GRIDWORKS. GRIDWORKS Sitzungsverwaltung. innovative Lösungen für Microsoft SharePoint. Seite 1

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1 GRIDWORKS Sitzungsverwaltung Seite 1

2 Mit GRIDWORKS zur individuellen Lösung auf Basis SharePoint Mit GRIDWORKS lassen sich mit geringem Entwicklungs- und Anpassungsaufwand individualisierte Lösungen erstellen. Interaktive Intranets, Plattformen für Collaboration und Projektmanagement oder Portfoliomanagement werden mit GRIDWORKS zu Arbeitsumgebungen mit hoher Benutzerakzeptanz. Wenn keine grossen Änderungen anfallen, können Intranet und Collaboration-Plattformen dank der Verwendung bewährter, standardisierter Module in kürzester Zeit umgesetzt werden. Der Zeitbedarf hängt vom gewünschten Individualisierungsgrad ab. Design und Branding der Lösungen sind SharePoint optimiert und können farblich dem jeweiligen Corporate Design angepasst werden. GRIDWORKS reduziert die Komplexität von SharePoint und erlaubt es den Benutzern, sehr selbstständig und ohne Unterstützung der IT-Abteilung unternehmensweit zusammenarbeiten. Gerade bei Collaboration-Lösungen ist eine hohe Benutzerakzeptanz extrem wichtig, denn solche Lösungen entfalten nur dann ihren Mehrwert, wenn sie von alle Mitarbeitern täglich genutzt werden und die Arbeit spürbar erleichtern. GRIDWORKS entlastet die IT-Abteilung, da die Benutzer administrative Routineaufgaben selbst erledigen und ihre Sites eigenständig (self-provisioning) verwalten können. Damit lässt sich Microsoft SharePoint unternehmensweit brauchbar einsetzen, ohne viele Ressourcen in der IT- Abteilung zu binden. Dank benutzerfreundlicher, standardisierter Templates und automatisierter Workflows fallen weniger Support-Calls an. GRIDWORKS ist benutzerfreundlich: Hohe SharePoint und Office-Integration, rascher Zugriff auf alle benötigten Daten und Informationen durch eine schnelle und durchdachte Suche, eine übersichtliche und benutzerangepasste Navigation und der direkte Zugang zu den meist genutzten Funktionen erleichtern den Einstieg und gewährleisten eine hohe Akzeptanz. GRIDWORKS ist flexibel und skalierbar und eignet sich hervorragend für den Einsatz in mittleren und grossen Unternehmen und Organisationen, denn damit lassen sich auch Tausende von Sites und Site Collections sicher verwalten und kontrollieren. GRIDWORKS hat sich in bewährt: Schon über Benutzer arbeiten täglich mit unseren Lösungen auf SharePoint - Plattformen, die dank GRIDWORKS eine hohe Benutzerakzeptanz haben. Seite 2

3 GRIDWORKS Sitzungsverwaltung Die GRIDWORKS Sitzungsverwaltung vereinfacht die Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Sitzungen. Sitzungsteilnehmer können ihre Anliegen und Themen inkl. Unterlagen strukturiert als Agenda-Punkte (Traktanden) online einreichen. Optional können Traktanden an Geschäften zugeordnet werden, so dass jederzeit ersichtlich ist, welches Geschäft mit welchen Traktanden an welcher Sitzung besprochen wurde. Der Sitzungskoordinator legt den Sitzungsablauf (Agenda) fest. Er kann für die Besprechung der Traktanden eine zeitliche Abfolge definieren oder Traktanden auf eine andere Sitzung verschieben beides ganz einfach per drag&drop direkt auf der Website. Die Teilnehmer können für eine Sitzung direkt aus der Sitzungs-Website eingeladen werden. Eingeladene erhalten ein mit der Agenda als PDF und einem Kalender-Eintrag. Diskussionen und Beschlüsse werden während der Sitzung online auf dem jeweiligen Traktandum strukturiert erfasst. Werden Pendenzen erteilt, so erhalten die Verantwortlichen automatisch eine Benachrichtigung, dass sie eine Aufgabe zugeteilt erhalten haben. Die Aufgaben sind mit der Sitzung verbunden, sodass jederzeit ersichtlich ist, wer welche Aufgaben an welcher Sitzung erhalten hat, respektive welche Aufgaben an welcher Sitzung erteilt wurden. Da die Daten bereits während der Sitzung online erfasst werden, kann jederzeit ein Protokoll als Word- Datei oder als PDF generiert werden. Die aktuelle Version der GRIDWORKS Sitzungsverwaltung umfasst die folgenden Funktionen. Funktionen GRIDWORKS Sitzungsverwaltung Sitzungsverwaltung kann auf einer Website als Baustein / App mit einem Klick aktiviert oder deaktiviert werden. Ein Sitzungskalender kann mit Microsoft Outlook synchronisiert werden. So können Sitzungstermine mit dem persönlichen Terminkalender verglichen und Termine in den persönlichen Kalender übertragen werden. Über eine benutzerfreundliche und interaktive Maske Teilnehmer (intern/extern) inkl. deren Anwesenheitsstatus erfassen Traktanden (Agenda-Punkte) in eine zeitliche Abfolge bringen (via drag&drop) Traktanden auf eine spätere Sitzung verschieben Traktanden gruppieren (z.b. Personelles, Projekte, etc.) Strukturierte Erfassung von Anträgen, Stellungnahmen und Beschlüssen pro Traktandum Aufgaben an Personen zuweisen (erhalten automatisch eine Benachrichtigung) Einladungen an Teilnehmer versenden (inkl. aktueller Agenda als PDF und Kalenderelement) Sitzung klonen für wiederkehrende Sitzungen Geschäfte verwalten. Traktanden können Geschäften zugeordnet werden. Protokoll auf Knopfdruck in PDF oder WORD erstellen. Protokoll-Vorlagen können entweder zentral oder individuell gestaltet pro Website (z.b. Arbeitsgruppe, Gremium, Team) hinterlegt werden. Seite 3

4 Beschreibung einzelner Funktionen Sitzungen werden als Termin erfasst und können daher auch in Outlook als Kalender eingesehen werden. Auf der Sitzung werden die Informationen wie Datum, Start- und Endzeit, Sitzungszimmer/Ort sowie der Status der Sitzung verwaltet. Ist eine Sitzung erstellt, so können über ein benutzerfreundliches Benutzer-Interface Traktanden (Agenda- Punkte), Teilnehmer und Pendenzen der Sitzung erfasst/eingesehen werden. Seite 4

5 Traktanden werden entweder direkt auf der Sitzung als geplante Traktanden erfasst oder als noch ungeplant. Die Reihenfolge geplanter Traktanden kann via drag&drop in einen zeitlichen Ablauf gebracht werden. Auch ungeplante Traktanden können via drag&drop zu den geplanten Traktanden verschoben werden und umgekehrt. Auf der Liste der Traktanden ist auch Sitzungs-übergreifend ersichtlich, welches Traktandum an welcher Sitzung behandelt wurde, resp. welches Geschäft mit welchen Traktanden an welcher Sitzung vorgestellt wurde. Seite 5

6 Teilnehmer erfassen und über die Funktion Einladungen versenden für die Sitzung einladen. Es wird ein inkl. einem PDF der Agenda sowie einem Kalenderelement (.ics) an alle zu diesem Zeitpunkt erfassten Teilnehmern versandt. Währen der Sitzung kann der Anwesenheitsstatus vermerkt werden, der ebenfalls automatisch ins Protokoll übernommen wird. Pendenzen (Aufgaben) die an einer Sitzung erteilt werden, können direkt auf der Sitzung erfasst und einem Benutzer zugewiesen werden. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, wer an welcher Sitzung welche Pendenz zugewiesen erhalten hat. Ansicht der Liste Pendenzen nach Zuweisung Zu guter Letzt - zu jedem Zeitpunkt lässt sich per Knopfdruck entweder ein Protokoll in Microsoft Word oder in PDF erstellen. Seite 6

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