Best Practice. AX4 Open. Do IT yourself IT-Lösungen eigenständig und schnell gestalten. Version: 08/2015

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1 Best Practice AX4 Open Version: 08/2015 Do IT yourself IT-Lösungen eigenständig und schnell gestalten AXIT GmbH. A Siemens Company. Nachtweideweg Frankenthal.

2 Inhalt Einleitung...3 Business Case...4 Best Practice Beschreibung...4 Umfang der Lösung...4 Besonders empfehlenswerte Funktionen...5 Anwendungsbeispiele...5 Vorteile...6 Erfolgsfaktoren für die Umsetzung die Best Practice Methodik...6 Liste der Funktionen zu diesem Best Practice...7 Best Practice AX4 Open 2

3 Einleitung Logistikprozesse müssen aufgrund der Markterfordernisse flexibler, schneller und agiler laufen das gilt auch für die IT in der Logistik. Die Anforderung an die Umsetzung von Logistik-IT Projekten, hat sich drastisch geändert: Unternehmen wollen und können sich keine teuren, langen und komplexen IT- Projekte mehr leisten, wenn sie der Dynamik des Marktes Rechnung tragen wollen. Daher ändert sich auch der Stellenwert der IT in der Logistik deutlich: Unternehmen erwarten, dass die IT sich von der reinen Anwendung zu einem Treiber von Innovationen entwickelt. Damit beeinflusst sie den Erfolg eines Unternehmens am Markt und erfährt einen immer höheren Stellenwert. Flexibilität, Schnelligkeit und Innovation sind Hauptanforderungen an IT-Systeme. Daher folgen moderne IT-Projekte heute anderen Anforderungen als in der Vergangenheit: Unabhängigkeit vom Softwarehersteller: Änderungen müssen mithilfe geeigneter IT-Tools direkt durch den Kunden umsetzbar sein. Somit wird der klassische Prozess im Anforderungsmanagement drastisch verkürzt und beschleunigt. Flexibles und einfaches Customizing vor Ort: Anforderungen, die sich im Rahmen eines definierten Standards bewegen, sollen dort umgesetzt werden, wo sie entstehen: vor Ort beim Kunden. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter Änderungen an Masken und Workflows direkt im Meeting mit dem Anforderungs-Geber umsetzen. IT-Projekte müssen agil genug sein... um Änderungen von Anforderungen, die während des Projektes entstehen, aufzunehmen. Die starre Abarbeitung langer Pflichtenhefte wird ersetzt durch rapid Prototyping. Schlanke IT Budgets: IT-Projekte müssen sich innerhalb weniger Monate amortisieren. Bei großen Projekten sollten daher bereits einzelne gelieferte Teilbereiche nutzbare Vorteile bieten. Dies reduziert das Risiko deutlich. Standardisierung durch Modularisierung: Hierbei geht es darum, Stabilität (Standardisierung) und Agilität (Modularisierung) in einer IT-Lösung miteinander zu kombinieren. Durch die Aufspaltung von Prozessen in modulare, flexibel miteinander kombinierbare Bausteine schafft die IT-Lösung die notwendige Agilität, um auf kurzfristige Änderungen, bedingt durch zunehmende Volatilität und Dynamisierung zu reagieren. Teamplay zwischen Business und IT: IT Tools sollen so einfach zu handhaben sein, dass Teilnehmer des Business Lösungen konfigurieren können, ohne hierzu umfassende Programmierkenntnis zu besitzen. Dies reduziert Kommunikationsschnittstellen im Anforderungsmanagement und damit Risiken Best Practice AX4 Open 3

4 Business Case Best Practice Beschreibung Das Best Practice, um die o.g. Anforderungen zu erfüllen, heißt AX4 Open. Es liefert Unternehmen einen Tool-Baukasten, um IT-Lösungen zum Management einer Lieferkette flexibel selbst zu gestalten. AX4 Open ist eine Umgebung zur Produktion individueller Web-Applikationen. Nutzer sind Logistikdienstleister wie auch Verlader, die hierüber bestehende Lösungen verwalten, ändern, kopieren und anpassen sowie komplett neue Lösungen aufsetzen. Umfang der Lösung Eine ausführliche Liste der Funktionen finden Sie auf Seite 7. Stammdaten-Management Administration & Usermanagement Hinterlegung von Nummernkreisen und verschiedener Stammdatentabelle für Berechnungen oder zur Ergänzung von Daten, z.b. Laufzeittabelle, Verpackungen, Gewichte, Frachtpreise... Konfiguration von Workflows Definition der Beteiligten mit ihren Rollen und Funktionen sowie von Verknüpfungen untereinander Supply Chain Event Management Open Notification Konfiguration von User-Interfaces Einbindung von Logo und Farben Generierung und Pflege von Erfassungsmasken via drag & drop sowie Übersichten Konfiguration von Tracking-Ampelfarben Konfiguration von Dokumenten Design und Pflege von Barcodelabels, Standard-Dokumenten wie z.b. Lieferschein, Sendungsdokument, Ladeliste sowie individueller Druckdokumenten Skriptsprache Slang: Nutzung von JavaScript zur Implementierung von individuellen Zusatzfunktionen Velocity: Nutzung von Velocity zur Implementierung individueller PDF Druckdokumente Integrations-Tools Monitoring sowohl der Webservice Verbindungen als auch der EDI Übertragungen. Zugriff auf die EDI Daten vor und nach Konvertierung Umgebung für Demo / Test / Migration Konfigurationen erfolgen in separater Demo-Umgebung Deployment Tool zur initialen Übertragung kompletter Lösungen zwischen Demo-Umgebung und Produktiv-System Transfer-Tools unterstützen die Migration Demo-Umgebung und Produktiv-System Change Logs dokumentieren Änderungen Best Practice AX4 Open 4

5 Besonders empfehlenswerte Funktionen Skript-Designer: Mit dem Skript Designer können mittels einer grafischen Oberfläche Algorithmen designt werden. Der notwendige Quellcode wird dabei automatisch im Hintergrund generiert. Darüber hinaus hat der Nutzer einen besseren Überblick über die Funktion des implementierten Codes. Freedom of Design: Mit einer grafischen Oberfläche können Erfassungsmasken individualisiert werden. Im Stile What you see is what you get gestaltet der User die Erfassungsmasken passgenau für seine Anwender. Open Form: Mit dem Tool Open Form können Dokumenten-unabhängig Erfassungsmasken definiert werden. Dies ermöglicht neue Dimensionen in der Flexibilität. (siehe AX4info Open Form ) Open Notification: Das Tool Open Notification ermöglicht die Slang-basierte Erstellung von Benachrichtigungen mit frei definierbaren Auslösern und Empfängerkreisen. (siehe AX4info Open Notification ) Anwendungsbeispiele Roll Out Ein Logistikdienstleister nutzt AX4 als Portal zur Sendungserfassung für seine kleinen und mittleren Kunden. Mit AX4 Open kann jeder Niederlassung oder auch der Vertriebsmitarbeiter vor Ort neue Kunden anlegen. Ein Verlader nutzt AX4 als Portal, um Sendungen an seine verschiedenen Spediteure zu übermitteln. Für einen weiteren Standort will der die Lösung aufschalten. Er legt dazu selbst den neuen Standort an, kopiert die bestehende Lösung für ihn und schaltet die existierende Spediteure für diesen Standort frei. Neu hinzukommende Spediteure können ebenfalls selbst durch das Unternehmen angelegt werden. Gleiche Roll Out Möglichkeiten gibt es für Unternehmen, die AX4 in der Beschaffung einsetzen, um von ihren Lieferanten Lieferavise und Abholsendungen zu erhalten. Auch hier kann das Unternehmen mit AX4 Open selbst neue Lieferanten anlegen und freischalten. Die Erstellung eines neuen Lieferanten-Accounts dauert wenige Minuten. Pflege von Dokumenten Individuelle Dokumente wie z.b. Speditionsaufträge, Ladelisten oder Barcodelabels können durch den Kunden eigenständig gepflegt werden, z.b. indem Felder hinzugefügt oder entfernt werden oder auch die Anordnung bestehender Informationen geändert wird. Best Practice AX4 Open 5

6 Multiplikation von Lösungen und Anpassung für neue Bedarfe Ein Logistikdienstleister nutzt AX4, um seinen Kunden hierüber Zugang zu den Trackinginformationen ihrer Sendungen zu geben. Ein großer Kunde hat hierbei ergänzende Wünsche zur Darstellung der Trackingdaten und zu erweiterten Suchfunktionen. Er benötigt zudem einen regelmäßigen Trackingreport. Der Logistikdienstleister erstellt von der bestehenden Lösung eine Kopie und erweitert diese um die Kundenanforderungen. Er kann dies gemeinsam mit dem Kunden vor Ort umsetzen, um dem Kunden direkt zu zeigen, wie die von ihm gewünschten Änderungen aussehen würden. Der Logistikdienstleister kann hierzu die komplette Lösung kopieren oder auch nur bestimmte Teilbereiche. Dies ist insbesondere für Logistikdienstleister interessant, da diese IT-Lösungen für viele verschiedene Kunden bereitstellen, die sie einfach verwalten und multiplizieren können. Das Kopieren einer Lösung dauert wenige Minuten. Über die Demoumgebung können Änderungen zunächst getestet werden. Vorteile Zeitgewinn von bis zu 80% bei der Umsetzung von Projekten durch Multiplizierbarkeit, Umsetzung von Änderungen vor Ort, weniger Kommunikationsschnittstellen Qualitätsgewinn: Vermeidung von Missverständnissen bzgl. der umzusetzenden Lösung durch Online-Konfiguration Roll Out auf Knopfdruck: Anlegen neuer Beteiligter innerhalb weniger Minuten ROI von IT Projekten innerhalb weniger Monate Risikoreduzierung durch kürzere, flexiblere und agilere IT Projekte Kennzahlen: - Anlegen eines neuen Teilnehmers im Web: ab 5 Minuten - Änderung eines Feldes: ab 1 Minute - Erstellung einer neuen Lösung: ab 2 Tage 3 Wochen Erfolgsfaktoren für die Umsetzung die Best Practice Methodik AX4 Open löst in vielen Unternehmen individuelle Insellösungen durch einen standardisierten und einheitlichen Prozess ab. Hierbei gibt es zwei wesentliche Möglichkeiten, den Kunden an AX4 Open heranzuführen: Das Projektteam von AXIT implementiert das Kundenprojekt mit AX4 Open. Die Übergabe der fertigen Lösung an den Kunden wird mit Trainings (AX4 Academy) flankiert. Zukünftige Änderungen an der Lösung erfolgen dann durch den Kunden selbst. Nach einer vorherigen Analyse des Prozesses und der zu integrierenden Beteiligten wird ein Prototyp der benötigten Lösung mit AX4 Open erstellt. Dieser Prototyp wird dann in einem Workshop mit dem Kunden nach seinen Anforderungen maßgeschneidert weiter konfiguriert. In diesem Fall ist der Kunde von Beginn an in die Entstehung seiner Lösung eingebunden. In beiden Fällen begleiten Trainings der AX4 Academy die Übergabe von AX4 Open Know-how an den Kunden. Best Practice AX4 Open 6

7 Liste der Funktionen zu diesem Best Practice Abb.: Best Practice Modulbaukasten Administration / Management Partner Management Verwaltung der in AX4 hinterlegten Gruppen und Unternehmen User Management Einrichtung und Verwaltung von AX4 Usern Universelle Stammdaten Adressbücher Nummernkreise Konfiguration Workflow Rolle & Funktion Verknüpfungen SCEM Open Notification Pflege von Dictionaries (Inhalte von Drop-down-Feldern) und Hinterlegung verschiedener Stammdatentabellen für Berechnungen oder zur Ergänzung von Daten. z.b. - Laufzeittabelle - Verpackungen - Gewichte - Frachtpreise Hinterlegung und Verwaltung der in AX4 hinterlegten Adressenbücher (Import/Export) Definition und Verwaltung von Nummernkreisen wie z.b.: - Barcodenummernkreise - Speditionsnummernkreise Definition der Beteiligten mit ihren Rollen und Funktionen Definition von Verknüpfungen zwischen Beteiligten Supply Chain Event Management: Definition von Regeln und automatischen Benachrichtigungen bei Regelüberschreitungen Slang-basierte Erstellung von Benachrichtigungen mit frei definierbaren Auslösern und Empfängerkreisen (siehe AX4info Open Notification ) Best Practice AX4 Open 7

8 Konfiguration User Interface Logo & Farben Erfassungsmasken Übersichten Trackingfarben Willkommensseite Freedom of Design Open Form Zur Wahrung der eigenen CI können Sie Firmen-Logos und Farben entsprechend anpassen Individuelle Anpassung der Erfassungsmaske per drag & drop (siehe Freedom of Design ) Individuelle Anpassung der Übersichtsmasken und Tabs Definition Status/Grund-Kombination und Zuordnung einer Trackingfarbe zur Anzeige in den Übersichtsmasken Konfiguration der Begrüßungsseite nach Login (siehe Skriptsprache ) Grafische Oberfläche zur individuellen Gestaltung von Erfassungsmasken für User nach dem Prinzip What you see is what you get Neue Dimension der Flexibilität (siehe AX4info Open Form ) - Definition von Dokumenten-unabhängigen Erfassungsmasken Konfiguration Dokumente Barcodelabel Design und Pflege von Barcodelabels Druckdokumente Standard Design und Pflege von Standard-Dokumenten wie z.b. - Lieferschein - Sendungsdokument - Ladeliste Druckdokumente Individuell Design und Pflege von individuellen Druckdokumenten (siehe Skriptsprache ) Skriptsprache Skript-Designer - Grafische Oberfläche zum Designen von Algorithmen - Automatische Generierung des Quellcodes im Hintergrund - Besserer Überblick über die Funktion des implementierten Codes für den User Slang Nutzung von JavaScript zur Implementierung von individuellen Zusatzfunktionen wie bspw. Validierungen, Routings, Laufzeiten oder eigene HTML Ansichten Velocity Nutzung von Velocity zur Implementierung individueller PDF/HTML Druckdokumente Integrations-Tools EDI Monitoring Webservice Monitoring Test & Migration Demo-Umgebung Initiales Deployment Transfer-Tools Change Log Überwachung des Datentransfers über EDI Monitoring. Zugriff auf die EDI Daten vor und nach Konvertierung, mit Möglichkeiten zur erneuten Verarbeitung, Download, Deaktivieren/Reaktivieren von Prozessen. Monitoring von ein- und ausgehenden Webservice Verbindungen Konfigurationen erfolgen in einer separaten Demoumgebung (zum Testen und Validieren der Änderungen vor Freigabe) Deployment Tool zur initialen Übertragung von kompletten Lösungen von Demosystem auf Produktivsystem oder umgekehrt Transfer-Tools unterstützen in der Übertragung von Teil- Konfiguration von Demosystem auf Produktivsystem oder umgekehrt Change Logs dokumentieren Änderungen der Konfigurationen in AX4 Open Best Practice AX4 Open 8

9 Herausgeber AXIT GmbH A Siemens Company Nachtweideweg Frankenthal Tel.: / Fax: / Dieses und andere Best Practices finden Sie unter: Weitere Informationen zur Nutzung der Logistikplattform AX4 können Sie gerne anfordern unter: Best Practice AX4 Open 9

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