smcreport datawarehouse 3.0 Bedienungsanleitung Version

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1 smcreport datawarehouse 3.0 Bedienungsanleitung Version Inhalt 1 Allgemein Grundsätzliche Zusammenhänge Anwendung des Handbuchs Installationsvoraussetzungen Demoversion Installation Konfigurationsmaßnahmen nach der Installation WinLine Harmonisierungsmandant SKR Einrichtung von Datenquellen Aktualisierung der Datenquellen Eine Datenquelle separat manuell aktualisieren Datenquellen mit Schalter manuell aktualisieren Regelmäßige Datenquellen-Aktualisierung mittels Windows Task Änderung der Datenquellen-Konfiguration Löschen einer Datenquelle Weitere Datenquellen hinzufügen oder bereits eingebundene Datenquellen aktualisieren Datenquellen-Konsistenz Hierarchie-Prüfung Prüfung der Konten/BKZ-Zuordnung Prüfung auf fehlende BKZ Datenquellen "synchronisieren" Datenquellen-Synchronisationsgruppen einrichten Synchronisation der Datenquellen mit einem vorbereiteten, abgestimmten SKR03-Mandanten Bericht erzeugen Allgemeine Berichtsoptionen Datenquellen-Auswahl Bericht-Ausgabeoptionen Optionen der Bericht-Druckansicht Berichtsebenen ein- und ausblenden Exportieren aus der Druckansicht heraus Suchen in der Druckansicht Bericht-Konfiguration Allgemeine Berichteigenschaften BKZ der obersten Ebene Benutzerdefinierte BKZ für Zwischensummen Komprimiert darzustellende BKZ Seite 1 von 41

2 6.5 Bericht - Layout Schematischer Aufbau eines Reports Import/Export der Berichtkonfiguration Import Export Seite 2 von 41

3 1 Allgemein 1.1 Grundsätzliche Zusammenhänge "smcreport datawarehouse" ist ein Berichtsgenerator, der hierarchische Berichte ähnlich einer Gewinn und Verlustrechnung auf der Basis von Konten und Bilanzkennzahlen in beeindruckender Geschwindigkeit generiert. Der Benutzer konfiguriert, welche Bilanzkennzahlen summiert werden und er definiert eigene Bilanzkennzahlen und Konten für Zwischensummen an beliebiger Stelle. Zudem sind beliebige Vergleiche sowohl absolut als auch prozentual zwischen den Datenquellen möglich. Dazu gehört ebenfalls die Festlegung einer beliebigen BKZ Basis für die Berechnung. Der Anwender bestimmt selbständig den Berichtsaufbau. Die Ausgabe von GuV oder Bilanz sind also nur zwei Spezialfälle der Anwendung von "smcreport datawarehouse". Bei der Ausgabe eines Berichtes bestimmt der Benutzer, welche Datenquellen zu berücksichtigen sind. Er kann auch mehrere Datenquellen wählen und so konsolidierte Auswertungen erzeugen. Eine Datenquelle stellt im Normalfall ein Wirtschaftsjahr eines WinLine Mandanten dar. "smcreport datawarehouse" verfügt über eine eigene Datenbank dem Data Warehouse --, in der die auszuwertenden Salden nach "Datenquellen" getrennt in einem effizienten Tabellenformat abgelegt sind. Jene Datenquellen werden durch einen regelmäßigen geplanten Task oder direkt über die Benutzeroberfläche von "smcreport datawarehouse" aus den WinLine Daten aktualisiert. Eine Datenquelle kann aber auch aus anderen Datenquellen als WinLine, z.b. aus einer Auftragsverwaltung, genährt werden. Dazu verfügt "smcreport datawarehouse" über eine Schnittstelle, die mit dem entsprechenden SQL Code konfiguriert werden muss. Durch die Vergabe umfangreicher Layouteigenschaften lassen sich beliebige Auswertungen gestalten: z.b. Cash Flow, Liquiditätsanalyse, GuV Konsolidierung, GuV, Bilanzvergleich, Jahresabschlussbericht u.v.m. Auf der Datenseite können beliebige Monate und Jahre miteinander verglichen werden. Da es sich um ein Data-Warehouse Produkt handelt, sind zudem beliebige Datenbestände bzw. Jahre auch Mandanten-, Datenbank-, und Server- übergreifend vergleichbar. Auch Datenbestände unterschiedlicher Versionen 8.x können im "smcreport datawarehouse" zusammengeführt bzw. verglichen werden. 1.2 Anwendung des Handbuchs Das Handbuch beschreibt jeden Menüpunkt in einem eigenen Abschnitt. Damit auch weniger geübte Anwender mit dem Handbuch erfolgreich umgehen können, ist die Anleitung detailliert bebildert dargestellt. Seite 3 von 41

4 1.3 Installationsvoraussetzungen Betriebssysteme: Windows 2000, Windows XP, Windows Vista Softwareumgebung:.NET Framework 2.0 Datenbank: SQL Server 2000 oder höher Programmierung: C# (sprich: C-Sharp) 1.4 Demoversion Bei der kostenlosen Demo handelt es sich um eine zeitlich begrenzte Vollversion. In der Demoversion sind alle Funktionen verfügbar. Somit sind alle Prüfarbeiten mit dem gesamten Datenbestand möglich. 2 Installation In der System - Verwaltung muss das.net Framework 2.0 vorhanden sein, bevor die eigentliche Installation der Anwendung erfolgen kann. Sollte das.net Framework 2.0 nicht vorhanden sein, starten Sie die "dotnetfx35setup.exe" aus dem Verzeichnis \dotnetframework von der CD. Ist die.net Framework Umgebung eingerichtet, starten Sie mit der Setup.exe von der CD. Das Programm "smcreport datawarehouse" wird Sie in jedem Fall darauf aufmerksam machen. Nach dem Start der Datei Setup.exe erscheint folgender Dialog: Bestätigen Sie mit Seite 4 von 41

5 Das Programm schlägt ein Verzeichnis vor. Falls Sie ein anderes Verzeichnis wünschen, überschreiben Sie das vorgeschlagene Verzeichnis. Ansonsten gehen Sie auf Wenn Sie jetzt mit gestartet. bestätigen, dann wird die Installation Anschließend erscheint folgender Dialog... Seite 5 von 41

6 Tragen Sie hier die geforderten Informationen ein, damit die Verbindung erfolgreich bestätigt wird. Die "System-Datenbank" ist die Datenbank für Einstellungen und Benutzerdaten. Wenn die Datenbank noch nicht existiert, wird Sie automatisch neu angelegt. Bei Benutzer und Kennwort tragen Sie einen SQL Server Benutzer ein, der auch auf die (auf demselben SQL Server liegenden) Datenbanken der WinLine Zugriff hat. Wie bei der WinLine selbst wird eine Anmeldung über eine "vertrauenswürdige Verbindung" zurzeit nicht unterstützt. Prüfen Sie in jedem Fall die Verbindung mit dem Button Gehen Sie dann auf. Seite 6 von 41

7 Auf der zweiten Registerkarte konfigurieren Sie die "Anwendungsdatenbank". Die Anwendungsdatenbank ist das eigentliche data warehouse von smcreport, die alle relevanten Daten für die Erstellung und Verwaltung der Berichte und Datenquellen beinhaltet. Tragen Sie hier bitte den Namen für die Anwendungsdatenbank ein. Falls diese noch nicht angelegt ist, wird sie ebenfalls automatisch erzeugt. Falls die Anwendungsdatenbank schon vorhanden ist, kann sie verwendet werden. Ansonsten auf Speichern Sie die Konfiguration der Datenbanken. Seite 7 von 41

8 Mit dem Schließen des letzten Dialogs ist die Installation abgeschlossen. 3 Konfigurationsmaßnahmen nach der Installation 3.1 WinLine Harmonisierungsmandant SKR3 Wenn Sie smcreport mit dem klassischen WinLine Beispielmandanten 500m testen wollen, empfehlen wir die Installation des mitgelieferten WinLine Mandanten SKR3, mit dem Sie die BKZ-Struktur des 500m synchronisieren und in eine übersichtlichere Form bringen können. Wenn Sie später die Datenquellen des Mandanten 500M einbinden, ist auch der Mandant SKR3 einzubinden. Den Mandanten SKR3 finden Sie auf der CD. Die mitgelieferten Berichte finden Sie ebenfalls auf der CD. 3.2 Einrichtung von Datenquellen Das Programm "smcreport datawarehouse" wird über Start/Programme/SMC gestartet. Sobald das Login Fenster erscheint, geben Sie folgende Kennungen ein: Benutzername: a Kennwort: b Seite 8 von 41

9 Sobald Sie den ersten Aufruf durchgeführt haben, sind die Datenquellen einzurichten. Solange noch keine Datenquellen eingerichtet sind, erscheint nach dem Login eine Meldung, nach deren Quittierung sich die Datenquellen-Übersicht öffnet. Zu einem späteren Zeitpunkt gelangen Sie über das Symbol zur Datenquellen-Übersicht. Die Anzahl der einzulesenden Datenbanken ist abhängig von der Lizenz, mit der Sie arbeiten. Eine WinLine (Daten-)Datenbank ist in der Standardauslieferung enthalten. Für die Demo- und Händlerlizenz besteht keine Beschränkung. sind die gewünschten Datenquelle anzule- Über den Punkt gen. Seite 9 von 41

10 Wählen Sie den Button Im Anschluss öffnet sich folgendes Fenster Wählen Sie und es öffnet sich ein weiteres Fenster. Seite 10 von 41

11 den Server mit dem Sie eine WinLine System Verbin- Suchen Sie mit dem Button dung anlegen möchten. Testen Sie mit dem Button in jedem Fall die Verbindung. Eine erfolgreiche Verbindung wird mit folgender Meldung bestätigt. Akzeptieren Sie die Einstellung mit dem Button Seite 11 von 41

12 Der folgende Dialog listet alle WinLine Systemverbindungen auf. Wählen Sie die gewünschte Verbindung und es werden im nächsten Dialog alle Datenquellen, welche in der Systemdatenbank verwaltet werden, aufgelistet. Markieren Sie nun jene Datenquellen, die Sie auswerten möchten. Sie können auch zu einem späteren Zeitpunkt Datenquellen beliebig ergänzen. Seite 12 von 41

13 Im folgenden Beispiel übernehmen wir zunächst alle Datenquellen des Mandanten 500M. Wird mit bestätigt, erscheint folgende Meldung: Das Auslösen mit überträgt die Datenquellen in die Datenquellen-Übersicht. Der Mandant 500M gehört nicht gerade zu den Mustermandanten, die es erlauben eine ordentliche hierarchische Auswertung durchführen zu können. Seite 13 von 41

14 Vor diesem Hintergrund liefert SMC einen weiteren Mandanten in dem sich ein vollständiger SKR03 Kontenrahmen befindet. Insoweit übernehmen Sie als nächstes den Mandant SKR03. Über den Punkt wird nunmehr eine weitere Datenquelle (in unseren Fall die Datenquelle SKR03) ausgewählt. bestätigt, erscheint folgende ge- Wird auch diese Datenquelle mit dem Button wünschte Übersicht. Zu den Mandanten-Informationen werden auch alle Datenbankverbindungen angezeigt. Seite 14 von 41

15 3.3 Aktualisierung der Datenquellen Das Einrichten von Datenquellen bedeutet noch nicht, dass im "Warehouse" Daten für die Auswertungen zur Verfügung stehen, dazu müssen Sie erst die eben eingerichteten Datenquellen aktualisieren. Beim Aktualisierungsvorgang werden die im Warehouse befindlichen Daten-Tabellen mit aktuellen Daten aus der WinLine versorgt. Für die Aktualisierung stehen Ihnen drei Wege zur Verfügung: Eine einzelne Datenquelle separat manuell aktualisieren. Alle Datenquellen welche den Schalter "aktualisieren" gesetzt haben, in einem Schritt manuell aktualisieren. Alle Datenquellen welche den Schalter "aktualisieren" gesetzt haben, über einem Windows Task aktualisieren. Für die Ausführung steht ein Batchaufruf zur Verfügung Eine Datenquelle separat manuell aktualisieren Fokussieren Sie die zu aktualisierende Datenquelle. In der folgenden Darstellung ist es der Mandant 500M und das Jahr 2007 Bestätigen Sie die Auswahl "Daten für Toys & More GmbH aus 2007" Mit der Bestätigung wird eine Datenbank mit allen relevanten Daten versorgt. In dem Feld "Letzte Aktualisierung" wird als Rückmeldung Datum und Urzeit des Aktualisierungsvorganges und somit des Datenstandes vermerkt. Seite 15 von 41

16 3.3.2 Datenquellen mit Schalter manuell aktualisieren. Alle Datenquellen, bei denen der Schalter gesetzt ist werden geschlossen aktualisiert. Bestätigen Sie die Auswahl "Die als zu aktualisieren markierten Quellen neu abfragen" Als Ergebnis erhalten Sie folgende Anzeige: Bestätigen Sie den Button und es werden alle markierten Datenquellen aktuell versorgt. Seite 16 von 41

17 3.3.3 Regelmäßige Datenquellen-Aktualisierung mittels Windows Task Starten Sie mit einem Windows Task die Batch-Datei (im Installationsverzeichnis). Damit kann die Aktualisierung der Datenquellen regelmäßig automatisch stattfinden. Im Batch-Modus wird während der Ausführung folgendes Formular angezeigt: Das Formular schließt sich nach Abschluss der Aktualisierung der Datenquellen selbstständig. Jegliche Erfolgs-, Warn- oder Fehlermeldungen werden im Batch-Modus nicht interaktiv angezeigt, sondern in den Windows Anwendungslog (siehe Systemsteuerung Verwaltung - Ereignisanzeige) geschrieben. Seite 17 von 41

18 3.4 Änderung der Datenquellen-Konfiguration Löschen einer Datenquelle Das Löschen einer Datenquelle erfolgt direkt in der Datenquellen-Übersicht. Die zu löschende Datenquelle wird mit dem Datensatz-Markierer links von der Datenzeile markiert und mit der "Entf" Taste aus der Übersicht gelöscht. Eine weitere Möglichkeit besteht über die rechte Maustaste, wie in der folgenden Abbildung gezeigt. Beim Löschen wird nicht nur der Datenquellen-Datensatz gelöscht, sondern es werden auch alle zugehörigen Daten-Tabellen aus dem Warehouse entfernt Weitere Datenquellen hinzufügen oder bereits eingebundene Datenquellen aktualisieren Sie können jederzeit wie in Punkt 3.2 Einrichtung von Datenquellen beschrieben weitere Datenquellen hinzufügen. Nach dem Hinzufügen von Datenquellen ist darauf zu achten, dass auch eine Aktualisierung der Datenquelle durchzuführen ist. Wenn Sie in der WinLine Änderungen an den Datenverbindungen vorgenommen haben (z.b. weil Sie einen Mandanten in eine andere Datenbank verschoben haben) müssen Sie die Änderung smcreport mitteilen. Dazu fügen Sie die betroffenen Datenquellen in smcreport einfach erneut hinzu. Dadurch wird die bestehende Datenquellen-Konfiguration mit den in der WinLine eingetragenen Parametern aktualisiert. Seite 18 von 41

19 4 Datenquellen-Konsistenz In smcreport können Sie die Zahlen beliebiger Datenquellen (d.h. Mandanten und Wirtschaftsjahre) summieren oder gegenüberstellen. Da Sie in der WinLine Konten oder BKZ fast beliebig definieren können, ist keinesfalls sichergestellt, dass Sie bei der Überlagerung unterschiedlicher Datenquellen in smcreport automatisch sinnvolle Ergebnisse erzielen bzw. eine übersichtliche und einleuchtende Darstellung erhalten. Deshalb bietet smcreport verschiedene Konsistenzprüfungen, über welche Sie sicherstellen können, dass Ihr Bericht sinnvolle Ergebnisse liefern wird. Die Konsistenzprüfungen sollten Sie immer dann ausführen wenn Sie einen neuen Bericht zum ersten Mal öffnen oder wenn Sie neue Datenquellen einem Bericht hinzufügen. 4.1 Hierarchie-Prüfung Die Darstellung im Bericht erfolgt streng hierarchisch von der Ebene des Berichtes ("Erfolg" bei einer G&V) über die durch die BKZ Struktur definierten Zwischenebenen bis zur Ebene der Konten. (Anmerkung: In der WinLine werden die BKZ-Ebenen als "Stufen" bezeichnet.) Durch Ausblenden von Ebenen können Sie den Bericht in unterschiedlichen Komprimierungsstufen anzeigen. Bei einer Standard-G&V etwa stellt der Gewinn die oberste Ebene (Ebene 0) dar, Erfolg und Aufwand liegen in Ebene 1, "Umsatzerlöse" oder "Betriebliche Aufwendungen" liegen in Ebene 2, "Personalaufwand" liegt in Ebene 3, "Löhne und Gehälter" in Ebene 4 und in Ebene 5 liegen die Konten. Hierarchie-Inkonsistenzen liegen vor, wenn Konten in unterschiedlichen Ebenen liegen, also z.b. im Ertragsbereich in Ebene 4 und im Aufwandsbereich in Ebene 5. Rufen Sie auf, sodass folgender Dialog erscheint: Seite 19 von 41

20 Wählen Sie sich einen beliebigen Bericht. Bei "BKZ Stamm" stellen Sie den BKZ Stamm, welcher untersucht werden soll. Unter "Quelle1" stellen Sie jene Datenquelle ein, die auf Hierarchie-Inkonsequenzen untersucht werden soll. Sind alle Eintragungen erfolgt, wählen Sie Setzen Sie den Schalter "Hierarchie-Prüfung". Wollen Sie die Prüfung auch für die Debitoren und Kreditoren sind bei Bedarf auch diese Schalter zu setzen. Seite 20 von 41

21 Klicken Sie auf den Button. Wurden Inkonsistenzen gefunden, entsteht folgende Anzeige: Mit dem Bestätigen des OK Button werden Details zum Ergebnis angeboten: Korrigieren Sie alle festgestellten Inkonsistenten auf Seiten der WinLine, aktualisieren Sie die Datenquelle nach der Korrektur und wiederholen Sie die Prüfung zur Kontrolle. Es ist anzuraten die Hierarchie-Prüfung für jede Datenquelle (Jahr) durchzuführen. 4.2 Prüfung der Konten/BKZ-Zuordnung Diese Prüfung macht nur Sinn, wenn Ihr Bericht mehr als eine Datenquelle verwendet. Dabei wird überprüft, ob die Konten in den verschiedenen Datenquellen jeweils über dieselbe BKZ-Zuordnung verfügen. Ist Konten/BKZ Zuordnungskonsistenz nicht gegeben, führt das im Allgemeinen im Bericht zu mehreren Zeilen für dasselbe Konto unter unterschiedlichen BKZ. Seite 21 von 41

22 Die Prüfung der Konten/BKZ-Zuordnung wird analog zur Prüfung der Hierarchie- Inkonsistenzen (vgl. Abschnitt 4.1) aufgerufen. Im Konsistenzcheck Formular aktivieren Sie das oberste Kontrollkästchen. 4.3 Prüfung auf fehlende BKZ Bei dieser Prüfung wird festgestellt, ob es in den Datenquellen des Berichtes Konten gibt, die BKZ zugeordnet sind, die im gewählten BKZ-Stamm gar nicht enthalten sind. Solche Konten würden nämlich bei der Berichtsgenerierung nicht berücksichtigt werden. Die Prüfung auf fehlende BKZ wird analog zur Prüfung der Hierarchie-Inkonsistenzen (vgl. Abschnitt 4.1) aufgerufen. Im Konsistenzcheck Formular aktivieren Sie das zweite Kontrollkästchen. 4.4 Datenquellen "synchronisieren" Sie haben die Möglichkeit, mehrere Datenquellen zu Datenquellen- Synchronisationsgruppen zusammenzufassen. Bei der Synchronisation werden die Konten/BKZ-Zuordnungen der beteiligten Datenquellen abgeglichen. Dadurch verhindern Sie Inkonsistenzen gemäß 4.2 und indirekt auch gemäß 4.3. Bei der Synchronisation ist die Reihenfolge der beteiligten Datenquellen wesentlich: Die oberste (erste) Datenquelle der Gruppe hat die höchste Priorität und überschreibt die Kon- Seite 22 von 41

23 ten/bkz-zuordnungen aller anderen Datenquellen, die zweite Datenquelle überschreibt die dritte, vierte, die dritte Datenquelle die vierte usw. Für die erste Datenquelle der Gruppe (und gleichzeitig jene Datenquelle, deren BKZ Stamm Sie als Grundlage Ihres Berichtes wählen) sollten Sie zuerst die Hierarchie gemäß 4.1 einrichten. Dann beseitigt die Datenquellen-Synchronisation auch die meisten Hierarchie- Inkonsistenzen (vgl. dazu auch Synchronisation der Datenquellen mit einem vorbereiteten, abgestimmten SKR03-Mandanten). Wenn Sie zusätzlich dafür sorgen, dass die erste Datenquelle alle Konten der weiteren Datenquellen beinhaltet, wird durch die Synchronisation sichergestellt, dass auch alle Hierarchie-Inkonsistenzen der weiteren Quellen beseitigt werden. Siehe dazu den nächsten Abschnitt Datenquellen-Synchronisationsgruppen einrichten Öffnen Sie über den Button "Datenquellen-Synchronisationsgruppen" in der Datenquellen- Übersicht, oder direkt im Menü über den Button "Synchronisation" das Synchronisationsgruppen-Formular. Zunächst wird eine Sync-Gruppe angelegt, die Sie beliebig benennen können. In unserem Beispiel "500M", wie der Name des Mandanten. Stellen Sie sicher dass der "aktiv"-schalter gesetzt ist. Wechseln Sie in die Datenquellen-Übersicht und führen Sie die Zuordnung der Datenquellen zur neu angelegten Gruppe durch. Seite 23 von 41

24 Sobald alle Sync-Gruppen in den Datenquellen zugeordnet sind, erscheint in den Datenquellen Synchronisationsgruppen folgende Darstellung. In der rechten Liste können einzelne Datenquellen markiert und mit den Pfeilen verschoben werden, um die Synchronisationsreihenfolge zu ändern. Jetzt kann mit der Auswahl festgestellt werden, welche Konten in der ersten/obersten Datenquelle (hier 500M, 2008) nicht enthalten sind. (Wenn Sie diese Konten in der ersten Datenquelle nachtragen, müssen Sie nur diese eine Datenquelle modifizieren um allfällige Hierarchie-Inkonsistenzen zu beseitigen.) Mit Auslösung des Button erhalten Sie folgendes Ergebnis: Seite 24 von 41

25 Ein weiteres OK offeriert Ihnen die zu ergänzenden Konten/BKZ Informationen, die insoweit im Jahr 2008 (der ersten Datenquelle der Gruppe) nachzutragen sind. Drucken Sie die Konten zur besseren Übersicht aus und vervollständigen Sie das Basisjahr 2008 aus 500M. Denken Sie immer daran: Nach Änderung auf der WinLine Seite ist immer eine Aktualisierung der Datenquellen notwendig Synchronisation der Datenquellen mit einem vorbereiteten, abgestimmten SKR03-Mandanten Wenn Sie den auf der CD mitgelieferten Mandanten SKR3 installieren (vgl. 3.1 WinLine Harmonisierungsmandant SKR3), diesen als Datenquelle in smcreport einrichten und ihn als erste Datenquelle einer Synchronisationsgruppe gemeinsam mit den anderen 500m Datenquellen einrichten (vgl. die folgende Abbildung), können Sie gleich mit der Berichtsgenerierung auf der Basis von 500m beginnen. Die Hierarchie des Datenbestand "SKR-03 BKZ BasisMandant" wurde sauber konfiguriert und der Datenbestand beinhaltet alle Konten/BKZ Positionen, welche in dem Mandant 500M vorhanden sind. Durch die Synchronisation werden die Konten/BKZ-Zuordnungen auf die darunter angeordneten Datenquellen übertragen und die verschiedenen 500m-Inkonsistenzen beseitigt. In diesem Fall kann daher auf die Hierarchieprüfung verzichtet werden. Seite 25 von 41

26 5 Bericht erzeugen In der Multifunktionsleiste finden Sie den Button. Klick auf den Button öffnet folgenden Dialog: 5.1 Allgemeine Berichtsoptionen Wählen Sie den gewünschten Bericht. Mit der Auslieferung werden diverse Berichte mitgeliefert. Für den ersten Test wählen Sie bei BKZ-Stamm den Standardkontenrahmen SKR03. Dieser Kontenrahmen ist soweit vorbereitet, dass für den Mandanten 500M keine weiteren Einstellungen erforderlich sind. Festlegen des Berichtszeitraums Legen Sie fest, ob die Eröffnungs- oder Abschlussperiode mit in die Auswertung einbezogen werden soll. Die Auswertung bezieht sich auf die Finanzbuchhaltung. Seite 26 von 41

27 Falls gewünscht, können auch jene Zeilen ausgegeben werden, deren Beträge auf 0,00 stehen. Eine gute Möglichkeit alle zugeordneten Konten und BKZ Positionen aus dem festgelegten Auswertungsbereich zu sichten. 5.2 Datenquellen-Auswahl In diesem Bereich wählen Sie die angebotenen Datenquellen. Im Bericht selbst ist festgelegt, wie viele Datenquellen abgefragt werden. Datenquellen, welche nebeneinander stehen, werden verglichen. Datenquellen welche untereinander stehen, werden kumuliert. Beispiele: für eine Kumulation In dem vorgenannten Beispiel werden die Datenquellen 2008 und 2009 kumuliert, wenn Sie einen Bericht ausgeben. für das Vergleichen von 2 Jahren Ergebnis Seite 27 von 41

28 für das Vergleichen von 5 Jahren Ergebnis 5.3 Bericht-Ausgabeoptionen kann im festgelegt werden, welche Ebenen des Berichtes ausgeb- In den lendet werden. Dasselbe Pull Down Menü steht Ihnen auch in der Bericht-Druckansicht zur Verfügung. Sie können den Bericht im Standard Berichtsviewer öffnen (Vorgabe) oder auch gleich nach Excel ausgeben: Seite 28 von 41

29 5.4 Optionen der Bericht-Druckansicht Berichtsebenen ein- und ausblenden Das Entfernen von beliebigen Ebenen ist sowohl im Startdialog des Berichtes, als auch nach der Ausgabe des Berichtes möglich. Ohne vorherige Auswahl werden alle Ebenen ausgegeben. Soll eine Ebene ausgeblendet werden, geschieht dies über dieses Pull down Menu: Als Ergebnis werden die Detailinformationen ausgeblendet. Die Ebenen können beliebig ausgeblendet werden. Probieren Sie das Ausblenden in jeder angebotenen Schrittfolge selber aus. Seite 29 von 41

30 In der folgenden Auswertung sind 3 Ebenen ausgeblendet. Insoweit werden nur noch die BKZ Hauptpositionen angezeigt Exportieren aus der Druckansicht heraus In der Druckansicht besteht eine Speicherfunktion Fülle von Formaten zum Export des Berichtes auswählen kann. über die man eine Wählen Sie eines der angebotenen Formate und speichern Sie unter einem beliebigen Namen Suchen in der Druckansicht In einer Druckansicht ist es auch immer wieder notwendig, einen Begriff zu finden. Das kann im einfachsten Fall eine BKZ Position oder wie in unserem Beispiel der Begriff "Gewinn" sein. Diese Funktion ist gerade während der Erstellung eines Berichtes von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, Einstellungen unmittelbar nach der Einrichtung zu überprüfen. Die Anwahl dieser Funktion erfolgt über den Fernglas-Button: Seite 30 von 41

31 Das Ergebnis kann folgendermaßen aussehen: Alle anderen Funktionen in der Druckansicht sind im weitesten Sinne selbsterklärend. Testen Sie ausgiebig alle angebotenen Optionen. Seite 31 von 41

32 6 Bericht-Konfiguration "smcreport datawarehouse" bietet die Möglichkeit jeden erdenklichen Bericht einzurichten und Zwischensummen zu generieren, wo auch immer sie erforderlich sind. Zudem können beliebige Verhältnisspalten prozentual oder absolut gebildet werden. Die Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen sind abhängig von der Lizenz, mit der Sie arbeiten. Wollen Sie das bearbeiten ist die Customizing Lizenz notwendig. Für die Demo- und Händlerlizenz besteht keine Beschränkung. Die rationellste Art, einen bereits gespeicherten Bericht zu überarbeiten, ist die Auswahl aus dem Bereich Wählen Sie den gewünschten Bericht, und klicken Sie den Button. Damit erscheint folgender Dialog: Seite 32 von 41

33 6.1 Allgemeine Berichteigenschaften Hier am klassischen Beispiel einer "Gewinn und Verlustrechnung" illustriert: Der Berichtsname kann frei gewählt und jederzeit angepasst bzw. komplett geändert werden. Die Berichtsüberschrift steht im Kopf des Reports. Die Größe kann allerdings nur über das Customizing Tool (eigene Lizenzierung) geändert werden. Die genaue Positionierung im Bericht erfahren Sie im Abschnitt 6.6 Schematischer Aufbau eines Reports. Wo der sich "BKZ Text" auswirkt, ist ebenfalls im Abschnitt 6.6 Schematischer Aufbau eines Reports zu erfahren. Der Layout-Name kann ebenfalls frei vergeben und auch jederzeit angepasst bzw. komplett geändert werden. Die gewählte Kennzeichnungs- Konvention ist ein Gebilde, das sich auf die eingerichteten Spalten bezieht: M = Spalte Monat, bm = Spalte bis Monat, K = Spalte kumuliert. Es kann natürlich jede andere Bezeichnung gewählt werden. Allerdings ist es durchaus sinnvoll eine Systematik in der Bezeichnung unterzubringen. Mit dieser Spalte wird automatisch angegeben, mit wie vielen Datenspalten in dem betreffenden Bericht gearbeitet wird. Seite 33 von 41

34 6.2 BKZ der obersten Ebene Über den Reiter werden zunächst die BKZ der obersten Ebene des Berichtes eingerichtet, das sind beispielsweise bei einer G&V 4 und 3 für Erlös und Aufwand, oder 1 und 2 für Aktiva und Passiva bei einer Bilanz. Für individuellere Berichte können hier auch andere BKZ oder sogar einzelne Konten eingetragen werden. Die Kennzeichnung "4" steht für die Erlöse(Erträge), die Kennzeichnung "3" für die Kosten(Aufwand). Die BKZ Sortierung erlaubt es, die BKZ Position zu steuern. In unserem Beispiel möchten wir, dass die "4", also die Erlöse, an oberster Stelle stehen sollen. Darunter ist die "3" angeordnet. Die 3 repräsentiert insoweit die Kosten. Der Haken wird gesetzt, wenn es sich um die Eintragung in dem Feld um ein Konto (Bsp. Konto ) handelt. Mit diesen beiden Parametern läst sich einerseits die Summierung der festgelegten BKZ Positionen regeln, anderseits kann mit den "Konten-Vorzeichen" festgelegt werden, ob beispielsweise die Erlöse negativ oder positiv dargestellt (im Bezug zur WinLine) werden. In unserem Beispiel werden sowohl die Erträge als auch die Aufwendungen vorzeichenseitig umgedreht. Die WinLine liefert die Erträge mit einem minus (-) Vorzeichen. Mit der Auswahl umkehren wird das minus (-) Vorzeichen positiv (+). Die Aufwendungen werden positiv geliefert, durch das Umkehren entsteht hier das gewünschte minus (-) Vorzeichen. Mit dieser Einstellung werden die Erträge positiv (+) und die Aufwendungen negativ (-) dargestellt. Damit lassen sich mit diesen beiden Parametern jede Vorzeichenkonstellation bilden. Vergeben Sie Ihren individuellen BKZ Text. Seite 34 von 41

35 Die folgende Darstellung soll die Positionierung der BKZ Texte verdeutlichen. BKZ Text 6.3 Benutzerdefinierte BKZ für Zwischensummen Der Reiter bietet nahezu alle Möglichkeiten Zwischensummen in einem Bericht zu positionieren, in einen Bericht einzurechnen oder nur abzubilden. Eine weitere Besonderheit besteht darin, über beliebige BKZ Positionen zu rechnen und einem Ergebnis zuzuordnen. In dem vorliegenden Beispiel geht es im Gegensatz zu einer BKZ, um ein Konto, welches in der Position "BKZ 2111" eingereiht werden soll. Das Ergebnis (Gewinn) wird über die BKZ Positionen gebildet. Warum wird für den Gewinn die Summierung negativ durchgeführt? Die 4 steht für die Erträge und kommen aus der WinLine negativ. Die 3 steht für die Aufwendungen und kommen aus der WinLine positiv. 4 = negativ aus WL * negativ = positiv (+) 3 = positiv aus WL * negativ = negativ (-) Summe Seite 35 von 41

36 6.4 Komprimiert darzustellende BKZ Durch die Funktion können BKZ im Bericht zusammengefasst ohne Konten dargestellt werden, um ein unnötiges Aufblasen des Berichtes durch eine große Zahl von Konten zu vermeiden. Eine typische Anwendung stellen die Debitoren und Kreditoren in einer Bilanz dar. Alle Konten unter 1422 = Debitoren sowie alle Konten unter 2440 = Kreditoren werden in der Auswertung (Bericht) nur mit jeweils ihrer Summe dargestellt. Auszug aus einer Auswertung: 6.5 Bericht - Layout Das Bericht-Layout bietet alle Möglichkeiten einen Bericht individuell zu gestalten. Diese Funktion ist allerdings nur verfügbar, wenn die Lizenz auch für das Customizing ausgestellt ist. Eine umfassende Einführung in die Konfiguration des Berichtlayouts wird in einem eigenen Kapitel behandelt. In jedem Fall ist anzuraten, einen Workshop zu besuchen, um alle Feinheiten in der Praxisanwendung kennen zu lernen. Seite 36 von 41

37 6.6 Schematischer Aufbau eines Reports -kommt aus Bericht- Überschrift - über Allg. E.- Titel Schriftart z. B. die Größe -über Allg. E. - Position der Daten- Infos und z. B. Größe über Schriftart für Infotexte -über Allg. E.- Position der Seitenzahlen und z.b. Größe über Schriftart für Infotexte Berichtsebene- blau Seitenebene - lila -kommt aus BKZ Text (negieren über Ebene) BKZ Text (BKZ der obersten Ebene) Gruppe 0 (Erfolg bei GuV) grün Gruppe 1 (BKZ der obersten Ebene) - rosa Gruppe 2 - türkis Gruppe 3 - hellgrün Gruppe 4 - gelb Detailbereich - grau Seite 37 von 41

38 7 Import/Export der Berichtkonfiguration Der Export bzw. Import dient dazu, Berichte zu transferieren. Damit können Sie fertig angepasste Berichte übernehmen oder selbst angefertigte Berichte weiterzureichen. Auch die Sicherung der angelegten Berichte ist über diesen Weg vorgesehen. 7.1 Import In der Multifunktionsleiste wählen Sie und Sie erhalten folgenden Dialog Zum Importieren wählen Sie den Reiter. Über den Button erhalten Sie die typischen Auswahlmöglichkeiten Seite 38 von 41

39 Suchen Sie das gewünschte Verzeichnis und übernehmen Sie eine beliebige Auswertung. Geben Sie den Namen an, unter dem der Bericht gespeichert werden soll und bestätigen Sie mit. Anschließend befindet sich der Bericht in der Berichtskonfiguration und kann entsprechend verwendet oder nachbearbeitet werden. Seite 39 von 41

40 7.2 Export Zum Exportieren wählen Sie den Reiter. Öffnen Sie das Pull Down Menü und wählen den zu exportierenden Bericht. Seite 40 von 41

41 Bestimmen Sie einen beliebigen Namen. Mit dem Auslösen der Taste wird zum Speichern aufgefordert. Speichern Sie ebenfalls mit der Taste. Jetzt erscheint nochmals der vorangegangene Dialog: Wenn Sie nunmehr speichern und die OK Taste betätigen, wird der Bericht endgültig mit allen hinterlegten Merkmalen abgelegt. Seite 41 von 41

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