Informationsaustausch mit StratOz ZUGVoGEL. Formatunabhängig, modular, clever.

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1 Informationsaustausch mit StratOz ZUGVoGEL Formatunabhängig, modular, clever. 1

2 Was ist der StratOz ZUGVoGEL? ZUGVoGEL ist die Lösung von StratOz, mit der unterschiedliche Belege, wie z. B. Papier- und elektronische Rechnungen, erfasst und weitergeleitet werden können. Als Modul zur Automatisierung Ihres Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozesses ermöglicht es Ihnen, neben herkömmlichen Papierrechnungen auch elektronische Rechnungen mit und ohne ZUGFeRD- Standard zu empfangen, zu bearbeiten und zu versenden. Egal welche Lösung Sie bereits im Einsatz haben. Papierrechnungen Elektronische Rechnungen ZUGVoGEL Rechnungsprüfung FiBu Konto ZUGFeRD Rechnungen 2

3 ZUGFeRD-konforme Rechnungen erzeugen Aus einer zuvor bereitgestellten PDF-Rechnung (PDF/A3-konform) liest der e-printer die relevanten Belegdaten aus und erstellt eine ZUGFeRD-konforme XML-Datei aus Rechnungsdaten sowie Informationen aus dem ERP-System. Diese werden in die PDF-Rechnung eingebettet. Sie kann nun automatisiert per an den Empfänger der Rechnung versendet werden. ERP Auslesen und Anreichern der Daten aus der PDF-Rechnung ZUGVoGEL e-printer Bereitstellung als PDF und XML Erzeugen der PDF- Rechnung im PDF/A3- Format aus Rechnungsdaten Erzeugen der ZUGFeRD-konformen XML-Datei und Einbetten der XML- Datei in die PDF-Rechnung ZUGFeRD-konforme elektronische Rechnung 3

4 ZUGFeRD-konforme Rechnungen lesen Nach Erhalt einer ZUGFeRD-konformen elektronischen Rechnung werden die XML- Daten vom e-reader aus der XML-Datei ausgelesen. Gleichzeitig werden sie mit den Stamm-, Auftrags- und Wareneingangsdaten abgeglichen. Danach werden die Daten zur weiteren Prüfung und Bearbeitung innerhalb des Rechnungsprüfprozesses bereitgestellt. Daten werden ausgelesen ZUGVoGEL e-reader Abgleich mit Stammund Auftragsdaten Rechnungsdaten bereitstellen ERP FiBu Konto ZUGFeRD-Rechnung Daten werden nach vorbelegten Regeln verarbeitet 4

5 ZUGVoGEL berücksichtigt Sonderkonditionen Liegen z. B. Sonderkonditionen zu Lieferungen vor, kann der e-reader die XML- Daten nach dem Auslesen zusätzlich mit Daten aus dem ERP-System oder anderen externen Systemen anreichern und abgleichen. Die so angereicherten Daten erleichtern eine automatisierte Weiterverarbeitung, da Sonderkonditionen nicht mehr zusätzlich nachgeschlagen werden müssen. Abgleich und Anreicherung mit ERP-Daten (z.b. Sonderkonditionen) ERP DMS Daten werden ausgelesen ZUGVoGEL e-printer e-reader Angereicherte Rechnungsdaten bereitstellen FiBu Konto Daten werden nach vorbelegten Regeln verarbeitet 5

6 Was ist das Besondere an ZUGVoGEL? Formatunabhängige Eingangs- und Ausgangsbelegbearbeitungen ermöglichen das Erzeugen und Erfassen von elektronischen Belegen (z. B. ZUGFeRD, PDF) und Papierrechnungen (z. B. Post, Fax) ohne Medienbrüche. Erzeugung ZUGFeRD-konformer Rechnungen aus vorhandenen Daten, selbst wenn noch keine eigene Verarbeitung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen erfolgt. Zuordnung zu Lieferanten inkl. Positionserkennung bei ZUGFeRD-konformen und herkömmlichen Rechnungsformaten durch direkten Abgleich mit ERP-Daten (z. B. Wareneingang, Aufträgen, Bestellungen, Stücklisten) unter Berücksichtigung von z. B. Sonderkonditionen. Erweiterbarkeit um beliebige ZUGFeRD-unabhängige Belegtypen (z. B. Anfragen, Angebote, Lieferscheine, Speditionsbelege, etc.). Problemlos in bestehende IT-Landschaften integrierbar. 6

7 Ihr Nutzen Formatunabhängiger, medienbruchfreier und zukunftssicherer Datenaustausch. Aufbau einer bidirektionalen Kommunikationsstrecke zwischen Kunden und Lieferanten (z. B. für effizientere Bestellvorgänge, Lagerverwaltung und Rechnungslegung). Nahezu 100%ige Erkennungsquote durch wissens- und regelwerksbasierte Mustererkennung. Teil- oder vollautomatisierte Erfassung eingehender, elektronischer Dokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Anfragen, etc.) und gleichzeitige Anreicherung mit rechnungsrelevanten Daten aus anderen Systemen. Reduzierung manueller Arbeitsschritte auf ein Minimum, z. B. bei der Rechnungsbearbeitung. Umfangreiche Unterstützung Ihres internen Kontrollsystems (IKS) durch die vollständige Dokumentation der Belegverarbeitungsstrecke. 7

8 Interesse? Bei allen Fragen zum StratOz ZUGVoGel sowie zur Vereinbarung eines unverbindlichen Kennenlerntermins erreichen Sie unser Performance Team unter: StratOz - Strategic Organizations Hauptsitz in Schwerte/ Ruhr Lohbachstr. 12, Schwerte Telefon: Fax: Web Wir freuen uns auf Sie! 8

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