Online-Hotelbuchung mit CultBooking

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1 Online-Hotelbuchung mit CultBooking Cultuzz Digital Media GmbH Friedrichstr. 231, Berlin Tel. +49 (30) Fax +49 (30) Version vom:

2 1. Cultuzz Digital Media GmbH. Wer wir sind. 2. Die Reservierung eines Hotelzimmers. Wie es der Gast sieht. 3. Das Softwareprogramm CultBooking. Wie es funktioniert. 4. Das Angebot. Was es kostet und wie es weitergeht. Seite 2

3 Cultuzz Digital Media GmbH Webbasierte Softwareentwicklung für die Branchen Tourismus, Hotellerie und Gastronomie Leistungen: - Websiteerstellung, Domainregistrierungen, Hosting - Content Management (Website, Distribution) - emarketing (Newsletter) - Vertrieb über die ebay-auktionsplattform - Datenbankapplikationen - Schnittstellenprogrammierung - Individualentwicklungen und Online-Buchungssystem für die Hotellerie Seite 3

4 Produkte mit Synergie CultCMS CultPrint CultBay Cultuzz Medienneutrale Datenbank Cult Switch CultMail Cult Booking Seite 4

5 1. Cultuzz Digital Media GmbH. Wer wir sind. 2. Die Reservierung eines Hotelzimmers. Wie es der Gast sieht. 3. Das Softwareprogramm CultBooking. Wie es funktioniert. 4. Das Angebot. Was es kostet und wie es weitergeht. Seite 5

6 CultBooking Anwendungsbeispiele Zimmerbuchung über die Greenline-Website 1. Buchungsdaten eingeben 2. Zimmeranzahl eingeben 3. Persönliche Angaben + ABG akzeptieren 4. -Kommunikation Zimmerbuchung über eine Hotel-Website Schrittfolge siehe oben Arrangementbuchung mit Verfügbarkeitskalender Seite 6

7 1. Buchungsdaten eingeben (Direktbuchung auf der Greenline-Website) Direkt-Buchen auf der Greenline- Website Eingabemaske für Geographie- und Reisedaten mit Verfügbarkeitsprüfung; Firmenkunden geben zusätzlich einen Tarifschlüssel ein Kalenderansicht zur Einstellung der An- und Abreisedaten Seite 7

8 1. Buchungsdaten eingeben (Hotelbuchung auf der Greenline-Website) Nach dem Klick erscheint ein Formular auf dem die Zimmerverfügbarkeiten des Hotels geprüft werden können Seite 8

9 2. Zimmeranzahl eingeben (Greenline-Website) Anzahl der gewünschten Zimmer auswählen und Buchung fortsetzen Detailinformationen zum Zimmer: Beschreibung, Ausstattung und Bilder Seite 9

10 3. Persönliche Angaben + AGB akzeptieren (Greenline-Website) Persönliche Angaben der buchenden Person Seite 10

11 4. -Kommunikation Nach dem Klick auf den Buchen-Knopf erhält der Gast eine mit den Buchungsdaten. Diese kann als Nachweis für die Buchung dem Hotel bei Ankunft vorgelegt werden. Als Alternative gibt es die Möglichkeit eine Reservierungsmail dazwischen zu schalten, die innerhalb von 30 Minuten bestätigt werden muss, ansonsten verfällt der Anspruch auf das Zimmer (um Spaßreservierungen zu vermeiden). Nach Buchungsbestätigung erhält der Gast im Anschluss eine 2. Mail mit allen Buchungsangaben und der Möglichkeit, die Buchung bis kurz vor Anreisedatum zu stornieren. Seite 11

12 Zimmerbuchung über eine Hotel-Website Implementierung eines Reservierungs-/Buchungs-Links Die selben Schritte zur Buchung wie auf der VCH-Website Tarifschlüssel für Firmenkunden Seite 12

13 Arrangementbuchung mit Verfügbarkeitskalender Stammdaten des Hauses mit Logo Beschreibung des Arrangements mit Bild Tarifschlüssel für Firmenkunden Grün hinterlegte Termine sind verfügbar, bei Klick öffnet sich das Formular für die Buchung Andere Arrangements können angezeigt werden Seite 13

14 Arrangementanfrage per Beim Klick öffnet sich automatisch das Programm mit der Mailadresse des Hotels Seite 14

15 1. Cultuzz Digital Media GmbH. Wer wir sind. 2. Die Reservierung eines Hotelzimmers. Wie es der Gast sieht. 3. Das Softwareprogramm CultBooking. Wie es funktioniert. 4. Das Angebot. Was es kostet und wie es weitergeht. Seite 15

16 CultBooking - Online-Reservierungssystem Das Potential von Online-Buchungssystemen Die Zahl der Online-Buchungen für Hotels steigt jährlich um 25%* 52% aller Online-Buchungen im Jahr 2002 wurden direkt über Hotelwebseiten getätigt* Reduzierung von Prozess- und Provisionskosten Wie CultBooking funktioniert Schnelle und einfache Einbindung in jede Website Einfache Einrichtung aller zimmerrelevanten Informationen und einfache Pflege der Verfügbarkeiten über eine Kalenderansicht Buchbare Arrangements basierend auf Zimmerverfügbarkeiten Company rates auf Hotelebene und auf der Ebene der Hotelzentrale einstellbar Yield-Management einstellbar in Abhängigkeit von Auslastung und Zeit Sperrung des Hauses mit einem Mausklick *Quelle: Forrester Research 2002 Seite 16

17 Pflege Ihrer Verfügbarkeiten in wenigen Schritten 1. Stammdaten: Name, Anschrift Logo, Bilder, AGB-Text 2. Definition: Zimmerkategorien, Saisondaten, Preisgruppen 5. Einstellungen: Einbindung der Links auf eigener Hotelwebsite 5. Einstellungen: Ampeleinstellungen für Zimmeranzahl, Korrespondenz- und texte, Buchungsgarantien 6. Pflege der Zimmerverfügbarkeiten 7. Arrangements 3. Verknüpfung 8. Tarifgruppen 4. Hotel online stellen 9. Buchungsübersicht 10. Buchungsstatistik Seite 17

18 Loggen Sie sich ein Auf unserer Seite oder können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort einloggen. Falls sie Ihr Passwort einmal vergessen haben sollten, können Sie sich hier ein neues Passwort an Ihre -Adresse schicken lassen. Seite 18

19 1. Schritt: Stammdaten Bitte überprüfen Sie vor der Benutzung von CultBooking die Eintragungen in folgenden Menüpunkten: 1. Bilderverwaltung bis zu 3 Bilder je Zimmerkategorie (Bildgröße optimal 180 x 130; Dateigröße max. 35 Kb; JPG-Format) 2. Dateiverwaltung - AGB Text hochladen. 3. Objektdaten - Stammdaten - AGB zuordnen - Logo auswählen Seite 19

20 2. Schritt: Definition von Zimmerkategorien Übersicht Information über die Zimmer-Saison- Preise Bevor ein Zimmer online gestellt werden kann, muss diese vorher einer Saison und einem Preis zugeordnet werden (Schritt 3) Zimmerkategorie bearbeiten Übersicht über die zuvor definierten Zimmerkategorien mit Art, Anzahl und Status Seite 20

21 2. Schritt: Definition von Zimmerkategorien Neue Kategorie erstellen Aussstattungsmerkmale ankreuzen Standardangaben zu Ihrer Zimmerkategorie Es können max. 3 Bilder aus der Bilderverwaltung zugeordnet werden Kurzbeschreibung Ihrer Zimmerkategorie mit max. 250 Zeichen Nach Anlage einer Zimmerkategorie, diese dann in der Übersicht online stellen. Seite 21

22 2. Schritt: Definition von Zimmerkategorien Ausstattungsmerkmale eintragen Markieren aller in der jeweiligen Zimmerkategorie vorhandenen Ausstattungsmerkmale Seite 22

23 2. Schritt: Definition von Zimmerkategorien Beschreibungstext Zur Beschreibung einer Zimmerkategoríe kann hier ein kurzer Text mit max. 250 Zeichen eingesetzt werden. Seite 23

24 2. Schritt: Definition von Zimmerkategorien Bilder zuordnen Zuordnung von bis zu 3 Bildern aus der Bilderverwaltung zur jeweiligen Zimmerkategorie Seite 24

25 2. Schritt: Definition der Saisondaten Übersicht Mehrschichtige Darstellung Ihrer Saisondaten Information, dass diese Saison mit Zimmerkategorie(n) und Preisgruppe(n) verknüpft ist Saison bearbeiten Saison löschen Saison mit Verknüpfungen kopieren Seite 25

26 2. Schritt: Definition der Saisondaten Neue Saison anlegen Entsprechend den Buchungsgarantien(unter Einstellungen) wählbar zwischen Direktbuchung- ohne Garantie und Bestätigung Beim Anlegen einer neuen Sperr-Saison darauf achten, dass damit alle vorher festgelegten Sonderpreise überschrieben werden! Seite 26

27 2. Schritt: Definition der Preisgruppen Übersicht Information, dass diese Preisgruppe mit Zimmerkategorie(n) und Saison(s) verknüpft ist Preisgruppe bearbeiten Preis löschen Seite 27

28 2. Schritt: Definition der Preisgruppen Neue Preisgruppe anlegen Bezeichnung für die neue Preisgruppe angeben Als Preisart den Basispreis wählen Entsprechenden Preis eintragen! Seite 28

29 3. Schritt: Verknüpfung herstellen Übersicht Information über die Verknüpfungen Jeweilige Saison mit Zimmern und entsprechenden Preis verknüpfen Seite 29

30 3. Schritt: Verknüpfung herstellen Verknüpfungen erstellen und Zimmerart online stellen Jede Zimmerart muss mit einer Saison und einem Preis verknüpft werden! Anschließend zurück zum Menüpunkt Zimmerkategorien und dort die Zimmerart auf ON stellen! Seite 30

31 4. Schritt Hotel mit 1. Klick online und offline stellen Mit einem Klick kann das ganz Hotel online bzw. offline gestellt werden Nach dem online Stellen sind Sie im Internet mit Zimmern verfügbar. Die Verfügbarkeiten können Sie nun in Zukunft über den Verfügbarkeitskalender auch manuell pflegen. Seite 31

32 5. Schritt: Weblinks zur Einbindung in die Hotel Webseite Dabei ist zu unterscheiden zwischen Zimmerbuchung und Arrangementbuchung, deshalb werden zwei Links zur Einbindung von CultBooking in die Webseite des Hotels zur Verfügung gestellt Seite 32

33 5. Schritt: Festlegen der Priorität der Buchungsgarantien Grundsätzlich gilt die Buchungsgarantie der jeweiligen Saison. Die Standardeinstellung ist relevant bei Buchungen über Saisongrenzen hinweg. Seite 33

34 5. Schritt: Korrespondenztexte und texte Auswahl unserer mehrsprachigen Vorlagen Texte frei editierbar; Platzhalter nicht löschen! Standardtext wiederherstellen Vorschaufunktion verfügbare Variablen zum einfachen Einsetzen in den Text Vor dem Einfügen markieren! Seite 34

35 5. Schritt: Ampeleinsstellung für Zimmeranzahl in der Verfügbarkeit Hier können Sie angeben, ab welcher Zimmeranzahl die "Ampel" im Verfügbarkeitskalender gelb bzw. rot werden soll. Seite 35

36 5. Schritt: Hotelsoftware einstellen Durch die Verbindung der Hotelprogramme zu CultBooking können Sie Ihre freien Zimmer automatisch per Knopfdruck an die Hotelwebsite melden! Seite 36

37 6. Schritt: Pflege der Verfügbarkeiten (Monatsansicht) Zimmerkategorie wählen, um Verfügbarkeiten zu sehen Mit Klick auf die Kalenderwoche gelangt man in die Wochenansicht Seite 37

38 6. Schritt: Pflege der Verfügbarkeiten (Wochenansicht) Verfügbarkeiten und Preise werden durch Verknüpfungen übernommen, können aber auch manuell eingepflegt werden. rot=belegt, gelb=teilweise belegt grün=freie Kapazität Seite 38

39 6. Schritt: Pflege der Verfügbarkeiten (Tagesansicht) Auf Tagesebene können weitere Einstellungen manuell vorgenommen werden Seite 39

40 7. Schritt: Anlegen von Arrangements Übersicht Das Arrangement Statusinformation: ON-line bzw. ON oder OFF OFF-line stellen stellen Seite 40

41 7. Schritt: Anlegen von Arrangements Neues Arrangement anlegen Titel des Arrangements eingeben Beschreibungstext einpflegen Seite 41

42 7. Schritt: Anlegen von Arrangements Festlegen eines Gültigkeitszeitraumes Festlegen des Gültigkeitszeitraumes für das entsprechende Arrangement Seite 42

43 7. Schritt: Anlegen von Arrangements Einpflegen der Stammdaten Titel und Beschreibung anlegen, sowie einen gültigen Zeitraum Notwendige Stammdaten für das Arrangement Seite 43

44 7. Schritt: Anlegen von Arrangements Bilder zuordnen Zuordnung eines Bildes zum jeweiligen Arrangement Aktualisieren bitte nicht vergessen! Seite 44

45 7. Schritt: Anlegen von Arrangements Rubriken festlegen Markieren der entsprechenden Rubrik für das jeweilige Arrangement Seite 45

46 7. Schritt: Anlegen von Arrangements Distributionen festlegen Statusinformation: ON oder OFF stellen An dieser Stelle können Sie das Arrangement in den vorhandenen Vertriebskanälen anbieten z.b. 1. CultBay.com = ebay Auktionen 2. Hotel Muster = eigene Website Anschließend zurück zur Übersicht und das Arrangement auf ON stellen! (Seite 40) Seite 46

47 8. Schritt: Anlegen von Firmenraten für Zimmerbuchungen und Arrangementbuchungen Löschen der Firmenrate Beim Anlegen einer neuen Tarifgruppe wird ein Schlüssel generiert, den der Firmenkunde erhält. Dieser Schlüssel wird in der Suchmaske eingegeben, um die Firmenpreise anzeigen zu lassen. Unter Bearbeiten können Sie den Namen auch ändern. Einstellungen bearbeiten und anschließend Status auf ON stellen Das Anlegen von Firmenraten ist auf Hotelebene und auf der Ebene der Zentrale einstellbar! Seite 47

48 8. Schritt: Bearbeitung Firmenraten für Arrangementbuchungen An dieser Stelle können Sie einen individuellen Namen vergeben Ein Aktualisierung ist sowohl für Zimmer- als auch für Arrangementtarife möglich! Seite 48

49 8. Schritt: Bearbeitung Firmenraten für Zimmerbuchungen Gültigkeitszeitraum für Firmenrate definieren Firmenpreise verstehen sich als Festpreise oder als %oder absolute Ab- bzw.- Zuschläge auf den Tagespreis Festlegen für welche Zimmerarten dieser Firmentarif gültig ist Seite 49

50 8. Schritt: Bearbeitung Firmenraten für Arrangementbuchungen Gültigkeitszeitraum für Firmenrate definieren Firmenpreise verstehen sich als Festpreise oder als %oder absolute Ab- bzw.- Zuschläge auf den Tagespreis Festlegen für welche Arrangements dieser Firmentarif gültig ist Seite 50

51 9. Schritt: Buchungsübersicht Hier sehen Sie die Kontaktdaten der Buchungsperson(en) Zukünftige Buchungen = Vor Anreise Aktuelle Buchungen = Gäste befinden sich im Hotel Vergangene Buchungen = Nach Abreise Während der Buchung hinterlassene Kurznachrichten Seite 51

52 10. Schritt: Buchungsstatistik Zeitraum eingeben, für den die Umsätze eingezeigt werden Seite 52

53 1. Cultuzz Digital Media GmbH. Wer wir sind. 2. Die Reservierung eines Hotelzimmers. Wie es der Gast sieht. 3. Das Softwareprogramm CultBooking. Wie es funktioniert. 4. Das Angebot. Was es kostet und wie es weitergeht. Seite 53

54 CultBooking Leistungen und Preise Einrichtung Sie können die Einrichtung selbst durchführen oder an uns übertragen. Je nach Aufwand berechnen wir dafür 99,00 bis 149,00. Nutzung Unser Online-Buchungssystem steht Ihnen für unbegrenztes Buchungsvolumen kostenfrei zur Verfügung. Wenn Sie das Inkasso nicht selbst durchführen wollen, sind wir gern bereit, diese Leistung für 3% vom Buchungserlös für Sie zu übernehmen. Seite 54

55 Cultuzz Digital Media GmbH Michael Jarugski Vertriebsleiter Kathrin Drescher Vertrieb Hotellerie Hannes Waschow Vertrieb Hotellerie Heike Blieder Vertrieb Hotellerie Andreas Bahner Vertrieb Hotellerie Ruben Vetter Vertrieb Hotellerie Ralf Weissmann Vertrieb Hotellerie Cultuzz Digital Media GmbH Friedrichstr Berlin Tel.: +49 (30) Fax: +49 (30) Alfred Maruša Interface Managment Uwe Steinbach International Partnership Seite 55