten Aus Kostengründen sind Schwenks zwischen Umgebungen oft Manuell Übungen gehören auch beim KMU zum notwendigen, aber leider meist ignorierten, Mindeststandard Schwenks in der privaten Cloud sind einfach und mit geringem Risiko zu üben Verantwortung und Weisungsbefugnis der Geschäftsleitung ist auch im Notfall bei einem KMU ein Thema! 14

15 Notfallmanagement mit Hybrid- und Public-Cloud Hybrid-Cloud ist das Zusammenspiel von privater und öffentlicher Cloud Diverse technische Angebote aus der öffentlichen Cloud: Infrastructure as a Service Platform as a Service Software as a Service Security as a Service Remote Backup / Backup as a Service Disaster Recovery as a Service Generell gilt: Es findet eine Verlagerung der Durchführung, aber nicht der Verantwortung, auf den Dienstleister statt. 15

16 Saas und PaaS Die Durchführung der Notfallprävention und auch des Wiederanlaufs obliegt dem Dienstleister Bis auf eigene Backups ist der Kunde hier frei von der Sorge um alle technischen Aspekte eines Notfalls Alternative Prozesse beim Ausfall des Dienstleisters sind allerdings weiter in der Verantwortung des KMU Als Strategie zum Notfallmanagements für KMU damit sehr gut geeignet, sofern auch der Datenschutz beachtet wird, denn die Verfügbarkeit wird erheblich erhöht. 16

17 Remote Backup/Backup as a Service Lagerung der Daten beim Dienstleister als zusätzlichem Lagerort Abhängig von der Geschwindigkeit der Datenleitung Diverse Anbieter mit unterschiedlichen Agenten auf den IT-Systemen des Kunden Bei Lösungen die auf dem Arbeitsplatz laufen, kann dies zentrale Dateiserver ersetzen (sofern der Schutzbedarf der Daten dies zulässt) Ein wichtiger Baustein im Notfallmanagement eines KMU, den ständige Datensicherung in einen entfernten Standort wird möglich. 17

18 Virtueller Standort beim Provider Möglicher Einsatz als: Notfall-IT-Standort Regulärer IT-Standort Sofern Anwendungen keine hohen Datenübertragungen erfordern Zentrale Stelle der Synchronisation wenn mehrere Standorte vorhanden sind. Backups, physische IT-Sicherheit und Notfallmanagement der IT-Systeme beim Anbieter obliegt dem Anbieter Für KMU ab einer gewissen Größe eine solide Investition mit Vorteilen für den Normalbetrieb durch hohe Verfügbarkeiten und schnelle Schwenks im Notfall 18

19 Disaster Recovery as a Service Eigenständiges Produkt, dass sich zumeist zusammensetzt aus: Remote Backup Zusätzlicher Standort mit Wiederanlauf der IT-Systeme IT-Systeme im Cold-Standby für die Wiederanlauf von physischen IT- Systemen Authentifizierung und Zugang für Mitarbeiter des Kunden zur Arbeit auf den Notfall-Systemen beim Anbieter Die im Internet angebotenen Dienstleistungen unter diesem Namens sind nur für größere Unternehmen geeignet, bieten diesen einen umfassenden Service und einen guten Schutz Ein Großteil der Funktionen kann selbst mit geringen Aufwänden beschafft werden 19

20 Fachpersonal mit Cloud-Kompetenzen Neue Aufgaben erfordern neue Kompetenzen Vom Techniker zur Vertragsverwaltung und Schnittstelle zum Dienstleister Schulungen sind mit in die Projektkosten einzukalkulieren Teilweise ist das Systemhaus das bisher betreute auch der Anbieter für die Produkte der öffentlichen und hybriden Cloud 20

21 Internetanbindung der Geschäftsräume Internet am Arbeitsplatz wird durch diese Dienste fast zwingend Die Bandbreiten müssen ausreichen, die gewünschten Angebote nutzen zu können Besonders in den Flächenstaaten ist dies oft nicht gegeben Nutzen von Bandbreite außerhalb der Arbeitszeiten ermöglicht Synchronisation Die Anbindung selbst wird zur kritischen Ressource 21

22 Mobile Anbindung an die Public Cloud Mobile Anbindung ist für mobile Arbeitsplätze üblich Auch hier ist der Ballungsraum-Bewohner stark bevorzugt Auch das Büro kann mobil angebunden werden, 3/4G Netze als redundante Internetverbindung Mitarbeiter Arbeiten am Ausweichstandort über Mobile Anbindung oder private Anschlüsse auf den IT-Systemen im zweiten Standort oder beim Dienstleister Gefahren der Mobilen Arbeitsplätze sollten auch im Notfall nicht ignoriert werden. Die Maßnahmen der IT-Grundschutz-Kataloge sind ein guter Leitfaden 22

23 Authentisierung Sofern eine öffentliche oder hybride Cloud zum Einsatz kommt, rückt die Authentisierung der IT-Systeme und der Mitarbeiter in den Fokus. Nur ein gut gesichertes VPN überträgt Datensicherungen sicher Sofern die Mitarbeiter nur im Notbetrieb auf einem IT-System an einem alternativen Standort arbeiten, muss im Vorfeld geklärt sein, wie sie sich authentisieren. Nach Möglichkeit ist eine zwei Faktor-Authentisierung einzusetzen 23

24 Auswahl des Cloud-Dienstleisters Der Dienstleister übernimmt zentrale Aufgaben des Notfallmanagements und ist damit eine Schlüsselfigur. Die Auswahl des zum Unternehmen passenden Dienstleisters ist damit eine der zentralen Aufgaben des Notfallmanagements Neben Kritikalität, Datensicherheit, Datenschutz sind auch Unternehmenskultur und größe mit zu beachten. Der Anbieter muss über Schnittstellen zum eigenen Notfallmanagement verfügen und die gewünschte Verfügbarkeit bieten und in der Vergangenheit auch bewiesen haben 24

25 Notfallplanung bei Nutzung der Public-Cloud Auch wenn die Wahrscheinlichkeit des Ausfalls eines großen Anbieters von Cloud Produkten gering ist, entbindet dies die Geschäftsführung des Unternehmens von einer Notfallplanung. Alternative Prozesse sind weiterhin notwendig und sollten beübt sein. Neben den IT-Notfällen sind weitere Notfälle zu beachten, auf die in der Studie aber nur als Hinweis eingegangen wird 25

26 Datenschutz und Cloud Vor einem Cloud Projekt ist zu klären ob die Daten einem der Datenschutzgesetze unterliegen Besonders schützenswerte Daten sind zu identifizieren Die Auswahl des Anbieters ist entscheidend davon abhängig ob eine Auftragsdatenverarbeitung vorliegt Der Anbieter muss den Schutz der Daten gewährleisten und darf diese nur innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes oder muss über eine Safe Harbor Zertifizierung verfügen 26

27 Szenarien für eine Notfallplanung bei KMU Um dem Anwender der Studie einen möglichst guten Praxisbezug zu vermitteln sind drei Szenarien aufgeführt Die Szenarien sind als beispielhafte Umsetzung der neuen Methoden des IT- Betriebs ausgeführt Wie auch die Studie richten sich die Szenarien an Unternehmen zwischen 10 und 500 Mitarbeitern ohne besondere Anforderungen an IT-Sicherheit oder Verfügbarkeit Teilweise übertreffen die Szenarien diese recht niedrigen Anforderungen ohne das IT Budget des KMU dadurch stärker zu belasten. 27

28 Szenario 1: Alle Anwendungen in der Public Cloud Beschrieben wird eine Firma mit Angestellten mit hoher Reisetätigkeit Alle Dienste sind durch Lösungen aus der öffentlichen Cloud realisiert Auf eine eigene IT wurde bewusst verzichtet Dennoch verbleiben auch in diesen Szenarien Aufgaben aus dem Notfallmanagement bei der Firma Ein sehr extremes Szenario, dass allerdings auch schon so realisiert ist. 28

29 Szenario 2: Private Cloud und Backup in der Public Cloud Dieses Szenario betrachtet ein kleines Unternehmen mit nur einem Standort. Die Anwendungen werden in einer vollständig virtualisierten Umgebung betrieben. Zwei Wirte in zwei Gebäuden teilen sich die Last und der noch verfügbare übernimmt bei Ausfall die kritischen Gäste des ausgefallenen Wirts. Schwenks werden geübt, es wird ein Produkt zur Virtualisierung eingesetzt dass kein SAN für Synchronisierung benötigt. Backup der Daten und Systeme erfolgt in die öffentliche Cloud 29

30 Szenario 3: Zusätzlicher Standort in der Cloud Dieses Szenario betrachtet ein etwas größeres Unternehmen mit zwei Standorten in kleinen Dörfern. Die Datenverbindung ist für eine wechselseitige Synchronisation zu langsam, daher wird nachts in einen virtuellen Standort beim betreuenden Systemhaus synchronisiert. Im Notfall kann so der noch verfügbare Standort mit allen Anwendungen weiter arbeiten und auch bei Verlust beider Standorte ist das Unternehmen handlungsfähig. Der Verlust der Daten eines Tages wurde von der Geschäftsleitung als tolerierbar eingestuft. 30

31 Fazit und Ausblick Cloud und Virtualisierung werden wegen Kosteneffizienz weitere Verbreitung finden Die Chancen für Verfügbarkeit und Resilienz sind mit den Problemen für die IT- Sicherheit und besonders den Datenschutz abzuwägen Cloud Anbieter schützen Daten oft besser als die IT eines KMU Virtualisierung und Cloud kann daher mit bedacht angewendet besonders für Kleine und Mittelständige Unternehmen zu einer erheblichen Verbesserung der Sicherheit und besonders der Notfallvorsorge beitragen und helfen Verfügbarkeiten zu erreichen die bis jetzt großen Firmen vorbehalten waren. 31

32 Vorstellung HiSolutions HISOLUTIONS BEDANKT SICH FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT HiSolutions AG Bouchéstraße Berlin

33 Vorstellung HiSolutions EINZIGARTIGES LEISTUNGSPORTFOLIO 33

34 Vorstellung HiSolutions HISOLUTIONS DAS ERSTE BSI-ZERTIFIZIERTE BERATUNGSUNTERNEHMEN HiSolutions ist derzeit der einzige Anbieter von Penetrationstests, dem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine hohe Qualität bzgl. Fachkunde, Methodik, Umgang mit gewonnenen Daten und eigener Sicherheit testiert wurde! 34

35 Vorstellung HiSolutions REFERENZEN 35

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