Projekt- und produktorientiertes Controlling in Forschung und Entwicklung. Whitepaper

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1 Projekt- und produktorientiertes Controlling in Forschung und Entwicklung Whitepaper

2 Projekt- und produktorientiertes Controlling in Forschung und Entwicklung Controlling hat in Forschung und Entwicklung in den vergangenen Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen. Dabei sind verschiedene Methoden und Ansätze entwickelt und weiterentwickelt worden. Beginnend bei klassischen Projektcontrolling mit den verschiedenen Evolutionsstufen über Product Costing und seiner Variante Target Costing bis hin zu neueren Entwicklungen wie Lebenszyklusorientiertem Produktcontrolling. Parallel zu dieser Weiterentwicklung haben neben den projekttypischen nicht finanziellen Steuerungsgrößen die finanzorientierten Aspekte zunehmend an Bedeutung gewonnen. Projektcontrolling Das Projektcontrolling ist als Teil des Projektmanagements sozusagen der Urahn des F&E Controlling. Mit ihm wurden neben anderen quantitativen Größen erstmals strukturiert finanzielle Kennzahlen in Forschung und Entwicklung aktiv und strukturiert gesteuert. Kern des finanziellen Projektcontrollings ist ein Budgetorientierter Ansatz mit Fokus auf die unmittelbaren Projektkosten. Mittlerweilte etabliert, ist dieses Projekt(budget)controlling heute aus kaum einer F&E Organisation wegzudenken. Es unterstützt im Zusammenspiel mit Projektfortschrittsanalysen eine operative Steuerung des Projekts und das frühzeitige Erkennen von Planabweichungen. Seit den Anfängen des strukturierten Projektcontrollings sind eine Vielzahl von zusätzlichen Aspekten ergänzt worden. Mit Investitionskostenrechnung, Nutzwertverfahren und anderen wurde das ursprünglich reine Budgetcontrolling erweitert und auch Erlös- und Nutzenelemente einbezogen. Projektcontrolling ist klassisch als Regelkreis zu verstehen: Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist- Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung (DIN 69901) Im Kern ist das Projektcontrolling somit auf die Erreichung eines gesetzten Projektziels ausgerichtet. Es ist daher nach innen in das Projekt hinein gerichtet und auf die Projektlaufzeit begrenzt. Ergänzt wird das Projektcontrolling durch das Programm- oder Projektportfolio- Controlling, das die Vielzahl der Projekte in einem Unternehmen als Gesamtheit betrachtet. Auch hier stehen die Projekte als solche, jedoch diesmal aus der Außensicht im Mittelpunkt. Product Costing Das Product Costing hat mit zunehmendem Wettbewerbs- und Margendruck massiv an Bedeutung gewonnen und ergänzt das Projektcontrolling ideal, indem es das Objekt eines F&E-Projekts das fertige Produkt in den Mittelpunkt stellt. Über den gesamten Lebenszyklus hinweg stellen die Produktkosten (Herstellkosten) bei den meisten Unternehmen einen dominierenden Teil der Gesamtkosten eines Produkts dar und haben damit einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolgsbeitrag eines Produktes für das Unternehmen. Sie stellen in Ihrer Bedeutung daher in den meisten Branchen die Entwicklungskosten (Projektkosten) in den Schatten.

3 Product Costing setzt dabei auf eine detailgenaue Kalkulation des Produktes auf Basis der darin enthaltenen Komponenten. Als bottom up Kalkulationsmethode erlaubt es die Produktkosten im Detail zu analysieren und insbesondere in Bezug auf Kostenoptimierungen auf Teilebasis zu analysieren. Häufig können in F&E Produktkostenoptimierungsprojekte direkt aus den Ergebnissen des Product Costing abgeleitet werden. Mit Engineering to Cost-Ansätzen oder Target Costing können bereits in der Entwicklung von neuen Produkten Markterfordernisse transparent gemacht und deren Adressierung in der Produktentwicklung umgesetzt werden. Product Costing stellt eine wesentliche Brücke zwischen F&E und der späteren Herstellung eines Produkts dar. Das Product Costing ist im Zuge des PLM von großer Bedeutung. Es ermöglicht, das permanente Monitoring des Produktkosteneffekts bei der Anpassung von Produkten und erlaubt so eine Fortschreibung von Produktkalkulationen und die Analyse der Implikationen für das Produkt. Lifecycle Performance Management Mit Lifecycle Performance Management wird F&E Controlling zu einem ganzheitlichen Ansatz weiterentwickelt. Aufbauend auf bestehenden Elementen wie Projektcontrolling, Product Costing und anderen Quellen werden alle (erwarteten) Wertströme eines Produktes über den Lebenszyklus einbezogen. Neben den Kosten von Projekten und Produktherstellung kommen weitere Kostenpositionen wie z.b. Vertriebskosten und produktinduzierte Investitionskosten hinzu und werden um die Erlösseite ergänzt. Entsprechend den verschiedenen Entwicklungsphasen entwickelt sich LPM weiter, wo anfangs nur grobe Zahlen vorhanden sind, werden diese im Verlauf von Entwicklungsprojekten detailliert, wo die weitere Zukunft mit grobem Raster geplant wird, wird im Zeitablauf rollierend detaillierter geplant. Mit LPM rückt zudem das Produkt als solches in den Mittelpunkt des Controllings. Die Daten einzelner Projekte fließen in das Produkt ein, das Produkt wird nicht mehr unter dem Kostenaspekt gesteuert, sondern unter dem Ziel der Optimierung seines Ergebnisbeitrags. Mit seiner Portfoliosicht enthält LPM außerdem Sichten aus dem Programm- und Projektportfolio- Controlling. LPM liefert jedoch nicht nur die Sicht auf Projektportfolios, sondern auch auf das Produktportfolio. Es betrachtet somit die gesamte Produktpalette, und nicht nur den gerade aktuellen Ausschnitt laufender bzw. geplanter Projekte. LPM liefert beginnend ab den ersten Entwicklungsschritten eines Produktes ein Instrument zum kontinuierlichen und sich entwickelnden Controlling nicht nur der Projektkosten, sondern der finanziellen Performance des Produktes - und das mit Blick auf dessen gesamten Lebenszyklus. Was ist neu LPM bricht mit herkömmlichen Strukturen, die entlang von Gesellschaften, Abteilungen, Kostenstellen und anderen Elementen der Aufbauorganisation sowie an den nach Kalenderjahren festgelegten Zeiträumen. Es erlaubt ein Controlling vollständig entlang von Produkten auszurichten. Das umfasst Projekte (die Produkte betreffen) und Portfolios (z.b. Projekt- und produktorientiertes Controlling in Forschung und Entwicklung; 3

4 Produktgruppen, Plattformstrukturen) auf der einen und ein auf den Produktlebenszyklus abgestimmtes Zeitverständnis. In diesem stehen Meilensteine, Gates und Lebenszyklusphasen im Mittelpunkt. Anstelle ein Jahr oder einen Monat zu betrachten, rücken Zeiträume zwischen zwei Gates oder eine spezifizierte Phase des Lebenszyklus in den Fokus. Dies ermöglicht es, Produkte zu aussagekräftigen relativen Zeitpunkten miteinander zu vergleichen und z.b. Stichtage abweichend vom Monatswechsel zu berücksichtigen. Abb.: LPM stellt die Produkt- und Projektlandschaft mit ihren individuellen Zeitabläufen in den Fokus des Controlling. Mit dieser Perspektivenveränderung gelingt es, ein produktorientiertes Controlling aufzubauen, das nicht an Abteilungsgrenzen oder in international verteilten Entwicklungsprojekten an Länder und Gesellschaftsgrenzen aufhört. Während herkömmliche Controllingmethoden auf die betriebswirtschaftliche Optimierung einer Organisation abzielen, unterstützt LPM die Optimierung von Produkten. Selbstverständlich kann LPM andere Controllingmethoden nicht ersetzen, es stellt vielmehr eine Erweiterung des Controllingbaukastens dar, was gerade in Forschung und Entwicklung neue Möglichkeiten für eine frühzeitige betriebswirtschaftliche Optimierung eines Produktes schafft.. LPM ist ganz auf die aus PLM und den in der Entwicklung genutzten Strukturen ausgerichtet. Die Betrachtungslogik läuft Synchron mit den produkt- und projektfokussierten F&E Prozessen. Abb: Durch die Kombination klassischer Controllinginstrumente mit den Objekten aus der Produkt- und PLM Perspektive erreicht LPM eine neue Transparenz des Erfolgsbeitrags von Produkten. Projekt- und produktorientiertes Controlling in Forschung und Entwicklung; 4

5 System- und Datenintegration LPM muss zur effizienten Umsetzung auf bestehende Controllingstrukturen und vor allem auf Daten bestehender Systeme zugreifen. In F&E wird daher auf Projektcontrolling ebenso aufgebaut wie auf Product Costing. Zudem werden Daten aus den verschiedenen operativen Systemen (ERP, Planungssysteme, etc.) integriert, um Doppelerfassungen zu vermeiden und Datenkonsistenz sicherzustellen. Somit bricht LPM zwar mit der Struktur vieler bestehender Controllingsysteme, stellt jedoch auch die Brücke zu diesen her und ergänzt diese sinnvoll. LPM erfordert Softwarelösungen, die den Paradigmenwechsel hin zu Produkt und Lebenszyklus im Mittelpunkt ebenso unterstützen. Daneben ist eine Integration in die System- und Datenlandschaft sowie die unternehmensspezifischen Prozesse für die effiziente und effektive Umsetzung von LPM essentiell. Tideum LPM unterstützt als erste spezialisierte Lösung für dieses Konzept die Umsetzung von LPM in der Praxis. Whitepaper Projekt-und produktorientiertes Controlling in F&E November 2014 Autor: Andreas Hackethal Tideum AG

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