WILKEN für die GKV. Die Branchen-ERP-lösung. Wilken Corporate Group GKV April 2015 V1.2

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1 WILKEN für die GKV Die Branchen-ERP-lösung

2 Die meisten Gesetzlichen KRankenVersicherer setzen auf das Finanzmanagement von Wilken. Das hat gute Gründe: Wilken versteht die Bedürfnisse der KAsseN. die CS/2 Anwendung ist Massendatentauglich, bewährt und offen für zahlreiche Detailausprägungen, die für gesetzliche KrankenVersicherer wichtig sind. Wenn Sie Spitzenleistung suchen, setzen Sie auf Menschen, die sich für Sie engagieren und professionell handeln. 3.6 Millionen Versicherte Beschäftigte Buchungen und 3,6 Millionen Datensätze in 2 Stunden Fusion von 5 Ursprungskassen SAP-Ablösung durch Wilken CS/2

3 Die in Kooperation mit der BITMARCK entwickelte ERP-Branchenlösung für gesetzliche Krankenversicherer ist bei rund 100 Betriebs-, Innungs- und Ersatzkassen im Einsatz. 06 Wilken GKV HIGHLIGHTS 08 unterstützung im Tagesgeschäft 10 WILKEN Einkauf 11 WILKEN smart e-procurement 12 GKV Haushalt 13 GKV Haushaltsplanung 14 Wilken DMS-Connector 15 GKV Eingangsrechnungsmanagement 16 GKv Umbuchungsmaske 17 Wilken FEBS 18 Verwaltung von Eigenkapitalkonten 19 GKV Inventarisierung 20 GKV Faktura 21 WILKEN elektronic Banking 22 Wilken MRs 24 Wilken e-marketing suite 26 Wilken smart servicecenter

4 Jahre Strategischer über Partner der Wilken GmbH Wilken bietet mit seinem Partner Bitmarck, dem CS/2 Finanzmanagement und zusätzlichen Anwendungen die gesamte Anwendungswelt der gesetzlichen Krankenversicherer an. Rund 100 Betriebs-, Innungs- und Ersatzkassen in Deutschland setzen auf unsere Lösungen. Smart ServiceCenter E-Marketing Suite 88,4 % unserer GKV-Kunden bezeichnen die Wilken Lösung als Branchenstandard. Haushalt / Budget Planung Beschaffung Bewirtschaftung

5 »Für uns war entscheidend, dass Wilken über langjährige Erfahrung im GKV-Umfeld verfügt und auch bei großen Kassen im Einsatz ist. Wilken ist zudem eng in die Branchensoftware iskv_21c von BITMARCK integriert.«gerd Ludwig Vorstandsvorsitzender IKK classic FEBS Vertrieb/ Faktura GKV- Umbuchungsmaske Debitorisch/ Kreditorisch Inventarisierung MRS DMS ERM_GKV Finanzbuchhaltung ANlagenbuchhaltung Controlling/KLR

6 06 07 Wilken GKV HIGHLIGHTS Das Wilken CS/2 Finanzmanagement ist eine bewährte und erprobte Standardsoftware für die betriebswirtschaftlichen Erfordernisse. Um die Bedürfnisse und Anforderungen optimal zu erfüllen, stehen spezielle Ausprägungen und Module für die gesetzliche Krankenversicherung zur Verfügung. Hier stellen wir Ihnen in Kürze die Highlights vor: 17 Buchungs- Perioden Kontenabstimmung Sach- konten- Update Wilken CS/2 FInanzmanagement Rechnungswesen MATERIALWIRTSCHAFT UNTERNEHMENS- STEUERUNG Finanzbuchhaltung Beschaffung Debitoren- / Kreditorenmanagement Eingangsrechnungsmanagement Management Reporting System Liquiditätsmanagement Anlagenbuchhaltung Rechnungsprüfung Controlling Budget-Management Lager Prozessautomatisation Electronic Banking Darlehensbuchhaltung Auftragsabwicklung / Projektplanung Vertrieb Alle CS/2 Module lassen sich per standardisierter Schnittstellen nahtlos miteinander verbinden. Leistungsstark und komfortabel. So entsteht das unternehmensindividuelle Finanzmanagement mit Anwendungen in den Bereichen Rechnungswesen, Materialwirtschaft und Unternehmenssteuerung.

7 Wilken GKV HIGHLIGHTS ISKV Basis und ISKV_21c Integration GKV- REPORT- STRUKTUR Vermögens- Buch Tagesabstimmung Jahres- Abschlussfunktionalität 4-Augen- Prinzip Die moderne, gesetzeskonforme und revisionssichere Wilken Finanzbuchhaltung ist das Herzstück des Wilken Rechnungswesens. Ergänzend sind Module und Anwendungen verfügbar, die im Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung besonders wichtig sind.

8 08 09 Wilken in 10 Minuten Damit Sie sich auf Ihre Kernprozesse konzentrieren können Die Wilken GmbH kennt die Prozesse und Betriebsabläufe der gesetzlichen Krankenversicherungen. Mit dem CS/2 Finanzmanagement und weiteren ergänzenden Anwendungen, die die Bedürfnisse und speziellen Anforderungen optimal erfüllen, bildet Wilken die gesamte Anwendungswelt der gesetzlichen Krankenversicherungen ab. Während Sie sich um Ihre Kernprozesse kümmern, unterstützen wir Sie künftig bei Ihrem Tagesgeschäft in der Finanzbuchhaltung. So benötigen Sie nur noch 10 Minuten Ihrer täglichen Zeit für die Arbeit mit der Wilken Software: WÖCHENTLICH Vorbereitung/Aufruf Kontenabstimmung Durchführung von Reportings (Wochenreporting / Monatsreporting) TÄGLICH Buchungserfassung von Eingangsrechnungen Durchführung Zahlungsverkehr Stammdatenanlage / -pflege Kreditoren / Sachkonten MONATLICH Durchführung Monatsabschluss und -reporting Umbuchungen von Rabatten Buchungserfassung von Eingangsrechnungen (KV/KZV) VIERTELJÄHRLICH Erfassung von Umbuchungen im Quartal (KV/KZV) JÄHRLICH Unterstützung Jahreswechsel / -abschluss Durchführung Jahresreporting

9 QuickCheck_Start und GKV-Modellkasse PROZESSMANAGEMENT LEICHT GEMACHT Steigern Sie mit QuickCheck_Start und der GKV-Modellkasse die Effizienz in Ihrem Unternehmen Die GKV-Modellkasse ist prädestiniert dafür, mit den BITMARCK-Konventionen (Methodik) eine strukturierte und einfache Aufnahme von Prozessen und Informationen zu ermöglichen. Hierzu zählen zum Beispiel die Aufgaben in iskv_21c oder die Anzeige von Release- Änderungen. Mit dem QuickCheck_Start führen wir Sie Stück für Stück zum Einsatz der GKV-Modellkasse hin. Hierbei analysieren wir die Systemeinstellungen des bei Ihnen eingesetzten iskv_21c im Hinblick auf Vollständigkeit und Sinnhaftigkeit unter Berücksichtigung von Hinweisen der BITMACK-Software. Im Ergebnis zeigen wir Ihnen mögliches Verbesserungspotenzial auf und stellen Ihnen diese Möglichkeiten in der GKV-Modellkasse vor. Haben wir Ihr Interesse an QuickCheck_Start und der GKV-Modellkasse geweckt? Dann scannen Sie den QR-Code oder informieren Sie sich auf über unsere Lösungen.

10 10 11 WILKEN EINKAUF Die Beschaffungslösung für Gesetzliche Krankenversicherer Das leistungsstarke Wilken Beschaffungssystem erfüllt alle Anforderungen an zentrale und dezentrale Einkaufsprozesse sowohl strategisch, als auch operativ. Von der Bedarfsplanung und Bestellung bis hin zum Wareneingang werden alle Daten ohne Medienbruch in das Finanz- und Rechnungswesen übergeben, um hier automatisch verarbeitet zu werden. Inklusive Rechnungsprüfung und Budgetabgleich in Echtzeit. Vorteile für IhrE Krankenkasse: Individualität: Versichertenindividuelle Formulare für Anfragen, Bestellungen und Gutschriftsanzeigen Freitextpositionen ermöglichen Beschaffungen flexibel über den Artikelstamm hinaus Bestellungen: Bestellungen können ohne zusätzlichen Aufwand elektronisch mit Hilfe von opentrans unmittelbar und schnell an den Lieferanten übermittelt werden Rechtssichere Beschaffung durch ausgeklügelte Berechtigungen Bestellvorschläge aus der Disposition Bestellung ohne Artikelstammdaten für Einmal-Positionen Schnelligkeit: Schnellere Beschaffung durch Lieferantenrahmenverträge und Gutschriftverfahren Integration: Optionale Integration mit Dokumenten-Management- Systemen Optionale Integration mit E-Procurement Bedarfsanforderung erstellen Wareneingang erfassen Anfrage erstellen GKV: ÜBERGABE Anfrageergebnisse erfassen in Finanzbuchhaltung Lager Handlager (ggfs. Lagerbuchung) Angebot generieren RECHNUNGSPRÜFUNG Bestellung erstellen

11 Wilken SMART E-Procurement Effizient, prozessorientiert und Rechtssicher beschaffen Mit der Beschaffung E-Procurement stellt Wilken eine intelligente und leicht anzuwendende Softwarelösung für die elektronische und katalogbasierte Warenbeschaffung über das Internet bereit, die auch als Ergänzung zum CS/2 Modul Einkauf der Wilken Materialwirtschaft fungiert. In den meisten Krankenkassen sind die Sparpotentiale weitestgehend ausgeschöpft. Der Druck zu Einsparungen bei Krankenkassen nimmt von Jahr zu Jahr zu. Zu hohe Ausgaben treffen vor allem innovationsgetriebene Bereiche und gefährden die Wettbewerbsfähigkeit. Außerdem ist der Beschaffungsprozess meist nicht transparent und standardisiert. Viele umgehen den umständlichen Bedarfsprozess und bestellen direkt beim Lieferanten und dadurch am Einkauf vorbei. Die mit dem Lieferanten vereinbarten Abnahmen und Einkaufskonditionen können nicht eingehalten werden. Die Krankenkassen verstoßen damit gegen Standardprozesse, verschenken durch das Maverick-Buying (wilder Einkauf) Geld und haben wesentlich höhere Personal- und Prozesskosten zu schlechteren Einkaufsbedingungen. Das Wilken E-Procurement schafft Transparenz, organisiert, standardisiert und beschleunigt Prozesse, sichert deren Qualität, reduziert die Kosten und das Prozessrisiko, vereinheitlicht das Sortiment und beeinflusst den Unternehmenserfolg nachhaltig. Vorteile für Ihre Krankenkasse: Rechtssichere Beschaffung durch ausgeklügelte Berechtigungen Controlling durch vorgelagerte Haushaltsüberwachung / Budgetprüfung Einfache und intuitive Handhabung Systemunabhängiger Genehmigungsprozess (via Smartphone oder auf dem Tablet) Prozessorientierte Benutzerführung: auch Gelegenheits-User finden sich schnell zurecht Web- und rollenbasierter Zugang Prozessoptimierung durch mehrstufigen und workflowgesteuerten Genehmigungsprozess Integration mit öffentlicher Ausschreibung / Vergabe Synergieeffekte durch Integration in die Wilken CS/2 Produktfamilie Optimierung der Lieferantenbeziehung Revisionssicherheit Individuelle Anpassung an die Corporate Identity Einsparungen: Senkung der Prozesskosten Entlastung des Einkaufs Transparenz: Erhöhung der Prozesstransparenz Übersichtliche Auswertungen aller Beschaffungsprozesse auf Knopfdruck Richtlinien: Stärkere Standardisierung / Straffung des Beschaffungssortiments Detaillierte Informationen bieten Prospekt und Datenblätter zum Wilken E-Procurement

12 12 13 GKV Haushalt Vollintegrierte Haushaltsbewirtschaftung Mit dem Haushaltsmodul kann die Kasse den erstellten und von der Aufsichtsbehörde genehmigten Haushaltsplan in Wilken hinterlegen und alle Haushaltspositionen unterjährig überwachen. Differenzierte Hochrechnungsvarianten ermöglichen neben dem Plan- / Ist-Vergleich auch den Blick in die Zukunft. Die Planung und Überwachung des Haushalts mit modernen Mitteln nimmt für Sie an Bedeutung zu! Immer mehr Kassen wollen in diesem finanzrelevanten Bereich auf Excel-Importe/Exporte oder händische Erfassungen verzichten! Die bereits unter ISKV Basis mögliche Integration, besteht auch weiterhin nun unter iskv_21c. Dadurch wird die Überwachung des gesamten Haushaltsplans über alle Kontenklassen hinweg ermöglicht. Alles aus einer Hand! Durch die Integration in die Wilken- ERP-Lösung können Sie ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand die vor- oder nachgelagerte Haushaltsüberwachung sicherstellen. GKV Haushalt Import der Haushaltsplanwerte Haushaltsüberwachung bis auf 6-steller Vorgelagerte Mittelüberwachung Nachgängige Mittelüberwachung Differenzierte Simulationsrechnungen 2015

13 GKV Haushaltsplanung Budgetplanung Mit dem Modul GKV Haushaltsplanung kann die Planung des Haushalts vorgenommen und der erforderliche amtliche Vordruck erstellt werden. Das Modul setzt auf dem Wilken Management Reporting System (MRS) und der im GKV-Umfeld etablierten Haushaltsplanung (CSH) auf. GKV Haushaltsplanung Planung und Druck des amtlichen Haushaltsplanes Flexible Haushaltsplanung durch (Schnell-) Erfassungsmasken Mehrstufige Haushaltsplanung Import von KM1-Werten Das System unterstützt bei der rechnerischen Ermittlung der Plan- und Hochrechnungswerte, es können verschiedene Rechenverfahren definiert werden. Pro Position in der Haushaltshierarchie kann dann ein Rechenverfahren ausgewählt oder alternativ individuelle Schätzwerte eintragen werden. Für die Kalkulation der Plan- und Hochrechnungswerte können auch Mengen (z.b. Versichertenzahlen) herangezogen werden. Im System können umfänglich textliche Erläuterungen zu den Budgetansätzen hinterlegt werden. Ein Texteditor ermöglicht die Erfassung formatierter Texte direkt im System. Alternativ können auch externe Dokumente (PDF), die entsprechende Erläuterung erhalten, eingebettet werden. Die drucktechnische Aufbereitung des Haushaltsplans erfolgt über das integrierte Modul Wilken Management Reporting System. Professionelle Erstellung des Budget-, Wirtschafts- oder Haushaltsplans per rechnerischer Ermittlung von Plan- und Hochrechnungswerten Texterläuterungen zu den Budgetansätzen Erweiterte Simulationsrechnungen

14 14 15 Wilken DMS-Connector Prozessoptimierung in Ablage, Recherche und Workflow Der DMS-Connector von Wilken bietet die Möglichkeit verschiedenste und marktübliche Dokumenten-Management-Systeme (DMS) mit dem Wilken ERP-System zu verbinden. Die Anbindung bietet dem Anwender einen schnellen Zugriff auf wichtige Akten und Originaldokumente. So kann beispielsweise per Mausklick aus der Wilken Finanzbuchhaltung für einen Beleg das zugehörige Originaldokument aus dem DMS aufgerufen werden. Zum anderen können auch Dokumente, die im Wilken CS/2 Finanzmanagement generiert wurden, an das DMS übergeben und dort archiviert werden. Der Wilken DMS-Connector dient letztlich als technische Schnittstelle zwischen den Wilken Anwendungen und einem beliebigen DMS-System. Aufbauend auf den DMS-Connector können weitere Wilken Workflow-Komponenten (ERMA) aufgesetzt werden. Flexible Archivierung (vorgelagert, nachgelagert,..) DMS-unabhängige Anbindung an Wilken ERP-Module Die Wilken Informationsmanagement GmbH Mit der Wilken Informationsmanagement GmbH verfügen wir über DMS- und Archivierungsspezialisten, die einerseits mit ihrer Beratungsexpertise bereitstehen und andererseits über ein eigenes Lösungsportfolio verfügen, mit dem auch anspruchsvolle DMS-Projekte umgesetzt werden können.

15 GKV Eingangsrechnungsmanagement Senkung der Prozesskosten um bis zu 78% Langwierige Rechnungsrecherche und unauffindbare Rechnungen gehören der Vergangenheit an. Mit dem Modul GKV Eingangsrechnungsmanagement der Wilken CS/2 Produktfamilie kann die manuelle und daher kostenintensive Erfassung von eingehenden Verwaltungskosten-Rechnungen automatisiert werden. Ihre Kreditoren werden nach dem Scannen automatisch verarbeitet. Alle relevanten Belegdaten werden extrahiert und auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Es erfolgt ein automatisierter Stammdatenabgleich zwischen dem externen DMS-Workflow-System und dem Wilken CS/2 Finanzmanagement. Mit dem speziell für die Anforderungen der gesetzlichen Krankenkassen ausgelegten Wilken Eingangsrechnungsmanagement hat der Anwender jederzeit einen tagaktuellen Überblick über die zentral oder dezentral ins Unternehmen eingegangenen Rechnungen und deren aktuellen Status im Freigabeprozess. Zudem kann bei einer Nachfrage oder Einzelkontrolle direkt auf die im DMS-System abgelegte Originalrechnung zugegriffen werden. Im GKV Eingangsrechnungsmanagement kann der Wilken Workflow durch Workflowkomponenten von anderen DMS-Anbietern ergänzt oder ersetzt werden. Vorteile für Ihre Krankenkasse: Skontolinien: Skontolinien voll ausschöpfen Automatisierung: Konfiguration eines mehrstufigen Genehmigungs- und Freigabeworkflows für Rechnungen Prozessqualität: Reduzierung der Fehlerquote bei manueller Eingabe durch intelligente Scan-Erkennung und Verifizierung der Rechnungsinformationen Überblick: Überblick und Monitoring über die gesamten offenen Verbindlichkeiten und der im Durchlauf befindlichen Rechnungen verschaffen Revisionssicherheit: Revisionssichere Ablage und Archivierung der Originalrechnung in das DMS System DMS + Workflow Verifizierung Erfassung Freigabeprozess Freigabe ARCHIV integriertes, an die Erfordernisse der GKV angepasstes Eingangrechnungsmanagement Updates Verschlagwortung / Archivierung Rechnungseingangsbuch für tagesakuelle Finanztransparenz Integration in bestehende DMSund Workflowsysteme Wilken RECHNUNGS- EINGANGSBUCH Stammdaten Rechnungsdaten und Positionen Übergabe FiBU / Verbuchung Journalisierung

16 16 17 GKV Umbuchungsmaske Die Wilken GKV Umbuchungsfunktion bietet die einfachste, schnellste und sicherste Erfassung von Umbuchungen. Die GKV Umbuchungsfunktion ist so konzipiert, dass ohne tiefe Buchhaltungskenntnisse gearbeitet werden kann. Mit Umstieg auf iskv_21c von BIT- MARCK stehen dem Anwender die ISKV-Masken SOBEA und EBUC nicht mehr zur Verfügung. Umbuchungen werden in der Wilken Finanzbuchhaltung erfasst oder per Excel importiert. Das Erfassen dieser Umbuchungen ist komplex, zeitintensiv und fehleranfällig. Häufig erfordern die Umbuchungen ein tiefes Fachwissen, über das nicht jeder Sachbearbeiter oder jede Erfassungskraft verfügt. Zudem führt die hohe Komplexität bei manuellen Umbuchungen zu einer hohen Fehlerquote, die es zu vermeiden gilt. Mit der Umbuchungsmaske hat Wilken eine Umgebung geschaffen, die eine einfache, schnelle und sichere Erfassung von GKV-Umbuchungen ermöglicht. Buchungen gegen Forderungs-/ Verpflichtungskonten bzw. Abgrenzungskonten werden automatisch generiert. Ferner unterstützen differenzierte Berechtigungskonzepte, das Buchen nach dem 4-Augen-Prinzip und diverse Such- und Beauskunftungsmöglichkeiten, das individuelle und sichere Arbeiten innerhalb der GKV. Vorteile für Ihre KRankenkasse: Integration in die Wilken Finanzbuchhaltung Die Halbbuchungen werden automatisch erstellt und zeitraum- und mandantenübergreifend gebucht Kontenrahmen, Kostenstellen und Kostenträger sind in der Wilken Finanzbuchhaltung bereits angelegt und müssen nicht doppelt gepflegt werden Kein Excel-Import von Umbuchungsdateien erforderlich 4-Augen-Prinzip Unterschiedliche Berechtigungskonzepte: Umbuchungen erfassen, Umbuchungen suchen, Umbuchungen freigeben und Verbuchen in der CSF starten Freigabe der Umbuchungen nach dem 4-Augen-Prinzip Kosten- und Zeitersparnis Umbuchungen werden einfach und schnell erfasst Die aus dem Umbuchungsszenario resultierenden Buchungen gegen Forderungs- / Verpflichtungskonten bzw. Abgrenzungskonten werden automatisch erstellt

17 Wilken FEBS Mehr Effizienz. Niedrigere Kosten. Mehr Sicherheit. Das Fachliche Event- und Benachrichtigungssystem (Modul FEB) des Wilken CS/2 Finanzmanagements gewährleistet hochautomatisiert und auf Basis von definierbaren Regeln, die Übermittlung von technischen und benutzerbezogenen Nachrichten innerhalb der Krankenkasse. Mit FEBS lassen sich die Anforderungen an ein internes Kontrollsystem einfach abbilden. Stammdatenveränderungen und kritische Buchungsvorgänge werden überwacht und bei Bedarf individuell kommuniziert. Dadurch lässt sich das 4-Augen-Prinzip auf alle Geschäftsvorfälle sicher anwenden, ein hoher Automatisierungsgrad sichert Effizienz und Durchführungssicherheit. Zudem werden Veränderungen von kritischen Systemkonfigurationen, die in der Verfahrensdokumentation beschrieben sind, ebenfalls überwacht, protokolliert und entsprechend mitgeteilt. Dabei können einzelne Anwender, das Wilken Risikomanagement oder ein Prozessmanagement-System (Workflow-System) adressiert werden. Ausgelöst werden die Benachrichtigungen durch definierte Regeln und Ereignisse wie beispielsweise: Fehler bei EB-Beleg-Verbuchung Rücklastschrift verbucht Zahlungsbuchung auf Personenkonto Berichtsanforderung durchgeführt Wertüberwachung - überschritten Formelberechnung durchgeführt MRS -Transfer / Umsetzung durchgeführt Aufgabenplan erfolgreich beendet Buchung auf Sachkonto Darlehen zurückbezahlt Fehlerhaftes Darlehen gefunden Bankverbindung angelegt Aufgabenplan verändert Berechtigung verändert Berechtigungsrolle angelegt Buchungsschlüssel angelegt KMW-Stammsatz verändert Kostenstelle verändert Geschäftspartner angelegt Personenkonto verändert Buchungsschlüssel verändert Sachkonto angelegt Neuanlage Sachkonto FEBS in Kürze Vordefinierte Standard- und Branchenevents Nachrichten werden durch fachliche Ereignisse in der Anwendung erzeugt Automatisiertes, regelbasiertes Verarbeitungs- und Benachrichtigungssystem Individuell konfigurierbar Per Mausklick von der Nachricht automatisch in die Bearbeitung Automatisiert IndividuelL Konfigurierbar regelbasiert

18 18 19 Verwaltung für Rückstellungs- und Eigenkapitalkonten Mehr Transparenz. Weniger Aufwand. Mit dem Wilken Zusatzmodul für die Verwaltung von Rückstellungs- und Eigenkapitalkonten können Sie die Bewegungen/Buchungen auf diesen Konten qualifizieren und differenziert auswerten. Für die Darstellung des Jahresabschluss lassen sich auf Basis dieser Funktionen außerdem einen Rückstellungsspiegel sowie Eigenkapitalspiegel erstellen. In Krankenkassen werden Rückstellungen geführt und die Bewegungen auf den Eigenkapitalkonten müssen nachgewiesen werden. Dies geschieht häufig in separaten Medien (z.b. Excel) außerhalb des eigentlichen Buchungssystems. Das hat zur Folge, dass die Pflege der Daten sowie das Abstimmen der Daten mit den Werten der Konten manuell sehr aufwändig ist. Im Kontext des Jahresabschlusses sind sowohl ein Rückstellungsspiegel sowie ein Eigenkapitalspiegel zu erstellen. Die häufig knappen Zeitvorgaben bei der Erstellung des Jahresabschlusses erfordern eine hohe Effizienz bei allen Jahresabschlussarbeiten. Das Wilken-Modul für die integrierte Verwaltung der Rückstellungs- und Eigenkapitalkonten steht Ihnen hier unterstützend zur Seite. Die Bewegungen auf den Rückstellungs- und Eigenkapitalkonten werden im System qualifiziert geführt und können entsprechend am Jahresende ausgewertet werden. Transparente Darstellung eines Bewegungsspiegel für Rückstellungs- und Eigenkapitalkonten Kennzeichnung der Rückstellungs- und Eigenkapitalkonten Freie Definition der Bewegungsarten (Nummer, Bezeichnung, Plausibilitätsprüfung) Beim Buchen auf Rückstellungs- und Eigenkapitalkonten wird die Angabe einer Bewegungsart erzwungen, wodurch die Buchungen eindeutig klassifiziert werden Definition von Stammsätzen zu den verschiedenen Rückstellungen mit Hinterlegung von Kontierungs-informationen, Infos zur Inanspruchnahme und den fachlichen Hintergründen sowie Ver-antwortlichkeiten. So können Rückstellungen systemintern dokumentiert werden. Direkte Erzeugung einer Buchung beim Anlegen einer neuen Rückstellung Nachträgliche Korrekturmöglichkeit für Buchungen bezüglich Bewegungsart und Rückstellungsnummer Historiendarstellung der einzelnen Buchungen zu einer Rückstellung Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten

19 Elektronische INVENTARISIERUNG Die Lösung zur Inventur im Anlagevermögen Die GKV Inventarisierung ist die Softwarelösung zur Unterstützung von Inventurprozessen. Ganz gleich, ob Sie die Erstkennzeichnung, Erstinventur oder Folgeinventur zu bewältigen haben. Eine herkömmliche Inventur ohne elektronische Unterstützung ist für Krankenkassen sehr aufwändig und fehleranfällig. Außerdem ist der Mitarbeitereinsatz sehr hoch. Mit der elektronischen Inventarisierung profitieren Sie als Anwender von einer erheblichen Verringerung des Aufwandes im Vergleich zur herkömmlichen Inventur. Beträchtliche Zeit- und Kosteneinsparungen, die Minimierung von Fehlerquellen und die erhöhte Datensicherheit sind weitere Vorteile dieser Lösung. Vor der Inventarisierung werden die relevanten Stammdaten aus der Wilken Anlagenbuchhaltung an das Inventursystem übergeben. Diese Daten bilden die Ausgangsbasis für jede Inventur. Die importierten Stammdaten werden anschließend dargestellt und können nach verschiedenen Kriterien, wie z. B. Kostenstellen oder Standorten, selektiert werden. Zu Beginn der Inventur werden die Soll- Daten aus dem Inventursystem an das mobile Datenerfassungsgerät (Scanner) übergeben. Jetzt kann die Aufnahme der Anlagegüter schnell und fehlerfrei durchgeführt werden. Dabei wird die Inventarnummer vom Etikett abgescannt, welche als Barcode mit aufgedruckt wurde. Zusätzlich ist es möglich, jedem gescannten Datensatz eine Information zu zuordnen (wie z.b. Inventaretikett ersetzen ). Danach wird das Ergebnis der physischen Aufnahme vom mobilen Datenerfassungsgerät in die Inventursoftware zurückgegeben. Die Ergebnisdaten werden in Form eines SOLL-IST Vergleiches mit den Bestandsdaten vergleichen und Ihnen sofort als Inventurergebnis angezeigt. Sind Abweichungen oder Umsetzungen bearbeitet, geprüft und durch das Inventursystem freigegeben, werden diese als finales Ergebnis an die Anlagenbuchhaltung übertragen. Dadurch werden Ihre Stammdaten mittels der geprüften Änderungen und dem neuen Inventurdatum aktualisiert. Benutzerfreundliche Software-Oberfläche Zuordnungsfehler werden minimiert Dauerhafte individuelle Kennzeichnung der Anlagen Komfortabler Datenaustausch zwischen der Anlagenbuchhaltung und dem Inventursystem Zum Schutz vor Missbrauch sind Systemzugänge nur mit Passwort möglich Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Inventurdurchführung Erweiterung Inventarverwaltung

20 20 21 GKV FAktura Nicht nur für Eigenbetriebe sondern auch für Parkplatzvermietung, die eigene Kantine oder Personalverleihung werden vermehrt Anforderungen an die Integration der debitorischen Buchhaltung und Rechnungsstellung durch Sie und Ihre Wirtschaftsprüfer gestellt. Mit dem vollintegrierten Wilken Vertriebsmodul reagieren Sie flexibel, zielgerichtet und wirtschaftlich auf diese Anforderungen. Die Wilken Vertriebs-Software ist besonders für die Kassen geeignet, die vollständige Verkaufsprozesse effizient umsetzen und verwalten wollen auch bei Wartungen, Mieten und Abos. Grundlage dafür ist die komfortable Verwaltung von Versicherten und Interessenten, Dienstleistungen / Produkten und Preisen, Angeboten und Aufträgen, Zu- und Abschlägen. Bis ins Detail steuert die Anwendung automatisch die gesamte Auftragsabwicklung bis zur Kommissionierung, Lieferscheinerstellung und Fakturierung. So können alle gewünschten Anforderungen an die Integration der debitorischen Buchhaltung und Rech-nungsstellung, die durch Sie und Ihre Wirtschaftsprüfer gestellt werden, effektiv umgesetzt werden. Von der Erstellung von Angeboten bis zur Rechnungserstellung bietet das Wilken Modul CS2.CSV einen durchgängigen Vertriebsprozess. Vorteile für IhrE KRANKENKASSE: Automatisierung: Automatisierte Preisfindung mit Preislisten, Konditionen und Staffelpreisen Automatisierte Angebots- und Auftragsverwaltung Rechnungswesen: Fakturierung und Kontierung für das Rechnungswesen Provisionsabrechnung und Bonusabwicklung Generator: Formulargenerator für Formulare, Geschäftsdokumente und Auswertungen MS-Office Integration

21 Electronic Banking Mit dem Wilken Modul Electronic Banking (CSF.ELB) werden elektronische Bankauszüge direkt in die Wilken Finanzbuchhaltung (CSF) eingelesen, ausgewertet und gebucht. Das Zusatzmodul CSF.ELB ist vollintegriert, spart Zeit und verbessert die Trefferquoten. Mit der Einführung eines effizienteren Zahlungsverkehrs durch das Wilken Electronic Banking schaffen Sie den Freiraum, der Ihren Mitarbeitern Luft für neue Aufgaben lässt. Dazu werden Ihre elektronischen Bankauszüge direkt in die Wilken Finanzbuchhaltung eingelesen, ausgewertet und gebucht. Die manuelle Bearbeitung und Buchung von Kontoauszügen ist für Krankenkassen sehr aufwändig. Für eine sinnvolle kurzfristige Liquiditätsplanung ist eine schnelle und vor allem vollständige Bearbeitung der Kontoauszüge zwingend erforderlich. Das Wilken Modul Electronic Banking erstellt regelbasiert automatische Zuordnungen zum OP-Bestand und ist darüber hinaus ein selbstlernendes System. Wurde zum Beispiel eine Zahlung bereits zwei Mal einem bestimmten Versicherten zugeordnet, so wird die dritte Zahlung von dieser Bankverbindung automatisch zugeordnet. Sinnvolle Freiräume schafft das Wilken Electronic Banking mit Hilfe der Erzeugung automatischer Differenzbuchungen bei Unterzahlung sowie der Toleranzfunktion mit automatischer Restausbuchung von Kleindifferenzen. Aufwändige, manuelle Ausbuchungen von Kleinstbeträgen werden damit hinfällig. Abstimmungsdifferenzen und manuelle Datenpflege werden auf diese Weise sinnvoll reduziert. Vorteile für Ihre Krankenkasse: Automatisierung: Importmöglichkeiten von Avisen mit automatisierter Verarbeitung und Zuordnung Automatische Zuordnung der Bankbelege mit OP-Ausgleich Funktionen: Frei konfigurierbares Zuordnungsregelwerk Mandantenübergreifende Belegzuordnung mit automatischen Verrechnungsbuchungen Umfangreiches Recherchesystem zur einfachen manuellen Zuordnung Rücklastschrift-Verarbeitung mit konfigurierbaren Folgeaktionen im Debitorenmanagement Rücküberweisung

22 22 23 Wilken MRS Zuverlässig, sicher und datenbasiert Entscheidungen treffen Chancen und Risiken abwägen, variierende Kennzahlen im Blick behalten, strategische und operative Entscheidungen sicher und zuverlässig treffen mit dem Wilken Management Reporting System (MRS) lassen sich richtungsweisende Datenanalysen direkt aus dem Finanz- und Rechnungswesen heraus erstellen. Werterfassung direkt im Bericht möglich klassische Berichtsausgabe Datenbank

23 Das Wilken Management Reporting System ist die Wilken Softwarelösung, die Ihnen faktenbasierte Entscheidungshilfen und wichtiges Wissen sofort liefert. Auf Grundlage von Informationen, die bei Bedarf aus verschiedenen Daten- und IT-Systemen der Krankenkassen gefiltert werden. Im Einzelnen werden die Unternehmensdaten speziell selektiert, aufbereitet und veredelt. Anschließend erfolgt die Übergabe in multidimensionale Datenwürfel der analytische Prozess beginnt. Sie bewegen sich sicher und ohne technische Datenbankkenntnisse in einer Fülle aufbereiteter Informationen: Entscheidungshilfen, die Sie schnellere und bessere Entscheidungen treffen lassen. So können Sie als gesetzlicher Krankenversicherer Chancen, Risiken und Markttrends erkennen, Versichertenverhalten analysieren und den internen Informationsaustausch und damit Ihre Unternehmenskommunikation verbessern. Antworten zu Ihren wichtigsten Fragen und Themen liefert das Wilken Management Reporting System komfortabel auf Knopfdruck und unternehmensweit.» Das Wilken Datenbank-Modell Anbindung externer BI / MRS-Tools ist über das Wilken Datenbank- Modell möglich. Aufbereitung und Veredelung der unternehmensweiten Daten Daten in multidimensionaler Form mit natürlich-sprachlicher Abfrage Auswertungen ohne technische Datenbank-Kenntnisse Umfangreiches Reporting-Tool Abdeckung aller Berichtslegungsanforderungen Standard- und Individualberichte Berichtsassistent Berichte in Excel, PDF, CSV exportierbar Abteilungsübergreifendes Controlling-Tool Planungs-, Umlage- und Verrechnungsfunktionen mit Simulationsmöglichkeiten Zugriff auf Daten aus Wilken und Fremdsystemen Drill-Down-Analysen bis auf Einzelbeleg möglich

24 24 25 Wilken E-MARketing Suite 1:1 KOMMUNIKATION MIT HÖCHSTEN CONVERSION-RATES Die Wilken E-Marketing Suite ist im Kern eine Profilierungs-Engine, die als serverund webbasiertes BackEnd-System Verhaltensdaten aus digitalen Kampagnen (Newsletter, Apps) sowie anderen Datenquellen sammelt und personenbezogenen Datensätzen zuweist. So entstehen automatisiert profilierte Kontaktdaten, die von der E-Marketing Suite genutzt werden. Viele Krankenkassen kämpfen mit dem Problem, dass Kontaktdaten und weiterführende Informationen in CRM- Systeme manuell eingegeben werden müssen. Dieser Prozess ist zwar üblich, jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig. Zudem fehlen sämtliche Informationen über das wirkliche Interesse an Leistungen der Krankenkasse aufgrund des Informationsverhaltens der erfassten Kontakte. In der Wilken E-Marketing Suite wird diese Informationssammlung automatisiert. Reagieren Kontakte auf Kampagnen und bewegen sich auf Websites oder anderen digitalen Systemen einer Krankenkasse, wird dieses Interesse erfasst und für die Profilbildung verwendet. Sich veränderndes Verhalten über einen längeren Zeitraum verändert auch das Profil es entstehen dynamische Profile. Die Mindestanforderung, um einen Kontakt zu qualifizieren und die Interessen eines Kontaktes in Bezug auf die Leistungen der Krankenkasse kennenzulernen, ist eine -Adresse. Sie ist heute die Kommunikations-DNA von Menschen. Auf diese Mindestanforderung baut die E-Marketing Suite und qualifiziert den Kontakt aufgrund eines digitalen Dialoges beziehungsweise dem Verhalten des Kontaktes in den digitalen Medien der Krankenkasse (Klickverhalten auf der Homepage, Bestellungen, Anfragen, Formulardownload etc.). Durch diese Datenquellen sammelt die E-Marketing Suite weitere Informationen über die Kontakte und leitet daraus Interessensprofile, zumeist in Bezug auf die Angebote de Krankenkasse, ab. Ziel ist es, auf Basis der jeweiligen Interessen, personenbezogenen und individualisierten Content-Informationen bis hin zu konkreten Leistungsangeboten automatisch und vor allem zeitlich und inhaltlich passend bereitzustellen. Eine Krankenkasse, welche die E-Marketing Suite im Einsatz hat, kann Leistungen, Inhalte und Produkte über verschiedene Medienkanäle distribuieren. Durch die gesammelten Informationen weiß die E-Marketing Suite beispielsweise, für welche Leistungen einer Krankenkasse sich jeder bekannte Kontakt interessiert und wie vermutlich sein Lebensumfeld aussieht. Dadurch kann die E-Marketing Suite die für diese Person relevanten Leistungen, Inhalte und Produkte ermitteln und entsprechend kommunizieren. Die Kontakte werden dadurch persönlicher und entsprechend ihrem Interesse angesprochen, wodurch eine nachhaltige Kundenbindung aufgebaut und die Neukundengewinnung vorangetrieben werden kann.

25 Vorteile für Ihr Unternehmen: Intelligentes CRM mit dynamischer Profilbildung: Vollständige CRM-Funktionen mit Customer-Lifetime-Cycle-Betrachtung Nachweisliche Erhöhung der Clickraten, Openingraten insgesamt der Zufriedenheit der Versicherten Automatisierte Prozesse zur Qualifizierung der Kontaktdaten Ganzheitliche Gesamtlösung: Integrierte Marketing-Tools (individualisierter Newsletterversand, Umfragesystem, Social Media Cockpit) Datenmanagement-Tools (integrierte Adressvalidierung und Datenpflege-Assistenten) Umfangreiche Prozess-Logik für den vollständigen Dialog mit dem Interessenten / Versicherten Individuelle und relevante Kommunikation: Automatisierter Kampagnenversand mit Inhalten, die jeweils beim Versand an den Empfänger angepasst werden Kampagnen können auch triggergesteuert, heißt die ohne weiteres Zutun zu bestimmten Ereignissen, abgesendet werden Rückfragen der Interessenten per können effektiv beantwortet werden. Das bedeutet, dass sprachenbezogene Textbausteine zur Verfügung gestellt werden

26 26 27 WILKEN SMART SERVICECENTER DAS ONLINEBUCHUNGSSYSTEM Mit dem Smart ServiceCenter realisieren Sie zahlreiche Serviceprozesse der Schwerpunkt liegt auf der Online-Terminierung von Service- oder Beratungsgesprächen, der Identifizierung von Bedürfnissen und der Vorqualifizierung von Terminen. Das Smart ServiceCenter bietet als Internetportal Ihren Versicherten einerseits den Zugang zu Kalendern, beispielsweise um Termine zu vereinbaren, andererseits stellt es in Abstimmung von Serviceangebot und Kundenbedürfnis als Downloadportal notwendige Vorabinformationen und Dokumente zur Verfügung. Zeitaufwändige Terminkoordinierung, nicht qualifizierte Termine und schlechte Planung der Ressourcen kosten sehr viel Zeit und Geld und beeinträchtigen maßgeblich die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Versicherten. Mit dem Wilken Smart ServiceCenter werden Termine online gebucht und vorqualifiziert. Dadurch kann eine Bearbeitungszeit prognostiziert und die Ressourcenplanung in den Kundencentern angepasst werden. Die Serviceund Beratungsqualität steigt signifikant. Zudem werden positive Kosteneffekte erzielt. Vorteile für Ihr Unternehmen: Terminabwicklung: Termine können von den Versicherten selbstständig, jederzeit und ortsunabhängig vereinbart werden Vorqualifizierung: Bereitstellung der wichtigsten Dokumente, Formulare oder Informationen für den Versicherten bei der Terminvereinbarung Wartezeit und Zufriedenheit: Drastische Senkung der Wartezeit der Versicherten und Erhöhung derer Zufriedenheit Positivere Gesamtwahrnehmung Ihrer Krankenkasse Prozesskostensenkung und Organisationsoptimierung: Bedarfsgerechte Ressourcenplanung und Optimierung der Organisation Verwaltung statischer Ressourcen (Räume, Pflegeberatung, Rentendaten, etc.) Transparenz und Lerneffekt: Erhöhung der Transparenz in der Terminabwicklung und Messbarkeit der Durchlaufzeit

27 Highlights in Kürze Online-Terminierungstool Call-Center Funktion oder kurzfristiger Walk-In Welche Dienstleistung? Wann? Wo? SMS oder Nicht vergessen Sie haben einen Termin! Für Versicherte: alle Dokumente dabei? Für Ihre Mitarbeiter: An was muss ich beim Termin alles denken? Enorme Verkürzung der Wartezeiten Laufender Terminabgleich Reporting-Modul Bedarfsgerechte Einsatz- und Ressourcenplanung Lernendes System Ermittlung durchschnittlicher Durchlaufzeiten Selbstlernendes System mit intelligenter Optimierungsfunktion Ausgereifte Logik für die automatisierte Terminoptimierung Bearbeitungsdauer von Terminen kann vom System automatisch angepasst werden Einfach bedienbares System, flexibel anpassbare Online- Oberfläche Moderne Web-Technologie für alle gängigen Browser und Smartphones Falls Sie Fragen zu unseren Produkten haben oder sich für unsere Leistungen interessieren, wenden Sie sich bitte an: Björn Orttmann Key Account Manager Telefon: Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

28 Seit 1977 entwickelt Wilken eigene ERP-Standard-Softwarelösungen. Mit mehr als 500 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Corporate Group als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen unter anderem in der Energie-, Finanz- und Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Zur Wilken Corporate Group gehören neben der Wilken GmbH (Ulm), die Wilken AG (Schweiz), die Wilken Neutrasoft GmbH (Greven), die Wilken Entire GmbH (Ulm), die Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm), die Wilken Ciwi GmbH (Ulm), die Wilken Informationsmanagement GmbH (München) die Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm, Greven, Sierksdorf) und die Wilken Akademie (Ulm). Die Wilken Corporate Group erzielte 2014 einen Umsatz von rund 58 Millionen Euro. Wilken Corporate Group Hauptsitz: Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten.