MedManager. AutoInventory. PrepStation. WiKanban. CostControl

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1 AutoInventory PrepStation WiKanban CostControl MedManager Das innovative Komplettsystem für die gesamten internen Logistikprozesse und Medication-Closed-Loop

2 Spitallogistik zum Vorteil von Patienten und Mitarbeitenden Damit der steigende Kostendruck nicht zu Lasten der Patienten geht, müssen die Abläufe in anderen Bereichen optimiert werden, beispielsweise in der Materialbewirtschaftung und Logistik. In Heimen und Spitälern sind sowohl Kosten- als auch Zeitdruck hoch, Pflegepersonal hat es vielerorts zu wenig. Dennoch müssen Patienten rasch und sicher versorgt werden, Bewohnerinnen und Bewohner brauchen individuelle Unterstützung. Bei der persönlichen Betreuung und Pflege sollen und können kaum Abstriche gemacht werden. Relevantes Optimierungspotenzial gibt es bei der Materialbewirtschaftung. Der Zeitaufwand für die Materialbeschaffung und -inventarisierung ist hoch, kann jedoch einfach gesenkt werden. Anspruchsvolle Logistikprozesse Die Prozesse für die Lagerbewirtschaftung und Materialverteilung richten sich nach verschiedenen Faktoren. Örtliche Gegebenheiten, Sicherheitsvorschriften, Technologie und Personal bis hin zu Grösse und Ausrichtung der Organisation (Akutspital, Rehabilitationsklinik, Altersheim, Pflegeinstitution usw.) spielen eine Rolle. In jedem Fall müssen Medikamente und Verbrauchsmaterial auf den einzelnen Stationen jederzeit in der benötigten Menge verfügbar sein. Je nach Grösse und Funktion einer Station sind dies bis zu 400 Pflegeartikel und ebenso viele Arzneimittel, die bewirtschaftet werden müssen. In der Regel sind dafür die Mitarbeitenden auf den Stationen verantwortlich. Umfragen zufolge schätzt das Pflegepersonal den Aufwand für die Materialbeschaffung und -bewirtschaftung auf bis zu fünf Prozent seiner Arbeitszeit. Hinzu kommt noch der Aufwand der Logistikmitarbeitenden für das Rüsten, den Transport und das Einräumen des Materials. 2

3 Untrennbar Medikationsprozesse und Patientensicherheit Medikationssicherheit ist eine zentrale Voraussetzung für die Patientensicherheit. Medikationsfehler sind das grösste Risiko für Patientinnen und Patienten. Computergestützte Prozesse minimieren dieses Risiko, vereinfachen die Arbeitsabläufe und entlasten gleichzeitig das Pflegepersonal. Zahlreiche Studien identifizieren Fehler bei der Medikation als häufigste Risiken für die Patientensicherheit. Angefangen bei unklaren oder schlecht lesbaren Verordnungen über Fehler beim Richten der Medikamente bis zur Abgabe an den falschen Patienten Fehlerquellen gibt es zahlreiche. Die Folgen für die betroffenen Patienten können unangenehm bis schädlich, manchmal sogar tödlich sein. Für das Spital reichen sie von zusätzlichem hohen Pflegeaufwand und verlängerten Spitalaufenthalten bis zu Haftungsklagen, verbunden mit entsprechend hohen Mehrkosten. Komplexe Prozesse stellen hohe Anforderungen Medikationsprozesse sind komplex, zahlreiche Stellen sind involviert. An erster Stelle steht die Verschreibung eines Medikamentes durch eine Arztperson. Bei Bedarf löst eine Pflegefachkraft die entsprechende Bestellung in der internen oder externen Apotheke aus. Die Apotheke oder der selbstdispensierende Arzt liefern das Medikament auf die Station oder an eine zentrale Richtapotheke. Auf Basis der Pflegedokumentationen werden die Arzneimittel entsprechend den Verordnungen für einen Tag oder eine ganze Woche vorbereitet und zur Verteilung bereitgestellt. Mit der Rückmeldung der tatsächlichen Verabreichung wird der Kreis geschlossen. 3

4 WIEGAND MedManager Für sichere Medikation und effiziente Logistik im Gesundheitswesen bietet Wiegand mit MedManager die Basis für individuelle Lösungen. MedManager ist die ideale Ergänzung zu allen Warenwirtschaftssystemen um die interne Logistik von Gesundheitsinstitutionen zu optimieren. Unabhängig davon, ob eine einfache Schrankverwaltung benötigt wird, oder eine durchgängige Prozessunterstützung für die gesamte Medikamentenbewirtschaftung bis zum Patientenbett, MedManager deckt die kompletten Medikations- und Logistikprozesse ab. Neben PrepStation stehen mit AutoInventory, WiKanban und CostControl im MedManager ideale, einander ergänzende Warenwirtschafts- und Versorgungssysteme zur Verfügung. Durch die verschiedenen ausgeklügelten und kombinierbaren Bewirtschaftungsarten und durch die Offenheit des Systems ist MedManager einzigartig. Komponenten von MedManager PrepStation Medication-Closed-Loop. AutoInventory Bestandesübersicht dank elektronischer Präzisionswaagen. CostControl Lagerführung und Verrechnung in einem. WiKanban Elektronisches Materialmanagement mit Artikelkärtchen. 4

5 Optimierte Logistikprozesse bringen konkrete Vorteile Das richtige Material in der benötigten Menge, zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort vereinfacht die Abläufe im Spitalalltag. Die rasche Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterial wie Handschuhe, Kanülen, Injektionsmaterial, Tupfer, Infusionsbeutel usw. muss auf den Stationen jederzeit sichergestellt sein. Zu tiefe Bestände führen zu aufwändigen Expressbestellungen oder umständlichen Nachfragen auf anderen Stationen. Zu hohe Bestände binden Kapital und sind wegen der meist knappen Platzverhältnisse unerwünscht. Mit durchdachten und effizienten Logistikprozessen lassen sich die Lagerbestände um 30 bis 70 Prozent senken, der Personalaufwand für die Materialbewirtschaftung auf der Station entfällt. Vorteile von effizienten Logistik-Prozessen - Pflegepersonal wird entlastet - Keine Expressbestellungen - Keine Retouren - Tiefere Lagerbestände - Weniger Platzbedarf - Unmittelbare Kostenreduktion durch Prozessoptimierung - Der frei werdende Platz kann anderweitig genutzt werden 5

6 AutoInventory eine innovative Logistiklösung Vollautomatische, intelligente Nachschub-Steuerung dank permanenten Bestandesmessungen. AutoInventory ist ein Logistiksystem, das die Bedarfsanforderungen der Stationen automatisch an das zentrale Warenbewirtschaftungssystem (SAP, Navision, Nexus, Opale usw.) übermittelt. Dank der permanenten Bestandeskontrolle durch die elektronischen Waagen sind die aktuellen Lagerbestände jederzeit abrufbar. Auf dieser Basis berechnet das System die benötigten Bestellmengen der Artikel für die jeweiligen Stationen. Bei einer dynamischen Konfiguration des Bestellprozesses wird der unterschiedliche Bedarf an Wochenenden und Feiertagen bei der Berechnung berücksichtigt. Nach einer kurzen Einführung verwaltet sich AutoInventory weitgehend selbst. Dank Web-Interface kann AutoInventory an jedem Arbeitsplatz bedient werden. Die regelmässige Bestandeskontrolle des Verbrauchsmaterials und der ganze Bestellaufwand auf den Stationen entfallen, das Pflegepersonal wird von diesen Arbeiten entlastet und kann sich seinen Kernaufgaben widmen. AutoInventory zeichnet sich aus durch seine einfache und rasche Implementierung und die Möglichkeiten zur schrittweisen Erweiterung der Lagerplätze. 6

7 Flexible Einrichtung und individuelle Ausstattung AutoInventory lässt sich unabhängig von Grösse und Beschaffenheit der Waren einsetzen und nutzt den Platz optimal. Pro Fachboden können je nach Breite bis zu zwölf Lagerplätze mit elektronischen Waagen eingerichtet werden. Von Tupfer, Nadel und Ampulle bis zu Medikamentenpackungen und Infusionsbeuteln für alle Artikel gibt es die passenden Behälter. Die Lagerplätze sind platzsparend in geschlossenen Schränken oder auf offenen Regalen konzipiert. Die Ausführung erfolgt optimiert auf die Bedürfnisse des Kunden. Zur einfachen und sicheren Handhabung können höher liegende Elemente mit einem Schrägtablar ausgerüstet werden. Offenes oder geschlossenes Regal. Kombischrank mit AutoInventory und PrepStation. Mit Schrägauszügen oben. 7

8 WiKanban die einfache Schrankverwaltung MedManager bietet für alle Anforderungen passende Nachschuborganisationen, die sich einzeln oder ergänzend einsetzen lassen. WiKanban ist ein einfaches und kostengünstiges elektronisches Materialmanagement mit Artikelkärtchen. Auf der Basis des effektiven Warenbedarfs sind Bestellmengen und Bestellpunkt für jeden Artikel vordefiniert. Für eine Bestellung zieht die Pflegefachperson das entsprechende weisse Kärtchen. Das zurückbleibende gelbe Kärtchen zeigt an, dass der Nachschub bereits bestellt wurde. Ein Logistikassistent scannt den Barcode und übermittelt so die Bestellung an das Warenwirtschaftssystem. Der Logistikassistent füllt die bestellte Ware wieder ein und steckt das weisse Kärtchen zurück an seinen Platz. Einfache Handhabung Die Bestellmenge, Bestellpunkt und Lagerort werden für jeden Artikel in der Abteilung festgelegt. Beim Scannen wird die vordefinierte Bestellmenge beim Zentrallager oder der Apotheke bestellt. Die drei Farbcodes Gelb, Grün und Blau zeigen auf einen Blick, ob der Bestell-Rhytmus der Vorgabe entspricht. In einer Übersichtstabelle können die Bestellmengen so angepasst werden, dass der gewünschte Bestell-Rhytmus entsteht und die Anzeige Grün wird. Das intelligente Kanban System WiKanban bietet weitere Unterstützung für den Benutzer. Basierend auf einem Kalender, wo Liefertage und Freitage eingetragen sind, und basierend auf den bisherigen Bestellungen, berechnet das System mögliche Engpässe und zeigt die Problemfälle Rot an. Sowohl beim Scannen wie auch in der Administrationsplattform können die berechneten Engpässe bearbeitet und behoben werden.

9 Die richtige Kombination Die im Markt bekannten Modul- und Schrankverwaltungen sind Kanban Systeme. Bei Kanban Systemen muss eine Person erkennen, dass etwas bestellt werden soll. Danach wird durch das Scannen der Etikette die Bestellung ausgelöst. AutoInventory bestellt automatisch, bevor ein Engpass entsteht. Aufgrund des aktuellen Verbrauches berechnet es die Lagerreichweite. Versorgungssicherheit und geringe Logistikkosten sind damit auch bei schwierigen Artikeln kein Problem. Alle Artikel, die einen unregelmässigen Umsatz haben, und alle Artikel, die wichtig sind für die Therapien, sollten mit Auto- Inventory bewirtschaftet werden. Umschlagsgeschwindigkeit WiKanban AutoInventory Durch den zielgerichteten Einsatz von WiKanban zusammen mit AutoInventory können die Anschaffungskosten des Gesamtsystems niedrig gehalten werden. Eine clevere Kombination der MedManager- Komponenten führt zu praktischen und effizienten Lösungen. Unregelmässigkeit des Verbrauchs AutoInventory oder WiKanban? Der Entscheid, ob AutoInventory, WiKanban oder beides zusammen zum Einsatz kommt, hängt auch vom Budget ab. CostControl ist ein integrierter Bestandteil von MedManager MedManager liefert präzise und ohne Aufwand Verbrauchsdaten, die für die Patientenabrechnung genutzt werden können. Mit PrepStation werden die verbrauchten Arzneimittel Patienten zugeordnet und können einem Abrechnungssystem zugeführt werden. Aber auch mit AutoInventory und WiKanban ist es möglich, Verbrauchsmaterial und Medikamente direkt und ohne Aufwand Patienten oder Bewohnern zuzuweisen und zu verrechnen. Eine Bestellung mit WiKanban für ein Patienten-Lager liefert Daten für die Verrechnung. Im OP-Bereich wird mit AutoInventory automatisch gemessen, wie viel für eine Operation verbraucht wird. Mit PrepStation können auch Implantate, Katheter und Stents bewirtschaftet und Patienten zugeordnet werden. Entsprechende Schnittstellen sind vorhanden. 9

10 PrepStation Closed-Loop in der Arzneimitteltherapie PrepStation vereinfacht den Medikations- und Versorgungsprozess, macht ihn sicher und entlastet das Pflegepersonal. In Akutspitälern ändert die Medikation für die einzelnen Patienten, je nach Behandlungs- und Genesungsprozess, oft täglich. Neue Medikamente, eine andere Dosierung der bereits verordneten, oder auch das Pausieren oder Absetzen von Medikamenten sind Alltag. Viele, häufig ändernde Massnahmen und kurze Bearbeitungszeiten stellen hohe Anforderungen an das Pflegepersonal. Umso wichtiger ist es sicherzustellen, dass solche Routineaufgaben nicht zum Risikofaktor werden. Nach dem elektronisch unterstützten Richten aller Arzneimittel werden unmittelbar bei der Verabreichung die Barcodes von Dispenser, Zubereitung und Patientenarmband gescannt und automatisch abgeglichen. Die 5-R-Regel richtiger Patient, richtiges Arzneimittel, richtige Dosierung, richtiger Zeitpunkt und richtige Applikation wird damit einfach umgesetzt und die Daten werden wieder ins System eingespeist. Damit ist der ganze Prozess vollumfänglich erfasst und jederzeit rückverfolgbar. Der Medikationsprozess für die Versorgung von Langzeitpatienten unterscheidet sich von dem eines Krankenhauses. Die Mehrheit der Medikamente wird für eine ganze Woche gerichtet. Tropfen, Salben und Reservemedikamente werden bei Bedarf in den Abteilungen gerichtet.

11 PrepStation Day PrepStation Day unterstützt das Richten und Zubereiten aller Arzneimittel, optimiert das Medikationsmanagement und stellt überdies die Verrechenbarkeit sicher. Zudem sind sämtliche Prozessschritte rückverfolgbar. Auf der Basis der elektronischen Verordnung werden alle relevanten Informationen zum Medikament, seiner Zubereitung und Verabreichung angezeigt. Elektronische Richtstation für Wochenrichten. Die LED-Führung hilft bei der korrekten Befüllung der Dispenserfächer. PrepStation Week Die moderne Medikamentenversorgung in Senioren- und Pflegezentren wird zentral gesteuert. PrepStation Week erlaubt eine sichere, patienten- und tagesgenaue Zuordnung der Medikamente. Ein Wochentablett enthält säuberlich unterteilt die Medikamente für einen Patienten für sieben Tage. Die nicht in Dispensern gerichteten Arzneimittel werden für die einzelnen Patienten in individuellen, personalisierten Behältern für eine Woche vorbereitet. PrepStation Panel Als Ergänzung von PrepStation Day und PrepStation Week kann mit der PrepStation Panel alles gerichtet werden einfach ohne direkte Unterstützung von Dispensern oder Wochensystemen. Im Krankenhaus können damit die parenteralen und topischen Arzneimittel vorbereitet werden. In Seniorenund Pflegezentren dienen die Panels in den Abteilungen. 11

12 PrepStation fügt alle Medikationsprozesse zusammen Eine wirkungsvolle Prozessunterstützung bei komplexen Abläufen ist anspruchsvoll und mit PrepStation einfach möglich. Die modernen Informations- und Dokumentationssysteme ermöglichen Pflegenden und Ärzten einen aktuellen Überblick über Diagnosen und Therapien aller Patientinnen und Patienten. PrepStation schliesst direkt an diese Systeme an und unterstützt die korrekte Ausführung der Verordnungen und entlastet zugleich das Pflegepersonal von aufwändigen Logistikaufgaben. Einbettung von spezialisierter Hardware Auch Komponenten wie elektronisch gesicherte Schränke, Blistermaschinen und Kommissionierungsautomaten können über PrepStation problemlos verwaltet werden. Die unkomplizierte Integration solcher Subsysteme ermöglicht mit minimalem Aufwand eine durchgängige und medienbruchfreie Prozessunterstützung. Hohe Medikationssicherheit - Patienten, Verordnungen und Verabreichungen auf einen Blick - Aktueller Stand des Medikationsprozesses bei jedem Patienten wichtig bei Schichtwechsel - Spezialisierte Arbeitsstationen für das Richten und Zubereiten - Gesicherte Prozesse von der Verordnung bis ans Patientenbett Durchgängige Prozessunterstützung - Permanente Statusübersicht - Rückverfolgbarkeit aller Prozessschritte - Integration von Subsystemen - Berechtigungs- und Zugriffskontrolle - Betäubungsmittelmanagement Medikationsprozesse PrepStation Closed-Loop Geschlossener Bestellfluss Verordnen Richten Verabreichen Maschinelles Richten Closed-Loop Bestellfluss Bestellen Optional: Verblisterungsauftrag 12

13 Die richtigen Geräte erleichtern die Arbeit Unterwegs auf den Stationen und bei Arbeiten am Patientenbett sind Tablets, Handhelds und Smartphones ideal. Dank CockPit und der MedManager App haben die Mitarbeitenden jederzeit und überall Zugriff auf alle für sie wichtigen Informationen. MedManager App Informationen vor Ort Einzige Voraussetzung für die Nutzung der App ist ein Smartphone mit einem Scanner. Ein derart ausgerüstetes Gerät ermöglicht das Anzeigen und Bearbeiten aller wichtigen Informationen und macht diese jederzeit und überall verfügbar, egal ob im Stationszimmer oder am Patientenbett. Das zukünftige Arbeitsgerät der Pflegenden ist ein Smartphone mit Apps, die ihre Arbeit unterstützen. MedManager App ein Smartphone mit Scanner genügt. CockPit-Administration Das MedManager CockPit wird über einen Browser aufgerufen und ermöglicht die Steuerung und Überwachung sämtlicher in MedManager abgebildeter Prozesse. Nebst der aktuellen Übersicht über den kompletten Medikationsprozess bei jedem einzelnen Patienten lassen sich am PC oder auf einem Tablet auch Bestellungen auslösen und Wareneingänge kontrollieren. CockPit erlaubt zudem eine detaillierte Auswertung aller Daten und den Export dieser Auswertungen in eine Excel-Datei. 13

14 Swiss Security Cloud MedManager über Swiss Security Cloud garantiert höchste Sicherheit bei minimalem Aufwand. Die Swiss Security Cloud garantiert höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit. Der Server befindet sich in einen Rechenzentrum, das die IT-Security Outsourcing- Vorschriften der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht FINMA erfüllt und nach ISO/IEC für Informationssicherheits-Managementsysteme zertifiziert ist. Vorteile der externen Lösung - Höchster Sicherheitsstandard - Kurze Einführungszeit - Minimaler Projektaufwand - Kostengünstige Wartung und Support - Laufende Aktualisierung des Systems - Hot-Standby-System Beispiel: Infrastruktur AutoInventory CockPit Web-Interface Materialmanagement System (SAP, Navision,...) Waagen Controller Firewall und sichere Verbindung über Internet MedManager Host (Externer Server) Label Printer MedManager Fremdsysteme Sichere Verbindung 14

15 Nutzen statt Investieren Die hohe Wirtschaftlichkeit von MedManager überzeugt. Unabhängig, ob über Eigenfinanzierung, Leasing oder Miete der Einsatz rechnet sich bereits bei einer Station. Die neue Finanzierung im Gesundheitswesen stellt Spitäler vor grosse Herausforderungen, da sämtliche Investitionen über den laufenden Betrieb finanziert werden müssen. Gleichzeitig erfordern Konkurrenzdruck und wachsende Qualitätsansprüche eine moderne, neuesten Erkenntnissen entsprechende Infrastruktur. Leasing und Miete sind ideale Möglichkeiten für die Beschaffung neuer Geräte und Anlagen. Leasing- und Mietvorteile Amortisation in kurzer Zeit Jahr 1 Jahr 5 100'000 75'000 50'000 25'000 - Kein Kapitalbedarf - Leasing- oder Mietaufwand ist erfolgswirksam - Einfach Budgetierung - Support und Wartung bei Miete inbegriffen - Kosten werden durch tieferen Personalaufwand überkompensiert 0-25'000-50'000-75'000 Cash-Flow Leasing/Miete kumuliert kumuliert Cash-Flow Eigenfinanzierung kumuliert

16 Überzeugende Lösungen für komplexe Anwendungen Wiegand AG Schlosserstrasse 5 CH-8180 Bülach Tel.: Fax: wiegand@wiegand.ch Wiegand System GmbH Bühlinger Str. 56 DE Neustadt/Wied Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) info@wiegandsystem.de br.dl de