ERNI Erfahrungsberichte rund um Management-, Prozess- und Technologiethemen. Methodik aufbauen mit Training am konkreten Fall

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1 ERNI Erfahrungsberichte rund um Management-, Prozess- und Technologiethemen Experience nr.57 JUNI 2013 Training Methodik aufbauen mit Training am konkreten Fall Mit professioneller Schulung durch einen externen Partner lässt sich in kurzer Zeit wichtiges Know-how aufbauen.

2 TRAINING Methodik aufbauen mit Training am konkreten Fall Mit professioneller Schulung durch einen externen Partner lässt sich in kurzer Zeit wichtiges Know-how aufbauen. Methodische Lücken nehmen viele Unternehmen mehr oder weniger bewusst in Kauf ohne deren Risiko wirklich zu kennen. Dabei lässt sich das fehlende Know-how mit gezielten Trainings meist schnell und einfach beheben. Von Remo Mathis und Peter Zuber Viele Unternehmen leben mit methodischen Schwachstellen bei internen Prozessen. Im täglichen Geschäft fehlen häufig Zeit und Musse, diese zu beheben, solange keine triftigen Gründe wie neue Compliance-Vorgaben oder anstehende Zertifizierungen vorliegen. Doch auch ohne äussere Auslöser sollten Unternehmen wissen, wo eventuelle Lücken in der Methodik oder in den Prozessen bestehen und deren Risiko für die Organisation kennen bzw. abwägen. Nicht jede Schwachstelle muss sofort behoben werden, aber ihr Ausmass muss bekannt und in seinen möglichen Auswirkungen beurteilt werden. Ziel ist es, potenziell gefährliche Szenarien frühzeitig zu erkennen und mit fristgerecht eingeleiteten Gegenmassnahmen zu vermeiden. Es gibt verschiedene Methoden und Tools, die analog zu einem «Fitness- Check» die internen Abläufe durchleuchten. Sie diagnostizieren methodische Lücken und helfen, die Risiken für die Organisation und die Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu evaluieren. Fehlen das methodische Know-how oder die Ressourcen, solche «Fitness- Checks» oder Trainings selbst durchzuführen, kann ein externer Partner mit der entsprechenden Erfahrung beraten und unterstützen. Dies gilt umso mehr, wenn viele Mitarbeiter betroffen sind und geschult werden müssen. Mehrere Hundert Personen trainiert niemand so nebenbei. Wichtig ist, zu prüfen, ob der externe Trainer auch das notwendige «Domänenwissen» mitbringt beispielsweise über die Anforderungen für eine bestimmte Zertifizierung. Ein klarer Vorteil externer Trainer ist, dass sie sich freier über Hierarchien und interne Strukturen im Unternehmen hinwegbewegen können, was Entscheidungen und Prozesse beschleunigen kann. Zudem sind sie nur befristet im Haus und agieren und kommunizieren so ohne «Altlast» innerhalb der Organisation. Dies ist ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor. Beispiel 1 AKTIVES RISikoManageMenT durch UMFASSENDES MITarbei- TerTraining Manche methodischen Lücken lassen sich parallel zum Tagesgeschäft beheben: beispielsweise durch gezielte Trainings anhand einer aktuellen Fragestellung aus dem Tagesgeschäft. Mithilfe eines konkreten Beispiels wird das fehlende interne Know-how praxisnah vermittelt, in möglichen Anwendungsfällen trainiert und direkt eingesetzt. Die Geschäftseinheit eines international tätigen Industriekonzerns stellt spezialisierte Produkte her. Ausgehend von einigen wenigen Grundtypen werden die Produkte sehr individuell auf die Kundenbedürfnisse angepasst. Die Problematik: In der Produktentwicklung sind die Parameter der einzelnen Produktausführungen nicht nachvollziehbar dokumentiert. Im «Je früher sich ein Unternehmen seine Schwachstellen und deren mögliche Auswirkungen bewusst macht, desto kostengünstiger ist langfristig die Lösung.»

3 TRAINING Abb. 3: Vorgehen in zwei Phasen/Zeitlicher Ablauf nach Projektstart in der Gesamtübersicht Kick-off: Projektstart M1 Schulung abgeschlossen M2 Anforderungen erfasst M3 Entscheidung bei Vorgehen (make or buy) ca. 4 Wochen ca. 3 Monate Phase 1: REQ Training Phase 2: REQ Erfassung Phase 3: Entscheidung Vorgehen Schulung der Kader / Mitarbeiter Vorbereitung / Training Training Sessions Coaching Begleitung beim weiteren Vorgehen Grunde wird im wahrsten Sinne des Wortes das Rad jedes Mal neu erfunden was langwierig und ineffizient ist und bereits zu Produktentwicklungen führte, die am Markt nicht erfolgreich waren. Gleichzeitig ist das Wissen über Produkte stark an In einem zweiten Schritt werden dann die konkreten Anforderungen an die neue Methodik in der Projektentwicklung gemeinsam mit allen betroffenen Personen und Abteilungen in Workshops erarbeitet. Ziel des externen Erarbeitung der Anforderungen einzelne Mitarbeiter gebunden. Dienstleisters ist es, die Kundenmitar- Erfassung der Anforderungen Kick-off Interviews & Workshops Die Herausforderung: dem Unternehmen und dessen Mitarbeitenden zu helfen, die konkreten Anforderungen an die Produktentwicklung zu spezifizieren und hierfür in einem ersten Schritt eine Know- beiter mit Hilfe der Workshops und durch ein laufendes Coaching zu beraten und zu befähigen, selbst ein nachhaltiges und strukturiertes Anforderungsmanagement für die Produktentwicklung zu erarbeiten. Dafür werden how-lücke im Bereich Requirements-En- ausgewählte Mitarbeiter speziell ge- gineering zu schliessen. schult und auch direkt bei der Workshop-Moderation eingesetzt während Bevor eine Lösung entwickelt werden der Berater diese lediglich im Hinter- Die individuell aufgesetzten Trainings mit aktiver Einbin- konnte, musste also zunächst das methodische Know-how im Kundenunterneh- grund begleitet. Nach Abschluss dieser sechsmonatigen Phase steht der externe dung der Mitarbeiter führen zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und einer verkürzten Einführungszeit neuer Produkte und machen das Projekt auch aufgrund der Begeisterung der Mitarbeiter zu einem nachhaltigen Erfolg für den Auftraggeber. men aufgebaut werden. Daher schulte der an Bord geholte externe Partner in einem dreitägigen Intensivtraining die Mitarbeiter im Requirements-Engineering. Mit diesem neu erworbenen Wissen kann der Projektumfang klar definiert werden. Berater dem Kernteam des Kunden weiterhin als Coach zur Verfügung. Die individuell aufgesetzten Trainings mit aktiver Einbindung der Mitarbeiter führen zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und einer verkürzten Einfüh-

4 TRAINING «Das Wichtigste ist, dass Unternehmen ihre Schwachstellen kennen. Das heisst, sie sollten nicht nur wissen, wo eventuelle Lücken in der Methodik oder im Ablauf bestehen, sondern deren Risiken für die Organisation kurz-, mittel- und langfristig kennen bzw. bewerten.» rungszeit neuer Produkte und machen das Projekt auch aufgrund der Begeisterung der Mitarbeiter zu einem nachhaltigen Erfolg für den Auftraggeber. Beispiel 2 Mehrere hundert PERSONEN effizient Trainieren Keine alltägliche Herausforderung für eine international tätige Dienstleistungsorganisation: Für die Schulung von über 1000 Mitarbeitenden sucht das Unternehmen einen kompetenten, externen Partner. Umfassende methodische Kompetenz und spezielles Wissen über die Unternehmenszertifizierung und deren Anforderungen sind ebenso Auswahlkriterien wie die Erfahrung mit Trainingsgruppen dieser Grösse. Besondere Herausforderungen in diesem Fall sind eine gewisse «Schulungsmüdigkeit» der gesamten Kundenorganisation und im Hinblick auf Vorwissen und Tätigkeitsgebiet sehr heterogene Trainingsteilnehmer. Der Lösungsanbieter entwickelt daher ein dreistufiges Vorgehen, das die Inhalte gezielt vermittelt und gleichzeitig die Möglichkeit bietet, die verschiedenen Teilnehmer gemäss ihrem Wissensstand zu selektieren. Speziell für diese Vorgehensweise und aufgrund der hohen Anzahl der zu schulenden Personen wird für den Kunden eine massgeschneiderte Übungssoftware entwickelt. Ein E-Learning-Modul vermittelt in den ersten beiden Trainingsphasen die Grundlagen und die nötige Theorie der komplexen Thematik, inklusive Praxisübungen. Ein Online-Test prüft das Wissensniveau der Mitarbeiter ist das notwendige Know-how vorhanden, darf das Modul übersprungen werden. Diese Strategie schont Zeit und fördert die Motivation der Trainingsteilnehmer. Gleichzeitig dienen die Testergebnisse als Beleg für die erfolgreich durchgeführten Trainings für den Zertifizierungsprozess. In der dritten und letzten Phase werden die Schwerpunktthemen der Zertifizierung anhand konkreter Praxisbeispiele vom Lösungsanbieter aufbereitet und in kleinen Unterrichtsgruppen vermittelt. Besonders gut angenommen werden diese Trainings, weil die Praxisbeispiele konkrete Projekte aus dem aktuellen Aufgabengebiet der Schulungsteilnehmer aufgreifen. So verknüpfen die Ausbilder nicht nur Theorie und Praxis, sondern liefern den Teilnehmenden auch einen direkten Mehrwert in ihrer Arbeit. Kunde und Teilnehmer sind äusserst zufrieden mit dieser strukturierten und ressourcenschonenden Herangehensweise. Die sechsmonatige Trainingsphase mündet dementsprechend in einer erfolgreichen und zügigen Zertifizierung des Auftraggebers. ERNI Innovation in Process and Technology Remo Mathis remo.mathis@erni.ch Beratertätigkeit: Projektmanagement, Business Analysis, Workshop- Moderation und Coaching Peter Zuber peter.zuber@erni.ch Beratertätigkeit: Führungscoaching in Business und IT, Workshop-Moderation, Process Improvement

5 Impressum Herausgeber ERNI Management Services AG Zürich Bern Baar Lausanne ERNI (Deutschland) GmbH, München ERNI (Slovakia) s.r.o., Bratislava ERNI Consulting España S.L.U., Barcelona ERNI Development Center Philippines Inc., Manila Redaktion Adela Novotná, ERNI (Slovakia) s.r.o. Tel leserservice@erni.ch Lektorat Nicolas Kucera, farner Layout Katarína Beinrohrová Produktion von Ah Druck AG, Sarnen Auflage Expl. dt., 2500 Expl. engl. Erscheint quartalsweise ISSN Copyright 2013 by ERNI Management Services AG Alle Rechte vorbehalten.

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