PC CADDIE - Proshopartikel

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1 PC CADDIE - Proshopartikel Die Anlage einer detaillierten, allumfassenden und übersichtlichen Struktur Ihres Warenwirtschaftssystems bildet die Grundlage für eine effektive Nutzung und damit für einen schnellen und guten Service. Im Proshop-Kontenbereich finden Sie bereits mehrere Artikel-Beispiele, die Ihnen bei der Anlage der eigenen Artikel behilflich sein könnten. Proshop Um im Proshop zu arbeiten, wählen Sie bitte zuerst den Kontenbereich Proshop, indem Sie in der Button-Leiste den breiten Knopf drücken oder über die Menüleiste Umsätze/Kontenbereich diesen auswählen. Eingabe der Lieferanten Fangen Sie am besten mit der Eingabe der Lieferanten an. So können Sie Ihre Lieferscheine und Artikel im Anschluss gleich den jeweiligen Lieferanten zuordnen und darauf Ihre Struktur aufbauen. Die Eingabe der Lieferanten erfolgt wie bei der Personen-Eingabe für Ihre Mitglieder und Gäste, identisch zu den Firmenmitgliedern. Gehen Sie einfach am besten über Personen/...neu erfassen, ändern, löschen. Wichtig ist : Ordnen Sie den Lieferanten gleich zu Beginn als Geschlecht: Lieferant, Ansp. m. oder Lieferant, Ansp. w. (Position 7 bzw. 8, je nach Geschlecht des Firmen-ansprechpartners). Wie bei Firmenmitgliedern werden nun die einzelnen Lieferantendaten eingegeben. Eingabe der Artikel 1

2 Eingabe der Artikel Bevor Sie die Artikel eingeben, prüfen Sie bitte unter dem Menüpunkt Einstellungen/Programm-Einstellungen/Allgemeine Einstellungen, im Eingabefeld Währung die Bezeichnung und ob im Eingabefeld Mehrwertsteuersatz der korrekte Prozentsatz eingegeben ist.. Wenn ja, bestätigen Sie mit OK. Andernfalls ändern Sie den Eintrag und bestätigen ebenfalls mit OK. Für den Mehrwertsteuersatz wählen Sie den Stichtag und die Auszeichnung der Preise Brutto und bestätigen mit OK. Sollten Sie Artikel mit z.b. 7% MwSt. anlegen, können Sie diesen individuell in der Artikeldefinition verändern. Für alle folgenden Artikel merkt sich PC Caddie diesen Prozentsatz und ändert ihn erst dann wieder auf z.b. 16%, sobald Sie für einen weiteren Artikel diesen Satz wieder einstellen. Artikel Zum Eingeben Ihrer Artikel benutzen Sie den Menüpunkt Artikel/... neu anlegen, bearbeiten, löschen. Hier können Sie Ihre Artikel erfassen! In der Liste sehen Sie schon einige Beispiele aufgeführt und können mit Edit (F7) die detaillierten Angaben einsehen. Grundsätzlich sollten Sie jedoch Ihre Artikel zusätzlich eingeben und können die Beispiel- Artikel zum Testen verwenden. Neue Artikel wählen Sie, indem Sie die Schaltfläche Neu (F9) drücken. Eingabe der Artikel 2

3 Artikelnummer Die Artikelnummer kann max. achtstellig sein. Sie können weniger Stellen, Zahlen oder Buchstaben eingeben auf den Barcodes können allerdings nur Großbuchstaben gedruckt werden. Artikelnummern werden in der Regel schematisch vergeben. Sie beginnen z.b. mit den ersten Buchstaben des Lieferanten und/ oder der Warengruppe. Beispiel: 22. Damenhosenmodell der Firma Bogner Lieferant Bogner + Warengruppen-Nr./ Da-Hosen 8 + lfd. Artikel-Nr. 22 BOGN = BOGN8022 Damit Sie die laufende Artikel-Nummer für alle folgenden gleichartigen Artikel nicht selbst zählen müssen, geben Sie einfach BOGN8+ ein. PC Caddie wird sich die nächste freie Nummer automatisch suchen. Fibu-Konto In diesem Feld können Sie die Nummer des Buchhaltungskontos eintragen, dem der Artikel letztendlich zugeordnet werden soll. Das ist für die Weitergabe der Umsätze an die Buchhaltung sehr hilfreich. Kennung Hier geben Sie individuelle Kennungen ein, die Ihnen z.b. auf einem Etikettenausdruck oder im Artikeltyp selbst eine Information geben. Häufig wird hier der Lieferzeitraum verschlüsselt eingetragen, um z.b. evtl. Nachlässe bei Schlussverkäufen zu bestimmen. Diese Kennung bedeutet: Artikellieferung im Januar(=1) 2001(=01) Bezeichnung Die Bezeichnung ist frei wählbar. Sie sollte allerdings nur eine kurzer und eindeutiger Artikelname sein. Lange Artikelnamen könnten möglicherweise auf Barcodes nicht komplett ausgedruckt werden. In der Artikelliste werden die Warengruppen alphabetisch und die Artikel innerhalb der Warengruppe alphabetisch sortiert. Gruppe Hier wird die Warengruppe, welcher der angelegte Artikel zugeordnet werden soll, ausgewählt bzw. neu angelegt. Über einzelne Artikel oder Warengruppen können Eingabe der Artikel 3

4 verschiedene Statistiken erzeugt werden. Die täglichen Gesamtumsätze der verschiedenen Warengruppen werden im Kassenabschluss aufgeführt. Hier einige Beispiele für mögliche Warengruppen: Eine neue Warengruppe legen Sie über den Button Neu Gruppe an. Geben Sie eine hier Kurzbezeichnung an, mit der entsprechenden langen, ausführlichen Benennung. Mit OK bestätigen Sie die Anlage der neuen Warengruppe. Mit dem Button Lösch. können Sie falsch angelegte oder nicht mehr benötigte Warengruppen löschen. Achtung! Denken Sie daran, dass über gelöschte Warengruppen keine Statistik mehr ausgedruckt werden kann! Farbschema Hier können Sie individuelle Farbschemen zu den Artikeln anlegen. In der Praxis hat sich gezeigt hat, dass die Firmen ihre Farben individuell benennen. So könnte die Farbe weiß z.b. bei Golfino blanche, bei Bogner creme, bei Hickory moon o.ä. heißen. Sind ihnen diese Details für die Inventur und Unterscheidung der Artikel wichtig, lohnt es sich für jede Firma ein Farbschema anzulegen. Genügen ihnen die Eingabe der Artikel 4

5 einfachen Farb-Bezeichnungen, könnten Sie auch einfache Farbschemen anlegen. Farbschemen können jederzeit ergänzt werden. Für die Neuanlage eines Farbschemas gehen Sie auf den Button Neu. Um dem Schema Farbkombinationen hinzuzufügen oder um Änderungen vorzunehmen, wählen Sie den Button Bearbeiten. In unserem Beispiel haben wir uns für die Firmen-Farben entschieden: Bei Neuanlage geben Sie auch hier wieder eine passende Kurzkennung und ausführliche Bezeichnung für das Farbschema ein. Im Feld Neuer Eintrag legen Sie nun nacheinander die gelieferten Farbkombinationen zu Ihrem Artikel an. Bestätigen Sie mit Enter oder Hinzufügen. Die Kombinationen werden in Reihenfolge von angelegt. Mit Edit (F7) können Sie angewählte Farbkombination bearbeiten, d.h. die Kennung oder Bedeutung ändern. Mit dem linken Löschen Button löschen Sie einzelne Farbkombinationen, mit dem rechten Löschen (F5)- Button löschen Sie das gesamte Farbschema. Achtung! Auch hier gilt, dass Farbkombinationen von noch zu verkaufenden Artikeln und von Artikeln, die noch in einer Inventur oder Umsatzstatistik aufzuzeigen sind, nicht gelöscht werden sollten! Eingabe der Artikel 5

6 Wichtig! Farbschemen, die für schon verkaufte oder noch zu verkaufende Artikel genutzt wurden sowie von Artikeln, die noch in einer Inventur oder Umsatzstatistik aufzuzeigen sind, dürfen nicht gelöscht werden! Größenschema Wie beim Farbschema, legen Sie hier die verschiedenen Größenordnungen zu den jeweiligen Artikeln an. Die Anlage und Bearbeitung dieser Schemen funktioniert genauso wie bei den Farbschemen, siehe vor. Wichtig! Größenschemen, die für schon verkaufte oder noch zu verkaufende Artikel genutzt wurden sowie von Artikeln, die noch in einer Inventur oder Umsatzstatistik aufzuzeigen sind, dürfen nicht gelöscht werden! Eingabe der Artikel 6

7 Status Normal: Text-Ab Abfrage: Summen-Abfrage: Steht für den üblichen Einzelartikel. Ein Artikel Diverses mit einem festen Preis, jedoch ohne spezifische Bezeichnung. Die Abfrage der Bezeichnung erfolgt bei Artikelanwahl. Für Artikel ohne festen Preis. z.b. ein allgemeiner Artikel Pullover. Es erfolgt eine Preisabfrage bei Artikelanwahl. Klein: Es wird kein Etikett ausgedruckt, sondern es kann eine Kleinartikelliste mit den entsprechenden Bar-Codes für die Kasse ausgegeben werden (z.b. für Pitchgabeln, Bälle u.ä.) Bagtag-Druck: Gutschein-Verkauf: Gutschein-Einlösung: Zahlart: Inaktiv: Es wird ein eingestelltes Bagtag direkt bei Artikelanwahl mitgedruckt, z.b. für Greenfee. Status des Artikels, der bei einem Gutscheinverkauf gewählt wird Status des Artikels, der bei Einlösung eines Gutscheines gewählt wird Für alle Zahlarten, wie bar, credit, ec, scheck o.ä. Diese werden dann auch gesondert im Tagesabschluss aufgeführt. Für alle Artikel, die nicht mehr verkauft werden, eine Umsatzstatistik jedoch noch benötigt wird, bzw. für Artikel die evtl. mal wieder in den Bestand aufgenommen werden sollen (Saisonartikel). In dem Beispiel würden Sie den Status Normal einstellen. Einheit... beschreibt die Verkaufseinheit. Eingabe der Artikel 7

8 Preise /Mengen Kalkulation, EK netto, EK effektiv, VK brutto, Rabatt, Bestand Die in der Kalkulation einzugebende Formel ergibt sich immer aus dem eingegebenen EK (netto). Möchten Sie die automatische Kalkulation nutzen, geben Sie einfach im Feld Kalkulation die Ziffern 1, 2 oder 3 ein: Der VK (brutto) wird dann automatisch berechnet. EK (effektiv) ist der von Ihnen einzugebende EK zzgl. Verpackung und Lieferung, abzgl. gewährte Rabatte auf den Listenpreis u.ä. Er dient allein Ihrer Information. Natürlich können Sie alle Eingabe-Felder auch manuell füllen. Kein Rabatt wird je nach Wunsch aktiviert, z.b. bei Schlägern, die sowieso eine geringe Gewinnspanne beinhalten. Bei unserem Beispiel würden Sie nacheinander die gelieferten Farben- und Größenkombinationen mit Neu (F2) anwählen und dann jeweils den EK (netto) und den dazugehörigen gelieferten und Mindest-Bestand eingeben. Dabei können Sie zuerst die Farben- und Größenkombinationen mit demselben Lieferbestand oder EK und VK markieren (CTRL/STRG-Taste dabei festhalten) und jeweils gesammelt die einzelnen Felder füllen: Wichtig: Nutzen Sie die Farben/ Größenkombinationen nicht für ihre Greenfeearten, da über Farben- und Größenkombinationen keine Umsatzstatistiken erstellt können, nur über den angelegten Hauptartikel. Rechts neben dem Button Neu (F2) befindet sich der Löschen- Button. Mit ihm können falsch gewählte Kombinationen wieder entfernt werden, indem Sie die ensprechende Kombination markieren und dann auf den darüberliegenden Löschen-Button klicken. Wichtig! Farben/Größenkombinationen, die für schon verkaufte oder noch zu verkaufende Artikel genutzt wurden sowie von Artikeln, die noch in einer Inventur oder Umsatzstatistik aufzuzeigen sind, dürfen nicht gelöscht werden! Eingabe der Artikel 8

9 Mindestbestand, Bestand, Bestellt Für eine genaue Warenwirtschaft müssen diese Daten gepflegt und entsprechend einer Warenlieferung aktualisiert werden. Mindestbestand: Bestand: Bestellt: Ist der hier eingegebene Ziffern-Wert erreicht, bekommen Sie beim Verkauf des Artikels eine Warnung. Möchten Sie keinen Mindestbestand verwalten, lassen Sie [----]. Den Anfangsbestand geben Sie über den Button Eingang ein. Mit weiteren Eingangsbuchungen über das PC CADDIE Hauptmenü: Artikel/ Eingang und durch Verkäufe wird der Bestand jederzeit aktualisiert. Für Artikel ohne festen Bestand, wie Token, Greenfee, Rangefee, können Sie -999 eingeben. Das ist ein reiner Informationseintrag, den Sie selbstständig eintragen. Dieser Eintrag entspricht nicht der Anzahl der Artikel die in einer Bestell-Liste ausgedruckt werden. (In einer Bestelliste wird genau die Anzahl gedruckt, um die der Bestand geringer ist als der eingegebene Mindestbestand.) Einkauf Hier können Sie Ihre Einkauf-Informationen eingeben. Wählen Sie den Lieferanten an, geben Ihre Kunden- oder Bestellnummer ein, die Packungseinheit und evtl. gewährte Rabatte. Unter Barcode, können Sie, wenn Sie möchten, auch den von der Lieferfirma aufgedruckten Barcode einscannen. So brauchen Sie kein Etikett ausdrucken, z.b. für Ballschachteln o.ä. Eingabe der Artikel 9

10 Die Rechte Button-Leiste Button Shortcut Bedeutung [Artikel] F9 Aufrufen der Artikelauswahlliste [<<] F3 Zurückblättern auf den vorherigen Artikel [>>] F4 Vorblättern auf den nächsten Artikel [Neu] 2 x F9 Öffnen einer neuen, leeren Artikelmaske [Sichern]/[Ändern] F11 Deaktivieren/Aktivieren der Eingabemaske [Löschen] F5 VORSICHT! Der Artikel wird gelöscht. [Kopie->Neu] Bereits gebuchte Artikel dürfen nicht gelöscht werden. Sollte der Artikel nicht mehr im aktuellen Bestand vorhanden sein, setzen Sie ihn bitte auf den Status inaktiv. [Alt]+[-] Anlage eines ähnlichen, neuen Artikels Ändern sich für den nächsten, neu anzulegenden Artikel lediglich Name, Preis o.ä. und bleiben wesentliche Einstellungen erhalten, klicken Sie diesen Button. PC CADDIE legt einen neuen Artikel mit demselben Inhalt und der nächstfolgenden Artikelnummer an. Hinter der Bezeichnung steht (Kopie) oder eine Kopieziffer- damit Sie den neuen Artikel erkennen. Ihre Artikelnummern für einzelne Waren- und Artikelgruppen werden logisch und fortlaufend vergeben. Entfernen Sie (Kopie) oder die Ziffer und ändern Sie die Details. [Automatik] Hier definieren Sie eine pauschale, automatische Artikelzuordnung für eine bestimmte Personengruppe. z.b. Mindesteinkaufs-Guthaben Eingabe der Artikel 10

11 [Eingang] Hier können Sie Ihre Wareneingänge buchen. Klicken Sie dazu auf Weiter>> Wählen Sie eine Kombination an und bestätigen mit OK. Jetzt können Sie die diversen Angaben zur Warenlieferung eingeben und diese mit OK bestätigen. Die hier eingetragenen Dinge werden auch in der Artikel-Maske selbständig aktualisiert bzw. ergänzt. Möchten Sie später Barcode-Etiketten ausdrucken aktivieren Sie die Option Für Etikettendruck speichern. Es folgt eine Abfrage, ob Sie gleich oder später die Etiketten drucken möchten bzw. ob Sie die gespeicherten Etiketten löschen wollen. Mit Etiketten-Liste bearbeiten (F7) können Sie die Anzahl der gespeicherten Etiketten verändern. Bestätigen Sie die Eingaben jeweils mit OK und klicken Sie in den Folgeabfragen die gewünschten Optionen an. Danach können Sie den nächsten Artikel anwählen. Mit Ende schließen Sie die Buchung ab. Eingabe der Artikel 11

12 [Bestandteile] Diese Funktion hat für die Proshop-Warenwirtschaft wenig Bedeutung. Sie ermöglicht z.b. in der Gastronomie die Verwaltung von Artikeln, die sich aus Bestandteilen anderer Artikel zusammensetzen. [Artikelkonto] Klicken Sie auf Artikelkonto. Hier sehen Sie sämtliche Buchungen, die bis zum Tag für diesen Artikel getätigt worden sind. Einzelne Einträge löschen (F5) sollten Sie normalerweise nur in Ausnahmefällen, da Sie so Ihre Artikel- Statistiken verfälschen. Dazu klicken Sie auf die zu löschenden Einträge und bestätigen den Befehl. Bevor entgültig gelöscht wird, müssen Sie die PC CADDIE Sicherheitsabfragen korrekt beantworten. Drucken Mit dieser Funktion können verschiedene Listen zur Auswertung Ihrer Warenwirtschaft ausdrucken. Alle diese Listen mit Ihren Einzeloptionen können Sie auch direkt über das PC CADDIE - Menü Artikel/Drucken... anwählen. Ende Hiermit beenden Sie Ihre Artikelmaske. Ihre Eingaben werden gleichzeitig gespeichert. Eingabe der Artikel 12