Herzlich willkommen ABACUS optimal nutzen!

Transkript

1 Herzlich willkommen ABACUS optimal nutzen!

2 PROGRAMM 11. November 2015, Uhr Begrüssung und Vorstellung der projekt7 ag und alpha.info AG Anhänge zur Bilanz / Erfolgsrechnung, neue Rechnungslegung Modernste Technologien- vollständig neu in Internetarchitektur entwickelte ERP Lösung Quellensteuer mit ELM 4.0 (Thomas Brunner, ABACUS Research AG) Zeiterfassung, sie wird immer mehr Pflicht! > Präsentation AbaProject / Zeiterfassung > Präsentation AbaClick My ABACUS mit Dashboard und Histogramm Neuerungen FiBu, Debi, Kredi, CRM, AbaScan, Search 2

3 WER SIND WIR? Abacus Logopartner seit vielen Jahren Zusammenschluss der Alpha Info AG und der projekt7 ag Gemeinsame Räumlichkeiten seit Abwicklung erste Support-Fälle ab Oktober

4 WIE SIND WIR AUFGESTELLT? Unser Support Team Patric Schlegel Bis Fibu, Lohn, Debi, Kredi, EB, CRM, ABEA, Proj, SVM, AbaReport, Anlagen Roger Jud Fibu, Lohn, Debi, Kredi, EB Alex Krapf Fibu, Lohn, Debi, Kredi, EB, CRM, ABEA, Proj, SVM Stefan Schott Fibu, Lohn, Debi, Kredi, EB, Anlagen Marc Wild Ab Fibu, Lohn, Debi, Kredi, CRM, ABEA, Proj Piero Schepis IT Support Hardwareeinkauf Reto Keist IT Support Netzwerk Katharina Pretterklieber Debi, Kredi, EB, CRM Sekretariat 4

5 Anhänge zur Bilanz / Erfolgsrechnung neue Rechnungslegung 5

6 Anhang zur Jahresrechnung Definition im Programm 35 Anhänge Auswertung im Programm 31 Bilanz / ER / Saldi 6

7 Definition >Programm 35 Anhänge 7

8 Einzelne Bausteine für den Anhang mit Kriterien Seitenumbruch festlegen Drucken (ja / nein) Bedingung für Ausgabe Reihenfolge der Bausteine 8

9 Definition >Gewinnverwendung! 9

10 Daten für den Anhang Manuelle Werte erfassen Kennzahlen (Option!) Formeldefinition (Jahr) 10

11 Anhang zur Jahresrechnung: Definitionen Live Demo 11

12 Auswertung >Programm 31 Bilanz/ER 12

13 Anhang zur Jahresrechnung > Auswertung Live Demo 13

14 Anhang zur Jahresrechnung Programm 35 neu! Verfügbar ab Version 2015 Alte Anhänge werden in Zukunft nicht mehr weiter unterstützt! 14

15 Neue Rechnungslegung Letzte Gelegenheit für Umstellung auf neuen Kontenrahmen im 2015! > Erster Jahresabschluss im 2015 < 15

16 Neue Rechnungslegung Verschiedene Möglichkeiten in Abacus! 1. Neuer Mandant mit Muster Kontenrahmen 2. Bestehender Mandant mit neuer Klassierung 3. Bestehender Mandant mit neuer Klassierung und neuer Konto- Nummerierung 16

17 Neue Rechnungslegung 1. Neuer Mandant mit Muster Kontenrahmen Nur zu empfehlen, wenn keine Nebenbücher - Debitoren - Kreditoren - Lohnbuchhaltung geführt werden, da sonst gesamte Installation neu aufgesetzt werden muss! 17

18 Neue Rechnungslegung 2. Bestehender Mandant mit neuer Klassierung Zu empfehlen, wenn Konti gemäss KMU-Kontenrahmen bereits eingeführt wurden. Konti können in zweiter Klassierung neu hinterlegt werden und es sind Vorjahresvergleiche auch im Umstellungsjahr möglich! Nachteil: Gruppen stimmen evtl. nicht mit Konti überein. 18

19 Neue Rechnungslegung 3. Bestehender Mandant mit neuer Klassierung und neuer Konto-Nummerierung Zu empfehlen, wenn noch ein alter Käfer-Kontenplan geführt wird und Nebenbücher geführt werden! Neue Nummerierung löst die alte ab und es werden im Übergangsjahr zwei Konto-Saldi geführt. Nachteil: Unübersichtlichkeit, nicht mehr benötigte Konti. 19

20 Neue Rechnungslegung Letzte Gelegenheit für Umstellung auf neuen Kontenrahmen im 2015! > Erster Jahresabschluss im 2015 < 20

21 ZUSATZTHEMA! F A B I Beschränkung des Fahrkostenabzugs Auswirkungen auf den Lohnausweis, wenn ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung steht! 21

22 F A B I Auswirkungen Deklaration der gesamten Fahrkosten zur Arbeit in der Steuererklärung > übrige Einkünfte! Abzug der Fahrkosten in den Berufsauslagen, max. bis zum Höchstansatz (Bund / Kantone individuell). >> Und im Lohnausweis / Lohnbuchhaltung? 22

23 F A B I Lohnausweis Das Kreuz im Feld F im Lohnausweis für unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn und Arbeitsort bleibt unverändert! Keine Änderung des Privatanteils von 9.6% p.a., da ausschliesslich für Privatfahrten ohne Weg zur Arbeit. Aussendienst hat zusätzliche Ausweispflicht! 23

24 F A B I Lohnausweis Aussendienst Bescheinigung des prozentmässigen Anteil Aussendienst in Ziffer 15 Lohnausweis (Rz 70 Wegleitung zum LA) Diese Information stammt vom Kanton Thurgau. Berufskosten-Beschränkung wird kantonal geregelt. Abklärungen beim betreffenden Kanton notwendig. 24

25 Quellensteuer mit ELM 4.0 Thomas Brunner ABACUS Research AG Produktverantwortlicher Assistenz Lohn/HR 25

26 Prozessorientierte elektronische Einreichung der Quellensteuer ELM 4.0 Thomas Brunner

27 Wer bin ich? Thomas Brunner Produktverantwortlicher Assistenz Applikationen LOHN/HR Spezialgebiete: Lohnverarbeitung ELM Definition Lohnarten/Basen/Tabellen 27

28 Ein paar Zahlen zum LOHN/HR 32 Mitarbeiter im Lohn/HR-Team Grösstes ABACUS-Team > Zeilen Programmcode; also etwa 200 Bücher mit je 500 Seiten > Pro Jahr etwa 400 Verbesserungsvorschläge und Wünsche aufgenommen Lohnabrechnungen pro Monat 28

29 Was bedeutet ELM? ELM = Elektronisches Lohnmeldeverfahren Betrieben durch den Verein swissdec Nicht gewinnorientierter Verein Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme Weitere Informationen auf 29

30 Entwicklung ABACUS ELM Ab Version 2006 ELM 2.2 zertifiziert AK, FAK, UVG-Versicherungen, LSE, Lohnausweise Ab Version 2012 ELM 3.0 zertifiziert UVGZ- und KTG-Versicherungen Ab Version 2015 ELM 4.0 zertifiziert Quellensteuer, EMA Meldungen 30

31 Zukünftige swissdec-projekte ELM 4.1 / 5.0 Übermittlung der BESTA-Statistik Prozessoptimierung Verbesserungen aus Kundenerfahrungen MWST 1.0 Elektronische Übermittlung der Mehrwertsteuer Betrifft Applikation Finanzbuchhaltung 31

32 Sinn und Zweck ELM 4.0 > Einheitliches Abrechnungsverfahren für alle 26 Kantone > Meldewesen Eintritt / Mutationen / Austritt integriert > Korrekturverfahren ist Teil des Prozesses 32

33 Elektronisch ist die Zukunft > Papier war gestern / Elektronisch ist die Zukunft > Kanton Genf, Waadt und Bern setzen schon lange auf elektronische Prozesse 33

34 Bezugsprovisionen 2015 > Kantone mit Vorteil Elektronisch BE = 3 % elektronisch, 1 % Papier GR = 3 % elektronisch, 2 % Papier VD = 3 % elektronisch, 2 % Papier TI = 2 % elektronisch, 1 % Papier 34

35 Live-Demo 35

36 Zeiterfassung sie wird immer mehr Pflicht! Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung AbaProject / Zeiterfassung AbaClik 36

37 Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung Grundlage: Arbeitsgesetz (ArG), Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1 ) Betrieblicher Geltungsbereich (Art 1 ArG) Grundsatz: alle öffentlich- und privatrechtlich organisierten Betriebe Ausnahmen (nicht abschliessend): Verwaltung, Öffentlicher Verkehr, Private Haushalte, Familienbetriebe Persönlicher Geltungsbereich (Art 2 ArG) Grundsatz: - Alle in der Schweiz tätigen Arbeitnehmer - Arbeitnehmer ausländischer Arbeitgeber, soweit möglich Ausnahmen: - Arbeitnehmer mit höherer leitender Tätigkeit - Handelsreisende 37

38 Arbeitszeit im Sinne des ArG (Art. 13 ArGV 1 ) 1 Als Arbeitszeit im Sinne des Gesetzes gilt die Zeit, während der sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat; der Weg zu und von der Arbeit gilt nicht als Arbeitszeit. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen über die Beschäftigung von schwangeren Frauen und stillenden Müttern sowie Artikel 15 Absatz 2. 2 Ist die Arbeit ausserhalb des Arbeitsortes zu leisten, an dem der Arbeitnehmer normalerweise seine Arbeit verrichtet, und fällt dadurch die Wegzeit länger als üblich aus, so stellt die zeitliche Differenz zur normalen Wegzeit Arbeitszeit dar. 38

39 Erfassung der Arbeitszeit (1/2) (Art. 46 ArGV i.v.m. Art. 73a ArGV 1 ) Gegenstand Dauer und Lage der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, inkl. Ausgleichszeit und Überzeit Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr Gewährte Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen Durch wen? Pflicht des Arbeitgebers Möglichkeit der Delegation, Verantwortung verbleibt aber beim Arbeitgeber 39

40 Erfassung der Arbeitszeit (2/2) (Art. 46 ArGV i.v.m. Art. 73a ArGV 1 ) Form? Grundsätzlich Formfreiheit, solange klar und verständlich Möglich sind somit bspw. - Handschriftliche Aufzeichnungen - Excel-Tabelle - Softwareaufzeichnung (z.b. ABACUS) Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre 40

41 Übergangsregelung (Weisung ab ) Arbeitnehmerkategorien Kategorie A: «Top-Manager», entspricht höheren leitenden Angestellten - Untersteht nicht dem ArG -> keine Arbeitszeiterfassung Kategorie B: Kader, d.h. Arbeitnehmer mit wesentlicher Autonomie betreffend Arbeit und Arbeitszeiteinteilung - Vereinfachte Arbeitszeiterfassung (nur Umfang) - Vereinbarung/Jahresgespräch betr. Zeitlichen Arbeitsbelastung Kategorie C: Übrige Arbeitnehmer - Umfassende Arbeitszeiterfassung (Lage und Umfang) 41

42 Zukünftige Rechtslage? (Medienmitteilung vom ) Grundsätzliches Keine weiteren Ausnahmen vom Geltungsbereich -> Arbeitsgesetz gilt wie bis anhin Grundsatz der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bleibt Abweichung für gewisse Arbeitnehmerkategorien möglich: - Verzicht auf Arbeitszeiterfassung - Vereinfachte Arbeitszeiterfassung Inkrafttreten: voraussichtlich 1. Januar

43 Verzicht auf Arbeitszeiterfassung (1/2) (Art. 73a nargv) Persönliche Voraussetzungen Nur für Arbeitnehmer mit grosser Autonomie betreffend Arbeitsorganisation und Zeiteinteilung Lohngrenze: Bruttojahresgehalt (inkl. Bonus) von CHF Verzichtserklärung - Mit jeweiligem Arbeitnehmer und schriftlich - Verzicht jeweils per Ende Kalenderjahr widerrufbar - Ist Teil der Dokumentationspflicht Formelle Voraussetzungen Gesamtarbeitsvertrag 43

44 Verzicht auf Arbeitszeiterfassung (1/2) (Art. 73a nargv) Inhalt des Verzichts Nicht zu erfassen sind somit Tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit Ruhe- und Ersatzruhetage Lage und Dauer der Pausen von mehr als einer halben Stunde Keine Dokumentation der gesetzlich geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge Auswirkung auf Dokumentationspflicht Arbeitgeber hat folgende Dokumente zur Verfügung zu halten: Gesamtarbeitsvertrag Verzichtserklärung Verzeichnis der Bruttolöhne der jeweiligen Mitarbeiter 44

45 AbaProject Live Demo 45

46 Zeit- und Absenzenkontrolle Stark reduziertes AbaProject wird als vordefinierte Zeitund Absenzenkontrolle ausgeliefert. Eigene Standardmasken für Leistungserfassung, Leistungsartendefinition und die Firmendefinition. Leistungsarten für Zeit- und Absenzenkontrolle sind im Standard vorhanden und können erweitert werden. Verfügbar ab ABACUS-Version 2016 Wird GRATIS mit der Lohnbuchhaltung ausgeliefert. Diese muss nur noch eröffnet und allenfalls konfiguriert werden. 46

47 Was ist AbaClik? Bisher: Haben Sie Ihre Stunden im AbaProject oder im Excel erfasst Haben Sie Ihre Spesen gesammelt und anschliessend im Lohnbüro abgegeben Haben Sie Ihre Aufgaben im Outlook erfasst Heute: 47

48 Was bietet AbaClik? Leistungserfassung mit Synchronisation ins AbaProject Spesenerfassung mit Synchronisation ins AbaProject Spesenerfassung mit Synchronisation in die Lohnbuchhaltung Spesenerfassung mit Synchronisation in die Finanzbuchhaltung Spesenerfassung mit Synchronisation in die Kreditorenbuchhaltung Arbeitszeiterfassung Kommen/Gehen mit Synchronisation ins AbaProject Reisekostenabrechnung mit Synchronisation ins AbaProject Employee-Self-Service (ESS) Meine Daten, Adresse ändern, Zivilstand ändern, Kinderzulagen beantragen, Begünstigtenkonto ändern, Ansicht des eigenen Personalstammdossiers Employee-Self-Service (ESS) Krankheit/Unfalltage, Militär/Zivildienst, Arbeits- und Fehlzeiten, Ferien/Urlaub ab Version 2016 ab Version 2015, ServicePack Dezember

49 AbaClik Live Demo 49

50 AbaClik Preise AbaClik App Kostenlos im App Store (Apple) und Google Play Store (Android) Self Service Abo Small CHF 1.00 monatlich pro Mandant und pro Benutzer - Meine Daten, Adresse ändern, Zivilstand ändern, Kinderzulagen beantragen, Begünstigtenkonto ändern, Zugriff auf Personaldossier - Versenden und Empfangen von Nachrichten Self Service Abo Standard CHF 5.00 monatlich pro Mandant und pro Benutzer -alle Funktionen des Self Service Abo Small - Synchronisation der Spesen und Aktivitäten - Synchronisation In&Out - Versenden/Empfangen von Aufgaben (Visumsprozess) 50

51 MyABACUS Dashboard und Histogramm 51

52 MyABACUS Was ist MyABACUS? Ist das Portal für die Desktop-Lösung Beinhaltet folgende Bereiche: Dashboards Histogramme Meine Dokumente Prozesse Aufgaben Nachrichten persönliche Einstellungen 52

53 MyABACUS Dashboard Visualisiert Informationen in verdichteter Form Nebst Histogrammen stehen auch ABACUS Auswertungen zur Verfügung Programmstarter für einfaches Starten einzelner ABACUS Programme RSS-Feeds mit aktuellen Nachrichten 53

54 MyABACUS Live Demo 54

55 MyABACUS Login von MyAbacus Starten über z.b. 55

56 MyABACUS Startseite von MyAbacus 56

57 MyABACUS Übersicht über Dashboard 57

58 MyABACUS Dashboard Finanzbuchhaltung 58

59 MyABACUS Dashboard Personal 59

60 MyABACUS Histogramm Designer 60

61 MyABACUS Dashboard Designer 61

62 MyABACUS Fertiges Dashboard 62

63 MyABACUS Abacus Messaging System 63

64 Verfügbarkeit / Voraussetzungen Verfügbarkeit Verfügbar auf Version 2014, SP Mai 2014 Voraussetzungen Benutzer muss als ABACUS-User erfasst sein Für die Applikationsauswertungen muss Applikations-Zugriff bestehen Für die AbaReporte muss AbaReport-Zugriff bestehen 64

65 Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Live Demo 65

66 Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Zugriffsschutz auf Konten im FiBu

67 Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Fakturen erfassen im Debitoren

68 Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Fakturen erfassen im Kreditoren 11 68

69 Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Fakturen erfassen im Kreditoren 11 mit AbaScan Inbox 69

70 Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Erstellen Zahlungsvorschlag Kreditoren

71 Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Vorschlag bearbeiten Kreditoren

72 Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Überweisungsvorschlag mit den Originalbelegen im Anhang 72

73 Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Überweisungsvorschlag mit den Originalbelegen im Anhang als PDF 73

74 Neuerungen Fibu / Debi / Kredi Kontoauszug mit den Originalbelegen im Anhang als PDF 74

75 Neuerungen FiBu / Debi / Kredi Finanzbuchhaltung - Zugriffsschutz auf Konten / Kostenstellen usw. im F627 - Originalbelege als Anhang auf Buchung Kontoauszug Debitorenbuchhaltung - Neue Maske im Programm 11 für Erfassung Belege - Elektronische Dossierablage Kreditorenbuchhaltung - Neue Maske im Programm 11 für Erfassung Belege - Elektronische Dossierablage - AbaScan Inbox 75

76 Neuerungen CRM Live Demo 76

77 Neuerungen CRM Neue Verbindungsarten im CRM A11 77

78 Neuerungen CRM Neue Verbindungsarten im CRM A11 78

79 Neuerungen CRM Etikette mit Doppeladressierung 79

80 Neuerungen CRM Branchendefinitionen 80

81 Neuerungen CRM Neue Verbindungsarten Doppeladressierung Branchenfelder Anschriftenpflege (Überprüfung mit Post oder Local.ch) 81

82 Neuerungen AbaSearch 82

83 Neuerungen AbaSearch 83

84 Neuerungen AbaSearch 84

85 Neuerungen AbaSearch Volltextsuche im Abacus Durchsuchen von PDF und allen anderen Dokumenten Google vom Abacus 85

86 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folien stehen unter projekt7.ch und alphainfo.ch zum Download bereit