Lesen sie die nachfolgenden Ausführungen bitte, es ist wichtig!

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1 BORIS KÖNINGER Dipl.-Kfm., Steuerberater Boris Köninger, StB., Am Stadtbad 3, Homburg Information an unsere Mandanten Am Stadtbad Homburg Tel / Fax 06841/ kanzlei@koeninger-stb.de in überörtlicher Kooperation mit: Christoph Basler Prof. Dr. Klaus Meßerschmidt Rechtsanwälte Herzogstr Zweibrücken Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Sehr geehrte Mandanten, aufgrund der jüngsten Entwicklungen in dem Bereich Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und von Aufzeichnungen sehen wir uns veranlasst sie zu informieren. Die nachfolgenden Ausführungen betreffen jeden Unternehmer und können bei Nichtbeachtung empfindliche Folgen haben. Von daher weißen wir auf die Wichtigkeit dieser Informationen hin. Lesen sie die nachfolgenden Ausführungen bitte, es ist wichtig! Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind an sich nicht neu. Die Finanzverwaltung sah sich nun jedoch dazu gezwungen Entwicklungen der letzten Jahrzehnte unter dem Lichte des immer stärkeren Einsatzes von EDV-Systemen zu überarbeiten. Mit dem Jahr 2015 trat eine Verwaltungsanweisung in Kraft, die sogenannte GoBD, in welcher die Finanzverwaltung die Anforderungen an die unternehmerische Rechnungslegung zusammen fasst und zum Teil auch konkretisiert. Anforderungen an eine Buchhaltung und an Aufzeichnungen Allein die Tatsache, dass die Finanzverwaltung diese Grundätze Ordnungsmäßiger Buchführung und Datenhaltung erlässt ist als Zeichen dahingehend zu deuten, dass zukünftige Prüfungen der Finanzverwaltung ein noch strengeres Auge auf das Einhalten formaler Kriterien legen werden.

2 elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seite 2 von 9 Es ist also jeder Unternehmer gefordert, die eigenen innerbetrieblichen Vorgänge dahingehend zu prüfen, ob sie den Anforderungen entsprechen. Dabei sollte jeder Schritt kritisch hinterfragt und auch nach jahrelanger Übung erneut unter den folgenden Gesichtspunkten geprüft werden. Nach Meinung der Finanzverwaltung spielt es auch keine Rolle ob der Steuerpflichtige zur Buchführung (Bilanzierung) verpflichtet ist oder nicht. Auch Einnahme-Überschussrechner (4/3 Rechner) haben die gleichen formalen Kriterien zu erfüllen. Diese sind: 1) Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit 2) Vollständigkeit 3) Richtigkeit 4) Zeitgerechte Buchung bzw. Aufzeichnung 5) Ordnung 6) Unveränderbarkeit Hier ist zu unterstreichen, dass diese Anforderung nicht nur für das Erfassen bzw. Erstellen einer Buchhaltung in einem Buchhaltungssystem gelten, sondern schon für die vorausgehenden Prozesse. Die Verantwortung für die Erstellung einer formal korrekten Buchhaltung oder Einnahme-Überschussrechnung beginnt also nicht erst mit Übergabe der Unterlagen an den Steuerberater, sondern beginnt bereits mit dem Eintreffen oder Erzeugen von Belegen im Betrieb des Steuerpflichtigen. Formal kann der Steuerpflichtige die Forderungen der Finanzverwaltung bereits durch eine geordnete Belegablage erfüllen, solange unbare Geschäftsvorfälle betroffen sind. Wenn Sie ihre Belege also nach dem Eingang sogleich ordentlich in den Pendelordner ablegen, tun Sie Ihrer Pflicht genüge. Allerdings gelten die oben genannten Kriterien auch für das Ablagesystem. Alternativen zur geordneten Ablage wären zum Beispiel das Führen eines Rechnungseingangsbuches, das durchgängige Nummerieren von Belegen (z.b. mit einem selbst hoch zählenden Stempel) oder die Erfassung in einem eigenen EDV-System. In allen Fällen sind die geforderten Kriterien die gleichen. Gehen wir von dem klassischen Beispiel aus, dass Sie die Belege über einen gewissen Zeitraum hinweg sammeln und dann zur Erstellung der Buchhaltung weiter geben. Worauf haben Sie zu achten? 1) Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Einer dritten Person (also in der Regel dem Prüfer vom Finanzamt) muss es in angemessener Zeit möglich sein das Ablagesystem zu verstehen. Diesem Dritten müssen sich angewandte Sortier- und Ablagekriterien gleich erschließen und er selber sollte in der Lage sein entweder ebenfalls Belege so abzulegen oder umgekehrt schließen können warum ein Beleg an einer bestimmten Stelle einsortiert wurde. Die Kriterien machen ins Besonders eine Verfahrensdokumentation erforderlich, die vom Steuerpflichtigen nun zu erstellen und zu pflegen ist. Dazu weiter unten mehr.

3 elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seite 3 von 9 2) Vollständigkeit. Es dürfen keine Belege fehlen. Alles was steuerlich relevant ist, und in der Regel ist das so ziemlich Alles, muss komplett und geschlossen abgelegt werden. 3) Richtigkeit. Die Belege müssen die tatsächlichen Verhältnisse wieder geben und rechtlichen Vorschriften entsprechen. 4) Zeitgerechte Buchung bzw. Aufzeichnung Die Ablage der Belege muss zeitnah erfolgen. Das bedeutet innerhalb von 8 Tagen. Damit ist die Zeitspanne von der Entstehung oder dem Zugang eines Beleges bis zu dessen Würdigung und Weiterverarbeitung und dann Ablage gemeint. 5) Ordnung Der buchhalterische Grundsatz der Klarheit fordert, dass Belege systematisch, übersichtlich und eindeutig abgelegt werden. Es muss also ein brauchbares Ordnungssystem vorhanden sein. 6) Unveränderlichkeit Es muss sichergestellt werden, dass keine nachträglichen Änderungen mehr möglich sind. Sind doch Änderungen notwendig, so müssen diese dokumentiert sein. Auch sollen die Belege vor dem unrechtmäßigen Zugriff Dritter geschützt sein. Zusammen gefasst bedeutet das: Ein Beleg muss direkt (innerhalb von 8 Tagen) und ordentlich nach einem geeigneten Ablagesystem, in das sich ein unkundiger Dritter in vertretbarer Zeit einarbeiten könnte, abgelegt werden. Dabei muss der Beleg den realen Verhältnissen entsprechen. Der Beleg darf später nicht mehr entfernt werden. Im Allgemeinen müssen ausnahmslos alle Belege so behandelt werden. Es darf nichts fehlen. Beispiele für Verstöße gegen diese Grundsätze: - Man legt die eigetroffenen Belege nur einmal im Monat ab. - Es werden Belege vergessen oder Belege sind untergegangen. - Belege fehlen ganz und trudeln erst nach und nach ein. - Das Ablagesystem an sich ist nicht durchdacht und unbrauchbar (chaotisch), zum Beispiel wenn man einfach Alles ungeordnet abheftet. - Ein einmal abgehefteter Beleg wird wieder entnommen. - Die Kinder im Haushalt entdecken den Belegordner als malerische Herausforderung und denken sich ein paar Blümchen hier und da könnten ja nicht schaden. - Eine gefälschte Rechnung wird einsortiert. - Das eigentlich vorhandene Ablagesystem wird nicht konsequent genutzt, es kommt zu Fehlern oder falschen Einsortierungen. - Belege werden zwar in einem Eingangskörbchen abgelegt aber nicht in einen Ordner weg sortiert. - Belege werden zwar anhand der Kontoauszüge abgeheftet (Kontoauszüge als Grundbuchersatz), aber die Kontoauszüge liegen nicht vollständig vor oder es werden nicht alle Belege tatsächlich zugeordnet. Diese Beispiele sollen nur verdeutlichen wie ordentlich und gewissenhaft die Belegablage sein muss, um die Kriterien zu erfüllen. Über die Folgen der Nichtbeachtung kommen wir nun zu sprechen.

4 elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seite 4 von 9 Besteht ein Mangel bei der Belegablage, so stellt das bereits einen Mangel an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung oder der Führung von Aufzeichnungen dar. Fehlen zum Beispiel Rechnungen im aktuellen Buchhaltungsmonat und werden in den Folgemonaten nachgereicht, so besteht die Gefahr, dass die Buchführung verworfen wird und die Besteuerungsgrundlagen zum Nachteil des Steuerpflichtigen geschätzt werden. Wer seine Belege also nicht ordentlich und korrekt abheftet, setzt sich der Gefahr einer Nacherhebung von Steuern aus. Kassenbuch Bestimmte Unternehmer sind dazu verpflichtet Kassenbücher zu führen, also alle baren Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Dazu verpflichtet sind prinzipiell alle Unternehmer die eine Bilanz erstellen müssen. Darüber hinaus auch alle (eigentlich nicht buchhaltungspflichtigen) Unternehmer, die einen bargeldintensiven Betrieb haben. Werden also viele Einnahmen oder Ausgaben bar bezahlt, besteht Kassenbuchführungspflicht. In beiden Fällen gelten die oben genannten Kriterien zu den unbaren Belegen mit der Bedingung, dass das Kriterium zeitnah nur erfüllt werden kann, wenn die Kassenaufzeichnungen täglich geführt werden. Die besonders strengen Anforderungen an ein Kassenbuch gewinnen also noch einmal an Brisanz, da damit zu rechnen ist, dass gerade die Kassenbuchführung zukünftig intensiv geprüft werden wird. Hier noch einmal der Hinweis, dass ein Kassenbuch alle weiter oben genannten Kriterien erfüllen muss. Ins besonders das Kriterium der Unveränderbarkeit. Excel- und Word-Dateien sind in der Regel nicht ohne weiteres vor Veränderungen geschützt. Also ist das Führen eines Excel-Kassenbuches ein Verstoß gegen die GoBD. Nach momentanem Sachstand sehen wir nur vier Wege ein Kassenbuch zu führen: 1) Es wird ein Kassenbuch handschriftlich auf Papier geführt. 2) Es wird eine vertrauenswürdige, am besten zertifizierte, (Kassen)Buchhaltungssoftware gleich im Betrieb eingesetzt. 3) Es wird weiterhin ein Excel-Kassenbuch geführt, jedoch wird am Ende jedes Tages eine PDF Datei erzeugt und der Inhalt des Kassenbuches dort hinein gedruckt. Druckdatum und Uhrzeit müssen sowohl in dem erzeugten Dokument selber sichtbar sein, als auch als Dateiinformation zum PDF vorhanden sein (Jede Datei speichert wann sie erzeugt wurde). Spätere Änderungen oder Lücken würden hier sofort auffallen. 4) Eine Kombination aus (zertifiziertem) Kassensystem mit anderen EDV-Systemen oder Papier. Auswertungen des Kassensystems sind aufzubewahren. Möglichkeit Nummer 3 wird in der Literatur als gangbarer Weg gesehen. Da jedoch auch die erzeugten PDF-Dateien nicht völlig veränderungssicher sind, heißt es abwarten bis die GoBD mit mehr Praxis gefüllt sind. Auch Papierkassenbücher lassen sich ja nachträglich erstellen. Also warum sollten bei digitalen Aufzeichnungen strengere Regeln geltend als bei analogen?

5 elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seite 5 von 9 Hier wird sich erst noch zeigen ob diese Möglichkeit auch vor Gericht standhält. Die Finanzverwaltung lehnt diesen Weg jedoch ab. Im Allgemeinen fordern die GoBD, dass elektronische Dokumente so abgelegt werden müssen, dass sie unveränderbar sind oder vorgenommen Änderungen genau dokumentiert werden. In der Regel ist das allerdings nur mit einem DMS (Dokumenten-Management- System) möglich. Sogar das Ausdrucken auf Papier und die zusätzliche Speicherung als PDF erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung nicht, denn das Originaldokument muss in unveränderter Form aufbewahrt werden. Und diese Unveränderbarkeit wiederrum erreicht man nur mit einem DMS. Freiwillige Aufzeichnungen Es muss auch erwähnt werden, dass der Steuerpflichtige dazu verpflichtet ist die genannten Kriterien immer zu erfüllen auch wenn er eigentlich keine Bücher oder Aufzeichnungen führen müssten. Führe ich für mich als Unternehmer zum Beispiel ein Rechnungseingangsbuch oder ein Kassenbuch, obwohl ich das per Gesetz eigentlich nicht muss, habe ich mich dennoch an die weiter oben angeführten Regeln zu halten. Ich kann nicht damit argumentieren, dass ich die Aufzeichnungen eigentlich nicht führen müsste. In dem Moment wo der Unternehmer sie führt, muss er alle Kriterien einhalten. Wer freiwillig Aufzeichnungen oder Bücher führt, auch wenn er es nur für sich selber tut, muss die gleichen Kriterien einhalten. Ist das freiwillig geführte Kassenbuch nicht ordnungsgemäß, besteht die Gefahr der Nacherhebung von Steuern. Das dahinter stehende Prinzip ist folgendes: Führt der Unternehmer zusätzliche Aufzeichnungen (z.b. freiwilliges Kassenbuch) um selber den Überblick zu behalten, so stellen diese Aufzeichnungen Belege dar. Und alle Aufzeichnungen die der Unternehmer (auch für sich selber ) führt sind für die Finanzverwaltung relevant, da sie ja offensichtlich auch für den Unternehmer relevant sind. Die gleichen Anforderungen gelten auch für zu Grunde liegende Aufzeichnungen. Auch ein Rechnungsausgangsbuch, ein Rechnungseingangsbuch, muss die oben genannten Kriterien erfüllen. Aufbewahrung und Archivierung Diese Kriterien gelten auch für die Aufbewahrung und Archivierung von Belegen. Es muss also über den ganzen Zeitraum hinweg, in der Regel 10 Jahre, sichergestellt sein, dass Belege und Grundbücher (Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch, ) über die gesamte Zeit hinweg nachvollziehbar und nachprüfbar, vollständig, richtig, ordentlich und unverändert bleiben. Auch nach 8 Jahren muss es möglich sein Belege schnell zu finden und geführte Aufzeichnungen schnell zu verstehen. Es darf nichts entfernt oder geändert werden.

6 elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seite 6 von 9 Übrigens müssen auch elektronische Belege, wie s, aufbewahrt werden. Und zwar in der Form in der sie eingetroffen sind. Es darf keinen Medienbruch geben. Drucke ich also eine aus um den Ausdruck abzuheften, und lösche dann die eigentliche Nachricht im Mailprogramm, ist das ein Verstoß gegen die GoBD. Die einzige Ausnahme besteht für den Fall, dass eine Mail nur eine reine Transportfunktion hat, es also nur auf den Anhang ankommt. Wie einen Briefumschlag braucht man auch die eigentliche Nachricht dann nicht aufzubewahren. Steuerpflichtige die ihre Rechnungen zum Beispiel mit einem Fakturierungsprogramm erstellen, müssen die darin enthaltenen Daten für den gleichen Zeitraum lesbar halten wie Papierbelege. Verfahrensdokumentation Von der Finanzverwaltung gefordert: Verfahrensdokumentation Neu ist die nun von der Verwaltung geforderte Verfahrensdokumentation. In einer solchen soll der gesamte Rechnungslegungsprozess vom Eintreffen oder Erzeugen eines Belegs bzw. einer Aufzeichnung bis hin zu ihrer Archivierung dokumentiert werden. Dabei muss darauf eingegangen werden wie die Einhaltung der oben genannten Kriterien gewährleistet wird, wer Zugriff hat und welche Software eingesetzt wird. Der Unternehmer soll hier also schriftlich nieder legen wie sich in seinem Betrieb der Umgang mit Belegen und Aufzeichnungen darstellt, wie sie der internen oder externen Buchhaltungsabteilung zugeführt werden, wie und von wem dort die eigentlichen Bücher erstellt werden, wie die Belege anschließend archiviert werden und so weiter. Wie genau eine solche Verfahrensdokumentation auszusehen hat ist nicht näher bestimmt. Denn die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems. So der Wortlaut der GoBD. Allerdings sollen daraus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein und sie beschreibt den organisatorischen und technisch gewollten Prozess. Nur beispielhaft könnte eine Verfahrensdokumentation folgendermaßen beginnen: Die im Unternehmen eintreffende Briefpost wird täglich von mir selber oder Herrn XYZ geöffnet und durchgesehen. Rechnungen und ähnliche Dokumente werden anschließend geprüft und in einem Ablagefach Eingangsrechnungen abgelegt, wo sie in den nächsten Tagen überwiesen wird. Nach spätestens acht Tagen werden die gesammelten Belege im Pendelordner des Steuerberaters abgelegt. Das dabei verwendete Ordnungssystem unterscheidet Eingangsrechnungen, die noch zusätzlich alphabetisch untergliedert sind, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, für beide Bankkonten getrennt, und schließlich die Barbelege. Ausgangsrechnungen werden mithilfe des Programms >>Rechnungen mit Fleisch 3.4 << erstellt. Dabei handelt es sich um ein Programm speziell für die Metzgereibranche. Die

7 elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seite 7 von 9 Software ist vom TÜV Hinterschwaben-Oberleidelheim zertifiziert. Die Rechnung wird in dreifacher Ausfertigung gedruckt. Ein Exemplar geht an den Kunden, eines ist für die Ablage in unserem Büro, eines geht direkt in den Pendelordner des Steuerberaters und wird dort in dem Register Ausgangsrechnungen abgelegt. Zugriff auf die Software habe nur ich persönlich. Die erstellten Rechnungen sind im Softwareprogramm nach ihrem Druck nicht mehr veränderbar. Die Daten werden durch ständige Aktualisierung der Software, bei welcher auch die Datenbanken an neue Versionen angepasst werden und dafür auch für die Zukunft lesbar gehalten. Einmal im Programm hinterlegte Daten werden nicht mehr gelöscht, ins Besonders damit erstellte Rechnungen. Der Pendelordner des Steuerberaters wird in einem verschließbaren Aktenschrank in meinem Büro aufbewahrt. Nur ich selber habe darauf Zugriff bzw. Herr XYZ nur unter meiner direkten Aufsicht. [ ] Wie man sieht kann eine solche Verfahrensdokumentation schnell ausufern. Im Internet findet sich von der Bundessteuerberaterkammer eine Vorlage zu einer Verfahrensdokumentation, die sich allerdings nur auf einen kleinen Teilbereich bezieht, nämlich auf das ersetzende Scannen von Belegen. Das 19 Seiten starke Dokumente, wovon allerdings eine erhebliche Anzahl Seiten für das Vorwort und eine Einführung verwendet wird, gibt zumindest einen Eindruck davon wie detailliert sich die Bundessteuerberaterkammer ein solches Dokument vorstellt. Sie kann als Vorlage zur Erstellung einer eigenen Gesamtverfahrensdokumentation dienen. Mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist es natürlich noch nicht getan, denn sie muss auch so umgesetzt werden. Lassen die tatsächlichen Verhältnisse Rückschlüsse darauf zu, dass die Dokumentation so wie festgehalten nicht gelebt wird, ist sie hinfällig. Ändern sich die innerbetrieblichen Abläufe, so ist die Verfahrensdokumentation anzupassen, wobei die vorherigen Fassungen aufzubewahren sind ( Versionierung ). Die Dokumentation gehört zu den Belegen und muss, wie andere Belege auch, 10 Jahre lang, in allen relevanten Versionen, aufbewahrt werden. Das Fehlen einer (korrekten) Verfahrensdokumentation stellt nach Ansicht der Finanzverwaltung übrigens keinen Mangel an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung oder der Aufzeichnungen an sich dar. Aber sie wirkt heilend wenn bestimmte andere Mängel vorhanden sind. Gibt es an der Buchführung oder den Aufzeichnungen nichts auszusetzen, brauche ich die Dokumentation also nicht. Sind allerdings Mängel vorhanden, ist es gut eine zu haben. Von daher ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation sehr zu empfehlen.

8 elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seite 8 von 9 Buchhaltung muss früher erstellt werden Ebenfalls sehr zu empfehlen ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation wenn zwischen dem erfassen der Belege und deren buchhalterischen Verarbeitung ein längerer Zeitraum liegt. Die Finanzverwaltung geht von einer festen Verbuchung von Geschäftsvorfällen bis spätestens zum Ende des Folgemonats aus. Das bedeutet konkret, dass zum Beispiel die Buchhaltung für den Juli spätestens bis zum in das EDV System eingegeben und unveränderlich verarbeitet sein muss. Kann diese Frist nicht eingehalten werden, stellt das einen Mangel an der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung dar. So zumindest die Sicht der Finanzverwaltung. In der Wirtschaft stellt sich indes jedoch die Sichtweise ein, dass diese Frist nochmals um 10 Tage zu verlängern wäre, auf den Zeitpunkt der fälligen Umsatzsteuer- Voranmeldung hin. Die Finanzverwaltung wiederspricht dem vehement. Im Ergebnis hat die Finanzverwaltung die Frist zur Erarbeitung der Umsatzsteuer-Voranmeldung mal eben um 10 Tage gekürzt. Eine Überschreitung dieser Frist ist jedoch eher die Regel als die Ausnahme. Oft bringen Mandanten ihre gesammelten Belege erst gegen Ende des Folgemonats zu ihrem steuerlichen Berater, wo sie dann verbucht werden müssen. Dafür benötigt der Berater jedoch Zeit. Man kann sich vorstellen, dass der Berater vor einem unlösbaren Problem steht, wenn alle Mandanten ihre Belege erst um den 25ten des Folgemonats abgeben. In den verbleibenden Tagen wird es nicht möglich sein alle Buchhaltungen zu erarbeiten. Gibt der Mandant seine Belege erst nach dem Ende des Folgemonats ab oder gar noch später, zum Beispiel nach dem USt.-Termin, wird es noch gefährlicher. Lässt der Mandant seine Buchhaltung nur alle drei Monate erstellen, ist die Frist auf jeden Fall deutlich überschritten. Jahresbuchhaltungen gibt es nicht mehr. Die einzige Möglichkeit zu verhindern, dass eine Buchhaltung schon alleine aufgrund der Nichteinhaltung von Fristen verworfen wird besteht in der Anfertigung einer Verfahrensdokumentation. Diese heilt den Mangel der Verfristung. Nicht vergessen darf man neben dem, oben genannten, gewollten auch die ungewollte Überschreitung der Frist, zum Beispiel in Folge von Krankheit, Urlaub oder aus anderen Gründen. Auch deswegen empfiehlt sich die Anfertigung einer Dokumentation. Vor diesem Hintergrund möchten wir unsere Mandanten nochmals darin bestärken uns die Belege kurzfristig nach dem Ende des Monats oder Quartals zu bringen. Nur wenn wir selber die anfallenden Buchhaltungen frühzeitig vorliegen haben und planen können, und nicht alle gleich spät ihre Aufzeichnungen abgeben, sind wir in der Lage die Daten wie von der Finanzverwaltung gefordert einzupflegen. Aussichten Die GoBD sind umstritten und werden von Seiten der Wirtschaft, Steuerberatern und Rechtsanwälten zum Teil scharf kritisiert. Die eigenmächtige Ausweitung der dargestellten Anforderungen auch auf nicht buchführungspflichtige Unternehmer wird als nicht statthaft angesehen. Immerhin hat der Gesetzgeber selber entschieden, dass gerade Kleinbetriebe und

9 elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Seite 9 von 9 bestimmte Berufsgruppen von dem Aufwand der Erstellung einer vollständigen Buchhaltung verschont bleiben sollen. Diese aktive und positivistisch formulierte Befreiung von der Pflicht wird, so einige Meinungen, durch die Finanzverwaltung durch die GoBD unterlaufen. Die Verwaltung soll jedoch geltende Gesetze umsetzen und nicht abändern oder aufheben. Auch ist der Grundfall, von dem die Finanzverwaltung ausgeht, der sich selbst verwaltende Unternehmer, der seine Bücher und Aufzeichnungen komplett im eigenen Haus führt. Und das jeden Tag. Den Großteil der Betriebe in Deutschland bilden jedoch Kleinbetriebe und Freiberufler, die gar nicht buchführungspflichtig sind. Hier steht die Frage im Raum ob das setzen überzogener Kriterien, die gerade von kleinen Betrieben nur unter größten Mühen erfüllbar sind und auch an der gelebten Praxis vorbei gehen, mit dem Grundgesetz vereinbar ist. Das Bundesfinanzministerium sagt hier übrigens ja. Die Kosten für die Einhaltung der Vorgaben der GoBD gehören zu den grundlegenden unternehmerischen Kosten, die einfach jeder zu tragen habe. Die GoBD werden mit ziemlicher Sicherheit Gegenstand zukünftiger Verfahren vor den Gerichten sein und Änderungen wird es, wie überall im Steuerrecht, des Öfteren geben. Eine andere Empfehlung, als sich vollumfänglich an die GoBD zu halten, können wir nicht geben. Unabhängig von aufkommenden Zweifelsfragen und möglichen zukünftigen Entwicklungen. Es bleibt noch fest zu halten, dass ein Verstoß gegen die GoBD zwar regelmäßig zur Folge hat, dass die Buchhaltung oder die geführten Aufzeichnungen als nicht ordnungsgemäß anerkannt werden, das führt aber nicht automatisch dazu, dass die Buchhaltung an sich verworfen und von der Finanzverwaltung geschätzt wird. Vielmehr kommt es auf die Umstände des Einzelfalls an. Es ist also nicht zu erwarten, dass eine einzige fehlende Rechnung gleich dazu führt, dass tausende Euro Steuern nachgezahlt werden müssen, wenn ansonsten keine Verstöße vorliegen. Wir helfen Ihnen Wir beantworten Ihnen gerne weiterführende Fragen und unterstützen Sie bei der Umsetzung soweit es uns möglich ist. Die Umsetzung der GoBD in ihrem Unternehmen ist jedoch in erster Linie die Aufgabe des Unternehmers selber, bei der wir nur beratend zur Seite stehen können. Wir wissen um die Schwierigkeit der Umsetzung in Ihrem Unternehmen und können selber die Regulierungswut der Finanzverwaltung nicht nachvollziehen, aber das ändert leider nichts an den gegebenen Tatsachen. Mit freundlichen Grüßen Ihre Kanzlei Boris Köninger