JoLetter 6.1. JoLauterbach Software GmbH. Serienbriefe mit QuarkXPress oder Adobe InDesign. JoLauterbach Software GmbH

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1 JoLetter 6.1 Serienbriefe mit QuarkXPress oder Adobe InDesign JoLauterbach Software GmbH Stolzingstraße 4a Bayreuth Telefon: Fax: Internet:

2 1. Übersicht JoLetter ist ein Plug-in für die einfache Erstellung von Serienbriefen mit QuarkXPress oder Adobe InDesign. Als Datenbasis dient eine Textdatei mit Tab-getrennten Spalten oder im CSV-Format. Der Export einer solchen Datei ist aus allen gängigen Datenbanken und Tabellen - kalkulations program men möglich. Auch die Zwischenablage kann als Datenquelle verwendet werden. JoLetter bietet folgendende Funktionen: Mehrere Nutzen auf einer Seite (inklusive Schneiden und Stapeln) Intelligente Leerzeichen Entfernung von Leerzeilen Import personalisierter Bilder Regeln JoLetter gibt es auch in einer Pro-Version mit folgenden zusätzlichen Funktionen: Erzeugung von OME-Rahmen für Kuvertiermaschinen (Optische Markenerkennung) Getrennte Erzeugung und Zusammenführung von statischen und variablen Daten Erzeugung einer Liste mit Bildpfaden Erzeugung einer Zahlenfolge (für z.b. Eintrittskarten) 2. Systemvoraussetzungen QuarkXPress 8/9/10/2015 oder Adobe InDesign 6/CC/CC 2014 MacOS X Installation Zum Installieren kopieren Sie mit dem Finder die Datei JoLetter.xnt in den XTensions Ordner von QuarkXPress oder JoLetter.InDesignPlugin in den Plug-Ins Ordner von Adobe InDesign. Nach einem Neustart des jeweiligen Programmes ist JoLetter betriebsbereit. JoLetter 6.1 2

3 4. Die JoLetter-Palette JoLetter fügt dem Menü Fenster einen zusätzlichen Eintrag JoLetter hinzu. Nach Anwahl dieses Menupunktes erscheint die JoLetter-Palette auf der Bildschirmarbeitsfläche, über die alle notwendigen Eingaben und Steuerungen erfolgen. Die JoLetter Palette JoLetter 6.1 3

4 4.1 Datenquelle Über die Schaltfläche Auswählen wird dem aktuellen Dokument eine Datenquelle zugeordnet. Dieses Textdokument enthält die Datensätze, wobei die einzelnen Felder mit Tabulatoren getrennt oder im CSV-Format vorliegen müssen. In der ersten Zeile dieser Datei stehen die Namen der Spalten (z.b. Vorname, Name,...). Alle gängigen Datenbanken und Tabellenkalkulationsprogramme erlauben den Export tabellarischer Daten in dieser Form. Alternativ kann auch die Zwischenablage als Datenquelle verwendet werden. Nach Auswahl der Datenquelle listet die Palette die Spaltennamen auf und ermöglicht die Eingabe von Platzhaltern an die aktuelle Textposition oder die Zuordnung zu einem Bild. Die Option WinEncoding ist zu aktivieren, wenn die Daten im Windows-Encoding erzeugt wurden. Dadurch wird sichergestellt, daß die Umlaute richtig dargestellt werden. 4.2 Platzhalter einfügen Das Einfügen von Platzhaltern an die aktuelle Textposition erfolgt durch Doppelklick auf den Spaltennamen in der Palette. Die Spaltennamen werden zur optischen Hervorhebung von spitzen Doppelklammern umgeben, ähnlich wie bei gängigen Textverarbeitungsprogrammen. Gleich - zeitig erhält der Rahmen eine Nummer zur Festlegung des gewünschten Datensatzes. Dadurch ist es möglich, auf einer Seite mehrere Nutzen zu erstellen. Platzhalter für Text Bei einem ausgewählten Bild wird diesem durch Doppelklick der entsprechende Spaltenname zugeordnet. JoLetter 6.1 4

5 4.3 Rahmennummern Jeder Text- oder Bildrahmen mit Platzhaltern erhält eine Nummer für den zugehörigen Datensatz, also 1 für den ersten, 2 für den zweiten, usw. Dadurch ist möglich, auf einer Seite mehrere Nutzen zu erstellen. Beim Einfügen eines Platzhalters wird dem Textrahmen standardmäßig die Nummer 1 zugewiesen. Mit dem Dialog Rahmennummer kann dem Rahmen eine beliebige Nummer zugewiesen werden. Rahmennummern setzen Die jeweilige Nummer wird im jeweiligen Text- oder Bildrahmen oben rechts in roter Farbe eingeblendet, aber natürlich nicht gedruckt. Es ist auch möglich, mehrere Rahmen gleichzeitig mit aufsteigenden Nummern zu versehen. Hierzu mehrere Rahmen auswählen, den Dialog aufrufen und die gewünschten Werte für Startnummer und Hochzählen um eingeben. Bei aktivem Objektwerkzeug kann eine einstellige Rahmennummer auch ohne Dialog über die Zifferntasten der Tastatur eingeben werden. JoLetter 6.1 5

6 4.4 Duplizieren Duplizieren Über Duplizieren können Kopien von einem oder mehreren ausgewählten Rahmen erstellt werden (horizontal und/oder vertikal). Für Rahmen mit variablen Daten kann die Rahmennummer gleich mit gesetzt und auch hochgezählt werden, falls gewünscht. JoLetter 6.1 6

7 4.5 Personalisierung Die Personalisierung der Vorlage erfolgt durch Betätigung der Schaltfläche Personalisierung. Er erscheint der folgende Dialog: Personalisieren Der Dialog zeigt den Pfad der Datenquelle und die Anzahl gefundener Datensätze. Vom Anwender einzugeben sind: Der erste zu verarbeitende Datensatz (Startnummer, z.b. 1), die Anzahl von Personalisierungen und der Offset, um den die Rahmennummern für jede Personalisierung hochgezählt werden. Dieser Offset kann auch größer als eins sein, wenn auf einer Seite mehrere variable Rahmen platziert sind (Mehrfachnutzen). Bsp.: Die Vorlage besteht aus einer Seite mit 2 Nutzen, d.h., es wurden die Rahmennummern 1 und 2 vergeben. Bei 100 vorhandenen Datensätzen müssen dann 50 Kopien (Anzahl) mit dem Offset von 2 erstellt werden. Die erste Seite enthält dann die Datensätze 1 und 2, die zweite Seite die Datensätze 3 und 4, usw. Bei sehr vielen Datensätzen (mehrere Tausend) kann es aus Geschwindigkeitsgründen sinnvoll sein, mehrere Dokumente zu erzeugen (Anzahl pro Dokument). Für die Personalisierung stehen diverse Optionen zur Verfügung: Schneiden und Stapeln sei an einem Beispiel erläutert: Das Dokument enthält eine Seite mit zwei Nutzen mit den Nummern 1 und 2. Bei z.b. 50 Personalisierungen und dem Offset 1 enthält die erste Seite die Datensätze 1 und 51, die zweite Seite die Datensätze 2 und 52, usw. Die Bögen können nach dem Drucken direkt geschnitten und gestapelt werden. JoLetter 6.1 7

8 Leerzeilen entfernen ist standardmäßig aktiv und hat die Folge, daß Leerzeilen, die durch leere Datenfelder entstehen, automatisch entfernt werden. Nur variable Daten bewirkt, daß nur Rahmen mit variablen Daten personalisiert werden, was in der Regel mit enormen Geschwindigkeitsvorteilen verbunden ist. Mit statischen Daten zusammenführen werden die variablen Daten mit den statischen zusammengeführt. In der Regel ist diese Arbeitsweise um ein vielfaches schneller als die Erzeugung der gesamten PDF-Datei mit den Bordmitteln des jeweiligen Programmes (JoLetter Pro). Mit PDF Exportstil können personalisierte Dokumente auch direkt als PDF exportiert werden. Hierzu muss der passende Exportstil ausgewählt werden. Standardmäßig wird kein PDF erzeugt. Die Option Bei Übersatz steuert das Verhalten, wenn während des Personalisierens Textrahmen mit Übersatz entstehen. Standardmäßig wird dann abgebrochen und der entsprechende Textrahmen angezeigt. Die Option Bei fehlenden Bildern steuert das Verhalten, wenn während des Personalisierens Bilder nicht gefunden werden. Standardmäßig wird dann abgebrochen und der entsprechende Bildrahmen angezeigt. JoLetter 6.1 8

9 4.6 Regeln Oftmals ist es erforderlich, nicht den Feldinhalt für den Platzhalter zu übernehmen, sondern einen anderen Text. z.b. soll Herr durch Herrn ersetzt werden. Hierfür können Regeln definiert werden, die dokumentübergreifend gelten. Nach Drücken von Regeln erscheint der folgende Dialog: Regeln Die linke Liste zeigt alle vorhanden Regeln, mit + oder - können neue Regeln hinzugefügt oder bestehende Regeln gelöscht werden. Der Wert des Feldes Inhalt von Feld legt fest, welcher Platzhalter aus der Datenquelle auf Ersetzungen hin verwendet werden soll. Im Feld Ersetzungen werden diese definiert, für jede Ersetzung eine Zeile. JoLetter 6.1 9

10 4.7 Intelligentes Leerzeichen Bei nebeneinander angeordneten Platzhaltern, wie z.b. bei Titel und Name, kommt es oft zu unerwünschten Leerzeichen durch leere Datenfelder. Dieses Problem wrid mit JoLetter dadurch gelöst, daß man hinter dem Platzhalter, aber vor >> einen Leerschlag einfügt (im Beispiel bei Anrede und Vorname). Dieser Leerschlag wird bei der Personalisierung nur dann eingefügt, wenn der Platzhaltertext nicht leer ist! Intelligentes Leerzeichen 4.8 Zeilenabschluss Bei folgendem Beispiel ergibt sich ein Problem. Die Zeile ist mit einem Komma abgeschlossen. Wenn nun der Inhalt des Feldes Name leer ist, entsteht ein störender Leerschlag vor dem Komma. Dies kann vermieden werden, wenn das Komma in Platzhalter eingeschlossen wird. In diesem Falle entfernt JoLetter das Leerzeichen vor dem Komma. Die Technik funktioniert mit jedem beliebigen einzelnen Zeichen. JoLetter

11 5. Zusatzfunktionen (JoLetter Pro) Über das Menu rechts oben in der Palette stehen diverse Zusatzfunktionen für höhere Produktivität zur Verfügung: Zusatzfunktionen Pfadliste Über einen Dialog kann eine Liste mit Pfaden eines Ordners von Bildern in die Zwischenablage kopiert und von da in ein Tabellenprogramm übernommen werden. Zahlenfolge erzeugen Hiermit wird eine einspaltige Zahlenfolge erzeugt und in die Zwischenablage kopiert. Über einen Dialog kann Startnummer, Endnummer, Offset und die Anzahl an Dezimalstellen festgelegt werden. OME-Rahmen erzeugen (optische Markenerkennung) Moderne Kuvertiermaschinen können Seiten beim Einzug scannen und bei Vorhandensein einer ensprechender Markierung überprüfen, ob Reihenfolge und Zuordnung stimmen. Wenn nicht, stoppt die Maschine und der Anwender kann das Problem beheben. Statische Daten als PDF exportieren Einfache Erstellung einer PDF-Datei ohne die variablen Daten. Bei der Personalisierung gibt es die Option, nur die variablen Daten zu personalisieren. Dadurch wird der ganze Vorgang erheblich beschleunigt und auch große Datenmengen können in vernünftiger Zeit verarbeitet werden. Am Ende müssen die variablen mit den statischen Daten zusammengeführt werden. Aktivieren Über einen mitgelieferten Aktivierungsschlüssel wird JoLetter aktiviert, bzw. eine vorhandene Aktivierung aktualisiert (z.b. Upgrade auf Pro). Über JoLetter

12 Info-Dialog mit Seriennummer und Anzahl Benutzer JoLetter

13 Disclaimer of Quark, Inc. THIS SOFTWARE PACKAGE HAS NOT BEEN WRITTEN, REVIEWED OR TESTED BY QUARK. QUARK MAKES NO WARRANTIES, EITHER EXPRESS OR IMPLIED, REGARDING THE ENCLO- SED SOFTWARE PACKAGE, IST MERCHANTABILITY, OR ITS FITNESS FOR ANY PARTICULAR PURPOSE. QUARK DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO THE ENCLOSED SOFTWARE PACKAGE. ALL OTHER WARRANTIES AND CONDITIONS, WHETHER EXPRESS, IMPLIED, COL- LATERAL, MADE BY THE DISTRIBUTORS, RETAILERS OR DEVELOPERS OF THE ENCLOSED SOFTWARE ARE DISCLAIMED BY QUARK, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, NON-INFRINGE- MENT, COMPATIBILITY, OR THAT THE SOFTWARE IS ERROR-FREE, OR THAT ERRORS CAN OR WILL BE CORRECTED. SOME JURISDICTIONS, STATES, OR PROVINCES DO NOT ALLOW LIMI- TATIONS ON IMPLIED WARRANTIES, SO THE ABOVE LIMITATION MAY NOT APPLY TO PARTICU- LAR USERS. REGARDLESS OF WHETHER ANY REMEDY FAILS OF ITS ESSENTIAL PURPOSE, IN NO EVENT SHALL QUARK OR ANY ENTITY WHICH CONTROLS, IS CONTROLLED BY, OR IS UNDER COMMON CONTROL OF QUARK, BE LIABLE FOR ANY SPECIAL, INDIRECT, INCIDENTAL, CON- SEQUENTIAL OR PUNITIVE DAMAGES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, ANY LOST PROFITS, LOST TIME, LOST SAVINGS, LOST DATA, LOST FEES, OR EXPENSES OF ANY KIND ARISING FROM INSTALLATION OR USE OF THE SOFTWARE OR ACCOMPANYING DOCUMENTATION IN ANY MANNER, HOWEVER CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY. IN ANY EVENT, QUARK S LIABILITY RELATING TO THE SOFTWARE SHALL BE LIMITED TO THE AMOUNT PAID BY USERS TO QUARK, IF ANY. THESE LIMITATIONS WILL APPLY EVEN IF QUARK HAS BEEN ADVISED OF SUCH POSSIBLE DAMAGES. SOME JURISDICTIONS, STATES, OR PROVINCES DO NOT ALLOW THE EXCLUSION OR LIMITAION OF INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES, SO THE LIMITATION OR EXCLUSION INCLUDED IN THIS LICENSE AGREEMENT MAY NOT APPLY TO PARTICULAR DEVELOPERS. Quark, QuarkXPress, QuarkXPress Passport, QuarkXTensions und XTensions sind Warenzeichen von Quark, Inc. und aller betreffenden verbundenen Unternehmen, Reg. U.S. Pat. & Tm. Off. und in vielen anderen Ländern. Das Quark Logo und das XTensions Logo sind Warenzeichen von Quark, Inc. und aller betreffenden verbundenen Unternehmen. JoLetter