MR Konferenz, Nürnberg: Anforderungen an Collaboration in Unternehmen effektiv umsetzen

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1 MR Konferenz, Nürnberg: Anforderungen an Collaboration in Unternehmen effektiv umsetzen

2 SharePoint Anforderungen an Collaboration in Unternehmen effektiv umsetzen Agenda SharePoint im Unternehmen Jungfrau mit Kind??? Gemeinsames Verständnis entwickeln Einsatzgebiete identifizieren Anforderungen ermitteln Lösungsansätze diskutieren Roadmap definieren / Zuständigkeiten festlegen PICA GmbH 2

3 SharePoint im Unternehmen Jungfrau mit Kind??? Warum SharePoint? PICA GmbH 3

4 SharePoint Anforderungen an Collaboration in Unternehmen effektiv umsetzen Agenda SharePoint im Unternehmen Jungfrau mit Kind??? Gemeinsames Verständnis entwickeln Einsatzgebiete identifizieren Anforderungen ermitteln Lösungsansätze diskutieren Roadmap definieren / Zuständigkeiten festlegen PICA GmbH 4

5 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Collaboration im Unternehmen Welche Formen und Arten der Zusammenarbeit gibt es bei uns im Unternehmen? Wie können wir diese unterstützen oder verbessern? Wie können wir Verbesserungspotenziale identifizieren und Erfahrung sammeln? Wo ist der dringendste Handlungsbedarf? Wie können wir hierdurch unseren Wertbeitrag erhöhen? Ein gemeinsames Verständnis für mögliche Einsatzszenarien von SharePoint entwickeln PICA GmbH 5

6 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Anforderungen an Collaboration bewährte Methoden EROS Brainstorming Was muss ich zum Thema Collaboration Eliminieren Reduzieren Optimieren Schaffen? Elevator Pitch Wie erkläre ich den Wertbeitrag in 1 Minute meinem Chef? IT Marketing Wie positioniere ich SharePoint im Unternehmen? Wir sprechen zunächst darüber, was wir machen wollen nicht wie! PICA GmbH 6

7 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln EROS: Eliminieren Reduzieren Optimieren Schaffen Vier wesentliche Fragen zu den wichigsten Parametern von Collaboration Was muss eliminiert oder abgeschafft werden? (rot) Was soll reduziert oder vermindert werden? (gelb) Was sollte optimiert oder verbessert werden? (blau) Was könnte neu geschaffen, entwickelt oder eingeführt werden? (grün) Schreiben Sie bitte zu jeder der vier Kategorien fünf Themen auf ein Kärtchen (10 Min.) Stellen Sie Ihre Themen an der Metaplan-Wand vor (10 Min) PICA GmbH 7

8 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln EROS: Eliminieren Reduzieren Optimieren Schaffen PICA GmbH 8

9 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Reduzieren Zeitaufwand für Ablage Suchaufwand für Informationen Aufwand Veröffentlichungsprozesse Anzahl mehrfacher Dokumente Finden statt Suchen Arbeitskopien mit endloser Gültigkeit Aufwand Informationsaustausch Aufwand für Informationsdarstellung Eliminieren Aufwändige + umständliche Ablage Redundante + inkonsistente Dateien Jeder speichert wohin er will Doppelte Dateien + doppelte Datenhaltung Komplexe Daten-/ Dokumentenstruktur Bisherige Dateiablage Uneinheitliche Versionsverwaltung Prozessbrüche E-R-O-S Optimieren Datenablage vereinfachen Informationsaustausch vereinfachen Angebots-/ Bestellprozess Zentrale Verwaltung der Kundeninformationen Informationsaustausch zwischen Teams Synchronisation : Home/Mobile, Check In/Out Einbeziehung interner Partner Vereinheitlichung Management, im Team Schaffen Kooperation über OE-Grenzen Zusammenführen von Aktivitäten zu Kunden Multidimensionaler Daten-Zugriff statt Hierarchie Zentrales Werkzeug für die IT Projektplattform Vorbereitung Extranet Zentrales Cockpit Meine täglichen Services im SharePoint PICA GmbH 9

10 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Elevator Pitch*: Wie erkläre ich den Wertbeitrag in 1 Minute meinem Chef? 8h am Morgen Sie begegnen am Aufzug Ihrem Chef Er fragt Sie zu Collaboration / SharePoint Kein Small Talk!!! Er möchte wissen, welchen Wertbeitrag dieses Projekt liefert Sie haben nur 1 Minute Zeit für die Fakten! Schreiben Sie Ihre Argumente auf und präsentieren Sie diese (5+1 Min) (*) to pitch: jemandem etwas schmackhaft machen PICA GmbH 10

11 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Wie erkläre ich den Wertbeitrag meinem Chef? MR Konferenz - SharePoint PICA GmbH 11

12 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Wie erkläre ich den Wertbeitrag meinem Chef? MR Konferenz - SharePoint PICA GmbH 12

13 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Wie erkläre ich den Wertbeitrag meinem Chef? 1 Minute für Ihre Karriere - ihr Werbespot! Zeit gewinnen, um sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren Klein starten Erste Erfolge mit Bordmitteln + überschaubarem Projektaufwand Reduktion administrativer Aufwände durch zentrales Informationsmanagement. Annahme: 10 % Einsparung von 2,5 Mio = 250 T p.a. Mehr Effizienz in den Workflows + Prozessen. Annahme: 20 % Einsparung = ca T p. a. Ich bekomme nur die Informationen, die ich auch benötige Informationen finden mich! Alles auf einer Plattform + Transparenz der Daten gültige Versionen, Änderungshistorie, Berechtigungen, keine Duplikate, z Hilft, Informationen schnell + gezielt zu finden Arbeitseffizien PICA GmbH 13

14 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Wie erkläre ich den Wertbeitrag meinem Chef? 1 Minute für Ihre Karriere - ihr Werbespot! 1 Zugang zu den für Sie wichtigen Informationen rot -gelb grün: Transparenz für Aufgaben / Projekte Für Sie aktuelle und wichtige Informationen, ohne Flut Strukturiertes Verbessertes abteilungsübergreifendes Teamwork durch Projektseiten Dokumente können unternehmensweit gefunden werden 1 Zugang zu meinen Infos Schneller / einfacher Ressourcen sparen / vorhandene nutzen Mehr Effizienz durch schnellere Prozesse, Formulare, Ablage Kosteneinsparung durch Vermeidung von Dubletten Compliance durch besseres Ablagesystem Speichern der Dokumente Schnelles Suchen nach Schlagworten Eindeutige Informationen ohne Redundanz Besinnung auf Zusammenarbeit Optimierte Kommunikations- / Informations- Plattform Vielzahl Systeme, Insellösungen Informationen zentralisieren Info zur richtigen Zeit am richtigen Ort: Effizienz Reduzierung Kosten: > effektiveres Arbeiten > Speichervolumen > Papierkosten Effizienteres Arbeiten: > einheitl. Arbeitsweise > Reduzierung auf eine Suchfunktion Einheitliche Oberfläche für Ablage und Zugriff von/auf Informationen Schnelles Auffinden Unmengen von Dateien, unstrukturiert Daten Informationen Ablage? Suche? Infoplattform? Prototyp: Client - Projekt PICA GmbH 14

15 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln IT-Marketing: wie positioniere ich SharePoint im Unternehmen? Projekt-Arbeitsgruppe: gleiche Information für alle in welche Richtung soll die Lösung gehen? Abteilung: in jeder Gruppe der Abteilung MA identifizieren, die aufgeschlossen für Neues sind als Multiplikatoren in die Arbeitsgruppe integrieren Unternehmen: Projektmarketing Elevator Pitch für die Argumente an die Projekt-Mitarbeiter ausarbeiten, abstimmen und kommunizieren Vorstand + Fachbereiche: Quick Wins In der Arbeitsgruppe identifizieren und kommunizieren PICA GmbH 15

16 SharePoint Anforderungen an Collaboration in Unternehmen effektiv umsetzen Agenda SharePoint im Unternehmen Jungfrau mit Kind??? Gemeinsames Verständnis entwickeln Einsatzgebiete identifizieren Anforderungen ermitteln Lösungsansätze diskutieren Roadmap definieren / Zuständigkeiten festlegen PICA GmbH 16

17 Einsatzgebiete identifizieren: Business Szenarien und Prozesse Fokus auf Ihr Kerngeschäft (was?), nicht auf die Technik (wie?) Schritt 1: Themen / Überschriften identifizieren zu den Themen-Clustern aus E-R-O-S Workflows Formulare Suchen Finden Ablage- Struktur Info-Plattform/ -Austausch Projekt- Plattform PICA GmbH 17

18 Einsatzgebiete identifizieren: Business Szenarien und Prozesse Fokus auf Ihr Kerngeschäft (was?), nicht auf die Technik (wie?) Schritt 2: Sammeln Sie relevante Szenarien und Prozesse auf Kärtchen Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse PICA GmbH 18

19 Einsatzgebiete identifizieren: Business Szenarien und Prozesse Projekte Prozesse Analyse & Reporting Dokument- Mgmt Termine / Ress. ToDos Status Projekte Changes Prozess- Dokumentation + Aktualisierung Eskalationsmanagement - Priorisierung - Informationswege - Entscheidungen Angebots- Bestell- Prozess - Angebote einholen + vergleichen - Entscheidungen - Bestellung Reporting / KPI CRM Optimierungs- Potenzial Systemverfügbarkeit -Einrichtungen / Bestand - Netzwerk (WAN) -RZ Berichts-Mgmt -intern -extern EINE Dokumentablage für ALLE Versionierung ALLE arbeiten an EINEM Dokument Endlich eine Suchfunktion Einheitl. + gem. Ablage von Angeboten + Produktinformationen PICA GmbH 19

20 SharePoint Kurze Demo: Workflow + Projekte Projektarbeitsbereich mit Workflow und Beispiel einer Projektplattform 1. Workflow (SharePoint 2007) Formularbasiert: Projekt Statusbericht Ohne Formular: Spezifikation für Partner 2. Projektplattform (SharePoint 2010) Übersicht: alle Projekte mit Kennzahlen Arbeitsbereich: einzelnes Projekt 3. Diskussion PICA GmbH 20

21 SharePoint Anforderungen an Collaboration in Unternehmen effektiv umsetzen Agenda SharePoint im Unternehmen Jungfrau mit Kind??? Gemeinsames Verständnis entwickeln Einsatzgebiete identifizieren Anforderungen ermitteln Lösungsansätze diskutieren Roadmap definieren / Zuständigkeiten festlegen PICA GmbH 21

22 Anforderungen ermitteln: Business Szenarien und Prozesse Fokus auf Ihr Kerngeschäft (was?), nicht auf die Technik (wie?) Schritt 2: Identifizieren Sie die funktionalen Anforderungen durch Detaillierung der Themen in 4 Gruppen, 45 Min, auf Kärtchen Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse PICA GmbH 22

23 Anforderungen ermitteln: Business Szenarien und Prozesse Fokus auf Ihr Kerngeschäft (was?), nicht auf die Technik (wie?) PICA GmbH 23

24 Funktionale Anforderungen Kerngeschäft (Was), nicht Technik (Wie) Analyse + Reporting Dokument- Mgmt Projekte Prozesse Änderungsprozess: Status, Beteiliget, Oberfläche für Übersicht über Weiterleitung der Kategorisierung Systemverfügbarkeit Projekte Aufgaben Keine Doubletten Landkarte, Projektmanagement Structur + Ablage Eindeutige Abläufe Schnelle + einfache DrillDown Konsolidierte Übergeordnetes Verantwortlichkeite Autom. Ablage von Aufbereitung von Anforderungsmanagement verschiedene Versionierung, n + zugeh. Doku + std. Dokumenten Informationen Schnittstelle / Projektstatus Sichten Check-In /-Out Integration Nagios, nach Kunde, Vereinfachung, Verbesserung von gung, Verfall Löschen, Bereini- Touchpaper, Anwendung oder Chrystal Reports / Produkt Work-flows mit Strukturierte Listen Web-/SQL Reports Nachvollziehbare Kunden Intranet Reports Kundenkommunikation Transparenz / Suche Abgrenzung zu TP 1 für Informationen Schnelle + einfache Konsolidierung von Kundeninfos Reporting Veröffentlichung der Ausstiegsszenario? Chonologie Kunde A5-internen Schnittstelle Kunden-/ Orga- Prozesse Touchpaper Cockpit Nachvollziehbarkeit Freigabe Integration Outlook der Prozesse und Berechtigung Managed Folder Entscheidungen Sichtbarkeit Report Center PICA GmbH 24

25 SharePoint Anforderungen an Collaboration in Unternehmen effektiv umsetzen Agenda SharePoint im Unternehmen Jungfrau mit Kind??? Gemeinsames Verständnis entwickeln Einsatzgebiete identifizieren Anforderungen ermitteln Lösungsansätze diskutieren Roadmap definieren / Zuständigkeiten festlegen PICA GmbH 25

26 Lösungsansätze diskutieren: Details zu ausgewählten Themen Prozessbeschreibung mittels Anwendungsfall Beschreibung der Ist-Situation durch Anwendungsfälle = Tätigkeit + Kontext Gruppe einzelner Szenarien, die sich auf ein gemeinsames Ziel des Anwenders fokussieren. Unterscheidung bezüglich der Art der Tätigkeit (Was), des Orts (Wo), der Art der Durchführung (Wie) und des Zeitpunkts (Wann) Szenario = Abfolge von Schritten, Beschreibt Interaktion zwischen Anwender und System Beschreibung von Tätigkeiten und Prozesse zur Abbildung durch IT- Technologien und Software-Lösungen PICA GmbH 26

27 Lösungsansätze diskutieren: Details zu ausgewählten Themen Typische Strukture eines Anwendungsfalls Name und Version Ziel Zusammenfassung was passiert? Beteiligte Vorbedingungen Auslöser Ablauf Nachbedingungen Autor und Datum Anmerkungen Title: Process Management (PRM) Author: Dr. Joachim Hofmann Section Actors Triggers Summary Preconditions Postconditions Description List all participants Business department User / process manager in charge CIO IT managers Help desk Which event initiates the process or when will it be carried out? All major processes need to be documented, starting with a use case to define the process. This enables thorough understanding of the processes steps involved as well as a good basis for communicating, implementing and controlling these processes. The process portfolio, resembling the list and status of all processes, will be the basis for better IT governance. Briefly describe the goal and summarize the process: Since processes are very important to organize and run the business, at least the major processes need to be documented. Within a basic process management (PRM), documentation starts with a use case, which defines and describes each process. Next, the activities listed in the use case need to be detailed and modelled. The data for this modelling should be kept in an Excel table (or a data base table) while for the flow chart Visio may be used, utilizing the shape data from the Excel table. Introducing a status column in Excel, the status of a process activity may be indicated and - via data link - displayed by the colour of the shape in Visio. This status indicator may be used to show, whether the process is really implemented and whether all templates belonging to this step exist and are ready to use. Thus, we have three components: the use case (Word), the model details (Excel) and the flow chart (Visio). For some complex processes it may be necessary to add a further document (the process description in Word) in order to describe the process activities in more detail. Which conditions are necessary before you can start the process? The PRM templates and documents are known and followed by all participating actors All PRM templates are available and up to date The responsible person designing and documenting a process is familiar with the software needed to compile the documents Which conditions are fulfilled after the process? The process is designed and documented using the BrainLAB basic PRM standard The process is implemented according to the design and its status is listed in the process portfolio list The process documents are forwarded to all involved participants and updated, as required. PICA GmbH 27

28 Lösungsansätze diskutieren: Details zu ausgewählten Themen Dateiablage / Dokumentenmanagement Dateiablage / Dokumenten Management Inhaltsquellen und Anzahl der Dokumente (Dokumente, , Software, Produkte, ) Arten der Ablage (Verträge, Freigabe, Dokumentationen, ) Inhaltskategorien (Dokument-Typen) Informations-Workflows Identifikation umzusetzender Workflows Involvierte Systeme und Schnittstellen, Input und Output Auswahl eines Workflows zur Umsetzung als Prototyp in SharePoint PICA GmbH 28

29 SharePoint Anforderungen an Collaboration in Unternehmen effektiv umsetzen Agenda SharePoint im Unternehmen Jungfrau mit Kind??? Gemeinsames Verständnis entwickeln Einsatzgebiete identifizieren Anforderungen ermitteln Lösungsansätze diskutieren Roadmap definieren / Zuständigkeiten festlegen PICA GmbH 29

30 Roadmap definieren: Entscheidungen und nächste Schritte Entscheidung über den Einsatz von SharePoint Entscheidungsvorschlag Implementierung von SharePoint für die identifizierten und diskutierten Anwendungsbereiche Auswahl eines Partner zur Unterstützung bei Konzeption und Implementierung Weiteres Vorgehen Priorisierung der Anwendungsbereiche und Themen Auswahl des Prototyps und der Quick Wins Entscheidungsvorschlag an das Management Bereitstellung von Budget und Ressourcen für das Projekt Verantwortlichen benennen, der Thema koordiniert und treibt!!! PICA GmbH 30

31 Roadmap definieren: Entscheidungen und nächste Schritte Weitere Vorgehensweise Beispiele 1. Bestandsaufnahme Bewertung der bestehenden Lösung 2. Zielstruktur Themen und Kategorien, Taxonometrie Inhaltstypen Einstiegsseite / Cockpit 3. Unternehmensweite Suche Fileshares, Exchange, 4. Dokumenten-Management Ablagestruktur, Arbeitsumgebungen, PICA GmbH 31

32 Roadmap definieren: Entscheidungen und nächste Schritte Weitere Vorgehensweise Beispiele (Fortsetzung) 5. Wissens-Management Listeneinträge (statt Excel), Blogs, Wiki Motivation: Hitliste, Belohnung, Feedback, 6. Zentrale Aufgabenliste Zentrale Liste Personalisierte Aufgaben 7. Veränderungsprozesse Definieren + implementieren PICA GmbH 32

33 SharePoint Anforderungen an Collaboration in Unternehmen effektiv umsetzen Feedbacks und Erfahrungen Abstrakter Einstieg gut! Demo interessant Ditaktik gut Erwartungen erfüllt Effektiv gearbeitet Konkrete Ansatzpunkte Optimistische Einschätzung, Einstieg wichtig! Anforderung : mit SharePoint effizienter werden Gefühl für Lösungen bekommen Vorgehen sehr gut: Inhalte und Technik Spannend, zu ersten Quick-Wins zu kommen Mehrwert?! Richtung passt Erfordert Änderung in userer Arbeitsweise! Einstieg gut nun Fokus wichtig! Interessant und spannend, schnelle Gute Konkretisierung Zusammenarbeit Sehr interessant Akzeptanz stark gestiegen Projekte starten! Nicht-technischer Ansatz gut + richtig; Nutzen im Vordergrund; große Chancen PICA GmbH 33

34 SharePoint Anforderungen an Collaboration in Unternehmen effektiv umsetzen Sind Sie bereit für Collaboration? PICA GmbH 34

35 SharePoint Zusammenarbeit in Unternehmen effektiv umsetzen Sind Sie bereit für Collaboration? PICA GmbH 35

36 Ihr Partner für effektive Lösungen PICA verbessert den Nutzen der Informationstechnologie in Ihrem Unternehmen! Dr. Joachim V. Hofmann Managing Consultant IT-Governance PICA GmbH Fraunhoferstraße 22 D Martinsried Mobil: Fax: PICA GmbH 36