eakte bei der Landeshauptstadt Wiesbaden: Wir machen es einfach - mobile Lösungen für mehr Flexibilität im Alltag- Jahrestagung eakte 2014

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1 eakte bei der Landeshauptstadt Wiesbaden: Wir machen es einfach - mobile Lösungen für mehr Flexibilität im Alltag- Jahrestagung eakte 2014 Dr. Thomas Ortseifen

2 Agenda 1. Vorstellung des Projektes eakte der Landeshauptstadt Wiesbaden 2. Ausgangslage und Entwicklungsprozess der mobilen Lösung der Landeshauptstadt Wiesbaden 3. Infrastruktur für einen möglichen Zugriff via PC, Laptop und iosbasierten mobilen Geräten

3 Agenda 1. Vorstellung des Projektes eakte der Landeshauptstadt Wiesbaden

4 E-Government in Deutschland? Status quo?!

5 Ziele & Ergebnisse Ergebnisse Aufbau einer ganzheitlichen E-Government-Infrastruktur Bewältigung immer komplexer werdender Aufgabenstellungen mit vorhandenem Personalbestand Ziele Implementierung von eakten auf Basis von serviceorientierten Architekturen Integration der jeweiligen Fachverfahren über Webservices mit unterschiedlichen Integrationstiefen Umsetzung von Organisations-/ Prozessoptimierung (stadtweit und sektoral) Berücksichtigung arbeitsorganisatorischer Zusammenhänge und erschließbarer Synergien Anbindung eines rechtskonformen und revisionssicheren Archivs (in Arbeit)

6 Entwicklung der Anzahl der eakten-nutzer Aktuell über 300 eingerichtete User! Betreuungsbehörde, Stebes-Prozess Team eakte 65 Anwender Bezirkssozialarbeit, FB Steuern 200 Anwender Vollstreckung, Buchhaltung, Sozialdienst Asyl, Altenberatung, u.a. 330 Anwender Leistungen nach dem AsylBLG, SGB II, SGB XII, KommAV u.a. 980 Anwender Anbindung weiterer Anwender 1050 Anwender

7 Systemarchitektur der eakte

8 Implementierungspartner & Dienstleister GU T-Systems GU T-Systems Projektleitung TSI Service Leistungen (3rd-Level) Implementierung eakte (Documentum) Implementierung Implementierung Scannen Service-Leistungen (1st- und 2nd-Level) WIVERTIS Integrata AG weitere Partner

9 T-Systems Die Großkundensparte der Deutschen Telekom International gut aufgestellt INTERNATIONAL Niederlassungen in mehr als 20 Ländern, weltweite Delivery 9,5 Mrd. * UMSATZ Stand:2013 KUNDENFOKUS Großunternehmen und Multinationale Konzerne sowie der Public & Health-Sektor MARKTPOSITION #1 ICT-Markt Deutschland #2 Systems Integration Deutschland #3 Manufacturing EMEA ca MITARBEITER ( in Deutschland, international)* Stand:2013

10 T-Systems Leitthemen DYNAMIC NET-CENTRIC SOURCING COLLABORATION MOBILE ENTERPRISE SECURITY & GOVERNANCE SUSTAINABILITY & CORPORATE RESPONSIBILITY Flexible Lösungen u. Preismodelle für Schwankungen am Markt Ohne Grenzen zusammenarbeiten Unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät auf Daten zugreifen Lösungen für Datensicherheit und Zugriffschutz Unternehmerische Verantwortung für Umwelt und Gesellschaft Cloud Services Data Management Harmonisierung der IT Echtzeit- Collaboration Abgestimmte Rechte und Rollenkonzepte Mobile Device Management Mobile Applications Virtuelle Desktops Online Security ICT-Ausfallsicherheit End-to-End-Prozesse Verantwortlicher Umgang mit Ressourcen DIE LEITTHEMEN SIND DIE TREIBENDE KRAFT FÜR DIE TRANSFORMATION UND MACHEN DIE T-SYSTEMS ZUM PROFESSIONELLEN PARTNER FÜR ZERO DISTANCE

11 Agenda 2. Ausgangslage und Entwicklungsprozess der mobilen Lösung der Landeshauptstadt Wiesbaden

12 Ausgangssituation Mitarbeiter hat einen Termin, z.b. bei Gericht Hausbesuch Sitzung im Rathaus Mitarbeiter benötigt für diesen Termin Akten

13 Ablauf Vor-Ort-Termin Aktueller Ablauf Benötigte Akten werden angefordert Akten werden aus einem oder mehreren Lagerorten besorgt Akten werden kopiert (wenn zweite Person die gleichen Akten benötigt) Mitarbeiter erhält die Akte Mitarbeiter nimmt den Termin wahr Aktennotiz wird in PC übertragen Akte wird eingelagert und/oder Kopie vernichtet

14 Ausgangslage (Motivation) Durch den fortschreitenden Ausbau von eakten besteht bei den LHW-Anwendern ein immer stärkerer Bedarf an zeitgemäßen mobilen Zugangsmöglichkeiten. Zugriff erfolgt mit vorheriger Einwahl und Authentifizierung via VPN Zugriffe auf das städtische Intranet via WLAN möglich Technische Infrastruktur ist größtenteils vorhanden Das Projektteam eakte der Landeshauptstadt Wiesbaden setzt gemeinsam mit seinen Dienstleistern und der Firma eine entsprechende prototypische Lösung um.

15 Entwicklungsprozess der Anforderungsanalyse Welche mobilen Geräte sollen unterstützt werden? Smartphones und Tablets? da auf den mobilen Geräten Akten angezeigt werden sollen, schieden Smartphones aufgrund der Größe aus Welche Betriebssysteme sollen unterstützt werden? ios, Android, Windows 7,...? ios, sodass Entwicklung nicht für mehrere Plattformen erfolgen muss Eruieren der benötigten Funktionen kein direkter Zugriff auf die farm Zugriff auf die eakte (aber ohne Speicherung der Daten) zentrale Administration und Konfiguration der Endgeräte mobiler Webbrowser Auswahl des entsprechenden Herstellers und der entsprechenden Hard- und Software benötigte Funktionen: Management der Endgeräte, Nutzung vorhandener Ressourcen & Xenmobile Enterprise Edition

16 Ablauf Vor-Ort-Termin Zukünftiger Ablauf mit mobiler eakte Nutzenpotentiale, u. a. Zugriff auf ggf. weitere Verfahren möglich (z.b. Ratsinformationssystem der LHW) Mitarbeiter nimmt den Termin wahr und Aktennotiz wird direkt in die eakte eingetragen flexibles Reagieren vor Ort möglich, da Zugriff auf alle Akten (nicht nur die kopierten) über das ipad gewährleistet ist jederzeit Zugriff keine Rüstzeit, da alle Akten sofort verfügbar sind - Mitarbeiter muss Akten nicht erst anfordern keine Nachbearbeitungszeit, da Akten nicht wieder in Aktenkammer zurückgeschickt werden müssen Ressourcen sparend, da keine Kopie der Akte erstellt werden muss, die hinterher vernichtet wird Möglichkeit Aktennotiz direkt an der elektronischen Akte anzubringen Übertragung in Papierakte entfällt Vermeidung von Fehlern

17 Agenda 3. Infrastruktur für einen möglichen Zugriff via PC, Laptop und ios-basierten mobilen Geräten

18 Infrastruktur eakte Die gesamte Infrastruktur auf einer Folie darzustellen, ist zu komplex. In den weiteren Folien wird die eakte-umgebung mit dem rechten Schaubild dargestellt. Das verbirgt sich hinter dem Schaubild. (Stand 05/2014) 18

19 Infrastruktur eakte XenApp 6.5 Farm Provisioning Cluster SAN-Cluster Speicherort der XenApp-vdisk XenApp 6.5 XenApp 6.5 XenApp 6.5 vmotion vmotion XenApp 6.5 XenApp 6.5 VMware vsphere 5.x VMware vsphere 5.x VMware vsphere 5.x Vmware Cluster (Standort KAR60) Provisioning Server V6.1 Standort KAR60 Fibre Channel SAN 1 Standort KAR60 XenApp 6.5 XenApp 6.5 XenApp 6.5 vmotion vmotion XenApp 6.5 XenApp 6.5 Provisioning Server V6.1 Standort ZVK Fibre Channel SAN 2 Standort ZVK VMware vsphere 5.x VMware vsphere 5.x VMware vsphere 5.x SQL-Cluster Vmware Cluster (Standort ZVK) Lizenzserver SQL 1 SQL 2

20 Zugriff auf die eakte via PC/Laptop Darstellung der Infrastruktur WWW Intranet Firewall- Anmeldung (VPN) Netscaler- Anmeldung (Active Directory) Favorit- Anmeldung eakte (XenApp Farm) VPN Schreibender Zugriff Firewall Checkpoint NetScaler MPX WebInterface Internetzugriff: Via UMTS Via Heimarbeitsplatz Via DSL (Internet) Intranetzugriff: Via städtisches WLAN

21 Mobiler Zugriff auf die eakte via ipad Darstellung der Infrastruktur WWW Intranet eakte (XenApp Farm) ISA-Server Firewall HZD Firewall Checkpoint NetScaler MPX (physikalische Appliance) Storefront Services XenMobile AppController (VM auf vsphere) XenMobile MDM Server (inkl. Device Manager 8.5, Corporate Appstore) ipad

22 Mobiler Zugriff auf die eakte via ipad Darstellung des Anmeldeprozesses WWW Zertifikatsbasierte Authentifizierung des ipads Intranet Netscaler- Anmeldung (Active Directory) eakte (XenApp Farm) ISA-Server Firewall HZD Firewall Checkpoint NetScaler MPX 7500 (physikalische Appliance) Storefront Services 2.0 Authentifizierung Via Ticket Lesender Zugriff über Favoritservice (Ausnahme sind Kommentare an den Dokumenten) Internetzugriff: Via UMTS Via Heimarbeitsplatz Via DSL (Internet) Intranetzugriff: Via städtisches WLAN XenMobile AppController 2.8 (VM auf vsphere) XenMobile MDM Server (inkl. Device Manager 8.5, Corporate ipad mit etc. eakte App (Realisierung mit SDK)

23 Sicherheitsaspekte Vorbereitende Maßnahmen Prüfen der Device-Voraussetzungen Registrieren des Devices Installation des Gerätezertifikates Installation der eakte-app Authentifizierung ISA-Server Gerätezertifikat ok? Darf Gerät die eakte-app nutzen? Authentifizierung Netscaler Useranmeldung ok? Authentifizierung eakte Account ok? nur lesen

24 Management Summary Einführung der mobilen Lösung ist ein überschaubarer technischer Aufwand. Das gilt für die notwendige Erweiterung der Infrastruktur und die Implementierung der notwendigen Anpassungen.

25 Fazit Die Landeshauptstadt Wiesbaden stellt sich mit der Produktivnahme dieser Technologie auf die Anforderungen und Herausforderung der Gegenwart sowie der Zukunft ein, bei der mit einem vorhandenen Personalbestand immer komplexere Aufgabenstellungen zu bewältigen sind.

26 Kämmerei IT-Management (2005) Dr. rer. pol. Thomas Ortseifen Hausanschrift Telekontakte Landeshauptstadt Wiesbaden Tel.: / Mobil: / Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Jahrestagung eakte 2014 Dr. Thomas Ortseifen

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