Der erste Eindruck zählt! Fördermittel für Bibliotheken -Tipps für die erfolgreiche Antragsstellung

Transkript

1 Der erste Eindruck zählt! Fördermittel für Bibliotheken -Tipps für die erfolgreiche Antragsstellung Julia Borries Kompetenznetzwerk für Bibliotheken Deutscher Bibliotheksverband e.v. EU- und Drittmittelberatung

2 Herzlich Willkommen! Julia Borries, Sandra Dirks, Moderatorin und Referentin für EU-und Drittmittelberatungbeim knb, Berlin, - Trainerin, Autorin Braunschweig Deutscher Bibliotheksverband e.v. KNB Julia Borries

3 Ihre Aktivitäten im Webinar: Chat Auf der rechten Bildschirmseite finden Sie das Chatfenster: Geben Sie hier Ihre Frage ein und bestätigen Sie mit Eingabe

4 Ihre Aktivitäten im Webinar: Whiteboard Wählen Sie einen Stift aus: Wählen Sie eine Farbe aus: Whiteboard im Vollbild:

5 Und warum sind Sie heute mit dabei? Ich möchte wissen, wer Julia Borries ist und was die EU- und Drittmittelberatung des knb so macht. Ich wollte schon immer mal ein Webinar besuchen! Ich habe eine Projektidee für meine Bibliothek und jetzt? NICHTS DAVON, SONDERN Deutscher Bibliotheksverband e.v. KNB Julia Borries

6 Unsere Themen Einstieg: Money, money, money.must be funny! Die Basics: I. Das Projekt II. Der Förderer und die Bibliothek Der Antrag das Verbindungsstück: I. Antrag schreiben: Inhalt und Zahlen II. Projektdurchführung und -abschluss Abschluss: Und was haben wir nun davon?! Deutscher Bibliotheksverband e.v. KNB Julia Borries

7 MONEY, MONEY, MONEY, MUST BE FUNNY FÖRDERUNG VON BIBLIOTHEKEN Status quo: Institutionelle Förderung durch öffentliche, kirchliche und private Träger Deutscher Bibliotheksverband e.v. KNB Julia Borries

8 Ausblick? THESE: Eigene Projekte der Bibliothek über Drittmittelförderung als Korrektiv und Chance zu gestalten!

9 Perspektive der Bibliothek.all the things I could do! Unsere BIBLIOTHEK 1. Drittmittel sind Mittel, die zusätzlich zum regulären Haushalt eingeworben werden. 2. Drittmittel sind zur Durchführung eines bestimmten Projekts bestimmt.

10 Merkmale der Projektförderung Nur einzelne, klar definierte, inhaltlich, zeitlich und finanziellvon anderen abgegrenzte Vorhaben werden unterstützt Anschub -Finanzierung Deutscher Bibliotheksverband e.v. KNB Julia Borries

11 Der Projektzyklus ZIEL IDEE Projektplan & Zeitplan Situation/ Bedarf Aufgabenplan WAS/WER/ BIS WANN Neue Situation Evaluation Umsetzung Aus: MitOste.V. (2006): Europa machen. Projektmanagement für ehrenamtliche Projekte und Initiativen, S. 20.

12 Screenshot vom Umfrage: HABEN SIE SCHON MAL EINE PROJEKTFÖRDERUNG ERHALTEN? Deutscher Bibliotheksverband e.v. KNB Julia Borries

13 Perspektive der Bibliothek all the things I could do!

14 IN MY DREAMS I HAVE A PLAN.. WIR WOLLEN EIN PROJEKT DURCHFÜHREN!

15 Informieren Sie sich auf dem Bibliotheksportal über relevante Ausschreibungen und Förderprogramme für Bibliotheken.

16

17 Den geeigneten Förderer finden interessante Förderdatenbanken für Bibliotheken Bürgerstiftungen: Private Stiftungen: und Kleiner Leitfaden für Förderanfragen an Stiftungen: Literaturtipps für Stiftungsrecherche und Antragsstellung: Sparkassenstiftungen: Förderfinder Kulturförderpunkt Berlin: Datenbank zur bundesweiten Förderrecherche für Kulturförderung Deutsches Informationszentrum Kulturförderung: Förderdatenbank für öffentliche Fördermittel für alle Landes-, Bundes-und EU-Förderprogramme : Förderberatung Forschung und Innovation des Bundes: EU-Förderprogramme Übersicht:

18 Die andere Perspektive: Der Förderer und das Geld Förderer als Sammelbegriff = setzt sich mit seiner Förderung für seine bestimmten ZIELE ein

19 Drittmittel aus Sicht des Förderers: Freiwillige Leistung und Instrument zugleich Er definiert bestimmte Ziele; er benötigt Partner, um die Ziele umzusetzen Bibliotheken = Partner, die aber die Anforderungen des Förderers erfüllen müssen Drittmittelfinanzierung= i.d.r. Anschubfinanzierung mit zeitlicher Begrenzung; Eigenanteil erforderlich; rückwirkende Förderung ausgeschlossen Ein besonderes Drittmittel ist die Zuwendung = Geldleistung des Staates

20 Wagen Sie den Rollentausch! Werden Sie zum Förderer! Ziele, Stiftungszweck, allgemeiner Zweck, das konkrete Förderziel, Programmziele? Interessen des Förderers? Förderrichtlinien? Kulturpolitischer Hintergrund (öffentliche Förderung)? Was wird NICHT gefördert? Ein Beispiel

21 BEISPIEL 1: Ikea-Stiftung, aus: Hinweise für Antragssteller,

22 BEISPIEL 2: Förderrichtlinie der Senatskanzlei Kulturelle Angelegenheiten zur Digitalisierung von Objekten des kulturellen Erbes des Landes Berlin,

23 Checkliste für Ihre Recherche Bewerbungsfrist schon vorbei? Förderrichtlinien Bestimmte Auflagen (Partner, Methoden, Größe, Eigenanteil!) FAQs/Merkblätter Best-Practice-Beispiele ( Unsere Projekte )

24 Wir wollen nicht nur wissen, warum SIE Geld BRAUCHEN. Wir wollen auch wissen, warum WIR Ihr Projekt mit unserem Geld FÖRDERN sollten!

25 Arbeitsaufgabe WAS WÄREN FÜR SIE KRITERIEN FÜR ODER GEGEN EINE PROJEKTFÖRDERUNG?

26 PRO

27

28 Checkliste: Kriterien für oder gegen eine Drittmittelvergabe Was spricht für eine Drittmittelvergabe: Innovationsgrad: Wie innovativ ist ein Vorhaben aus wissenschaftlicher, gesellschaftspolitischer oder technologischer Sicht? Verwertung: Wie sind die Erfolgsaussichten zu bewerten, können die Projektergebnisse nachhaltig weiterverwertet werden? Vermeidung von Doppelförderung: Wird oder wurde die Projektidee bereits gefördert? Realismus(ist das Projekt realistisch und sind alle Ziele erreichbar? Stehen Ziele und Projekt im Einklang Nachhaltigkeitdes Projekts Was spricht gegen eine Drittmittelvergabe: Projektträger kann keinerlei Eigenleistung (oft auch in Form von Sach-oder Dienstleistungen möglich) erbringen Projektgelder sollen eigentlich laufende Budgetlücken schließen Das Projekt hat bereits begonnen oder soll in 2-3 Monaten starten -(Antragsstellung und Entscheidungsverfahren dauern i.d.r. mind. 3-6 Monate)

29 Einige wichtige allgemeine Fördergrundsätze Rechtsgrundlagen der Förderer: deutsches Haushaltsrecht, Vergaberecht, Stiftungsrecht, Satzungen, Testamente.etc., etc. Stichwort Wettbewerb Stichwort Gleichbehandlungsgrundsatz Windhundprinzip Das klar begrenzte, definierte Projekt nicht mehr, nicht weniger Wer darf gefördert werden?

30 Programm Zuwendungsgeber Zuwendung Programmziele Förderrichtlinien Haushaltsrecht Vergaberecht Projektteam im dbv Gesamtprojektleitung, Beratung, Prüfung der Anträge, Weiterleitung der Mittel, Nachweisprüfung BEISPIEL für eine Förderstruktur: vom Fördergeber bis zum Antragssteller Prüfung, Bewilligung und Weiterleitung der Mittel Antragstellung Bibliotheken : Vernetzung mit mindestens zwei lokalen Partnern in den Bereichen Lesen, Kinder-und Jugendarbeit sowie ehrenamtliches Engagement; Durchführung von einer oder mehreren altersgerechten Maßnahmen zur Leseförderung mit digitalen Medien von Kindern und Jugendlichen zwischen 3 und 18 Jahren mit Unterstützung von Ehrenamtlichen Maßnahmen

31 PROJEKT + FÖRDERER + das TEAM? Ein Projekt und seine Bestandteile (Planung, Antragsstellung, Durchführung, Abrechnung.) bedeuten IMMER einen Mehraufwand an Zeit und Personal. Sind wir/bin ich wirklich bereit dazu?

32 Wie könnten Sie Ihr Team für ein Projekt begeistern? Vorschlag: Austausch im Chat

33 Austausch im TEAM Erstellung einer Bedarfs- und Ressourcenanalyse: Was können wir? Was können wir besser als andere? Was brauchen wir dafür? Welche Ressourcen/Erfahrungen haben wir? Mit welchen (lokalen) Partnern können wir zusammenarbeiten? Ist uns und anderen klar, was wir wollen? Gab es bereits ein ähnliches Projekt? Etc. etc. Tipp: gemeinsames Brainstorming im Team mit Flipchart, Papier und Stiften oder Erstellung einer mindmap!

34 Checkliste für das Team Teaminterne Bereitschaft zur Durchführung des Projekts und dessen ZIELE Einen gemeinsamen Projekt- und Zeitplan erstellen für die gesamte Projektdauer -für die reibungslose Projektdurchführung Projektplan als Fahrplan : gibt Auskunft über Ziel, Anfahrtsweg, Abfahrt und Ankunftszeit; Haltestellen; über die Personen, die einsteigen... Aufgaben und Bereiche definieren, Aufgaben verteilen: Wer kümmert sich um die Öffentlichkeitsarbeit? Wer von uns ist geeignet, den Antrag zu stellen? Wer hat schon genügend EDV- Kenntnisse oder schon erste Erfahrungen gemacht; wer kontaktiert Kooperationspartner? Um nicht vom Weg abzukommen: selbstgesetzte Meilensteine als Orientierung Hilfe durch Visualisierung Flipschart, Übersichten, etc. Besonderheit: Projekt mit mehreren Partnern; Kommunikation abklären Problemfall Bibliothek durch öffentliche Förderung Tipp: wenn es möglich ist, überlassen Sie einem Partner (mit eigenem Rechtsstatus) die finanzielle Abwicklung

35 Bibliothek Der Antrag bringt nun alle zusammen: Projektidee Förderer

36 Antragsstellung Tipps Schritt 1: Wer schreibt den Antrag? Kein Antragsformular vorhanden? Dann sollte der Antrag mind. aus zwei Teilen bestehen: 1. Antragstext (Projekt in Worten) und 2. Kostenkalkulation (Projekt in Zahlen) Schritt 2: Antragsformular vorhanden? ( Bitte verwenden Sie für Ihre Anmeldung zum Wettbewerb ausschließlich unser Formblatt. keine eigenmächtigen Veränderungen! ) Stichwort Förderdatenbank Schritt 3: Überblick verschaffen! Welche Fragen werden gestellt? Welche Dokumente (Anlagen) werden benötigt? Mein Tipp: alle Formulare ausdrucken und fleißig kritzeln und markieren! Investieren Sie an dieser Stelle Zeit und Sorgfalt! Denn..

37 .der erste Eindruck zählt.

38 Wichtige formale Kriterien: FRIST, Rechtschreibung, Form, Sprache, Schreibstil, Ausdruck, Layout, Zeichenbeschränkungen

39 Der erste Eindruck zählt Knackiger Projekttitel Kein Copy Paste von anderen Projekten Fragen an der richtigen Stelle beantworten UND.

40 Die wissen schon, wovon ich rede. Sollen die doch nachfragen. ACHTUNG: Der Förderer kennt Sie und Ihre Arbeit nicht. Deswegen müssen Sie Dinge, die Ihnen bekannt sind und nachvollziehbar erscheinen, im Antrag erklären und nicht voraussetzen.

41 Tipps für den Antragstext = Das Projekt in Worten Wiederholung: Welche Dokumente sollte ich für den Antragstext heranziehen? Förderrichtlinien, politische Hintergrunddokumente, Die Ausschreibung ÜBERSETZEN (Schlagwörter aufnehmen) Keine Antragslyrik, sondern: Wo ist die Lücke, die ich füllen möchte? Literaturtipp aus dem Tanz zum Thema Antragstext: Gareis-antragslyrik.html?&print=1

42 Wichtige Definitionen: Ziele, Zielgruppe, Maßnahmen Mittel und Ziel werden häufig verwechselt.

43 Förderziel: Zielgruppe : Maßnahmen: Wo finden sich: Förderziele, Zielgruppe, Maßnahmen?

44 Tipps zur Zielformulierung o SMARTE ZIELE: Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch, Terminiert o Methode: Vorstellung, dass Projekt sei schon vorbei. was hat sich geändert? o Motivierend und positiv im Präsenz formuliert

45 SMART-Regeln S Spezifisch: Was genau wollen wir erreichen? Konkrete und innovative Lösungen M messbar: Woran können wir messen, ob wir das Ziel erreicht haben? Qualitative und quantitative Indikatoren für die Überprüfung des Erreichten A akzeptiert: Wird das Ziel von allen Beteiligten getragen? Die Ziele sind akzeptiert durch den Förderer und entsprechen den Prioritäten; die Ziele sind akzeptiert durch die Partnerschaft R realistisch, erreichbar: Verfügen wir über die notwendigen Ressourcen wie Zeit, finanzielle Mittel, Wissen, Personal usw., um das Ziel zu erreichen? Realistisch in der Umsetzbarkeit mit den verfügbaren Kompetenzen und Ressourcen T terminiert: Wann soll das Ziel erreicht sein? Klar sein im zeitlichen Ablauf und Abschluss der Projektprozesse Zum Nachlesen: Europa machen! Projektmanagement für ehrenamtliche Initiativen, S. 24.

46 Beispiel Zielformulierung NICHT: Das Projekt könnte dabei helfen, dass Jugendliche aus bildungsfernen Familien nicht mehr so desinteressiert sind an Büchern. SONDERN: Durch das Projekt erfahren Jugendliche einen begleiteten neuen Zugang zu Büchern und lernen, diese für ihren Schulalltag sinnvoll einzusetzen. Sie argumentieren und überzeugen, Sie haben Ideen für Probleme!

47 Antragscheck auf die Schnelle die W-Fragen! Wer Was Wann Wo Warum Für wen Mit wem?

48 money, money, money.. in der Antragsstellung

49 Kostenkalkulation = Antrag in Zahlen Übersicht notwendiger und zuwendungsfähiger Ausgaben Zweckbestimmung: Personalkosten (Auftragsvergaben, Honorare) Sachausgaben (Reisekosten, Raummiete, Technik, Catering, Verpflegung, Werbemaßnahmen, Druckkosten) Aufwandsentschädigungen Investitionen Ausgaben pro Einzelmaßnahme Erläuterungen

50 Beispiel Kalkulation Quelle: Stiftung Nord-Süd- Brücken (Hrsg.), Entwicklung von Projekten und Antragsstellung. Eine Handreichung für MSO- MDO-Vereine, S. 15.

51 Grundprinzipien SORGFALT Verhältnismäßigkeit ( effizient, wirtschaftlich, sparsam ) Begründung Für den Verwendungsnachweis: Alle Kosten, die anfallen werden, angeben

52 Fragen während der Antragsstellung? Nutzen Sie Ausfüllhilfen und wenn vorhanden, die persönlichen Beratungsangeboteder Förderer.

53 Im angemessenen Maße mit dem Projektförderer Kontakt halten -es ist sinnvoll, sich kurz präsent machen und im Gespräch zu sein. Nicht vergessen: Der Antrag ist Ihre Aufgabe.

54 Fertig?! Juch.!!!!!! Achtung Betriebsblindheit den Antrag von einer externen Person lesen lassen. Struktur? Stringenz? Übersichtlichkeit? Lesefreundlichkeit? Testfrage: Kann die Person das Projekt mit eigenen Worten wiedergeben?

55 Der Kurzcheck: Das richtige Formular verwendet? VOLLSTÄNDIGER Antrag mit allen erforderlichen Unterlagen? Die richtigen Unterschriften? Post oder ? Oder beides? Beachte Antragsfrist: je früher desto besser!

56 Antragscheckliste I (Formalia): Organisationsform, Organisationsname, Projektname und Ansprechpartner (und Erreichbarkeit) Titel des Projektes Kurze Darstellung des Projektes, der Zielgruppen und der Ziele des Projektes Zeitraum des Projektes und Ort der Durchführung Teilnehmendenzahl Ehrenamtliche Mitarbeit Erfolgskriterien/Messbarkeit Öffentlichkeitsarbeit Förderung/Finanzierung (durch Kostenkalkulation) Datenschutz Ausführliche Projektbeschreibung (innovativer Charakter, Nachhaltigkeit) (Biographien der Beteiligten) (Dokumentation vorangegangen Projekte) (ggf. Bescheinigung von Kooperationspartnern) (ggf. Bescheinigung über den Status des Projektträgers/Antragssteller

57 Antragscheckliste II (Inhalt): Ist die Adresse des Projektleiters und der Teilnehmer der Projektgruppe samt Telefonnummer (mit internationaler Vorwahl, evtl. auch Mobiltelefon) und korrekt angegeben? Ist der Projektleiter auch in der nächsten Zeit, vor allem in den Wochen direkt nach Abgabe des Antrags, unter dieser Adresse erreichbar? Ist die Art der geplanten Zusammenarbeit mit anderen Förderern (Institutionen, Firmen, Einzelpersonen usw.) näher definiert? Ist die Kurzbeschreibung des Projekts so verständlich, dass sie auch Außenstehende verstehen? Werden klare und für das Projekt spezifische Ziele genannt? Sind die Maßnahmen geeignet, das Ziel zu erreichen? Werden die innovativen Elemente des Projekts hervorgehoben? Werden die geleisteten Vorarbeiten klar definiert (Bei wem wurde was erreicht? Was muss noch wann mit wem geklärt werden? Sind alle Punkte, die in der Kalkulation auftauchen, im Antragstext in Worten erwähnt? Wurden alle Fragen auf dem Projektantragsformular beantwortet?

58 Antrag abgeschickt! Mylifewill neverbethe same! Und jetzt?

59

60 1. Antrag abgeschickt! 2. Bewilligungsbescheid erhalten und genau geprüft. 3. Zuwendungsvertrag unterschrieben & zurückgeschickt. 4. Projekt starten und Geld ausgeben!

61 Ihr VERTRAG mit dem Förderer Sie erhalten den Bewilligungsbescheid (BB) dieser legt Zuwendungsempfänger, Zweck, Höhe, Art und Bedingungen und Zeitraum der Förderung (Maßnahme-und Bewilligungszeitraum) fest Zeitraum: begrenzt und befristet bei eigener Planung beachten! Besonderer BB bei öffentlichen Geldern: der Zuwendungsvertrag Zweckbindung, zeitliche Bindung, Bewilligungs-und Maßnahmezeitraum Der Zuwendungsvertrag ist ein öffentlich-rechtlicher Vertrag: beide Vertragsseiten müssen sich an festgelegte Regeln halten; Rechte und Pflichten für beiden Seiten (Erinnerung: Haushaltsrecht/Zuwendungsrecht) Ganz wichtig: Vor Erhalt/ohne Unterschrift keine Ausgaben tätigen!

62 Viel Spaß bei der Projektdurchführung!

63 Tipps für Ausgaben, Berichte und Öffentlichkeit Tätigen Sie keine Ausgaben vorab(bewilligter Förderzeitraum siehe Bewilligungsbescheid) Behalten Sie von Anfang an die Übersichtüber alle Dokumente: Belege sammeln und sortieren/dokumentieren (Tipp: Klarsichtfolien) Logos/ Gefördert von : Auflagenbeachten Läuft nicht alles wie geplant? Mitteilungspflicht Und, wie läuft s? Zwischennachweise Öffentlichkeitsarbeit als Förderauflage Zwischennachweis bei Überjährigkeit eines Projekts : Zwischenbericht, TN- Listen, Beleglisten (= zahlenmäßiger Nachweis)

64 Der Abschluss Die Antragsteller mussten die Mittel für einen festgelegten Zweck in einem bestimmten Zeitraum verwendenund darüber einen Nachweisführen. Der Verwendungsnachweis oder Abschlussbericht schließt das Verhältnis zwischen Ihnen und dem Förderer ab. Hinweis: Eine gute Abrechnung ist die Eintrittskarte in eine neue Förderung, eine schlechte fällt Ihnen auf die Füße.

65 Inhalte Verwendungsnachweis/Abschlussbericht: + Sachbericht über Verlauf und Erfolg eines Projektes + Beleglisten/ Abrechnung + Einreichen von sonstigen Nachweisen (TN-Listen, Dokumentationen, Verträge, Unterschriftenlisten, etc.)

66 Der Förderer ist zufrieden. Und Sie und Ihr Team?

67 Always sunny! Herzlichen Glückwunsch! Alle erforderlichen Dokumentations-und Öffentlichkeitsarbeiten sind abgeschlossen Nicht vergessen: die Evaluation der Projekt-und Teamarbeit wie lief es, wie ging es uns mit dem Projekt? Feiern und symbolischer Projektabschluss

68 Always sunny! Herzlichen Glückwunsch, Sie sind nun bestens aufgestellt! Mit einem hohen beruflichen Kompetenzgewinn (Planungs-und Managementkompetenzen) Mit Prestigegewinn für die Bibliothek Sie gewinnen: Neue Partner, neue Vernetzungen, neue Bündnisse (Stichwort: kommunale Bildungslandschaften) Sie sichern sich langfristigen Perspektiven Sie sind bereit für neue Projekte! Und nicht vergessen: Aller Anfang ist schwer! Kleine Schritte, erreichbare Ziele.. Sie haben dem öffentlichen Förderer einmal mehr gezeigt, wie unentbehrlich Sie sind! IHR PROJEKT!

69 Meine Abschlussfrage an Sie: Was ist Ihr nächster Schritt?

70 Nutzen Sie die Chance: WELCHE FRAGEN HABEN SIE AN MICH?

71 Welche Themen wünschen Sie sich zur Vertiefung?

72 Über Ihr Feedback würde ich mich freuen: über edudip, per Mail oder Telefon Julia Borries Referentin für EU-und Drittmittelberatung im Kompetenznetzwerk für Bibliotheken (KNB) Tel.: E: Fortsetzung folgt..bis zum nächsten Mal! : )

73 Literaturliste & Literaturtipps Burens, P.C. (2012) : Fundraising. Ein Praxisratgeber mit 50 Tipps, Berlin: Bundesverband Deutscher Stiftungen e.v.. Cash coophessen, cash coopintitaivgruppeberlin-brandenburg (1994) (Hrsg.): Kursbuch Fundraising. Mittelbeschaffug für selbstorganisierte Initiativen. Berlin: fjs-verlag. Kulturförderpunkt Berlin: Tipps und Tricks zur Antragsstellung MitOste.V. (2006): Europa machen. Projektmanagement für ehrenamtliche Projekte und Initiativen, Stiftung Nord-Süd-Brücken (Hrsg.), Entwicklung von Projekten und Antragsstellung. Eine Handreichung für MSO- MDO-Vereine, Ratgeber für EU-Projekte: Europe togo. Kompakt-Ratgeber zur EU-Förderung für NRO in Thüringen, Zur Antragslyrik: Zur Projektitis : Webinar (mit den üblichen technischen Zwischenfällen ) zum Thema Projektförderung aus Sicht eines Förderers: Rechtliches -LASA Landesagentur für Struktur und Arbeit Brandenburg GmbH: Vom Antrag bis zum Verwendungsnachweis, Kursbuch Wirkung der Bertelsmann Stiftung und PHINEO