Documentation OpenScape Office V3 myattendant

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1 myattendant, Bedienungsanleitung P31003P1030U HZ840D /2011 Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG Documentation OpenScape Office V3 myattendant Bedienungsanleitung A31003-P1030-U Siemens Enterprise Communications

2 Unser Qualitäts- und Umweltmanagementsystem ist entsprechend den Vorgaben der ISO9001 und ISO14001 implementiert und durch ein externes Zertifizierungsunternehmen zertifiziert. Copyright Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG 2011 Hofmannstr. 51, D München Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG is a Trademark Licensee of Siemens AG Sachnummer: A31003-P1030-U Die Informationen in diesem Dokument enthalten lediglich allgemeine Beschreibungen bzw. Leistungsmerkmale, die je nach Anwendungsfall nicht immer in der beschriebenen Form zutreffen oder sich durch Weiterentwicklung der Produkte ändern können. Eine Verpflichtung, die jeweiligen Merkmale zu gewährleisten besteht nur, sofern diese ausdrücklich vertraglich zugesichert wurden. Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten. Siemens Enterprise Communications OpenScape, OpenStage und HiPath sind eingetragene Warenzeichen der Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG. Alle anderen Marken-, Produkt- und Servicenamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber.

3 Inhalt 1 Einführung myattendant Neue Leistungsmerkmale Arten von Themen Darstellungskonventionen Elemente der Benutzeroberfläche Online-Hilfe Installation und Starten von myattendant Voraussetzungen für myattendant myattendant installieren myattendant erstmalig starten myattendant starten myattendant deinstallieren Automatische Updates Automatisches Update durchführen Upgrade auf OpenScape Office V Erste Schritte Sprache der Bedienoberfläche auswählen Sprache der Sprachbox auswählen Namensansage aufzeichnen Persönliche Begrüßung aufzeichnen Adresse festlegen Funktionstasten konfigurieren Funktionstastenbelegung zurücksetzen Outlook-Anbindung Outlook-Anbindung konfigurieren Unified Communications Anwesenheitsstatus Anwesenheitsstatus ändern Automatisches Zurücksetzen des Anwesenheitsstatus aktivieren oder deaktivieren Sichtbarkeit Ihres Anwesenheitsstatus für Andere ändern PopUp-Fenster bei Änderung des Anwesenheitsstatus aktivieren oder deaktivieren CallMe-Dienst CallMe-Dienst aktivieren Statusbezogene Anrufumleitung Anrufumleitungsziele festlegen Regelbasierte Anrufumleitung Regel für Anrufumleitung erstellen Regel für Anrufumleitung bearbeiten Regel für Anrufumleitung umbenennen Regel für Anrufumleitung löschen Regel für Anrufumleitung aktivieren Verzeichnisse Teilnehmer suchen Rufnummer aus internem Verzeichnis wählen myattendant, Bedienungsanleitung 3

4 Inhalt Interne Teilnehmer sortieren Externe Kontakte hinzufügen Externe Kontakte bearbeiten Externe Kontakte löschen Notiz zu einem Teilnehmer hinzufügen Notiz zu einem Teilnehmer anzeigen und ergänzen Notiz zu einem Teilnehmer löschen Persönlichen Kontakt hinzufügen Persönlichen Kontakt ändern Persönlichen Kontakt löschen Journal Journal sortieren Journaleinträge gruppieren Journaleinträge löschen Aufbewahrungsdauer für Journaleinträge ändern Journal-Einträge exportieren (vorbereiten) Journal-Einträge exportieren Geplanten Anruf hinzufügen Geplanten Anruf bearbeiten Geplanten Anruf löschen Rufnummernformate Desktop-Wahl Über Desktop-Wahl anrufen Desktop-Wahl aktivieren oder deaktivieren Tasten-Maustasten-Kombination für Desktop-Wahl ändern PopUp-Fenster PopUp-Fenster bei ankommenden Anrufen aktivieren oder deaktivieren Öffnen des persönlichen Kontakts bei ankommenden Anrufen aktivieren oder deaktivieren Schließen von PopUp-Fenstern bei Anrufende aktivieren oder deaktivieren PopUp-Fenster bei gehenden Anrufen aktivieren oder deaktivieren PopUp-Fenster bei neuer Sprachnachricht aktivieren oder deaktivieren myattendant bei neuer Sprachnachricht automatisch im Vordergrund aktivieren oder deaktivieren Konferenzen (nur OpenScape Office MX/LX) Ad-hoc-Konferenz Ad-hoc-Konferenz konfigurieren und starten Eigene Ad-hoc-Konferenz anzeigen Konferenzteilnehmer hinzufügen Konferenzteilnehmer trennen Konferenzteilnehmer erneut verbinden Konferenzteilnehmer entfernen Anderen Konferenzleiter festlegen Ad-hoc- oder geplante Konferenz beenden Ad-hoc-Konferenz wiederholen Ad-hoc-Konferenz löschen Geplante Konferenz Geplante Konferenz konfigurieren Eigene geplante Konferenz anzeigen Einwahlnummer für geplante, permanente oder offene Konferenz ermitteln Konferenz-ID für geplante oder permanente Konferenz ermitteln Kennwort für geplante oder permanente Konferenz ändern Geplante, permanente oder offene Konferenz als Konferenzteilnehmer anzeigen Geplante Konferenz verlängern myattendant, Bedienungsanleitung

5 Inhalt Geplante Konferenz verschieben Geplante oder offene Konferenz löschen Einzelnen Konferenztermin einer Konferenzserie verschieben Einzelnen Konferenztermin einer Konferenzserie löschen Permanente Konferenz Permanente Konferenz konfigurieren Eigene permanente oder offene Konferenz anzeigen Permanente Konferenz löschen Offene Konferenz Offene Konferenz konfigurieren OpenScape Web Collaboration-Einbindung (LX/MX) Sprach- und Faxnachrichten Sprachbox Rufnummer der Sprachbox ermitteln Aufzeichnungs- oder Ansagemodus auswählen Ansage aufzeichnen Ansage importieren Ansage löschen Ansage Ihres Anwesenheitsstatus für externe Anrufer aktivieren oder deaktivieren Ansage Ihres Anwesenheitsstatus für bestimmte Anrufer aktivieren oder deaktivieren Abrufen Ihrer Sprach- und Faxnachrichten durch die Vermittlung zulassen oder verhindern Kennwortabfrage der Sprachbox aktivieren oder deaktivieren Sprache der Sprachbox auswählen Verwaltung der Sprachnachrichten Sprachnachricht über Telefon abhören Sprachnachricht am PC abhören Absender einer Sprachnachricht anrufen Sprachnachricht weiterleiten Sprachnachricht verschieben Sprachnachricht als WAV-Datei speichern Sprachnachrichten sortieren Sprachnachricht löschen Telefonmenü der Sprachbox Sprachbox anrufen von intern Sprachbox anrufen von extern Sofortnachrichten Sofortnachricht versenden ("Chat") Vermittlungsplatzfunktionen Vermittlungsfunktionen Anruf annehmen Anruf parken Anruf entparken Anruf halten Anruf fortführen Anruf übergeben Anruf aufzeichnen und wiedergeben Verbindung trennen Rufnummer wählen Teilnehmerverwaltung Mehreren Teilnehmern Benutzerschaltflächen zuweisen Teilnehmer sortieren myattendant, Bedienungsanleitung 5

6 Inhalt Teilnehmereintrag löschen Neue Registerkarte für Benutzerschaltflächen anlegen Neue Struktur für Benutzerschaltflächen anlegen Registerkarten für Benutzerschaltflächen sortieren Registerkarten für Benutzerschaltflächen löschen Nachrichten-Center Nachrichten-Center starten über Funktionstaste Nachrichten-Center starten über rechte Maustaste Nachrichtenübersicht anzeigen Sprachnachrichten abhören Sprachnachrichten verschieben Sprachnachrichten weiterleiten Sprachnachrichten speichern Faxnachrichten verschieben Faxnachrichten weiterleiten Faxnachrichten speichern LAN-Nachrichten bearbeiten Textbaustein für LAN-Nachricht speichern Textbaustein für LAN-Nachrichten entfernen LAN-Nachrichten ansehen, ändern oder löschen Persönlicher AutoAttendant Profil für persönlichen AutoAttendant bearbeiten Konfiguration Eigene Daten ändern Eigenes Bild einfügen Adresse festlegen Zusätzliche Rufnummer festlegen XMPP-Alias festlegen Programmierung der Funktionstasten eines Telefons Funktionstasten des Telefons programmieren Kennwort ändern Benutzername ändern Automatische Anmeldung aktivieren oder deaktivieren Benachrichtigungen Benachrichtigungen konfigurieren Farbe der Bedienoberfläche auswählen Abkürzungstasten Abkürzungstasten konfigurieren und aktivieren Serveradresse ändern Übergabemethode festlegen Durchwahlrufnummer festlegen Datensicherung der myattendant Konfiguration Konfiguration sichern Konfiguration wiederherstellen Konfigurationsdatei löschen Anhang Leistungsmerkmale der UC Clients, die mit SIP-Telefonen genutzt werden können Stichwörter myattendant, Bedienungsanleitung

7 Einführung myattendant 1 Einführung Dieses Dokument richtet sich an Benutzer von myattendant und beschreibt die Installation, Konfiguration und Bedienung. Sie können myattendant miit folgenden Systemen nutzen: OpenScape Office LX OpenScape Office MX OpenScape Office HX (in Verbindung mit HiPath 3000) 1.1 myattendant myattendant ist eine Unified-Communications-Anwendung für Vermittlungsfunktionen. Neben komfortablen Vermittlungsfunktionen, Wahlhilfen über Verzeichnisse und Informationen über den Anwesenheitsstatus von Teilnehmern besteht z. B. auch Zugriff auf Sprach- und Faxnachrichten. Instant Messaging unterstützt die Kommunikation mit internen Teilnehmern. myattendant bietet folgende Leistungsmerkmale: Vermittlungsfunktionen Verzeichnisse Journal Pop-Up-Fenster Anwesenheitsstatus Aufzeichnen von Anrufen Nachrichten-Center Teilnehmerschaltflächen Sprach- und Faxnachrichten Instant Messaging Teamfunktionen 1.2 Neue Leistungsmerkmale myattendant für OpenScape Office bietet Ihnen komfortable neue Leistungsmerkmale. Instand Messaging Funktion ein-/ausschaltbar myattendant für OpenScape Office bietet die Möglichkeit Sofortnachrichten (Instant Messaging) zu versenden. Diese Funktion kann durch den Administrator ein- bzw. ausgeschaltet werden. Konfigurierbare Funktionstasten Die Teilnehmer können Funktionstasten frei konfigurieren. myattendant, Bedienungsanleitung 7

8 Einführung Arten von Themen 1.3 Arten von Themen Integration von FastViewer myattendant bietet eine Integration von FastViewer. Sendeprotokoll für Faxe myattendant erstellt auf Wunsch ein Sendeprotokoll für Faxe. Journal-Einträge exportierbar Mit der neuen Version können Journal-Einträge in eine Datei exportiert werden. Import von Faxrufnummer und -Adresse Es ist jetzt ebenfalls möglich Faxrufnummer und -Adresse via CSV in das externe Verzeichnis zu importieren. XMPP-Adresse und Faxnummer im internen Verzeichnis und im Suchergebnis Im internen Verzeichnis werden jetzt auch die XMPP-Adresse und die Faxnummer angezeigt. Ebenso werden beide Felder in den Suchergebnissen dargestellt. Die Arten von Themen umfassen Konzepte und Handlungsanweisungen. Art des Themas Inhalt Überschrift Konzept Erklärt das "Was". ohne Verb, z. B. Anruffunktionen. Handlungsanweisung Beschreibt Anwendungsfälle aufgabenorientiert "Wie" und setzt als Vorkenntnis die zugehörigen Konzepte voraus. mit Verb, z. B. Rufnummer wählen. 1.4 Darstellungskonventionen Diese Dokumentation verwendet unterschiedliche Mittel zur Darstellung verschiedener Arten von Informationen. Verwendungszweck Darstellung Beispiel Elemente der Benutzeroberfläche fett Klicken Sie auf OK. Menüfolge > Datei > Beenden Besondere Hervorhebung fett Name darf nicht gelöscht werden 8 myattendant, Bedienungsanleitung

9 Einführung Elemente der Benutzeroberfläche Verwendungszweck Darstellung Beispiel Querverweistext kursiv Weitere Informationen finden Sie im Themenbereich Netzwerk. Ausgabe Eingabe Tastenkombination Arbeitsschritte und untergeordnete Arbeitsschritte Schriftart mit fester Laufweite, z. B. Courier Schriftart mit fester Laufweite, z. B. Courier Schriftart mit fester Laufweite, z. B. Courier nummerierte und alphabetische Listen Befehl nicht gefunden. LOCAL als Dateiname eingeben <Strg>+<Alt>+<Esc> Richten Sie die DSL- Telefonie-Teilnehmer mit den dazugehörigen Durchwahlrufnummern ein. Klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie unter DSL- Telefonie- Teilnehmer den Namen des DSL- Telefonie-Teilnehmers ein. alternative Arbeitsschritte Aufzählung Wenn Sie Beträge ausgeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Beträge statt Einheiten ausgeben. Wenn Sie Einheiten ausgeben möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Beträge statt Einheiten ausgeben. 1.5 Elemente der Benutzeroberfläche Das Hauptfenster mit den Funktions- und Benutzerschaltflächen ist die zentrale Schnittstelle für die Einrichtung und Bedienung von myattendant. myattendant, Bedienungsanleitung 9

10 Einführung Elemente der Benutzeroberfläche Das Hauptfenster umfasst folgende Elemente: 1. Anzeige der Rufnummer bei aktuellem Anruf 2. Anzeige über den eigenen Telefonstatus 3. Anzeige über aktive Anrufe 4. Anzeige über geparkte, im Transfer- bzw. Haltezustand befindliche Anrufe 5. Funktionsschaltflächen 6. Statusleiste mit Informationen über: den Verbindungsstatus zum Kommunikationssystem die SW-Version von myattendant Datum und Uhrzeit 7. Menüleiste mit Anwesenheitsstatus 8. Registerkarten für Benutzerschaltflächen, Internes Verzeichnis und Journal 9. Benutzerschaltflächen Benutzerschaltflächen Wenn der Cursor etwas länger auf der Benutzerschaltfläche eines Teilnehmers steht, öffnet sich ein Fenster mit Informationen über diesen Teilnehmer. Angezeigt werden: Name, Nebenstelle und Abteilung des Teilnehmers Anwesenheitsstatus Sprachnachrichten Normale Sprachnachrichten Vertrauliche Sprachnachrichten Dringende Sprachnachrichten Notizen Faxnachrichten Neue Faxnachrichten Gelesene Faxnachrichten 10 myattendant, Bedienungsanleitung

11 Einführung Elemente der Benutzeroberfläche Gelöschte Faxnachrichten Funktionsschaltflächen Die Funktionsschaltflächen enthalten die wichtigsten Funktionen zum Steuern der Vermittlungsfunktionen und zum Aufrufen der Verzeichnisse. Die einzelnen Funktionen werden durch Anklicken oder über die entsprechende Funktionstaste der Tastatur aufgerufen. Die Zuordnung der Funktionschaltfläche zur jeweiligen Funktionstaste kann vom Benutzer individuell angepasst werden. Nachfolgend wird die Funktion der einzelnen Schaltflächen beschrieben (Standardzuordnung nach der Installation). Schatlfläche Funktionstaste F1 Hilfedatei öffnen Beschreibung F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 Auf Einrichtungsoptionen zugreifen Interne Teilnehmer des Kommunikationssystems anzeigen und bearbeiten Unternehmensweite Kontaktdaten anzeigen Teilnehmer im internen und externen Verzeichnis suchen Anrufe annehmen bzw. trennen Anrufe halten und fortsetzen. Anrufe übergeben mit oder ohne vorheriger Ankündigung Anrufe parken und entparken Nachrichten-Center öffnen Rufnummern wählen Gespräche aufzeichnen PopUp-Fenster PopUp-Fenster erscheinen situationsbezogen im Hauptfenster von myattendant und bieten die Möglichkeit mit einem Klick zu reagieren. Beispiele: Ankommende Anrufe können sofort angenommen, neue Sprachnachrichten können direkt abgehört werden. Anzeige von entgangenen Anrufen Entgangene Anrufe werden zusätzlich als Icon und PopUp-Fenster in der Microsoft-Startleiste angezeigt. Klicken Sie auf das Icon um die Anzahl der entgangenen Anrufe angezeigt zu bekommen. myattendant, Bedienungsanleitung 11

12 Einführung Elemente der Benutzeroberfläche Bedienung von myattendant myattendant kann auf verschiedene Arten bedient werden: mit Benutzerschaltflächen (Bedienung mit der Maus) - dies ist die in der vorliegenden Dokumentation vorwiegend beschriebene Methode mit Funktionstasten (F1 bis F12) der Tastatur mit dem Ziffernblock der Tastatur zur Eingabe von Rufnummern mit Funktionsschaltflächen Die vorliegende Dokumentation beschreibt immer die gängigste, am schnellsten zum Ziel führende Bedienungsmethode. Bedienung von myattendant mit zwei Monitoren Bei einer Installation an einem PC mit zwei angeschlossenen Monitoren, sollte ausschließlich am Hauptmonitor (Primary Monitor) mit myattendant gearbeitet werden. Minimieren und Maximieren der Bildschirmanzeige Sie können die Bildschirmanzeige von myattandant auf die volle Bildschirmgrösse maximieren bzw. ebenfalls minimieren. Dies geschieht durch die bekannte Windows-Funktionalität in der oberen rechten Fensterecke. INFO: Bitte vermeiden Sie eine Bildschirmdarstellung mit 120 DPI, da bei dieser Einstellung nicht alle Informationen von myattendant dargestellt werden können. Einrichtung Einige Bedienaufgaben (hauptsächlich für die Konfiguration) werden über die Schaltfläche Einrichtung (F2) ausgeführt. Nach Klicken von Einrichtung müssen Sie sich sicherheitshalber erneut mit Ihrem Kennwort anmelden. Dieser Bedienschritt wird in den einzelnen Bedienaufgaben nicht mehr explizit aufgeführt. Unified Communications Verzeichnisse Vermittlungsfunktionen Teilnehmerverwaltung Nachrichten-Center Sprache der Bedienoberfläche auswählen Farbe der Bedienoberfläche auswählen Rufnummer wählen 12 myattendant, Bedienungsanleitung

13 Einführung Online-Hilfe 1.6 Online-Hilfe Die integrierte Online-Hilfe ist kontextsensitiv, d. h. Sie können direkt das passende Thema für die aktuelle Bearbeitungssituation aufrufen. Navigation Die Schaltflächen oben links bieten folgende Funktionen: Inhalt gibt Ihnen einen Überblick über die Struktur Index ermöglicht Ihnen einen direkten Zugang zu einem Thema über Schlagworte Suchen bietet Ihnen eine Volltextsuche zum gezielten Auffinden relevanter Themen myattendant, Bedienungsanleitung 13

14 Installation und Starten von myattendant Voraussetzungen für myattendant 2 Installation und Starten von myattendant Hier erfahren Sie, welche Systemvoraussetzungen nötig sind und wie Sie myattendant installieren, bzw. wie die Vorgehensweise bei einem Upgrade oder Update ist. 2.1 Voraussetzungen für myattendant Um myattendant zu nutzen muss der Client-PC des Teilnehmers eine geeignete Hardware- und Softwareausstattung haben. Der nutzbare Funktionsumfang ist abhängig vom benutzten Kommunikationssystem und bei OpenScape Office zusätzlich von den verwendeten Lizenzen. INFO: Beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise in der Datei ReadMe first, die sich im Ablageverzeichnis der Installationsdateien befindet. Telefone myattendant kann in Verbindung mit folgenden Telefonen genutzt werden: OpenStage HFA OpenStage T (nur HiPath 3000) optipoint 410 HFA optipoint 420 HFA optipoint 500 (nur HiPath 3000) optipoint WL2 professional HFA SIP-Telefon Analoges Telefon HiPath Cordless IP opticlient 130 HFA OpenScape Personal Edition HFA OpenScape Personal Edition SIP INFO: Bei analogen Telefonen und DECT-Telefonen wird die Briefkastenlampe nicht unterstützt und die Anzeige von Informationen im Display nur eingeschränkt unterstützt. Betriebssystem Microsoft Windows 7 Microsoft Windows Vista 14 myattendant, Bedienungsanleitung

15 Installation und Starten von myattendant Voraussetzungen für myattendant Microsoft Windows XP Die Installation erfordert lokale Administrationsrechte auf dem Client-PC, automatische Updates jedoch nicht. HINWEIS: Das verwendete Betriebssystem benötigt stets den aktuellen Stand aller verfügbaren Updates (Service Packs und Patches). Webbrowser myattendant kann in Verbindung mit folgenden Webbrowsern verwendet werden: Microsoft Internet Explorer Version 7 Microsoft Internet Explorer Version 8 im Kompatibilitätsmodus Microsoft Internet Explorer Version 9 im Kompatibilitätsmodus Mozilla Firefox Version 3.6.x Mozilla Firefox Version 4 Zusatzliche Software Java >= 1.6.x (verfügbar über Service-Center > Download-Center) Microsoft NET Framework >= 3.5 Hardware Mindestanforderungen 2 GHz CPU 1 GB RAM für Microsoft Windows XP 2 GB RAM für Microsoft Windows 7 und Microsoft Windows Vista 100 Mbit/s LAN (1 Gbit/s LAN empfohlen) XGA (1024x768) Bildschirmauflösung Microsoft Terminalserver, Citrix-Server myattendant kann unter den nachfolgend genannten Voraussetzungen in Terminalserver- und Citrix-Server-Umgebungen eingesetzt werden. Darüber hinaus sind projektspezifische Freigaben möglich. INFO: Terminalserver- und Citrix-Server-Umgebungen inklusive Hosted Services und virtuelle Umgebungen liegen in der Verantwortung des Kunden. Software: Microsoft Windows 2008 R2 Server mit Citrix XenApp 6.0 Server (Desktop Mode) Microsoft Windows 2008 R2 Server mit Citrix XenApp 5.0 Server (Desktop Mode) Microsoft Windows 2008 R2 Server als Microsoft Terminal Server Microsoft Windows 2008 Server als Microsoft Terminal Server myattendant, Bedienungsanleitung 15

16 Installation und Starten von myattendant myattendant installieren Microsoft Windows 2003 Server als Microsoft Terminal Server HINWEIS: Die verwendete Software benötigt stets den aktuellen Stand aller verfügbaren Updates (Service Packs und Patches). Hardware: 2 GHz CPU 100 Mbit/s LAN (1 Gbit/s LAN empfohlen) XGA (1024x768) Bildschirmauflösung 1 GB RAM für Microsoft Windows 2003 Server 2 GB RAM für Microsoft Windows 2008 R2 Server und Microsoft Windows 2008 Server Die Anzahl der installierbaren Clients hängt ab von der Server-Performance und dem zur Verfügung stehenden Arbeitsspeicher. Werden auf dem Server weitere Applikationen genutzt, ist deren Arbeitsspeicherbedarf zu berücksichtigen. Der aktuelle Arbeitsspeicherbedarf der Clients kann der Release Note entnommen werden. Weitere Informationen über die Nutzung von Citrix XenApp V5.0 Server finden Sie unter: OpenScape_Office_MX. Installationsdateien Für die Bereitstellung der Installationsdateien an die Benutzer bestehen folgende Möglichkeiten: Der Administrator lädt die Installationsdateien aus dem Download-Center herunter und stellt diese den Benutzern bereit, zum Beispiel über ein Netzlaufwerk. Sie können auf die Installationsdateien direkt zugreifen über Netzlaufwerk verbinden mit: \\<IP-Adresse des Kommunikationssystems>\applications Benutzer: hoome, Kennwort: hoomesw Die Installationsdateien liegen im Ordner install-common. 2.2 myattendant installieren Voraussetzungen Ihr PC erfüllt die Voraussetzungen für myattendant Die Installationsdatei CommunicationsClients.exe steht Ihnen zur Verfügung. 16 myattendant, Bedienungsanleitung

17 Installation und Starten von myattendant myattendant erstmalig starten 1) Führen Sie die Installationsdatei CommunicationsClients.exe aus. INFO: Beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise in der Datei ReadMe first, die sich im Ablageverzeichnis der Installationsdateien befindet. 2) Wenn das Fenster Benutzerkontensteuerung angezeigt wird mit der Meldung Ein nicht identifiziertes Programm möchte auf den Computer zugreifen., klicken Sie auf Zulassen. 3) Klicken Sie auf Next. 4) Wählen Sie das Installationsverzeichnis aus und klicken Sie auf Next. 5) Aktivieren Sie das Optionsfeld Custom und klicken Sie auf Next. 6) Wählen Sie das Feature myportal / myattendant zur Installation aus und klicken Sie auf Next. 7) Folgen Sie den weiteren Anweisungen des Installationsprogramms. Nächste Schritte Starten Sie myattendant erstmalig. 2.3 myattendant erstmalig starten Voraussetzungen myattendant ist auf Ihrem PC installiert. Sie sind im Kommunikationssystem als Vermittlungsplatz konfiguriert. 1) Klicken Sie auf Start > Programme > Communications Clients > myportal. Anschließend wird das Anmeldefenster angezeigt. 2) Geben Sie im Feld Benutzername Ihren Benutzernamen ein. Das ist üblicherweise Ihre Rufnummer. Bei Fragen wenden Sie sich an den Administrator Ihres Kommunikationssystems. 3) Geben Sie im Feld Kennwort Ihr Kennwort ein. Das Standardkennwort für die erstmalige Anmeldung ist Bei Fragen wenden Sie sich an den Administrator Ihres Kommunikationssystems. 4) Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten für die Eingabe im Feld Serveradresse: Wenn Sie myattendant am Kommunikationssystem OpenScape Office MX oder OpenScape Office LX nutzen, geben Sie im Feld Serveradresse die IP-Adresse Ihres Kommunikationssystems ein, falls diese nicht bereits angezeigt wird. myattendant, Bedienungsanleitung 17

18 Installation und Starten von myattendant myattendant starten Wenn Sie myattendant am Kommunikationssystem HiPath 3000 nutzen, geben Sie im Feld Serveradresse die IP-Adresse des Linux-Servers von OpenScape Office HX ein, falls diese nicht bereits angezeigt wird. 5) Klicken Sie auf Anmelden. myportal for Desktop wird gestartet. 6) Ändern Sie am Besten schon jetzt Ihr Kennwort, um einen unberechtigten Zugriff zu vermeiden. INFO: Das Kennwort gilt sowohl für myattendant, myreports, myagent, myportal for Desktop und myportal for Outlook sowie für den telefonischen Zugriff auf Ihre Sprachbox. 7) Beenden Sie myportal for Desktop. 8) Klicken Sie auf Start > Programme > Communications Clients > myportal. Anschließend wird das Anmeldefenster angezeigt. 9) Geben Sie im Feld Benutzername Ihren Benutzernamen ein. Das ist üblicherweise Ihre Rufnummer. Bei Fragen wenden Sie sich an den Administrator Ihres Kommunikationssystems. 10) Geben Sie im Feld Kennwort Ihr Kennwort ein. Das Standardkennwort für die erstmalige Anmeldung ist Bei Fragen wenden Sie sich an den Administrator Ihres Kommunikationssystems. 11) Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten für die Eingabe im Feld Serveradresse: Wenn Sie myagent am Kommunikationssystem OpenScape Office MX oder OpenScape Office LX nutzen, geben Sie im Feld Serveradresse die IP-Adresse Ihres Kommunikationssystems ein, falls diese nicht bereits angezeigt wird. Wenn Sie myagent am Kommunikationssystem HiPath 3000 nutzen, geben Sie im Feld Serveradresse die IP-Adresse des Linux-Servers von OpenScape Office HX ein, falls diese nicht bereits angezeigt wird. 12) Wählen Sie in der Aufklappliste myattendant aus. 13) Klicken Sie auf Anmelden. myattendant wird gestartet. 2.4 myattendant starten Voraussetzungen myattendant ist auf Ihrem PC installiert. Sie sind im Kommunikationssystem als Vermittlungsplatz konfiguriert. 18 myattendant, Bedienungsanleitung

19 Installation und Starten von myattendant myattendant starten 1) Klicken Sie auf Start > Programme > Communications Clients > myportal. Anschließend wird das Anmeldefenster angezeigt. 2) Geben Sie im Feld Benutzername Ihren Benutzernamen ein. Das ist üblicherweise Ihre Rufnummer. Bei Fragen wenden Sie sich an den Administrator Ihres Kommunikationssystems. 3) Geben Sie im Feld Kennwort Ihr ausschließlich aus Ziffern bestehendes Kennwort ein. Das Standardkennwort für die erstmalige Anmeldung ist Bei Fragen wenden Sie sich an den Administrator Ihres Kommunikationssystems. HINWEIS: Nach fünfmaliger Eingabe des falschen Kennworts wird Ihr Zugriff auf alle OpenScape Office Clients gesperrt. Das Entsperren ist ausschließlich durch den Administrator Ihres Kommunikationssystems möglich. 4) Wenn Sie zukünftig myattendant mit automatischer Anmeldung nutzen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort speichern. Das Anmeldefenster wird dann künftig nicht mehr angezeigt. Beachten Sie, das ein Start von myportal for Desktop anschließend nicht mehr möglich ist. HINWEIS: Verwenden Sie die automatische Anmeldung nur, wenn Sie ausschließen können, dass weitere Personen Zugriff zu Ihrem Windows-Benutzerkonto haben. Anderenfalls könnten diese zum Beispiel auf Ihre Sprach- und Faxnachrichten zugreifen oder Ihre Rufnummer zu Ihren Lasten zu kostenpflichtigen externen Zielen umleiten. 5) Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten für die Eingabe im Feld Serveradresse: Wenn Sie myattendant am Kommunikationssystem OpenScape Office MX oder OpenScape Office LX nutzen, geben Sie im Feld Serveradresse die IP-Adresse Ihres Kommunikationssystems ein, falls diese nicht bereits angezeigt wird. Wenn Sie myattendant am Kommunikationssystem HiPath 3000 nutzen, geben Sie im Feld Serveradresse die IP-Adresse des Linux-Servers von OpenScape Office HX ein, falls diese nicht bereits angezeigt wird. 6) Wählen Sie in der Aufklappliste myattendant aus. myattendant, Bedienungsanleitung 19

20 Installation und Starten von myattendant myattendant deinstallieren 7) Klicken Sie auf Anmelden. INFO: Beim erstmaligen Start von myattendant werden Sie aufgefordert, dass Kennwort zu ändern. Diese Aufforderung erfolgt nicht, wenn die Änderung des Kennworts bereits über eine andere Client-Applikation, oder über das Telefonmenü der Sprachbox durchgeführt wurde. Erfolgt der Start von myattendant nach einem Upgrade auf OpenScape Office V3, geben Sie im Feld Altes Kennwort Ihr aktuelles, vierstelliges Kennwort ein. Erfolgt der Start von myattendant nach einer Erstinstallation, geben Sie im Feld Altes Kennwort das Standardkennwort 1234 ein. Geben Sie in den Feldern Neues Kennwort und Kennwort bestätigen ihr mindestens sechsstelliges, ausschließlich aus Ziffern bestehendes neues Kennwort ein. Das Kennwort gilt für myagent, myreports, myattendant, myportal for Desktop, myportal for Mobile, myportal for OpenStage, myportal for Outlook, OpenScape Office Fax Printer und für den telefonischen Zugriff auf Ihre Sprachbox. 2.5 myattendant deinstallieren Voraussetzungen myportal for Desktop wird ebenfalls nicht mehr benötigt. 1) Schließen Sie myattendant. INFO: Beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise in der Datei ReadMe first, die sich im Ablageverzeichnis der Installationsdateien befindet. 2) Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: Windows XP: Klicken Sie in der Systemsteuerung auf Software. Windows Vista: Klicken Sie in der Systemsteuerung auf Programme und Funktionen. 3) Klicken Sie im Kontextmenü des Eintrags CommunicationsClients auf Ändern. 4) Klicken Sie auf Modify. 20 myattendant, Bedienungsanleitung

21 Installation und Starten von myattendant Automatische Updates 5) Wählen Sie das Feature myportal for Desktop / myattendant zur Deinstallation aus. 6) Wenn eine Meldung zum Löschen gemeinsam benutzter Dateien angezeigt wird, klicken Sie auf No to all. 2.6 Automatische Updates Automatische Updates halten myattendant auf dem neuesten Stand. Stellt myattendant fest, dass auf OpenScape Office LX, OpenScape Office MX oder dem Linux-Server von OpenScape Office HX (HiPath 3000) eine neuere Version vorliegt, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Nach dem Beenden von myattendant erfolgt das automatische Update Automatisches Update durchführen Voraussetzungen Nächste Schritte Ihr PC erfüllt die Vorraussetzungen für myattendant Sie haben eine Meldung erhalten wie: OpenScape Office client update available. Please wait while the update is done. Please close the following programs to continue the update: [...]. Beenden Sie die genannten Programme. Starten Sie nach dem automatischen Update myattendant neu. 2.7 Upgrade auf OpenScape Office V3 Ein Upgrade auf OpenScape Office V3 erfordert eine von üblichen Updates abweichende Vorgehensweise. INFO: Beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise in der Datei ReadMe first. Alle Clients von OpenScape Office V2 müssen deinstalliert werden. Anschließend müssen die Clients der aktuellen Version installiert werden. Die Vorgehensweise hängt u. a. vom Betriebssystem ab. Wenden Sie sich an den Administrator Ihres Kommunikationssystems für Informationen zum Upgrade auf OpenScape Office V3. myattendant, Bedienungsanleitung 21

22 Installation und Starten von myattendant Upgrade auf OpenScape Office V3 Individuelle Konfiguration Ihre individuelle Konfiguration bleibt dabei weitgehend erhalten, mit Ausnahme folgender Bereiche unter Einrichtung: Meine Einstellungen > Darstellung Meine Einstellungen > Benachrichtigung Meine Einstellungen > Verschiedenes Nach dem Upgrade sollten Sie die Konfiguration in diesen Bereichen prüfen und gegebenenfalls ändern. Verbessertes Sicherheitskonzept OpenScape Office V3 beinhaltet ein verbessertes Sicherheitskonzept, das den Schutz vor unerlaubtem Zugriff auf myattendant und auf die Sprachbox gewährleistet. Damit wird der Schutz Ihrer persönlichen Daten und die Verhinderung von Gebührenbetrug (Toll Fraud) optimiert. Neues Kennwort Das neue Kennwort muss aus mindestens sechs Ziffern bestehen und gilt für myattendant, myreports, myagent, myportal for Desktop, myportal for Outlook, myportal for Mobile, myportal for OpenStage und den OpenScape Office Fax Printer Driver, sowie für den telefonischen Zugriff auf Ihre Sprachbox. Nach dem Upgrade werden Sie beim ersten Start von myattendant aufgefordert dass Kennwort zu ändern. Diese Aufforderung erfolgt nicht, wenn die Änderung des Kennworts bereits über myportal for Desktop, myportal for Outlook oder myagent durchgeführt wurde. Überwachung der Kennwort-Eingabeversuche Nach fünfmaliger Eingabe des falschen Kennworts wird Ihr Zugriff auf alle OpenScape Office Clients gesperrt. Das Entsperren ist ausschließlich durch den Administrator des Kommunikationssystems möglich. 22 myattendant, Bedienungsanleitung

23 Erste Schritte Sprache der Bedienoberfläche auswählen 3 Erste Schritte Folgende wichtige oder hilfreiche Tätigkeiten empfehlen wir Ihnen gleich zu Beginn durchzuführen (detaillierte Anweisungen finden Sie im Anschluss). Sprache auswählen Wählen Sie die Sprache für die Bedienoberfläche von myattendant aus. Teilnehmer einer Benutzerschaltfläche zuweisen Legen Sie fest, welche Benutzer Sie auf einer Benutzerschaltfläche (mit direktem Überblick über Ihre Anrufe/Nachrichten) haben möchten. 3.1 Sprache der Bedienoberfläche auswählen Nächste Schritte 1) Klicken Sie auf Einrichtung. 2) Klicken Sie auf Meine Einstellungen > Darstellung. 3) Wählen Sie unter Sprache die gewünschte Sprache aus. 4) Klicken Sie auf Speichern. Beenden Sie myattendant und starten Sie die Anwendung erneut. Elemente der Benutzeroberfläche 3.2 Sprache der Sprachbox auswählen 1) Klicken Sie auf Einrichtung. 2) Klicken Sie auf Kommunikation > Einstellungen für Sprachnachrichten. 3) Wählen Sie aus der Aufklappliste Voic -Sprache die gewünschte Sprache. 4) Klicken Sie auf Speichern. myattendant, Bedienungsanleitung 23

24 Erste Schritte Namensansage aufzeichnen 3.3 Namensansage aufzeichnen INFO: Sie können die Namensansage auch über das Telefonmenü der Sprachbox aufzeichnen. 1) Klicken Sie auf Einrichtung. 2) Klicken Sie auf Profile und anschließend auf ein beliebiges Profil. 3) Klicken Sie auf Aufzeichnen. 4) Klicken Sie in der Liste auf die Ansage Eigener Voic -Name. 5) Klicken Sie auf Aufzeichnen. Die Sprachbox ruft Sie nun an Ihrem Telefon an. 6) Nehmen Sie den Anruf der Sprachbox an. 7) Sprechen Sie Ihren Namen nach dem Ton. 8) Klicken Sie auf Anhalten. 9) Wenn Sie die Ansage am Telefon anhören möchten, klicken Sie auf Wiedergabe. Zum Beenden der Wiedergabeschleife klicken Sie auf Anhalten. 10) Wenn Sie die Ansage nochmals aufzeichnen möchten, klicken Sie erneut auf Aufzeichnen. 11) Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Speichern. 3.4 Persönliche Begrüßung aufzeichnen INFO: Sie können die persönliche Begrüßung auch über das Telefonmenü der Sprachbox aufzeichnen. 1) Klicken Sie auf Einrichtung. 2) Klicken Sie auf Profile und anschließend auf ein beliebiges Profil. 3) Klicken Sie auf Aufzeichnen. 4) Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: Wenn Sie die allgemeine persönliche Begrüßung aufzeichnen möchten, klicken Sie auf Eigene Voic -Begrüßung. Wenn Sie die persönliche Begrüßung für Besetzt aufzeichnen möchten, klicken Sie auf Besetzt. 24 myattendant, Bedienungsanleitung

25 Erste Schritte -Adresse festlegen Wenn Sie die persönliche Begrüßung für Nicht angenommen aufzeichnen möchten, klicken Liste auf Nicht angenommen. 5) Klicken Sie auf Aufzeichnen. Die Sprachbox ruft Sie nun an Ihrem Telefon an. 6) Nehmen Sie den Anruf der Sprachbox an. 7) Sprechen Sie Ihre persönliche Begrüßung nach dem Ton. 8) Klicken Sie auf Anhalten. 9) Wenn Sie die Ansage am Telefon anhören möchten, klicken Sie auf Wiedergabe. Zum Beenden der Wiedergabeschleife klicken Sie auf Anhalten. 10) Wenn Sie die Ansage nochmals aufzeichnen möchten, klicken Sie auf Aufzeichnen. 11) Klicken Sie auf Speichern Adresse festlegen Voraussetzungen Der Administrator Ihres Kommunikationssystems hat den -Versand konfiguriert. 1) Klicken Sie auf Einrichtung. 2) Klicken Sie auf Persönliche Daten > Eigene persönliche Daten. 3) Geben Sie in Ihre -Adresse ein. 4) Klicken Sie auf Speichern. 3.6 Funktionstasten konfigurieren 1) Klicken Sie auf Einrichtung. 2) Klicken Sie auf myattendant > Tastenbelegung. In der linken Spalte des folgenden Fensters sehen Sie die zur Verfügung stehenden Funktionen, wie Hilfe, Suchen, Parken usw 3) Wählen Sie im Pulldown-Menü der mittleren Spalte die gewünschte Funktionstaste für die jeweilige Funktion aus. 4) Wählen Sie im Pulldown-Menü der rechten Spalte die gewünschten Tasten des Ziffernblocks für die jeweilige Funktion aus. myattendant, Bedienungsanleitung 25

26 Erste Schritte Funktionstastenbelegung zurücksetzen 5) Klicken Sie auf Speichern. HINWEIS: Sollten Sie versehentlich eine Funktionstaste oder eine Taste des Ziffernblocks doppelt vergeben haben, so erscheint nach dem Speichern eine Fehlermeldung und Sie können die Eingabe korrigieren. 3.7 Funktionstastenbelegung zurücksetzen 1) Klicken Sie auf Einrichtung. 2) Klicken Sie auf myattendant > Tastenbelegung. 3) Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen. 4) Klicken Sie auf Speichern. 3.8 Outlook-Anbindung Sie können myattendant direkt an Microsoft Outlook anbinden und erhalten dadurch eine komfortable Kalender-Integration Outlook-Anbindung konfigurieren 1) Klicken Sie auf Einrichtung. 2) Klicken Sie auf Meine Einstellungen > Outlook-Anbindung. 3) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Kontakte beim Starten importieren, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten. 4) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kalendertermine automatisch aus meinen Anwesenheitsstatus-Änderungen generieren, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten. 5) Wählen Sie die gewünschte Kalenderfunktion aus der Auswahlliste. Möglich sind Keine Kalenderintegration, Outlook Kalender-Integration oder Exchange-Kalender integrieren. 6) Klicken Sie auf Speichern. 26 myattendant, Bedienungsanleitung

27 Anwesenheitsstatus 4 Unified Communications Unified Communications ist die Integration unterschiedlicher Kommunikationssysteme, -medien, -geräte und anwendungen innerhalb einer Umgebung (z. B. IP-Telefonie, ortsgebundene und mobile Telefonie, , Instant Messaging, Desktop-Anwendungen, Sprachbox, Fax, Konferenzen und Unified Messaging). Elemente der Benutzeroberfläche 4.1 Anwesenheitsstatus Der Anwesenheitsstatus informiert im internen Verzeichnis und auf den Benutzerschaltflächen über die Verfügbarkeit interner Teilnehmer. Folgende Anwesenheitsstatus sind vorgesehen: Symbol Anwesenheitsstatus Verfügbarkeit Büro Nur auswählbar, wenn der CallMe-Dienst nicht aktiv ist. Ansonsten erscheint an dieser Stelle CallMe. CallMe Nur auswählbar, wenn der CallMe-Dienst aktiv ist. Ansonsten erscheint an dieser Stelle Büro. Besprechung erreichbar am normalen Arbeitsplatz erreichbar an einem alternativen Arbeitsplatz abwesend Krank Pause Außer Haus Urlaub Mittagspause Zu Hause abwesend abwesend abwesend abwesend abwesend abwesend myattendant, Bedienungsanleitung 27

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