Connected Business. Vernetzung ist die Basis für gute Teamarbeit. /This is Why: Darum ist Cloud Portal Office ideal für Unternehmen.

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1 CLOUD PORTAL OFFICE ENTWICKELT IN LONDON. FREIGEGEBEN IN BERLIN. EINGEFÜHRT WELTWEIT. Connected Business Vernetzung ist die Basis für gute Teamarbeit. /This is Why: Darum ist Cloud Portal Office ideal für Unternehmen.

2 Hervorragende Teamarbeit liefert herausragende Ergebnisse. /This is Why: Darum steigert Cloud Portal Office den Geschäftserfolg. Jedes Unternehmen ist auf Teamarbeit angewiesen. Aber was wäre, wenn Sie Ihre Teams zu noch größeren Leistungen motivieren könnten, indem Sie ihnen einen sicheren, bedarfsgerechten Zugriff auf jede erforderliche Information unabhängig von ihrem Standort ermöglichen? Global is the new local Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein Produkt europaweit auf dem Markt einführen. Das Budget ist zugewiesen und die Briefing- Unterlagen sind vorbereitet. Der Benachrichtigungs- und Medienplan wurde in London erstellt. Stellen Sie sich vor, Sie könnten alle erforderlichen Dokumente über Smartphone, Multifunktionsprodukt (MFP), Laptop, Tablet- PC, PC oder sogar über ein interaktives Whiteboard in Ihrem Konferenzraum erstellen, einsehen, steuern und mit anderen teilen. Jetzt ist dies möglich: Sie brauchen nur Sharps Cloud Portal Office. Cloud Portal Office kann nicht nur als ein äußerst wertvolles Tool innerhalb einer Arbeitsgruppe, sondern auch als ein viel größeres, unternehmensweites System eingesetzt werden. Klein anfangen oder hohe Ziele setzen Sie haben die Wahl. Ihr Büro in Berlin trägt die Gesamtverantwortung für die europaweite Markteinführung, wobei sich die einzelnen Länder um die Lokalisierung kümmern. Die Markteinführung wird zeitlich mit ähnlichen Veranstaltungen in den USA und in Japan abgestimmt. Dies ist kompliziert, kostenintensiv und äußerst zeitaufwendig. Kein Problem. Mit Cloud Portal Office sind alle Mitarbeiter im Produktmanagement, Vertrieb und Marketing sowie alle Organisatoren, Rechtsexperten, Budgetverantwortlichen usw. in der Lage, die neueste Version eines jeden Dokuments einzusehen und mit anderen zu teilen. Es bestehen weder Zweifel noch Unklarheiten und es werden keine Dokumente mehr verlegt. Unabhängig von Ihrem Standort haben Sie direkten Online-Zugriff auf alle Dokumente und Informationen. INSPIRATION IM PARK. UMSETZUNG IM BÜRO. 2

3 Informationen steigern die Effizienz. /This is Why: Darum sollte Cloud Portal Office im Mittelpunkt Ihres Unternehmens stehen. Cloud Portal Office ermöglicht den Zugriff auf Ihre Dokumente direkt von Ihrem Sharp Multifunktionsprodukt* aus. Wenn Sie die neueste Version einer Datei benötigen, gehen Sie zum Gerät, melden sich an, durchsuchen die jeweiligen Ordner und drucken die gewünschte Datei aus. Das Drucken mehrerer Kopien ist genauso einfach. Alle Funktionen des MFPs einschließlich doppelseitigem Drucken sowie alle Sortier-, Heft-, Loch- und Finishing-Optionen stehen jederzeit zur Verfügung. Es spielt keine Rolle, dass die Dokumente in der Cloud und nicht auf einem lokalen Netzwerk-Server oder Ihrem Laptop gespeichert sind. Nach Bedarf lassen sich alle Scan-Dokumente direkt in der Cloud speichern. Auch in diesem Fall melden Sie sich einfach nur an und scannen Ihre Dokumente direkt in das Cloud- Verzeichnis Ihrer Wahl. Mit dem richtigen Multifunktionsprodukt* ist das Scannen und Indexieren von umfangreichen Dokumenten in einem einzigen Schritt genauso einfach. Laden Sie sie einfach hoch, wählen Sie die entsprechende Schaltfläche und das MFP erledigt den Rest. Cloud Portal Office in Aktion Einer Ihrer regionalen Vertriebsmanager schließt einen Großvertrag ab. Er scannt den Vertrag am Gerät ein, welcher per Fingertip Ihrer Fertigungs-, Produktions-, Rechts- und Finanzabteilung zur Verfügung steht. Jeder, der den Vertrag benötigt, kann direkt darauf zugreifen. Sie können eigene Beiträge einbringen und der gesamte Prozess, vom Erhalt bis zur Erfüllung des Vertrags, wird schneller und effizienter abgewickelt. * Das MFP muss mit Sharp OSA 4.0 oder höher ausgestattet sein. 3

4 Enge Zusammenarbeit fördert das kreative Denken. /This is Why: Darum vernetzen sich starke Teams mit Cloud Portal Office. Sharps interaktives BIG-PAD-Whiteboard verbindet sich genauso schnell mit Cloud Portal Office wie unsere Multifunktionsprodukte. Wenn Sie in einer Besprechung sind und die Vorteile der Teamarbeit vollständig nutzen wollen, so können Sie dies jetzt. Nutzen Sie die Touchscreen-Technologie des BIG PADs, um alle Ideen des Teams zu erfassen, indem Sie Notizen und Kommentare freihändig hinzufügen, bevor alles in einem neuen Dokument gesichert und in der Cloud gespeichert wird. Mit dem BIG PAD können Sie Präsentationen und andere Dokumente in einem Format anzeigen, das groß genug ist, sodass jeder im Raum sie sehen kann. Wählen Sie einfach die gewünschte Datei aus, ziehen Sie sie auf das Whiteboard und öffnen Sie sie. Besprechungsnotizen können erstellt und umgehend mit anderen geteilt werden sogar mit Kollegen in einem anderen Land und alle Notizen auf dem Bildschirm können als PDF-Datei abgespeichert werden. Sie müssen sich nicht um Anschlüsse, Kabel bzw. Laptops oder USB-Speicher kümmern. Wenn Dateien oder Dokumente im Cloud Portal Office gespeichert sind, haben Sie auch in der Konferenz Zugriff darauf. Nutzen Sie Laptops, Mobilgeräte und Tablet-PCs, um noch mehr Informationen einzubringen und Sie werden schnell feststellen, dass Brainstorming noch nie einfacher und effizienter war. Cloud Portal Office in Aktion Sie planen die Markteinführung eines neuen Produkts. Kollegen aus dem Marketing, Vertrieb und Produktmanagement treffen sich mit leitenden Angestellten Ihrer Vertriebspartner im Konferenzraum. EINE VERTRIEBSIDEE IN BERLIN. PRÄSENTIERT AUF DEM BIG PAD IN MÜNCHEN. Sie melden sich im Cloud Portal Office an und laden die gewünschte Präsentation auf das Whiteboard. Das Produktmanagement erläutert die Markteinführung und das Marketing gibt die Kick-off-Promotion bekannt. Ihre regionalen Vertriebsmanager beraten sich mit Ihren Vertriebspartnern und die Anfangsbestände werden verhandelt. Alle Punkte sind vereinbart. Alles wird aufgezeichnet, bleibt jedoch vertraulich. Alle Beteiligten sind bereit für eine reibungslose und erfolgreiche Markteinführung. 4

5 Eingebungen sind zeit- und ortsunabhängig. /This is Why: Darum unterstützt Sie Cloud Portal Office immer überall. Wir alle verwenden Smartphones. Und auch Tablet-PCs gehören mittlerweile zum Alltag. Aber Cloud Portal Office eröffnet ganz neue Perspektiven beim mobilen Arbeiten. Jeder Nutzer kann mit einem Android- oder Apple-iOS-Gerät von unterwegs arbeiten. Und noch mehr: Ein einheitliches Design über alle Mobiltelefonplattformen bietet den Vorteil, dass jeder unabhängig vom verwendeten Gerät das gleiche Benutzererlebnis hat. Sie müssen nicht im Büro sein, um in Kontakt zu bleiben. Sie können Ihre Ideen beitragen, wo immer Sie gerade sind: zu Hause, unterwegs, im Hotel überall. Alles was Sie brauchen, ist ein Mobilfunknetz oder eine Internetverbindung und Sie können sich sofort an die Cloud anschließen. Cloud Portal Office in Aktion Sie haben einen Kundentermin um 14 Uhr. Wenn alles klar geht, sollten Sie das Geschäft abschließen können. Bevor Sie gehen, nehmen Sie die letzten Änderungen an Ihrem Angebot vor und speichern es in der Cloud. Ein Kollege ruft an, während Sie unterwegs sind. Die Preise haben sich geändert. Sie greifen von Ihrem Tablet aus auf das Angebot zu, aktualisieren es mit den neuesten Informationen und speichern es in der Cloud. Bei Ihrer Arbeit stellen Sie fest, dass die Marketingabteilung einige neue Grafiken erstellt hat und dass es einen aktualisier ten Wettbewerbsvergleich gibt. Sie kopieren alles in einen neuen Ordner, bereit für die Präsentation beim Kunden. Zugriff, Upload, Download, Verwaltung und Druck von Dateien von Ihrem Smartphone oder Tablet aus; Anlegen neuer Ordner, Zusammenarbeit und gemeinsame Verwendung. Mit Cloud Portal Office stehen Sie und Ihr Team immer in Verbindung. Ein mögliches Problem wurde elegant umschifft. Ihr Kunde sieht nur die aktuellsten Informationen. VON UNTERWEGS ARBEITEN. IM TEAM BLEIBEN. 5

6 Vielseitigkeit führt zu Wachstum. /This is Why: Darum sollte jeder an das Cloud Portal Office angeschlossen sein. Cloud Portal Office ist eine virtuelle Informationsumgebung, die alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zusammenbringt. Dies ist Vielseitigkeit in reinster Form. Sehen Sie es so: Alles, was Sie auf einer Festplatte speichern können, lässt sich auch in der Cloud speichern. Und sobald es in der Cloud ist, ist es immer über Cloud Portal Office verfügbar. Vorteile der Mehrfach-Plattform Heutzutage nutzen viele Menschen verschiedenste Computing- Plattformen. Sie werden begeistert sein: Mit Cloud Portal Office kann jeder mit einem Smartphone, einem Tablet, einem Laptop oder einem PC Dateien aus der Cloud herunterladen, verändern und wieder in die Cloud hochladen. Hierzu ist lediglich eine gültige Registrierung erforderlich. Außerdem können Sie Ihre Ideen sicher gemeinsam mit Ihren Kollegen nutzen und mit ihnen zusammenarbeiten. Hierbei können Sie immer sicher sein, dass jedes Teammitglied unabhängig von Aufenthaltsort und Arbeitsweise immer über die jeweils aktuellen Versionen verfügt. Alles was Ihre Kollegen brauchen, ist ein PC oder Mac und ein Standard-Web-Browser. Und noch mehr: Sie können eine automatische Synchronisierung zwischen der Cloud und Ihrem PC oder Mac einrichten. Wenn Änderungen in Dateien sofort über die Cloud synchronisiert werden, kann Ihr gesamtes Team, unabhängig von der Art des Zugriffs, immer mit den neuesten Informationen arbeiten. EINE PLÖTZLICHE EINGEBUNG. SOFORT MITGETEILT. Cloud Portal Office in Aktion Sie haben die ganze Woche an einem neuen Projekt gearbeitet. Wenn Sie Cloud Portal Office verwendet haben, sind Ihre Zeitplanung, Budgets, Rechercheunterlagen, Präsentationen, Risiko-Nutzen-Analysen und Return-on-Investment-Projektionen in der Cloud. Es ist Samstagmorgen. Sie stellen plötzlich fest, dass Ihre Zeitplanung nicht ausreicht. Sie melden sich mit Ihrem Laptop an und greifen über die Cloud auf die Datei zu, die bereits synchronisiert wurde. Sie korrigieren die Zeitplanung, aktualisieren das Budget und die Return-on-Investment-Projektionen, markieren und speichern diese. Jedes Teammitglied, das die -Benachrichtigung abonniert hat, wird automatisch über die Änderungen informiert. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass jeder Mitarbeiter immer mit den neuesten Informationen arbeitet. 6

7 Keine Kompromisse bei der Sicherheit. /This is Why: Darum verfügt Cloud Portal Office über branchen führende Verschlüsselung und Zugriffskontrolle. Für ihre Benutzer ist die Cloud überall. Wenn Sie sich Sorgen über die Sicherheit machen, dann können wir Ihnen versichern, dass die Server, auf denen wir Ihre Daten speichern, sich ausschließlich in Europa außerhalb von routinemäßigem Zugriff von Regierungsbehörden liegen. All Ihre Daten sind durch Zugriffskontrollen, leistungsstarke Firewalls, hochmoderne Verschlüsselungstechnologien und redundante Failover-Systeme gesichert. Dies bedeutet, dass Ihre Daten immer sicher und immer verfügbar sind. Vergrößern oder verkleinern Sie, wann immer Sie wollen Ein Alleinstellungsmerkmal ist, dass Sharps Produkte bereits für die Verwendung mit Cloud Portal Office ausgerüstet sind. Um den Service für neue Benutzer zu öffnen, müssen lediglich monatliche Registrierungen zugewiesen werden. Dieses sich monatlich erneuernde Cloud-Abonnement gibt den Benutzern von den in dieser Broschüre beschriebenen Geräten den sofortigen Zugriff auf Cloud Portal Office und dies mittels Single Sign-on. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder andere Rollen übernehmen, können Sie die Benutzerregistrierungen verwalten, Zugriffsrechte ändern und im Handumdrehen den Speicherplatz vergrößern und all dies über eine sichere Webseite. Auch wenn Sie diese Geräte von Sharp oder von einem unserer autorisierten Partner erworben haben: Sie werden ausschließlich von Ihren eigenen IT-Mitarbeitern verwaltet, die alle Aktivitäten über ein genaues Audit-Protokoll überwachen können. VERNETZTE MENSCHEN. GETEILTE IDEEN. 7

8 Zugriffsoptionen Max. Anzahl angeschlossener Geräte Netzwerkgeschwindigkeit inkl. ADSL/Breitband Upload-Dateigröße (max.) Browser Mobile App MFP Scan/Print App BIG PAD/PenSoft Desktop-Sync Download-Dateigröße (max.) Browser Mobile App MFP Scan/Print App BIG PAD/PenSoft Desktop-Sync Web-Browser (PC/Mac), Mobilgerät (ios/android), MFP-Bedienfeld, BIG PAD (mit/ohne PenSoft-Software), Desktop-Sync-Software Keine Begrenzung für MFPs, BIG PADs, Mobilgeräte, PCs (über Browser), 3 Desktop-Sync-Clients pro Lizenz 5 MBit/s (min.) 10+ MBit/s (empfohlen) 5 MB 250 MB 20* MB 250 MB Mit Sharp OSA 4.0 (oder höher) ausgestattete, cloudfähige MFPs MX-AMX2 PostScript-Unterstützung (zum Drucken von PDFs) Dateiformate Farbmodus Fortlaufendes Kopieren Papierformat Ausrichtung Größenanpassung Doppelseitiges Drucken Heften Lochen Versatz Sortieren PDF, TIFF, JPEG, XPS automatisch 999 (max.) A4, A3, Auto, Legal Hochformat, Querformat ein einseitig, beidseitig (Buch), beidseitig (Kalender) ja ja ja nach Gruppen, sortieren Windows PC Windows XP (32 bit) Windows Vista (32 bit) Windows 7/8 (32 & 64 bit) Mac OSX (10.7 oder höher) Mobilgeräte Desktop-Sync Dateiverschlüsselung Firefox (V14 oder höher) Chrome (V18 oder höher) Internet Explorer (V9 oder höher) Firefox (V14 oder höher) Chrome (v18 or later) Internet Explorer (V9 oder höher) Firefox (V14 oder höher) Chrome (V18 oder höher) Safari (6.0.2 oder höher) Firefox (V14 oder höher) Chrome (V18 oder höher) Apple ios 5.0, 6.0 (und höher) Android 2.3, 4.0 (und höher) für Smartphones und Tablets Windows XP (32 Bit) Windows 7/8 (32 Bit & 64 Bit) Betriebssystem X 10.7 (oder höher) Automatische Verschlüsselung aller hochgeladenen Dokumente 256-AES-Verschlüsselung Sichere Dokumentenübertragung MFPs SSLv3.0 /TLS v1.0 AES256-SHA1 Android Apps SSLv3.0 /TLS v1.2 AES256 Apple Apps SSLv3.0 /TLS v1.2 AES256 BIG PAD Connector SSLv3.0 /TLS v1.2 AES256 PC/Mac gemäß PC-/Mac-Browserfähigkeiten Dateiformate PDF, TIFF, JPEG, Encrypted-PDF, PDF/A, XPS Scan-Vorschau ja (25,6-cm-Bedienfeld oder größer) Option zur Dateibenennung ja Scan-Auflösung 100, 150, 200, 300, 400, 600 dpi SW-Komprimierung keine, MH, MMR, JPEG-Standard-Farbkomprimierungsverhältnis ist Medium PDF-Kennworteingabeoption ja (wenn ein Encrypted-PDF-Dateityp gewählt wurde) Versandgröße A4, A3, Auto, Legal Doppelseitiges Scannen einseitig, beidseitig Belichtungsmodus Text/Foto-Abzug, Foto-Abzug, Foto, Landkarte Belichtungsniveau 0 (Auto), 1, 2, 3, 4, 5 Job Build-Option ja Leerseite überspringen ja Nach März 2013 eingeführte BIG PADs, welche die PenSoft-Software unterstützen. Die Cloud Portal Office BIG PAD-Anschlusssoftware ist erforderlich, wenn PenSoft nicht unterstützt wird. PC mit Windows 7 (oder höher). *Größere Dateien können abhängig von Netzwerkbedingungen und Mobilgerätkapazitäten heruntergeladen werden. Design und technische Daten können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Zum Zeitpunkt des Drucks waren alle Daten korrekt. Windows, Windows XP, Windows Server und Windows Vista sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Alle anderen Marken-, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Sharp Corporation Juni 2014 Ref: Broschüre Cloud Portal Office. Alle Warenzeichen anerkannt. E&OE. Stand: 6/14, Art. BRO-CloudPortalOffice SHARP BUSINESS SYSTEMS DEUTSCHLAND GMBH INDUSTRIESTRASSE 180

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