Lifecycle-Management von Verträgen Vereinfachung und Transparenz durch ELO. Christian Würmli, ewz ELO ECM Fachkongress, 18.

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1 Lifecycle-Management von Verträgen Vereinfachung und Transparenz durch ELO Christian Würmli, ewz ELO ECM Fachkongress, 18. Juni 2013

2 Zahlen und Fakten. Geschäftsjahr Umsatz Gewinn 701,9 Mio. Franken 67,2 Mio. Franken Kunden/Kundinnen Energieproduktion ewz-energieanlagen 5210,6 GWh aus eigenen Kraftwerken und Beteiligungen 14 Wasserkraftwerke, 6 Windparks, 1 Brennstoffzelle ewz.solarstrombörse rund 300 Solaranlagen (seit Gründung 1997) Energiedienstleistungen Telecom Personal t CO 2 eingespart Haushalte und Unternehmen angeschlossen Mitarbeitende Folie 2 von 20

3 Unsere Produkte und Dienstleistungen. Strom-/Serviceleistungen. Stromlieferung vom Kraftwerk bis zur Steckdose, Verteilnetze ZH und GR Stromprodukte Energieberatung Energiedaten- und Rechnungsservices Netzdienstleistungen. höhere Versorgungssicherheit für Unternehmen Anlagen überwachen, Störungen beheben Notstromanlagen Folie 3 von 20

4 Unsere Produkte und Dienstleistungen. Energiedienstleistungen. Wärme, Kälte, Licht, Frischluft und Warmwasser für Wohnbauten und Dienstleistungsgebäude sowie Sportstätten Energie-Contracting: Planung, Bau, Finanzierung, Betrieb sowie Unterhalt von ökologisch und ökonomisch sinnvollen Energieanlagen Telecom. Bau des Breitbandnetzes ewz.zürinet Glasfaserverbindungen für Unternehmen, individuell angepasst auf ihre Bedürfnisse Folie 4 von 20

5 Ausgangslage des Projekts aktive Verträge mit 200 Vertragseignern Vertragsmanagement je nach Organisationseinheit und Vertragsart unterschiedlich organisiert Dokumentenverwaltung in den einzelnen Vertragsphasen mit unterschiedlichen Systemen Erstellung primär mit Office und Fileserver Fabasoft als Archivsystem nur für einen Teil der Verträge Vorgänge und Metadaten auch in Geschäftsanwendungen (SAP- CRM, spezielle Fachapplikationen) Prüfung und Genehmigung auf Papierweg Vertragsüberwachung mit Excel-Listen Aufbewahrung der Papieroriginale trotz vorhandenem zentralen Papierarchiv vielfach am Arbeitsplatz der Dossiereigner Folie 5 von 20

6 Projektziele. Ablösung Fabasoft-Archivsystem durch ELO 1) Gesamter Lebenszyklus von Verträgen wird bei allen Vertragsarten in ELO verwaltet Klare und zweckmässige Dokumentations- und Archivierungsregeln (ohne adm. Mehraufwand) Anforderungen internes Kontrollsystem erfüllen 1) ELO ist als stadtweites Produkt in der ECM-Strategie von ewz als DMS gesetzt Folie 6 von 20

7 Lifecycle-Management mit ELOenterprise. Revisionssichere Archivierung gemäss gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Initialisierung Vertragsdossier erstellen Vertragsentwurf erstellen (mit Templates) und relevante Zusatzdokumente ins Dossier aufnehmen (Korrespondenz, s etc.) Archivierung Verhandlung Vertragsverhältnis auflösen / verlängern / neu verhandeln Vertragsstatus ändern Beendigung Abschluss und Genehmigung Vereinbarte Leistungen erbringen Fristen überwachen (Verlängerung, Neuverhandlung, Kündigung) Erfüllung und Überwachung Prüfung und Genehmigung mit elektr. Workflow Vertragsunterzeichnung Scanning der unterzeichneten Originale im zentralen Scan- Center Ablage der Scans in ELO Archivierung Papieroriginale Folie 7 von 20

8 Zusatzfunktionen ewz. Mit unserem Partner Advellence AG haben wir folgende Zusatzfunktionen realisiert: Universell konfigurierbare Reporting-Lösung integriert in ELO auf Basis MS Reporting Services Vertragspartner-Tool für Multiselektion von mehreren Vertragspartnern Vererbung von Metadaten (Dossier zum Dokument) Statusabhängige Verschärfung von Plichtfeldern Schnittstelle zu Fachanwendung für automatisierten Import von Metadaten und gescannten Dokumenten Folie 8 von 20

9 Benefit ELO-Vertragsverwaltung. Business IT Transparenz über gesamten ewz- Vertragsbestand Einfach bedienbares System mit guter Integration in MS-Welt Verkürzte Recherchezeiten mit schneller Suchfunktion (Volltext und Metadaten) Kürzere Durchlaufzeiten für Prüfung und Genehmigung Weniger Medien- und Systembrüche Automatisierte Vertragsüberwachung (Wiedervorlage und Reporting) Wesentlich tiefere Lizenz- und Wartungskosten ggü. Fabasoft Beherrschbare Technologie (ELO ist nicht Rocket Science ) Einheitliche und zentrale Datenverwaltung vereinfacht Ausbau und Automatisierung Folie 9 von 20

10 Lessons learned. ELO-Vertragsmanagement ist seit April 2012 in Betrieb: Prozess muss durchgesetzt werden (gute Kommunikation auf allen Ebenen) Unterstützung Top-Management notwendig Konsequente Standardisierung statt massgeschneiderte Sonderlösungen für einzelne Anwendergruppen Datenqualität ist für Suche und Reporting entscheidend > unbedingt Qualitätssicherungprozess etablieren Schulung und Poweruser-Konzept bewährt sich Berechtigungskonzept einfach halten Folie 10 von 20

11 Ausblick. Erweiterung um weitere Dokumentenbestände Integration mit anderen ECM- Plattformen und Businessanwendungen SharePoint (ELO4Sharepoint) SAP Erfüllung von wachsenden Mobilitätsbedürfnissen (ELO Mobile) Folie 11 von 20

12 ELO-Benutzeroberfläche. Archivstruktur nach Prozesslandkarte ewz Folie 12 von 20

13 Verschlagwortung (Metadaten) Vertrag. Folie 13 von 20

14 Genehmigungsworkflow mit -Notifikation. ELO-Linkdatei für Sprung zum Vertrag Folie 14 von 20

15 ELO-Reporting - Technische Lösung. Baum 01 Sup 02 Ener ELO-Client Vorschaufenster (HTML) Report Client Web-Client Reporting Service Report Client Report Builder Einbettung Webserver IIS ELO-Server SQL-Reporting Service 2x täglich: Mittags um Uhr Nachts um 2.00 Uhr. View ELO-Dokumentablage (Dokumente) ELO-Tabelle ELO-Datenbank (Metadaten) SSIS Kopierjob, Lesender Zugriff, z.b. über Linked Server Dossier View Vertrag Aufbereitung Reporting-Datenbank (MS SQL-Server) Folie 15 von 20

16 ELO-Reporting. Folie 16 von 20

17 ELO-Reporting. Ordnerauswahl bestimmt Datenbereich für das Reporting 2 1 Link zum Aufruf der der verfügbaren Reports Folie 17 von 20

18 Je nach Report können weitere benutzerspezische Filter gesetzt werden Report generieren 3 4 Folie 18 von 20

19 Seitensprung vowärts, zurück, erste Seite, letzte Seite Textsuche innerhalb des Reports Export nach Excel, CSV, Word, PDF und anderen Datenformaten Folie 19 von 20

20 Kontakt. Christian Würmli Funktion: Senior Projektleiter IT Arbeitsort: Tramstrasse Zürich Telefon: Mobile: Kontakt zu unserem ELO-Partner: Advellence Solutions AG Ansprechpartner Patrick Schäublin Telefon: Web: Folie 20 von 20