Leitfaden für Anbieter. Das Beschaffungswesen bei Swissgrid

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1 Leitfaden für Das Beschaffungswesen bei Swissgrid

2 Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ein Fortschritt, Zusammenarbeiten ein Erfolg. Henry Ford

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4 Beschaffungswesen bei Swissgrid Swissgrid kauft für ihre Geschäftsbereiche eine Vielzahl an Gütern und Leistungen ein und schliess Verträge ab für: Lieferungen wie Hard- und Software, Verbrauchsmaterialien und Investitionsgüter. Dienstleistungen im Managementbereich (Consulting), Dienstleistungen im Facility Management und Personalverleih, usw. Bauaufträge für Hoch- und Tiefbau sowie für Bauwerke. Die Abteilung «Zentraler Einkauf» bei Swissgrid trägt die Verantwortung, dass entsprechende Beschaffungen gesetzes- und weisungskonform durchgeführt werden. Rahmenbedingungen Im Rahmen des Stromversorgungsgesetzes (StromVG) wurde Swissgrid als Unternehmen der öffentlichen Energieversorgung ab 2008 ausschreibungspflichtig. Swissgrid führt sämtliche Beschaffungen gemäss den Vorgaben des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und dessen Verordnung (VöB) durch. Die Schweizer Gesetzgebung über das öffentliche Beschaffungswesen setzt das internationale GATT/WTO-Übereinkommen in nationales Recht um. In der Schweiz gibt es zum Beispiel keine Präqualifizierung gemäss EU-Recht. Ziele des Gesetzes und der damit verbundenen Vergabeverfahren sind: Beauftragungen transparent und fair vornehmen. Gleichbehandlung unter den n gewährleisten. Wettbewerb stärken und mittels kompetitiven en die Mittel wirtschaftlich einsetzen. Grundsätzlich sollen alle geeigneten die Möglichkeit haben, e einzureichen und gegebenenfalls einen Auftrag zu erhalten. Auftragsarten Das BöB unterscheidet folgende Auftragsarten: Lieferauftrag Vertrag über die Beschaffung beweglicher Güter. Finanzierung durch Kauf, Leasing, Miete, Pacht, Miete-Kauf. Dienstleistungsauftrag Vertrag über die Erbringung einer Dienstleistung. Bau Vertrag über die Durchführung von Hoch- und Tiefbauarbeiten, Bauleistungen oder über das Ergebnis der Gesamtheit von Hoch- und Tiefbauarbeiten.

5 Ausschreibeverfahren Swissgrid wendet folgende vier Ausschreibeverfahren an: Freihändiges Der Auftrag wird ohne Vergleich einem erteilt. Mindestens drei e werden eingeholt und verglichen. Der Auftrag wird öffentlich ausgeschrieben. Alle interessierten können ein einreichen. Zweistufiges, bei dem der Auftrag öffentlich ausgeschrieben wird. Auf der Grundlage der bewerteten Eignungskriterien werden in der ersten Stufe die bestimmt, die in der zweiten Stufe ein einreichen dürfen. Verhandlungen und Ansprechpartner Swissgrid darf, sofern vorgängig in den Ausschreibungsunterlagen erwähnt, Verhandlungen zwecks Klärung des Offertinhaltes und Abgebotsrunden (Preisverhandlungen) führen. Während eines laufenden Ausschreibeverfahrens muss sämtliche Kommunikation über einen von Swissgrid definierten «Single Point of Contact» erfolgen. Sofern in den Ausschreibungsunterlagen nicht anders erwähnt, handelt es sich um einen Ansprechpartner aus der Abteilung «Zentraler Einkauf». Offertöffnung Die Öffnung der Offerten ist nicht öffentlich. Die e werden jeweils von zwei Swissgrid Vertretern geöffnet, gesichtet und an das jeweilige Evaluationsteam weitergeleitet. Die Öffnung wird protokolliert. Vergabeentscheid und Debriefing Basierend auf der finalen Bewertung der e erfolgt der Zuschlag. Dieser wird sämtlichen n umgehend kommuniziert (in der Regel per ). Sofern es sich um eine öffentliche Ausschreibung handelt, wird der Zuschlag zusätzlich auf Simap publiziert. Swissgrid gewährt sämtlichen Ausschreibungsteilnehmern ein nachgängiges, abschliessendes Debriefing. Die wesentlichen Gründe der Nichtberücksichtigung sowie die Vor- und Nachteile des berücksichtigten es werden gemeinsam besprochen. Das Ziel ist es, den Beschaffungsentscheid transparent darzulegen.

6 6 Schwellenwerte Der Schwellenwert (geschätzter Auftragswert) ist der monetäre Indikator für das zu wählende Vergabeverfahren. Die Auftragsarten unterliegen folgenden Schwellenwerten: Lieferungen Dienstleistungen Bau CHF CHF oder offenes (SHAB/Simap) Mit Rechtsmittelbelehrung oder offenes (SHAB/Simap) Ohne Rechtsmittelbelehrung Staatsvertragsbereich (GATT/WTO) CHF oder offenes (SHAB/Simap) Mit Rechtsmittelbelehrung oder offenes (SHAB/Simap) Mit Rechtsmittelbelehrung CHF CHF (oder höherschwellig) (oder höherschwellig) (oder höherschwellig) Nicht- Staatsvertragsbereich Freihändiges Freihändiges Freihändiges Schwellenwerte gültig für die Jahre 2014 und 2015 (Verordnung des WBF vom 2. Dezember 2013) Gesetzliche Fristen Die Ausschreibeverfahren im Staatsvertragsbereich (GATT/WTO) unterliegen gesetzlichen Rahmenbedingungen bezüglich Fristen und Einsprachemöglichkeiten (Rekurs). Auch für Ausschreibungen im Nicht-Staatsvertragsbereich muss, je nach Komplexität des Auftrages, für die seinreichung und -auswertung genügend Zeit eingeplant werden. Swissgrid erwartet gut durchdachte, kompetitive und verbindliche e. Aus Gründen der Fairness und Gleichbehandlung räumt Swissgrid allen n genügend Zeit zur serstellung ein. Sprachen Swissgrid fühlt sich verpflichtet, die Landessprachen angemessen und gleichberechtigt zu berücksichtigen. Die Publikation der Ausschreibung auf Simap erfolgt gemäss den gesetzlichen Vorschriften in mindestens zwei Landessprachen. Die Ausschreibungsunterlagen oder Teile davon (z.b. Lastenheft, Leistungsbeschrieb, etc.) werden je nach Beschaffungsvorhaben in weiteren Landessprachen oder Englisch zur Verfügung gestellt. Swissgrid legt bei der Ausschreibung fest, in welchen Sprachen die e einzureichen sind.

7 Lieferaufträge Voraussetzung: Der Beschaffungsgegenstand untersteht dem Submissionsrecht des Bundes Beschaffungen im Anwendungsbereich des Gesetzes (GATT/WTO-Ausschreibung gemäss BöB) Beschaffungen nicht im Anwendungsbereich des Gesetzes (Ausschreibung gemäss VöB) Ohne Rechtsmittelbelehrung Lieferung > CHF Ausnahme gemäss Art. 36 VöB Ausnahme gemäss Art. 13 BöB Auftrag > > CHF Freihändiges Freihändiges Publikation der Ausschreibung auf simap Beschwerdefrist 20 Tage Publikation der Ausschreibung auf simap stellen Teilnahmeantrag innert 25 Tagen nach Es müssen mind. 3 e eingeholt werden stellen einen Teilnahmeantrag Bewertung der Publikation Einladung zur sabgabe Beschwerdefrist 20 Tage Bewertung der Publikation Einladung zur sabgabe innert 40 Tagen nach Ausgewählte innert 40 Tagen nach Angefragter erstellt ein Angefragte erstellen ein Ausgewählte erstellen ein Angefragter erstellt ein Publikation Zuschlag spätestens 72 Tage nach Beschwerdefrist 20 Tage Vertragsabschluss

8 Dienstleistungsaufträge Voraussetzung: Der Beschaffungsgegenstand untersteht dem Submissionsrecht des Bundes Beschaffungen im Anwendungsbereich des Gesetzes (GATT/WTO-Ausschreibung gemäss BöB) Beschaffungen nicht im Anwendungsbereich des Gesetzes (Ausschreibung gemäss VöB) Ohne Rechtsmittelbelehrung Dienstleistung > CHF Ausnahme gemäss Art. 36 VöB Ausnahme gemäss Art. 13 BöB Auftrag > CHF Freihändiges Freihändiges Publikation der Ausschreibung auf simap Beschwerdefrist 20 Tage Publikation der Ausschreibung auf simap stellen Teilnahmeantrag innert 25 Tagen nach Es müssen mind. 3 e eingeholt werden stellen einen Teilnahmeantrag Bewertung der Publikation Einladung zur sabgabe Beschwerdefrist 20 Tage Bewertung der Publikation Einladung zur sabgabe innert 40 Tagen nach Ausgewählte innert 40 Tagen nach Angefragter erstellt ein Angefragte erstellen ein Ausgewählte erstellen ein Angefragter erstellt ein Publikation Zuschlag spätestens 72 Tage nach Beschwerdefrist 20 Tage Vertragsabschluss

9 Bau Voraussetzung: Der Beschaffungsgegenstand untersteht dem Submissionsrecht des Bundes Beschaffungen im Anwendungsbereich des Gesetzes (GATT/WTO-Ausschreibung gemäss BöB) Beschaffungen nicht im Anwendungsbereich des Gesetzes (Ausschreibung gemäss VöB) Ohne Rechtsmittelbelehrung Bau > CHF Ausnahme gem. Art. 36 VöB Ausnahme gemäss Art. 13 BöB Auftrag > CHF Auftrag > CHF Freihändiges Freihändiges Publikation der Ausschreibung auf simap Beschwerdefrist 20 Tage Publikation der Ausschreibung auf simap Publikation der Ausschreibung auf simap stellen Teilnahmeantrag innert 25 Tagen nach stellen einen Teilnahmeantrag Es müsen mind. 3 e eingeholt werden stellen einen Teilnahmeantrag Bewertung der Publikation Einladung zur sabgabe Beschwerdefrist 20 Tage Bewertung der Publikation Einladung zur sabgabe Bewertung der Publikation Einladung zur sabgabe innert 40 Tagen nach Ausgewählte innert 40 Tagen nach Angefragter erstellt ein Ausgewählte Angefragte Ausgewählte Angefragter Publikation Zuschlag spätestens 72 Tage nach Beschwerdefrist 20 Tage Vertragsabschluss

10 Checkliste Registrieren Sie sich in unserem Beschaffungsportal Für die Suche nach potenziellen n greift Swissgrid in erster Linie auf die Lieferantendatenbank zurück. Registrieren Sie sich deshalb auf dem Swissgrid Beschaffungsportal. Kontaktieren Sie die Beschaffungsplattform simap.ch Swissgrid schreibt einen grossen Teil ihrer Aufträge öffentlich aus und publiziert die Ausschreibungen auf Simap, der offiziellen Ausschreibungsplattform der Schweiz. Die Registrierung ist kostenlos. Nehmen Sie regelmässig an Ausschreibungen teil Informieren Sie sich regelmässig und wägen Sie ab, ob Sie reelle Chancen auf einen Auftrag haben. In den Ausschreibungsunterlagen ist erwähnt, ob gegebenenfalls auch eine seinreichung zusammen mit Partnern (Konsortium) möglich ist. Lesen Sie die Ausschreibungsunterlagen genau Im jeweiligen Pflichten- und Lastenheft sind die einzuhaltenden Formalitäten sowie das Beschaffungsobjekt detailliert beschrieben. Achten Sie auf die Formalitäten im Pflichtenheft, diese können sich von Ausschreibung zu Ausschreibung unterscheiden.

11 Beachten Sie Fristen und Form In der Regel erfolgt die seinreichung in schriftlicher sowie in elektronischer Form. Ihr muss vollständig sein. Senden Sie alle von uns geforderten Formulare ein. Gewisse Nachweise können auch erst kurz vor dem Zuschlag und nur von den potenziellen Zuschlagsempfängern eingefordert werden. Vermeiden Sie einen Ausschluss Mögliche Ausschlussgründe sind: Falschauskünfte erteilt. Fristen und Form nicht eingehalten. Steuern oder Sozialabgaben nicht bezahlt. Absprachen und Schwarzarbeit. Laufendes Konkursverfahren. Ungleichbehandlung von Mann und Frau (Lohn). Arbeitsschutz- und Arbeitsbestimmungen nicht eingehalten. Vergessen Sie nicht, die Selbstdeklaration zu unterschreiben. Finalisieren Sie Ihr Erleichtern Sie uns einen effizienten Vergleich der vorliegenden e, indem Sie die vorgegebene Struktur (Kapitel) sowie die zur Verfügung gestellten Vorlagen benutzen. Achten Sie darauf, ob wir ein Gesamtangebot benötigen oder auch einzelne Lose und Teilangebote eingereicht werden dürfen. Sofern unterschiedliche Varianten zugelassen sind, ist nebst der -Variante zwingend auch die von uns vorgeschlagene Basisvariante mitanzubieten. Beachten Sie, dass unterschiedliche Preisarten nicht als Varianten gelten. Stellen Sie Fragen Sofern in einer Ausschreibung Fragen zugelassen sind, so können Sie diese gerne stellen. Fragen dienen der Klärung und Präzisierung der Ausschreibung und helfen, bessere Resultate herbeizuführen. Im Sinne der Gleichbehandlung werden die entsprechenden Antworten allen n anonymisiert zur Verfügung gestellt. Vermeiden Sie die Vorbefassung Wer an der Vorbereitung einer Beschaffung beteiligt war, wird im Grundsatz ausgeschlossen. In gewissen Fällen kann dieser Wettbewerbsvorteil ausgeglichen werden, indem Swissgrid bekannt gibt, welche Vorarbeiten durch wen ausgeführt wurden, gegebenenfalls die Vorarbeiten zur Verfügung stellt und mittels einer Verlängerung der Offerteinreichungsfrist einen allfälligen Wissensvorsprung ausgleicht.

12 S wissgrid AG Dammstrasse 3 Postfach 22 CH-5070 Frick Werkstrasse 12 CH-5080 Laufenburg Avenue Paul-Cérésole 24 CH-1800 Vevey Via Sciupina 6 CH-6532 Castione Bahnhofstrasse 37 swissgrid CH-7302 Landquart AG Dammstrasse 3 Postfach Untere Zollgasse CH-5070 CH-3072 Frick Ostermundigen Werkstrasse Grynaustrasse CH-5080 CH-8730 Laufenburg Uznach Telefon Fax info@s zentraleinkauf@swissgrid.ch wissgrid.ch Version 1.0 / April 2011 BRO1400_d1311 Januar 2014