Ausgabe 3 Juni Einführung einer neuen ERP-Software. Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

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1 Einführung einer neuen ERP-Software Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, Ausgabe 3 Juni 2018 bis zur Umstellung auf SAP S/4 HANA ist es nun kein ganzes halbes Jahr mehr. Wie erhalten viele Rückfragen und Meldungen, die uns zeigen, dass sich die meisten von Ihnen schon mit der Thematik und dem neuen System befassen. Das freut uns sehr! In unserem Juni- Newsletter möchten wir Ihnen daher die verschiedenen SAP-Module vorstellen. Aktuell sind die Funktionstests in vollem Gange. Was das genau bedeutet und auch was es mit dem SolMan auf sich hat, möchten wir Ihnen unter dem Punkt Stand der Dinge erklären. In den Neuigkeiten machen wir Sie mit der Rollen-Nutzer-Matrix vertraut. Wir berichten diesen Monat zudem über die Informationsveranstaltungen, die bereits laufen und laden Sie herzlich ein, an den weiteren Veranstaltungen teilzunehmen. Welche das in der nächsten Zeit sind erfahren Sie unter dem Punkt Ausblick/Termine. Bitte machen Sie weiterhin Werbung für unseren Projekt-Newsletter und verweisen interessierte Kolleginnen und Kollegen darauf, dass über den Link ganz einfach ein Abonnement möglich ist. Vielen Dank für Ihr Interesse und weiterhin viel Spaß beim Lesen wünschen Andrea Schöneberg & Axel Schlinghoff (Operative Projektleitung WARP) Inhalt 01 Über WARP 02 Stand der Dinge 03 Neuigkeiten 04 Ausblick/Termine 05 Die aktuelle Zahl 06 Kurzportrait des Monats 1

2 01 Über WARP SAP S/4 HANA ist das neue ERP-System zum FI-AA (Anlagen Buchhaltung) HCM-TV (Reisekosten) embedded BW (Berichtswesen) Welches SAP Modul löst welches HIS-GX-Modul ab? 2

3 02 Stand der Dinge Meilenstein 2 ist erreicht! Die Firma IBM hat das SAP-System weitestgehend auf unsere universitätsspezifischen Belange angepasst und programmiert. Wir begrüßen den SolMan in unserem Projekt! Das hört sich allerdings aufregender an, als es ist! Der SolMan heißt ausgesprochen Solution Manager und ist das technische Instrument, mit dessen Unterstützung wir die Testphasen durchführen und dokumentieren. Die Funktionstests haben begonnen und werden im Laufe des Junis fortgeführt. Wir testen also zunächst die reine Funktion: Läuft das System so, wie wir das wollen. An die Funktionstests schließen sich die integrativen Tests an. Hierbei werden modulübergreifende Sachverhalte innerhalb des SAP- Systems getestet, also z.b. ob das Initiierung einer Beschaffung auch wie geplant die Bildung einer Verbindlichkeit im entsprechenden Budget zur Folge hat. SAP ist ein voll integratives System, d.h. anders als im bisherigen HIS-System können und sollen Aktionen in einem Modul oft auch automatisch Aktionen in einem anderen Modul auslösen. Dies ist definitiv ein großer Fortschritt, da hierdurch Doppeleingaben vermieden werden und eine höhere Transparenz über alle budgetrelevanten Aktionen hergestellt wird. 03 Neuigkeiten Im Zuge der flächendeckenden Kommunikation zur SAP-Einführung ist die Projektleitung bereits in viele Fakultäten, Fachbereiche und Gremien eingeladen worden, um zum aktuellen Stand der Dinge zu berichten. Die rege Teilnahme der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeigt, dass überall das Interesse geweckt ist und man sich auf den Wechsel des Systems einstellt. Vor allem die Fragerunden am Ende der Veranstaltungen wurden intensiv genutzt, um konkrete, teils (fakultäts)spezifische, aber auch teils generelle Fragen loszuwerden. Wir bemühen uns stets, alle Fragen direkt vor Ort zu beantworten und für eine spätere FAQ-Liste zu dokumentieren. Auf Grund der hohen Nachfrage nach Information bieten wir weitere Veranstaltungen an (s. 04 Ausblick/Termine). In den Informationsveranstaltungen versuchen wir ganz konkret darzustellen, welche Änderungen auf Sie zukommen und welche Vorteile hiermit verbunden sind. In den Bereichen Beschaffung, Personal und Finanzen werden zukünftig viele Prozesse digital dargestellt. Medienbrüche werden vermieden und Zuständigkeiten in den neuen Arbeitsabläufen klar verteilt. Was hat es mit der Rollen-Nutzer-Matrix auf sich, von der nun so oft die Rede ist? Viele Berechtigungen und Freigaben laufen ab Januar 2019 über das SAP-System. Nur die durch Lizenzen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (inklusive deren Vertreterinnen und Vertreter) werden dann die Vorgänge digital anstoßen oder freigeben dürfen. Welche Rollen genau hinter den Berechtigungen und Freigaben stecken, darüber werden wir in Kürze auf schriftlichem Wege ALLE künftig mit dem System arbeitenden Organisationseinheiten informieren. 3

4 Heute wollen wir allerdings schon einmal vorab darauf hinweisen, dass in Vorbereitung der Einrichtung der SAP-Berechtigungen eine aktuelle Erhebung der künftigen Nutzer erforderlich ist. Dies tun wir mit Hilfe der sogenannten Rollen-Nutzer-Matrix. Hierin wird abgebildet, welcher Mitarbeitende welche konkreten Berechtigungen für welche Budgets erhält. Diese Matrix liefert die Grundlage zur Verteilung der SAP-Lizenzen und gibt allen Fakultäten, Instituten, Dezernaten und sonstigen Organisationseinheiten die Gelegenheit, die derzeitigen Rollen und Zuständigkeiten aus einem anderen, in die Zukunft gerichteten, Blickwinkel zu betrachten. Nähere Infos folgen in Kürze! 04 Ausblick/Termine Informationsveranstaltungen für alle künftigen Nutzer und Interessierten - Universitätsverwaltung, Zentrale Betriebseinheiten, Zentrale Wissenschaftliche Einrichtungen, Zentren, Mitgliedervertretungen und sonstige Organisationseinheiten sowie für Projektleiterinnen und Projektleiter größerer Drittmittelprojekte am , , , jeweils Uhr, Festsaal, Universitäts-Hauptgebäude (Einladungen folgen) Netzwerktreffen Hochschulsekretärinnen am , Uhr, Hörsaal Lyra, Alte Sternwarte, Poppelsdorfer Allee Die aktuelle Zahl Jahre liegen zwischen unserem jüngsten und unserem ältesten WARP-Kollegen. Das Projekt WARP ist also nicht nur durch themen- und fachübergreifendes Arbeiten sondern auch durch ein generationsübergreifendes Miteinander geprägt. 4

5 06 Kurzportrait des Monats Regina Trommer Regina Trommer ist 44 Jahre alt, Verwaltungsfachangestellte und in der Abteilung 5.1 für die Bearbeitung der administrativen Drittmittel, Uni MasterCard und die Zugriffsberechtigungen Haushalt Online zuständig. Im Projekt WARP ist sie Key-Userin im Rechnungswesen. Frau Trommer, was gefällt Ihnen an Ihrer Arbeit? Die Vielfältigkeit. Durch die Überschneidung meiner Tätigkeiten mit den Aufgabengebieten vieler Kolleginnen und Kollegen habe ich einen guten Gesamtüberblick über den Bereich Finanzen und kann des Öfteren problemlösend tätig werden. Was erhoffen Sie sich von WARP? Als Mitarbeiterin im Bereich Finanzen hat WARP direkten Einfluss auf meinen Arbeitsalltag. Sowohl die Vereinfachung bzw. Neugestaltung von Geschäftsprozessen, als auch die Einführung der neuen (und dann auch einzigen) Software sollten nach Ihrer Etablierung das Tagesgeschäft vereinfachen. Was ist Ihnen wichtig? Mir persönlich ist es ganz wichtig, dass sich niemand übergangen oder zurückgelassen fühlt. WARP ist ein Projekt der gesamten Verwaltung bzw. Universität und muss somit gegenüber allen Mitarbeitern kommuniziert und im optimalen Falle auch von allen Mitarbeitern unterstützt werden. Vielen Dank, liebe Frau Trommer! Abonnieren können Sie den Newsletter über den Link: KONTAKT: Projekt WARP Quantiusstr Bonn Andrea Schöneberg - operative Projektleiterin 0228/ Dr. Axel Schlinghoff - stv. operativer Projektleiter 0228/ Sabine Albert-Brady - Projektassistenz 0228/