Warenwirtschaftssystem

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1 dvg-software Software nach Maß Warenwirtschaftssystem Bedienungsanleitung der Kassensoftware Ausgabe vom Ing.(grad.) Dietmar von Gliszczynski Lindenweg Ammersbek. Telefon 04102/ Fax 04102/

2 Inhaltsübersicht 1 Funktionsübersicht Ware aufnehmen Kassieren Systemvoraussetzungen Bedienung Hauptmenü PLU einspielen Kassenprogramm Kassenverkauf Aufnahme der Ware Preisänderung/Rabatt/Nachlass Kassiervorgang Z-Abschlag Datenausgabe Bon-Texte Drucker/Kassenschublade Kassenhardware Systemdaten Scantest

3 1 Funktionsübersicht Die PC-Kasse ist Bestandteil des Warenwirtschaftssystems (dvg-)wws. Mit ihr werden alle Aufgaben an der Kundenschnittstelle durchgeführt. Diese sind: 1. Aufnehmen der vom Kunden ausgewählten Artikel 2. Durchführen der Kassierung 3. Schreiben des Kassenbons 4. Erfassen der Tagesergebnisse 5. Erfassen der Artikel im Warenaustausch (gehend) 1.1 Ware aufnehmen Beim Aufnehmen der vom Kunden ausgewählten Artikel sind folgende Funktionen implementiert: 1. Eingeben der Artikelnummer mittels Barcode-Scanner oder manuell 2. Identifizieren des Kunden über Kundenkarte 3. Gutschein verkaufen 4. Anzahlung/Bestellung entgegennehmen 5. Listenpreis des Artikels ändern 6. Rotpreise eingeben (Preisänderung auf den Listenpreis) 7. Rabatt (%) oder Nachlass (Währung) auf eine Position eingeben 8. Menge bei einer Position ändern 9. Retouren eingeben und verrechnen 10. Zeile stornieren 11. Bon stornieren 12. den letzten Bon nachdrucken 13. den momentanen Warenwert auf der Kundenanzeige sichtbar machen 14. Kassenschublade öffnen (mit Leerbon) 15. Warenaufnahme abschließen und zum Kassiervorgang wechseln 1.2 Kassieren Die Kassierung hat verschiedene Optionen zur Anpassung an die zulässigen Zahlungsmittel und Eingaben. Grundsätzlich kann das Zahlungsmittel aus einem Menü ausgewählt oder mit einer Direkttaste eingegeben werden. Dabei werden nur die Zahlungsmittel zugelassen, die per Optionen eingestellt sind. Die Betragseingabe kann mit oder ohne Dezimalzeichen eingestellt werden. Als Dezimalzeichen kann der Punkt oder das Komma eingestellt werden. Nachfolgend werden alle Kassierfunktionen aufgelistet: 1. Zahlung in Bar 2. Zahlung mit E-Cash (Option nur mit entsprechendem Terminal) 3. Zahlung mit Scheck 4. Zahlung mit Kreditkarte (Option nur mit entsprechendem Terminal) 5. Zahlung mit Gutschein 6. Zahlung mit Warengutschein (Vergütung) 7. Verrechnung von Anzahlungen 8. Betrag wird in Rechnung gestellt (nur bei Kunden mit Kundenkarte möglich) 3

4 9. Betrag wird passend gegeben (noch offener Betrag wird automatisch übernommen) Wird der noch zu zahlende Betrag Null oder negativ, ist der Kassiervorgang beendet und es wird automatisch der Betrag der Geldrückgabe und der Bon ausgegeben. Solange der zu zahlende Betrag noch positiv ist, kann der Kassiervorgang abgebrochen werden und die Warenaufnahme fortgesetzt werden (Taste Esc). 2 Systemvoraussetzungen Der Kassen-PC benötigt nur geringe Ressourcen. Damit sind auch Computer, die unter Windows nicht mehr eingesetzt werden können, noch als Kassen-PC verwendbar. Es werden benötigt: 1. DOS-Betriebssystem 6.22 oder höher 2. Arbeitsspeicher ab 4 MB 3. Festplatte ab 500 MB, Diskettenlaufwerk 1,44 MB 4. Monochrom- oder Farbbildschirm (VGA) 5. Standard- oder Kassentastatur 6. Kassendrucker (z.b. Epson Thermo-Bondrucker TM-T88 III) 7. Barcode-Leser mit Tastaturweiche (z.b. Jarltech 2070) 8. Kundenanzeige 2-zeilig je 20 Zeichen (z.b. Jarltech 8004) 3 Bedienung Ist das Kassensystem auf dem Computer eingerichtet, wird die PC- Kasse nach dem Einschalten des Computers automatisch gestartet. Es wird das Hauptmenü angezeigt: 3.1 Hauptmenü Aus dem Hauptmenü werden die Funktionen des Kassensystems aufgerufen. Das eigentliche Kassenprogramm wird über den 1. Menüpunkt gestartet. Aber das Kassenprogramm kann nur arbeiten, wenn ihm die Artikel und Preise des Sortiments bekannt sind. Die Kasse selbst ist nicht in der Lage diese Daten zu generieren, sie müssen ihr aus dem Hauptrechner zur Verfügung gestellt werden. 4

5 3.2 PLU einspielen Dazu dient die sogenannte PLU (Preis-Look-Up) aus dem Hauptrechner. Nach der Installation des Kassensystems muss zunächst einmal die PLU aus dem Hauptrechner eingespielt werden. Die spätere Aktualisierung erfolgt nach Bedarf, d.h. nach einer Änderung des Sortiments oder nach Preisänderungen. Die PLU enthält folgende Daten: 1. alle Artikel im Sortiment a. mit Bezeichnung b. Lieferantennummer c. Artikelnummer (System, Lieferant und EAN-Code) 2. die Preise für die Artikel 3. die Kundendaten 4. die Verkäuferdaten 5. die im Hauptrechner eingestellten Kassenoptionen 6. weitere Artikelinformationen wie a. letzte Warenlieferung b. letzte Bestellung c. Einkaufspreis d. Lieferantendaten Die Daten zu 6. werden über den Menüpunkt Artikelinformation angezeigt. Die Daten zu 4. und 5. können auch im Kassenprogramm eingestellt werden, werden aber mit jeder PLU im Kassensystem mit den Daten aus dem Hauptrechner überschrieben. Für dauerhafte Änderungen müssen diese also im Hauptrechner vorgenommen werden (siehe Optionen.htm). 3.3 Kassenprogramm Das Kassenprogramm ist in 4 Funktionsblöcke unterteilt. Innerhalb des Kassenprogramms wird mit den Pfeiltasten manövriert. 5

6 Ein Programmpunkt wird mit der RETURN-Taste (auch mit Enter bezeichnet) ausgeführt. Die fett markierten Funktionen werden später ausführlich erläutert. 1. Verkauf a. Kassenverkauf b. Warenaustausch c. Daten eines BON d. Info (Informationen über Programmversion und Erstellungsdatum) e. Daten reorganisieren f. Datensicherung (besser den Menüpunkt im Hauptmenü verwenden) g. Passwort abfragen h. Ende 2. Aufsicht a. X-Abschlag b. Z-Abschlag c. Datenausgabe d. Tagesjournal e. Geldbewegungen f. Daten eines BON g. Tagesumsatz 3. Stammdaten a. Verkäufer b. Bon- und Formulartexte Bonfuß (nur im Kassensystem einzugeben) Bonkopf (nur im Kassensystem einzugeben) Auswahlbeleg (nur im Kassensystem einzugeben) Kassenbon (letzten Kassenbon anzeigen) c. Währung und MWSt-Sätze 4. Systemdaten a. Uhr und Datum b. Drucker c. Kassenhardware d. Formulare e. Systemdaten f. Scantest g. Zeichensatz drucken Kassenverkauf Diese Funktion beginnt mit der Abfrage der Verkäufernummer (optional auch ohne diese Abfrage). Die eingegebene Verkäufernummer wird in den Verkäuferdaten positioniert und der Name des Verkäufers am linken oberen Rand ausgegeben. Ist die Verkäufernummer (1- bis 4- stellig) nicht vorhanden, so wird die Verkäufernummer erneut abgefragt, bis entweder eine richtige Nummer eingegeben wird oder diese Funktion mit der Esc-Taste beendet wird. Weitere Verkaufsfunktionen sind nur nach richtiger Eingabe der Verkäufernummer möglich. Es wird empfohlen, in den Systemdaten die Verkäuferzwangsabfrage nicht zu deaktivieren. 6

7 Aufnahme der Ware Nach Eingabe der Verkäufernummer kann mit der Aufnahme der Ware begonnen werden. Dazu scannen Sie die Artikelnummer vom Barcode-Etikett der Ware ab. Sollte der Scanner einmal den Barcode nicht lesen können, so können Sie die Artikelnummer auch manuell eingeben. Die (System)artikelnummer steht auf dem Etikett direkt unter dem Barcode. Im Bild ist der Artikel mit der Artikelnummer eingegeben worden. Danach ist für diesen Artikel die Menge auf 2 erhöht worden. Grundsätzlich gilt, dass zunächst der Artikel eingelesen werden muss bevor Änderungen wie Preise, Menge, Nachlässe oder Retourenkennzeichnung eingegeben werden können. Diese Änderungen beziehen sich immer nur auf die letzte Zeile. Weitere Artikel können nun in beliebiger Menge auf die gleiche Art eingelesen werden. Retouren werden automatisch mit einem Minuszeichen vor der Betragsangabe gekennzeichnet und die Rechnungssumme entsprechend reduziert. Wird nur eine Retoure eingelesen, ist die Rechnungssumme negativ und der Rückgeldbetrag entsprechend hoch. Zur Kompensation kann dem Kunden ein Gutschein verkauft werden in der entsprechenden Höhe, so dass kein Geld zurück gegeben werden muss. Im nächsten Bild wurde durch Bon-Ende der Kassiervorgang eingeleitet und bei Warenwert 0 auch gleich abgeschlossen und der Bon gedruckt. 7

8 Vor dem Bon wird noch ein Hausbeleg zur ordnungsgemäßen Bearbeitung der Retoure ausgedruckt. Nachstehend sind die beiden Ausdrucke dargestellt. Kopf- und Fußtexte wurden weggelassen. In unserem Beispiel besitzt der Kunde eine Kundenkarte. Die Kundennummer wurde eingelesen und dadurch der Name des Kunden oben links am Bildrand eingeblendet. Im Beispiel wurde jedes Formular nur 1 mal ausgegeben. Über den Menüpunkt Formulare unter Systemdaten kann die Anzahl der gewünschten Ausdrucke für jedes Formular eingestellt werden Preisänderung/Rabatt/Nachlass Die vom Kunden zu zahlenden Beträge (Endpreise) können an der Kasse durch mehrere Funktionen beeinflusst werden. Preisänderung, Rabatt und Nachlass schließen sich gegenseitig aber aus. Die Preisänderung verändert den Endpreis direkt. Der Listenpreis bleibt erkennbar. Statistische Auswertungen erkennen diese Preisänderung. Bei Berechnungen zur Vergütung können diese Positionen ausgeblendet werden, wenn der Listenpreis größer als 0 ist. Typische Anwendung: Rotpreise (ausblendbar im Vergütungssystem), Sammelkonten mit Listenpreis = 0 für (noch) nicht ausgezeichnete Ware (nicht ausblendbar im Vergütungssystem). Ein Rabatt wird in Prozenten des Listenpreises berechnet und verringert den Endpreis. Die Ware kann aus dem Vergütungssystem nicht ausgeblendet werden. Statistisch wird die Änderung als Nachlass erkannt. Ein Nachlass wird als Währungsbetrag eingegeben und verringert den Endpreis. Die Ware kann aus dem Vergütungssystem nicht ausgeblendet werden. Statistisch wird die Änderung als Nachlass erkannt. Eine Änderung des Listenpreises verändert für diese Position den Listenpreis und nimmt alle bis dahin durchgeführten Preisänderungen dieser Position zurück. Neu sind dann wieder Preisänderungen mit Bezug auf den neuen Listenpreis möglich. Die Änderung des Listenprei- 8

9 ses ist im System nachträglich nicht erkennbar. Statische Auswertungen sind für diese Funktion nicht möglich. Die Ware kann aus dem Vergütungssystem nicht ausgeblendet werden. Typische Anwendung: Modulare Ware wie z.b. Räder an Kinderwagen Kassiervorgang Nach der Aufnahme der Warendaten wird mit der Bonende-Taste der Kassiervorgang eingeleitet. An der Kundenanzeige wird jetzt der (noch) zu zahlende Betrag angezeigt. Auf dem Monitor der Kasse wird die Rechnungssumme, der Warenwert, der noch zu zahlende Betrag und der eingegebene Betrag angezeigt. Sind schon vorher Beträge eingegeben worden, sehen Sie auch die Art und Höhe der bisher geleisteten Zahlung. In unserem Beispiel hat der Kunde zunächst 20,00 DM bar gezahlt, dann für 25,00 DM einen Gutschein eingelöst, erneut 35,00 DM bar gezahlt und möchte nun 20,00 DM mit E-Cash bezahlen. Dazu sind die 20,00 DM im Feld Gegeben eingetippt worden und werden mit der RETURN-Taste übernommen. Das Programm erkennt jetzt, dass die Rechnungssumme erreicht ist und berechnet den Rückgabebetrag und druckt den Bon. Der Rückgabebetrag wird auf der Kundenanzeige und am Monitor sichtbar. Mit dem Ausdrucken des Bon ist der Kassiervorgang abgeschlossen. Der Bon enthält alle Daten des Verkaufsvorgangs. Die Kassenanzeige geht nach einer einstellbaren Zeit automatisch wieder in die Grundstellung (Verkäufernummer eingeben). Im Kassensystem sind die Daten des Verkaufsvorgangs in den Dateien ABVERK1.DBF und GELDIO.DBF gespeichert. Damit können zu einem späteren Zeitpunkt statistische und kassentechnische Auswertungen durchgeführt werden. Eine dieser Auswertungen ist der Z- Abschlag. Weitere Auswertungen werden nach der Datenausgabe zur Übernahme in den Hauptrechner dann im WWS durchgeführt (siehe Ergebnisrechnung) Z-Abschlag 9

10 Der Z-Abschlag ist ein Abschluss mit Rücksetzen. Alle Verkaufsergebnisse seit dem letzten Z-Abschluss werden dabei als kassentechnischer Abschlussbeleg ausgegeben. In der Regel ist der erfasste Zeitraum 1 Tag. Die Daten dienen einmal zum Überprüfen des Kassenbestandes. Das sind die Kassendaten. Einnahmen mit E- Cash, Einnahmen mit Kreditkarten, eingelöste Gutscheine und Warengutscheine werden gesondert ausgewiesen. In den Umsatzberechnungen wird der buchmäßige Umsatz durch das Ergebnis aus + Kassensoll-Bar + Kassensoll-Scheck + E-Cash + Kreditkarten - Summe der Geldbewegungen gebildet. Dabei wird berücksichtigt, dass Geldeinlagen bzw. Geldentnahmen keinen Umsatz darstellen aber im Kassensoll-Bar enthalten sind. Der Warenumsatz zeigt das kassentechnische Ergebnis aller Warenbewegungen. Er wird durch das Ergebnis aus + Kassensoll-Bar + Kassensoll-Scheck + E-Cash + Kreditkarten + Gutschein eingelöst + Warengutschein eingelöst + Anzahlung verrechnet + Verkauf über Rechnung - Gutschein verkauft - Anzahlung/Bestellung - Summe der Geldbewegungen gebildet. Die Ergebnisse des Z-Abschlags stehen nach laufenden Nummern geordnet in der Datei ABDOKU.DBF. Für jeden Z-Abschlag generiert das Kassensystem eine neue fortlaufende Nummer. 10

11 3.3.3 Datenausgabe Die Datenausgabe ist Datum orientiert. Alle Vertriebsergebnisse dieses Tages werden zur Weiterverarbeitung im Hauptrechner auf die Diskette geschrieben. Es werden nur die Daten mit diesem Datum auf die Diskette ausgegeben. Ist ein Z-Abschlag z.b. erst am nächsten Tag gemacht worden, erfolgt die Ausgabe der Datei ABDOKU mit den Daten des nächsten Tages! Die Vertriebsergebnisdaten (ABVERK, GELDIO,ABDOKU) bleiben im Kassenrechner, sie werden aber mit Hilfe der Datenausgabe tageweise in den Hauptrechner übernommen. Dabei werden die Daten mit weiteren statistischen Informationen im Hauptrechner ergänzt. Bereits im Hauptrechner vorhandene Daten werden nicht erneut übernommen. Die Datenausgabe ist auf die letzten 7 Kalendertage begrenzt. Danach stehen die Daten diesem Programm nicht mehr zur Verfügung. Es wird empfohlen auf einer Diskette die Daten für mehrere Tage (bis zu einem Monat) zu sammeln und diese Disketten sicher aufzubewahren Bon-Texte Die Texte, die als Kopf- bzw. Fußtext automatisch auf den Bon geschrieben werden, können nur im Kassensystem eingegeben werden. Dafür ist in das System eine Mini-Textverarbeitung integriert. Am Beispiel des Bon-Kopfes soll die Handhabung erläutert werden. Nach dem Betätigen des Menüpunktes Bonkopf erscheint auf dem Bildschirm ein kleines Fenster, das etwa die Breite eines Bonstreifens hat. Sie können in dieses Fenster die von Ihnen gewünschten Daten zeilenorientiert eingeben. Wenn eine Zeile auf dem Bon in großer Schrift ausgegeben werden soll, muß diese Zeile am linken Rand mit dem beginnen. Die Texte können durch Leerzeichen in die Mitte des Bon verschoben werden. Bedenken Sie dabei aber, dass die Großschrift auf dem erheblich mehr Platz beansprucht als im Fenster. Mit der Taste Einfg können Sie den Einfügemodus oder den Überschreibmodus verwenden. Testen Sie die richtige Anordnung indem Sie mehrere Leerbons drucken. Der Kopf für den nächsten Bon wird bei Bon-Druckern erst am Ende des vorhergehenden Bons gedruckt. Dadurch werden Papierverluste, die durch das Schneidesystem entstehen, minimiert. 11

12 3.3.5 Drucker/Kassenschublade Weil das Kassensystem im DOS-Betriebssystem arbeitet, müssen die Steuerbefehle im Anwendungsprogramm eingestellt werden. Im Kassensystem sind mehrere Drucker vorbereitet, von denen der richtige Drucker ausgewählt werden muss. Das erfolgt über den Menüpunkt Drucker im Funktionsblock Systemdaten. Über die typischen Kassendrucker wie z.b. TM-T88II oder OKIPOSIII wird auch die Kassenschublade geöffnet. Die Seitendrucker kennen diese Zusatzfunktion nicht, so dass hier die Kassenschublade manuell geöffnet werden muss. Bedenken Sie, dass nach einer Einstellung der verwendeten Hardware das Kassenprogramm neu gestartet werden muss, damit die Einstellungen wirksam werden Kassenhardware Außer der Auswahl des Druckers müssen noch Einstellungen für den Bildschirmtyp, den Typ und die Schittstelle der Kundenanzeige, die Ansteuerung der Kassenschublade, die Anschlussart des Barcode- Scanners und die Bezeichnung des Laufwerks für die externen Daten (PLU und Datenausgabe) vorgenommen werden. Nehmen Sie hierzu die Dokumentation der Hardware, die Sie verwenden, zu Hilfe. Auch hier gilt, dass nach der Einstellung das Kassenprogramm neu gestartet werden muss Systemdaten Für die Belege und die Abrechnungsdaten werden Angaben über die Filialbezeichnung, die Kassennummer und einige Zahlungsarten benötigt. Sind die Daten EC- CASH und/oder Kreditkarte nicht angegeben, können diese Zahlungsmittel im System nicht gehändelt werden. Die Daten der Filialbezeichnung werden auch als Begrüßungstext auf der Kundenanzeige ausgegeben, solange noch keine Artikel- oder Gelddaten vorhanden sind. Wollen Sie Schecks als Zahlungsmittel akzeptieren, muss bei Schecklimit ein Betrag größer als 0 eingegeben werden. 12

13 Im freien Feld werden Daten über den Festplattenspeicher angezeigt. Der im Datenfeld verwendete Währung eingegebene Text wird bei allen Zahlungsbelegen verwendet. Die Eingaben bei 1. Verkäufer-Zwangsanmeldung 2. bei BON Lade öffnen 3. Betrieb ohne Drucker 4. Geldeingabe mit Punkt 5. Artikelinf. mit EK 6. Passend gegeben nutzen 7. Komma als Punkt werten sind entweder T = wahr oder F = falsch. Im Hauptrechner sind die Einstellungen komfortabel einstellund nachprüfbar. Stellen Sie die Systemdaten vorwiegend im Hauptrechner ein. Die Systemdaten werden bei jedem Datenaustausch zwischen Hauptrechner und Kasse übertragen. Mit der nächsten PLU werden die korrigierten Daten zur Kasse übertragen. Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie unter Optionen.htm entweder auf der WWS-CD unter Fragen&Antworten oder im Internet unter Scantest Zum Testen des Barcode-Lesers dient dieser Menüpunkt. Wenn bestimmte Daten nicht verarbeitet werden können, lesen Sie den Barcode ein und werten Sie die empfangenen Zeichen aus. Normalerweise werden im WWS keine Prüfziffern verwendet. Das Kassensystem verarbeitet immer alle vom Leser empfangenen Zeichen zur Identifizierung des Artikels. 13