Prototypentwicklung eines speziellen Workflow Management Tools für das elektronische Österreich Lexikon

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1 Prototypentwicklung eines speziellen Workflow Management Tools für das elektronische Österreich Lexikon Magisterarbeit von Andreas Thaller, Bakk.techn. Graz, Dezember 2003 Institut für Informationsverarbeitung und Computergestützte neue Medien Begutachter: O.Univ.-Prof. Dr.phil.Dr.h.c.mult. Hermann Maurer Betreuer: Dipl.-Ing. Dr.techn. Peter Sammer

2 Danksagung An dieser Stelle möchte ich mich bei allen bedanken, die mir bei der Erstellung dieser Arbeit Unterstützung geboten haben, insbesondere bei: Herrn Univ. -Prof. Dr. phil. Dr. h.c. mult. Hermann Maurer, dem Leiter des Instituts für Informationsverarbeitung und Computergestützte neue Medien und Begutachter dieser Magisterarbeit, Herrn Dipl.-Ing. Dr. techn. Peter Sammer, für die engagierte Betreuung und die gedankenanregenden Gespräche, die oftmals über den Inhalt der Arbeit hinausgingen, Herrn Dipl.-Ing. Jörg Schoberer, meinem Mitstreiter, für viele unterhaltsame Gespräche und fachliche Diskussionen, Frau Arabella Probst-Gaß für die zauberhafte Versorgung mit den allmorgendlich notwendigen Cappuccinos, meinen Eltern für die Ermöglichung meines Studiums, Familie Giselbrecht für die immerwährenden Fragen zum Stand meines Studiums, meiner Lebensgefährtin Uli für die vielen mit Geduld ertragenen Entbehrungen und unterstützenden, aufbauenden und motivierenden Worte während meines Studiums und meinem Sohn Sebastian, der mich in stressigen Zeiten immer wieder mit einem Lächeln aufgemuntert und auf die wichtigen Dinge im Leben aufmerksam gemacht hat. ii

3 Kurzfassung Anlässlich der Millenniumsfeierlichkeiten in Österreich im Jahre 1996 wurde im Auftrag des Wissenschaftsministeriums ein Internetprojekt realisiert, an dem zahlreiche namhafte österreichische Wissenschaftler und Experten mitwirkten: AEIOU Das Annotierbare Elektronische Interaktive Oesterreichische Universal-Informationssystem. Gerade der immense Datenbestand der Informationen (ca. 10 Gigabyte) macht es notwendig, für spezielle Wartungsarbeiten ein Content Management System (CMS) und ein Workflow Management System (WMS) einzusetzen. Für dieses Projekt wurde ursprünglich kein eigenes CMS/WMS entwickelt. Aufgrund spezieller Anforderungen von Seiten der Redaktion entstand im Laufe der Zeit der Wunsch nach einem eigenen CMS/WMS. Die vorliegende Arbeit beschreibt und untersucht allgemeine Workflow Management Strategien, welche sich schon im reellen Arbeitsalltag bewährt haben. Im zweiten Teil der Arbeit wird die konkrete Umsetzung eines speziellen Workflow Management System Prototyps für die Redaktion des Österreich Lexikons beschrieben. iii

4 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Evolution im Web Grundlagen für ein Workflow Management System Nutzen eines Workflow Management Systems Redaktionelle Workflow-Tätigkeiten Erstellung Kontrolle Freigabe und Wiedervorlage Publikation Archivierung Workflow Arten Manueller Workflow Automatisierbarer Workflow Web Publishing Digitale Assets Web Publishing ohne ein WMS Web Publishing mit einem WMS Das elektronische Österreich Lexikon und AEIOU Geschichte IST-Zustand Das spezielle WMS Allgemeines Ausgewählte Funktionen Anlegen Editieren Speichern von Zwischenversionen Vorschaufunktion Löschen Kommunikation der Beteiligten über das System Usermanagement Upload auf das Präsentationssystem Realisierung des speziellen WMS Leitfaden für die Implementierung Verwendete Programmierumgebung...38 iv

5 7.3 Unterstützte Plattformen Datenstruktur Die Tabelle keyword Die Tabelle keyword_structure Die Tabelle keyword_work_de Die Tabelle keyword_work_en Die Tabelle communication Die Tabelle messages Entwickelte Module Userinterface Workflow im Österreich Lexikon Benutzer mit System -Rechten Superuser Redaktion Redakteur Superuser Übersetzer Übersetzer Verwendete Software Apache-HTTP-Server PHP MySQL Hyperwave Information Server Hyperwave Virtual Folders Edit Plus XML Spy Webmin Eclipse Zusammenfassung und Ausblick Anhang Abbildungsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis und Glossar Literaturverzeichnis Web-Referenzen...98 v

6 Kapitel 1 Einleitung 1

7 Kapitel 1 Einleitung 1 Einleitung Das Annotierbare Elektronische Interaktive Oesterreichische Universal- Informationssystem, kurz AEIOU, ist eine Internetplattform über Österreich in deutscher und englischer Sprache, die verschiedenste Wissensgebiete zum Inhalt hat. Die Realisationsphase des Gesamtprojekts AEIOU begann im Jahr 1994 im Auftrag des damaligen Bundesministeriums für Wissenschaft und Forschung (BMWF) und war 1996, im Jahr der Millenniumsfeierlichkeiten, abgeschlossen. Die Realisation sah im Wesentlichen die Publikation der gedruckten Ausgabe des Österreich Lexikons in deutscher Sprache im Internet vor. Eine Weiterführung und Aktualisierung der Internetpräsentation nach dem Millenniumsjahr war nicht vorgesehen. Doch der ernorme Erfolg der Internetpräsentation führte zu einem Umdenken und das Projekt wurde weitergeführt. Die Abbildung 1-1 zeigt die gegenwärtige Einstiegsseite des AEIOU Gesamtprojekts, des österreichischen Kulturinformationssystems des Bundesministerium für Bidlung, Kunst und Kultur (BMBWK). Abbildung 1-1: AEIOU Willkommen Die Grundlage für dieses elektronische Lexikon bildet das 1995 in deutscher Sprache herausgegebene Österreich Lexikon [OeLex95]. Das Gesamtprojekt AEIOU gliedert sich in mehrere Teilprojekte, so genannte Alben, die in einzelne Wissensbereiche unterteilt sind: Österreich Lexikon, Musik-Album, Bilder-Album, Video-Album, 2

8 Kapitel 1 Einleitung Briefmarken-Album, Foto-Album, sowie zwei eigenständige Bereiche (Sigmund-Freud und Designer-Album). Da ursprünglich nicht an eine Weiterführung der Internetpräsentation gedacht war, wurde für dieses Projekt zunächst kein eigenes WMS entwickelt. Im Laufe der Zeit wurde die Datenmenge des Lexikons ständig größer, denn Neues muss hinzugefügt und bereits Bestehendes aktualisiert werden, sodass eine effiziente Betreuung nicht mehr gegeben war. Um Informationen des Lexikons einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich zu machen, wurde schließlich beschlossen, zusätzlich alle Inhalte ins Englische zu übersetzen, was dann von einem Übersetzungsbüro durchgeführt wurde. Mit den Jahren wurde das elektronische Österreich Lexikon immer wieder aktualisiert und erweitert. Diese Aktualisierung erforderte eine ständige Kommunikation zwischen dem deutschen Redaktionsteam und den Übersetzern, deren Aufgabe es ist, neu hinzugekommene beziehungsweise überarbeitete Stichworte ins Englische zu übersetzen. Der immense Datenbestand der Alben war seit Beginn auf ca. 10 Gigabyte angewachsen. Durch die notwendige permanente Kommunikation mit dem Übersetzungsbüro wurde der Wunsch laut, ein Workflow Management System für die ständig anfallenden Wartungsarbeiten zu schaffen. Aufgrund der speziellen Anforderungen wurde nun im Rahmen dieser Arbeit ein WMS konzipiert und als Prototyp für das zweisprachige elektronische Österreich Lexikon umgesetzt. Dieses WMS beschleunigt den Arbeitsfluss, der in den Workflow involvierten Personen, durch schnellere Informations- und Dokumentweitergabe. Durch die Versionskontrolle ist es in der Folge auch jederzeit möglich festzustellen, wann, wer, wo, was bearbeitet beziehungsweise geändert hat. Durch dieses WMS soll die Zusammenarbeit zwischen Redaktion und Übersetzern optimiert werden. Im folgenden Teil dieser Magisterarbeit wird näher auf die Theorie und die Konzepte von Workflow Management Systemen eingegangen. Im daran anschließenden Teil wird die Umsetzung dieser Konzepte und Ideen im Rahmen der Implementierung als Prototyp eines Workflow Management Systems für die Redaktion des elektronischen Österreich Lexikons. Die einzelnen Kapitel enthalten im Wesentlichen das Folgende: Das Kapitel 2 beschreibt in straffer Form die Entstehung des Internets und soll den Bedarf an Workflow Management Systemen aufzeigen. Die Grundlagen für ein Workflow 3

9 Kapitel 1 Einleitung Management System werden im Kapitel 3 erläutert. Das Kapitel 4 gibt einen kurzen Einblick in das Web Publishing. Das Kapitel 5 beschäftigt sich mit dem elektronischen Österreich Lexikon und im Kapitel 6 wird das spezielle Workflow Management System für das elektronische Österreich Lexikon vorgestellt. Im Kapitel 7 wird die Realisation des Workflow Management System Prototyps beschrieben. Die verwendete Software, ohne die eine Realisierung des Projekts nicht möglich gewesen wäre wird im Kapitel 8 vorgestellt. Im Kapitel 9 wird die Arbeit zusammengefasst und ein Ausblick in die Zukunft gegeben. 4

10 Kapitel 2 Evolution im Web 5

11 Kapitel 2 Evolution im Web 2 Evolution im Web Um den Sinn eines Workflow Management Systems zu verstehen, wird im Folgenden kurz die Geschichte des Internets von den Anfängen bis zur Gegenwart beschrieben. Da dieses Thema schon in unzähligen Arbeiten behandelt wurde, gibt dieser Abschnitt bewusst nur einen straffen Überblick (siehe auch [W3_W3C]). Im Zusammenhang mit Workflow Management sind insbesondere die Geschichte des Umgangs mit Inhalten, deren Zusammenhänge und Verknüpfungen interessant. So werden die unterschiedlichen Anforderungen verschiedenster Webseiten klarer. Es wird gezeigt, welche Informationsstrukturen und welche Anforderungen sich dadurch an ein WMS ergeben. Die Geschichte des Internets reicht bis ins Jahr 1945 zurück, als Dr. Vannevar Bush ein System namens Memex vorstellte. Memex sollte eine Maschine sein, die in der Lage ist, Texte und grafische Informationen zu speichern. Weiters war an eine Möglichkeit gedacht, Verknüpfungen zwischen einzelnen Informationseinheiten zu erstellen. Darüber hinaus sollte Memex den Benutzern ermöglichen eigene Informationen hinzuzufügen und so zu einem Wissenswachstum beizutragen hatte Theodor Nelson die Idee für eine Software, mit dem Namen Xanadu, die auf den Ansätzen von Bush aufbaute. Sie sollte ebenfalls Informationen bereitstellen und miteinander verknüpfen. Leider wurde Xanadu nie fertig gestellt. Heutige Workflow und Content Management Systeme stellen in einigen Bereichen eine Umsetzung der Ideen von Nelson dar. 1992, kurz nach der Entstehung des World Wide Webs, adaptierte Ted Nelson seine Konzepte in Anlehnung an das Web schuf Theodor Nelson in einem Schreiben an die Association of Computing Machinery (ACM) den Begriff Hypertext gründete die ACM eine Arbeitsgruppe mit dem Namen SIGLINK, mit dem Arbeitsschwerpunkt Hypertext-Systeme. Diese Arbeitsgruppe gibt es unter dem Namen ACM SIGWEB noch heute. Gleichzeitig wurde im schweizerischen Forschungszentrum CERN ebenfalls mit der Entwicklung von verknüpften Informationssystemen begonnen. Anlass für diese Bemühungen waren die unterschiedlichen Datenverarbeitungs- und Computersysteme, die einen reibungslosen Datenaustausch unmöglich machten. Anfangs umging man das Problem, indem Dokumente in verschiedensten Dokumentbeschreibungssprachen, wie z.b. TeX oder SGML erstellt wurden, die zwar auf unterschiedlichen Computerplattformen lesbar waren 6

12 Kapitel 2 Evolution im Web aber, nur von versierten Computerbenutzern eingesetzt werden konnten. Um den Aufwand möglichst gering zu halten, wurde nach einem System gesucht, das leicht zu bedienen ist und auf das von jeder beliebigen Computerplattform zugegriffen werden kann. Aus diesem Grund entwickelten Tim Bernes-Lee und Robert Cailliau in relativ kurzer Zeit eine Sprache, die diesen Ansprüchen gerecht wurde. Die Hypertext Markup Language (HTML) war geboren. Mit Hilfe von HTML war die technische Grundlage erzeugt, um im Netzwerk miteinander verknüpfte Dokumente zu publizieren. Im Jahr 1992 wurde im schweizerischen Forschungszentrum CERN das World Wide Web (WWW) als neue internetbasierte Anwendung in Betrieb genommen. Innerhalb kurzer Zeit beteiligten sich viele Autoren und Benutzer, vor allem aus dem universitären Umfeld, am Wachstum dieses Dienstes. In der Frühzeit des Internets gab es eine Vielzahl von Programmen zur Darstellung und Bearbeitung von HTML-Dokumenten. Einige Beispiele für die erste Generation der Webbrowser sind Cello (entwickelt am Legal Information Institute der Cornwell Law School), Lynx (ein textbasierter Webbrowser, der auch noch heute zum Einsatz kommt) oder Mosaic (ein damals sehr populärer Browser, aus dem später Netscape hervorging). Bis etwa Mitte der neunziger Jahre hatten vor allem Studenten und Angehörige von Forschungseinrichtungen Zugang zum Internet. Das änderte sich, nachdem kommerzielle Online-Dienste wie CompuServe oder America Online einen Zugang zum Internet ermöglichten. Die Anzahl der verfügbaren Webseiten wurde rasch sehr groß und unübersichtlich. Da zu dieser Zeit eine eigene Domain noch sehr kostspielig war, begnügten sich die meisten User mit komplizierten Adressen wie etwa statt einfach nur Dies machte es notwendig, sich die Adresse irgendwo zu merken. Viele Benutzer stellten ihre Listen auch auf ihren Homepages zur Verfügung. David Filo und Jerry Yang, zwei Studenten, erstellten ebenfalls solche Listen und bald nahmen tausende Internet-User ihren Service in Anspruch. Die beiden entwickelten auch eine eigene Datenbank, die bei der Suche nach relevanten Inhalten half. Weiters konnte man seine eigene Homepage in diese Datenbank eintragen. Das Ergebnis dieser Arbeit ist eine riesige Datenbank. Gleichzeitig entstand auch eine der bekanntesten Internetfirmen, namens Yahoo. Bald entstanden die ersten kommerziellen Webseiten, doch viele Firmen missbrauchten das Internet als reine Werbe- und Vertriebsplattform, die meist von kleinen Arbeitsgruppen innerhalb einer Marketingabteilung erstellt wurde. Durch unausgereifte Strategien der Internetpräsentation fiel es Benutzern oft schwer, in der großen Menge des Angebotes 7

13 Kapitel 2 Evolution im Web das Passende zu finden und so blieb oft der gewünschte Erfolg aus. In der Folge begannen Tageszeitungen, Fernsehsender und Magazine Beiträge und Artikel im Internet zur Verfügung zu stellen. Heutige Informationsangebote unterscheiden sich häufig von der Idee der gemeinschaftlichen Informationsverknüpfung. Ursprünglich war das Webportal nur als Eingang in das World Wide Web gedacht, in dem der Weg zu anderen Seiten gezeigt wurde, wo die gesuchte Information zu finden war. Heute werden oft personalisierte Webseiten, wie z.b. MyYahoo oder MyNetscape, angeboten, um auf die Interessen der Benutzer besser eingehen zu können. 8

14 Kapitel 3 Grundlagen für ein Workflow Management System 9

15 Kapitel 3 Grundlagen für ein WMS 3 Grundlagen für ein Workflow Management System In diesem Kapitel werden die Grundlagen für ein Workflow Management System erläutert. Zunächst werden redaktionelle Workfow-Tätigkeiten vorgestellt und anschließend mehrere darauf aufbauende Workflow Arten besprochen. 3.1 Nutzen eines Workflow Management Systems Zu den wichtigsten Aufgaben eines Workflow Management Systems zählen Rechtevergabe, History-, Gruppen- und Versionsverwaltung. Die Rechtevergabe regelt, wer welche Dokumente bearbeiten, löschen und erstellen darf. Die Gruppenverwaltung vereinfacht die Rechtevergabe durch die Zusammenfassung von Benutzern. Die History zeichnet Änderungen im Datenbestand auf. Die Änderungen werden mit Zeitstempel und Userdaten gespeichert. Die Versionsverwaltung erlaubt, die Änderungen der jeweiligen Seite zu jedem beliebigen Zeitpunkt festzustellen. Daher ist ein Workflow Management für große Redaktionsteams unumgänglich. Es verbessert die Qualität der redaktionellen Arbeit, indem es die Aufgabenverteilung und die Qualitätskontrolle durch gestaffelte Review-Zyklen unterstützt. 3.2 Redaktionelle Workflow-Tätigkeiten Webseiten werden von kreativen Leuten entwickelt, die versuchen ihre Ideen umzusetzen. Diese Ideen in eine technisch und inhaltlich brauchbare Webseite umzusetzen erfordert es, Inhalte systematisch zu produzieren und zu publizieren. Dabei durchläuft jedes so genannte Asset (bezeichnet ein Inhaltselement wie zum Beispiel ein Bild, Audio oder Video) von der Entstehung bis zur Löschung oder Archivierung mehrere Abschnitte innerhalb seines Lebenszyklus. Das Konzept des Content Life Cycle (siehe auch [Zachau03]) beschreibt alle diese Stationen der redaktionellen Workflow- Tätigkeiten bis zur Publikation im Web. Dabei spielen qualitative und prozessorientierte Aspekte eine wichtige Rolle für die effektive und effiziente Produktion korrekter und hochwertiger Inhalte. Im Folgenden werden nun die einzelnen Stationen des Workflows (Erstellung, Kontrolle, Freigabe und Wiedervorlage, Publikation, sowie Archivierung) beschrieben Erstellung Der Content einer Webseite wird aus einer Idee geboren, die ein Redakteur für das Internet umzusetzen versucht. Er bedient sich bei der Erstellung für den Inhalt 10

16 Kapitel 3 Grundlagen für ein WMS geeigneter Werkzeuge (zum Beispiel Text- oder HTML Editor für Texte, Zeichenprogramme für Grafiken) Kontrolle Die Autoren einer Webseite sind meist die unterste Ebene in einer Hierarchie von mehreren Verantwortlichen. Sie erstellen Inhalte und müssen diese zur Kontrolle und Freigabe einer höheren Instanz vorlegen. Sollen nun Inhalte auf einer Webseite veröffentlicht werden, muss der Redakteur, der den Inhalt erstellt hat, diesen in der Regel vor der Veröffentlichung einem verantwortlichen Redakteur noch einmal zur Kontrolle vorlegen. Dieser zweite Abschnitt des Workflows ist eine wichtige Stufe für die Gewährleistung der Qualität der Inhalte auf einer Webseite Freigabe und Wiedervorlage Der verantwortliche Redakteur hat nun die Möglichkeit, entweder die ihm vorgelegte Arbeit freizugeben oder noch Änderungen durch den Autor zu erwirken. In der Sprache des Workflows bezeichnet man das als Freigabe bzw. Wiedervorlage. Hat der in dieser Phase der Kontrolle autorisierte Mitarbeiter die Inhalte kontrolliert, kann er sie nun freigeben und damit die nächste Phase des Zyklus einleiten. Verbesserungswürdige Inhalte werden zur Überarbeitung an den Autor zurückgegeben (Wiedervorlage) und finden sich im Abschnitt der Erstellung wieder, wo sie weiter bearbeitet werden (siehe Abbildung 3-1) Publikation Abbildung 3-1: Redaktionelle Workflow-Tätigkeiten Hat der Ersteller eines Webinhaltes eine zufrieden stellende Arbeit geliefert und ist der verantwortliche Redakteur mit dem Inhalt einverstanden, kann das Produkt veröffentlicht werden. Entsprechend autorisierte Mitarbeiter können Inhalte nach Kontrolle und Freigabe im Web publizieren. Daher wird dieser Abschnitt des Workflows auch als Publikation bezeichnet. In der Praxis bedeutet das, dass ein neuer oder bearbeiteter 11

17 Kapitel 3 Grundlagen für ein WMS Inhalt im Intra- oder Internet veröffentlicht wird. Die vorhergegangenen Phasen haben dafür gesorgt, dass ein aktueller und korrekter Inhalt veröffentlicht wird Archivierung Ein publizierter Artikel hat möglicherweise nach einiger Zeit seinen Zweck erfüllt oder ist nicht mehr aktuell und gehört entfernt. Löschen wäre die schnellste Variante, jedoch nicht die beste. Die Archivierung alter Inhalte ist sinnvoll, denn so kann man alte Stände der Webseite einsehen oder wiederherstellen oder auf Basis alter Artikel neue erstellen. Bei der Archivierung unterscheidet man zwischen internen und öffentlichen Archiven. Im ersten Fall werden Inhalte nur für interne Zwecke wie zum Beispiel für die Dokumentation oder die Wiederverwendung archiviert. Der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellte Archive bieten dem Benutzer der Webseite recherchierbare Daten. 3.3 Workflow Arten Es existieren verschiedene Workflow-Arten. Die beiden gängigsten Typen werden nun vorgestellt. Zum einen gibt es den Manuellen Workflow, zum anderen den Automatisierbaren Workflow. Der Manuelle Workflow wird durch die drei Kategorien Sicherheits-, Standard- und Express-Workflow repräsentiert. Der Automatisierbare Workflow ist durch den Trusted Workflow (Automatische Publikation) und den Neue Partner"-Workflow (Automatischer Import mit manueller Freischaltung) vertreten. Um einen Workflow zu initiieren, wird zunächst eine Recherche zum jeweiligen Thema durchgeführt. Die Ergebnisse werden bearbeitet und können in einer Vorschau besichtigt werden. Nach erfolgter Fertigstellung wird der Artikel vom Autor zum Veröffentlichen gekennzeichnet. Der Content Manager prüft das Dokument und gibt es frei. Zuletzt wird der Artikel vom Portal Manager geprüft und publiziert. Je nach Größe der Redaktion können einige Schritte wegfallen bzw. die Aufgaben der einzelnen Verantwortlichen von einer Person ausgeführt werden Manueller Workflow In Abhängigkeit von den zur Verfügung stehenden Redakteuren, der Zuverlässigkeit der Informationen und der Dringlichkeit Artikel zu veröffentlichen, teilt man den Manuellen Workflow in drei verschiedene Kategorien: Sicherheits Workflow, Standard Workflow und Express Workflow. Diese Kategorien werden im Folgenden kurz erläutert: o Sicherheits Workflow Der Sicherheits Workflow wird mit einem Sechs-Augen-Prinzip realisiert. Die Dokumente werden vom Redakteur und Content Manager Korrektur gelesen und 12

18 Kapitel 3 Grundlagen für ein WMS erst vom Portal Manager, nach einer weiteren Überprüfung, für den Webauftritt freigeschalten. Dies wird vor allem dann verwendet, wenn Inhalte von außenstehenden Redaktionen bereitgestellt werden (siehe Abbildung 3-2). Abbildung 3-2: Sicherheits Workflow o Standard Workflow Beim Standard Workflow wendet man das Vier-Augen-Prinzip an. Dabei fungiert der Content Manager auch als Portal Manager und erledigt das Korrekturlesen und Freischalten in einem Arbeitsschritt. Korrekturmeldungen von größerem Ausmaß gehen direkt an den Redakteur zurück (siehe Abbildung 3-3). Abbildung 3-3: Standard Workflow 13

19 Kapitel 3 Grundlagen für ein WMS o Express Workflow Bei Themen, die innerhalb kürzester Zeit veröffentlicht werden müssen (z.b. Nachrichten), verwendet man den Express-Workflow. Das Vier-Augen-Prinzip wird bei dieser Art der Portalwartung nicht mehr weiterverfolgt. Alle Änderungen und Veröffentlichungen werden von einem portalverantwortlichen Redakteur ausgeführt. Der Redakteur fungiert demnach als Redakteur, Content und Portal Manager (siehe Abbildung 3-4). Abbildung 3-4: Express Workflow Automatisierbarer Workflow Beim Automatisierbaren Workflow kann man zwei Unterarten unterscheiden: Trusted Workflow und Neue Partner -Workflow. Der Trusted Workflow / Automatische Publikation", überprüft einen automatisch zur Verfügung gestellten Inhalt mit Hilfe einer so genannten Stopp-Wort-Liste. Beim Neue Partner Workflow / Freischaltung" werden Artikel von neuen Partnern durch den Portal Manager geprüft und erst danach publiziert. Im Folgenden werden diese beiden Unterarten des Automatisierbaren Workflows kurz vorgestellt: o Trusted Workflow / Automatische Publikation Automatisch zur Verfügung gestellte Inhalte bzw. Artikel werden beim Trusted Workflow durch eine Stopp-Wort-Liste, die diesen auf z.b. unerwünschte Stichwörter durchsucht, überprüft. Eine manuelle Manipulation wird nur dann notwendig, wenn die Stopp-Wort-Liste einen Treffer aufweist. In diesem Fall muss 14

20 Kapitel 3 Grundlagen für ein WMS der Portal Manager eine Überprüfung durchführen. Sollte der Artikel in dieser Form nicht veröffentlicht werden können, wird der Artikel zurück an den Autor geschickt. Der weitere Ablauf entspricht dann wieder dem Manuellen Workflow (siehe Abbildung 3-5). Abbildung 3-5: Trusted Workflow o "Neue Partner"-Workflow / Automatischer Import mit manueller Freischaltung Beim Neue Partner"-Workflow werden Artikel externer Redaktionen, deren Inhalte automatisch übernommen werden sollen, immer vor der Veröffentlichung von einem Portal Manager geprüft. Entsprechen die Artikel nicht dessen Vorstellungen, wird das Dokument abgewiesen und wieder einem manuellen Workflow unterzogen (siehe Abbildung 3-6). Abbildung 3-6: Neue Partner"-Workflow 15

21 Kapitel 3 Grundlagen für ein WMS Nachdem in diesem Abschnitt kurz die Grundlagen für ein Workflow Management System, von den redaktionellen Tätigkeiten bis hin zu den Workflow Arten, beschrieben wurden, beschäftigt sich das folgende Kapitel mit dem Web Publishing. 16

22 Kapitel 4 Web Publishing 17

23 Kapitel 4 Web Publishing 4 Web Publishing Für den Erfolg eines Webauftritts sind vor allem die Qualität und die Menge des Inhaltes ausschlaggebend. Insbesondere ist in diesem Zusammenhang von Bedeutung, dass die Informationen aktuell sind bzw. die Internetseiten entsprechend aktualisiert werden. Zum effektiven Management von Inhalten ist auch Wissen über die Struktur des Web- Contents erforderlich. Der Inhalt einer Webseite ist aus den verschiedensten Elementen aufgebaut. Vom einfachen Text über Bilder bis hin zu multimedialen Präsentationen. Diese unterschiedlichen Inhaltselemente unterliegen verschiedenen Änderungsfrequenzen, einige ändern sich beinahe täglich (z.b.: Nachrichtenmeldungen) andere hingegen bleiben jahrelang gleich (z.b.: Logos). Die Kategorisierung von Inhaltselementen einer Webseite ist sehr hilfreich und erlaubt einen frühzeitigen Überblick über die Struktur der zu erstellenden Internetseite. Gleichzeitig lässt sich der zu leistende Aufwand zur Erstellung und Beschaffung der erforderlichen Inhalte abschätzen. 4.1 Digitale Assets Ein Asset ist grundsätzlich eine Form von Content. Content ist Information in strukturierter, schwach strukturierter oder unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt wird. Ein Asset besteht zum einen aus multimedialen unstrukturierten Informationsobjekten wie Bildern, Grafiken, Präsentationen oder Multimedia-Inhalten wie Audio und Video, zum anderen aus strukturierten Metainformationen. Erst durch das Hinzufügen der strukturierten Metadaten wird aus einem Medieninformationsobjekt, welches lediglich Informationen darstellt, ein wertbehaftetes Asset", welches verfügbar, recherchierbar, wiederverwendbar und handelbar wird. Die strukturierten Metadaten beinhalten beispielsweise Informationen zum Autor, zu Urheberrechten, Erstellungsdatum und Formatinformationen. Eine Webseite kann also aus vielen Assets bestehen. Diese digitalen Assets können in übliche Webinhalte, multimediale Assets, applikationsgebundene Assets, transaktionelle Assets und Community Assets unterteilt werden: o Übliche Webinhalte Das sind Texte, Bilder und Links. Sie sind das Grundgerüst jeder Webseite. 18

24 Kapitel 4 Web Publishing o Multimediale Assets Unter multimedialen Assets versteht man unter anderem Audio- und Video- Elemente und auch streaming-formate oder Flash Animationen. o Applikationsgebundene Assets Solche Assets benötigen zu ihrer Darstellung das Programm, mit dem sie erstellt wurden. o Transaktionelle Assets Sie werden im Bereich E-Commerce benötigt, um Transaktionen einer Bestellung abzuwickeln. o Community Assets Community Assets ermöglichen Besuchern, aktiv die Inhalte einer Webseite mitzugestalten. Jede Art von Assets benötigt andere Werkzeuge zu ihrer Erstellung und Bearbeitung. Der Content Life Cycle ist jedoch immer der gleiche. Es ist für einen Webmaster oder Online-Redakteur fast unmöglich, alle Entwicklungswerkzeuge und Programmiersprachen zu beherrschen, um lediglich die üblichen Assets produzieren zu können. Jedes Assets benötigt seine ganz spezielle Bearbeitung. Manche müssen täglich andere überhaupt nie aktualisiert werden. Eine effektive und effiziente Verwaltung und Verarbeitung unterschiedlicher Assets erfordert eine genaue Klassifizierung. Es hat sich eine Klassifizierung in Abhängigkeit des Änderungsbedarf und der Gültigkeitsdauer als praktikabel herausgestellt: o Statische Informationen besitzen genau einen Zustand und werden nach der Erstellung nicht mehr verändert. o Dynamische Informationen haben einen sehr hohen Grad an Aktualität. Dies erfordert eine Aktualisierung in kurzen, unregelmäßigen Abständen. o Semidynamische Informationen sind eine Mischform aus dynamischem und statischem Inhalt. 4.2 Web Publishing ohne ein WMS Der Prozess des Web Publishing wird durch den Erstellungsprozess der digitalen Assets bestimmt, der im vorangegangenen Abschnitt beschrieben wurde. An diesem Prozess ist 19

25 Kapitel 4 Web Publishing eine Vielzahl von verschiedenen Mitarbeitern beteiligt. Es gibt Redakteure, die die Texte schreiben, Grafiker, die Illustrationen gestalten und verantwortliche Redakteure, die letztendlich für die Kontrolle und Freigabe verantwortlich sind. Die Hauptlast im herkömmlichen Web Publishing liegt jedoch beim Webmaster, der für die Administration des Webservers die Verantwortung trägt. Die Mehrzahl der am Web Publishing beteiligten Personen sind mit der Recherche der Inhalte beschäftigt und haben in der Regel nicht das technische Wissen, um Webinhalte selbst auf eine Webseite stellen zu können. So ist der Webmaster das letzte Glied in der Publikationskette. Im Extremfall ist er nicht nur für das Online-Stellen der Inhalte zuständig sondern auch für deren Aufbereitung, wie zum Beispiel deren Umwandlung in HTML. Dies führt oft dazu, dass Artikel nicht von denjenigen ins Netz gestellt werden, die sie konzipiert haben. Der Webverantwortliche wird somit auch zum Flaschenhals im Publishingprozess und der Arbeitsfluss wird dadurch verlangsamt. Dies hat zur Folge, dass keine parallele Verteilung der Aufgaben auf alle Ressourcen stattfinden kann und alle Arbeitsflüsse bei einer Person oder bei einer Arbeitsgruppe zusammenlaufen (siehe auch Abbildung 4-1). Abbildung 4-1: Web Publishing ohne ein WMS 20

26 Kapitel 4 Web Publishing 4.3 Web Publishing mit einem WMS Viele Probleme und Engpässe des herkömmlichen Web Publishing können mit einem WMS gelöst werden. Diese Systeme bilden das Modell des Workflows ab und versuchen, diesen weitgehend zu automatisieren. Diese Automatisierung ermöglicht es, technisch wenig geschulte Redakteure, in den Prozess des Web Publishing einzubinden. Die konzeptionelle Grundlage des Workflows ist eine Abstraktion, bei der Inhalt und Darstellung getrennt werden. Übliche HTML-Seiten haben die Darstellung und Anordnung der einzelnen Assets wie zum Beispiel Texte und Bilder direkt zusammen mit den Inhalten in einer Seite gespeichert. Dadurch können nur Mitarbeiter mit HTML- Kenntnissen Internetseiten erstellen. In einem Workflow Management System werden nun Assets getrennt gespeichert und ihre Darstellung auf Webseiten über Vorlagen generiert. Diese Templates genannten Vorlagen definieren die Darstellung der Assets im Web. Die Trennung von Inhalt und Layout bietet den wesentlichen Vorteil, dass die Erstellung des Inhaltes von der Webseiten-Programmierung unabhängig ist. Ein weiterer Vorteil ist die konsequente Einhaltung eines gleichbleibenden Layouts in der ganzen Internetpräsentation. Dies bringt den Vorteil, dass bei einem Redesign des Webauftritts nur die Templates geändert werden müssen und so der Arbeitsaufwand nur für das Gestalten des Designs anfällt (siehe Abbildung 4-2). WMS Abbildung 4-2: Web Publishing mit einem WMS 21