Reorganisation der Informationsinfrastrukturen Erfahrungen am IKMZ der BTU Cottbus

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1 Reorganisation der Informationsinfrastrukturen Erfahrungen am IKMZ der BTU Cottbus HIS-Workshop Reorganisation der hochschulweiten IT- Versorgung Januar 2006 in Hannover Dr. Andreas Degkwitz - Leiter des IKMZ

2 Informationsmanagement Das Thema Informationsmanagement bietet ein breites Diskussionsspektrum das beginnt schon mit der Frage, was unter Informationsmanagement zu verstehen ist. Einerseits wird mit Informationsmanagement der Komplex des IT-Managements bzw. der IT-Strukturen adressiert, andererseits wird damit die Dienste- und Serviceentwicklung der Informationsinfrastrukturbereiche von Bibliothek, Medienund Rechenzentrum sowie der Verwaltungsdatenverarbeitung angesprochen (Dienstleistungsmanagement). Daraus ergeben sich Systementwicklung, Organisationsentwicklung und Serviceentwicklung als (voneinander abhängige) Treiber eines Prozesses, der in starkem Maße durch Einsparungserwartungen und Kostenoptimierung geprägt ist.

3 Allgemeine Problemfelder Die Systeme bilden Nutzeranforderungen und Serviceorganisation nur (sehr) eingeschränkt ab fehlende Akzeptanz Die Nutzeranforderungen sind (zu) heterogen und überfordern Serviceorganisation und Systeme kleinteilige Systemvielfal Die Serviceorganisation entspricht weder den Nutzeranforderungen noch den Systemen geringe Effizienz Rahmenbedingungen: Kommunikations- und Verständigungsprobleme, Kostendruck, eingeschränkte Personalressourcen, fehlende Entscheidungsstrukturen und Verbindlichkeit

4 Ansätze und Ziele Um die Informationsinfrastruktur in einen engen Nachfragekontext de Hochschule zu stellen, muss das IKMZ die Verbindungen zwischen den forschungs-, lehr- und verwaltungsrelevanten Hauptprozessen und den darauf bezogenen Unterstützungsprozessen der Informationsinfrastruktur in den Mittelpunkt seiner Aktivitäten stellen. Daraus ergeben sich folgende Zielsetzungen, die voneinander abhängig sind: Optimierung der Dienste und Services Konsolidierung der IT-Strukturen Re-Design der Organisationsstrukturen

5 Zielgruppen + Kernprozesse Forschende: Versuchsplanung/Informationsrecherchen Verifikation/Falsifikation von Hypothesen Dokumentation von Ergebnissen Ergebnisauswertung Lehrende: Konzeption von Lehrinhalten Produktion von Lehrmaterialien Organisation von Lehrveranstaltung Präsentation/Bereitstellung Vermittlung/Erfolgskontrolle Studierende: Zulassung/Authentifizierung Lehrveranstaltungsteilnahme Informationsrecherchen / Auswertung Text- und Graphikerstellung Prüfung/ Ergebnisbereitstellung

6 Unterstützungsprozesse INFORMATIONS-, KOMMUNIKATIONS- UND MEDIENZENTRUM (IKMZ) Dienstleistungsempfänger - Kunden Professoren, Wissenschaftler, Studierende, Verwaltung, externe Nutzer,... Front-Office Netz- und Sicherheitsdienste Rechen- und Systemleistung Content- und Datamanagement Wissenschaftliche Informationsversorgung Multimedia- Produktion und Publikation Managementund Verwaltungsinformation Innovations-Office Forschungsbereiche

7 Schichtenmodell Multimedia-Produktion und Publikation Wissenschaftliche Informationsversorgung Management- und Verwaltungsinformation Content- und Data-Management Rechen- und Systemleistung Netz- und Sicherheitsdienste

8 Querschnittsbereiche Frontoffice: Stationäre und virtuelle Helpdesk- und Supportfunktionen; interdisziplinär, gestuft nach Spezialisierung Nutzerschnittstelle Innovationsoffice: Einführung neuer Dienste und Services (in Kooperation mit dem Wissenschaftsbereich), Drittmitteleinwerbung, Projekte Entwicklungsschnittstelle Content- und Datamanagement: Interoperabilität von Datenbeständen und Systemen (z. B. ID-Management); Dissemination von Daten und Inhalten (z. B. Content-Management); Vereinheitlichung der Systemausstattungen (z. B. Konsolidierung) organisatorisch-technische Schnittstelle.

9 Allgemeine Lösungsansätze Qualifizierung und Schulung, Investitionsplanung und Kostenmanagement, Organisations- und Personalentwicklung, Evaluation und Qualitätsmanagement, Servicekultur und Wertemanagement.

10 Wertschöpfungsprozess am Beispiel von e-learnung Organisatorische Infrastruktur des Wissenschafts- und Lehrbetriebes (Organisation des Wissenschafts- und Lehrbetriebes, zentrale Lehr- und Lernstrategie, Studiengangorganisation, ) Personalmanagement Motivations-, Anreiz-Mechanismen Medienkompetenzmanagament Integrierte technische Infrastruktur (Basissysteme, elearning-systeme, Verwaltungssysteme, Medientechnik/Hörsäle) Unterstützende Aktivitäten Informations-, Kommunikations- und Medien- Versorgung (Integriertes Informationsmanagement, IKM-Dienstleistungsangebot, Schulung, Training, Weiterentwicklung der elearning-technologien und -Konzepte) Autoren- und Nutzersupport Didaktik-Support Produktions- und Autorensupport Applikations- und Technik-Support Produktund Prozesskonzeption Didaktische und inhaltliche Aufbereitung Marketing, Vertrieb Produktion, Implementation Nutzer- Support (inhaltlich und technisch) Primäre Aktivitäten Rechtemanagement (Beschaffung von externen Inhalten, Materialien und Modulen, Lizenz- und Rechtemanagement) Qualitätsmanagement Unterstützende Aktivitäten

11 Brandenburgische Technische Universität Junge Universität gegründet 1991 als einzige technische Universität im Land Brandenburg ca Studierende Vier Fakultäten, 130 Lehrstühle 24 Studiengänge Über 26% ausländische Studierende aus 78 Nationen Fakultät 1: Naturwissenschaften, Mathematik und Informatik Fakultät 2: Architektur, Bauingenieurwesen und Stadtplanung Fakultät 3: Maschinenbau, Elektrotechnik und Wirtschaftsingenieurwesen Fakultät4: Umweltwissenschaften und Verfahrenstechnik

12 IKMZ-Gebäude Herzstück des IKMZ ist das neue Gebäude, das von dem Architekturbüro Herzog & de Meuron (Basel) im Zeitraum ausgeführt wurde (Gesamtkosten: ca. 30 Mio.). 7 Hochgeschosse und 2 Tiefgeschosse (Nutzfläche von 7630 m²) für rund 700 Arbeitsplätze hat. Im neuen Gebäude befinden sich Bibliothek und Multimediazentrum. Rechenzentrum und Betriebliche Datenverarbeitung sind an zwei verschiedenen Standorten auf dem Campus untergebracht. Alle Teilbereiche des IKMZ sind im neuen IKMZ-Gebäude mit Diensten und Services vertreten stationärer und virtueller Service aus einer Hand.

13 Ziele des IKMZ Mit dem Informations-, Kommunikations- und (IKMZ) der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus (BTU Cottbus) ist Anfang 2004 eine neue zentrale Einrichtung geschaffen worden, in der die bisher getrennten Bereiche Bibliothek, Multimediazentrum, Rechenzentrum und Verwaltungsdatenverarbeitung unter Leitung eines Chief-Information-Officers (CIO) zusammengefasst sind: rund 100 Mitarbeiter, Gesamtbudget ca. 5 Mio. Leitend für den damit begonnenen Prozess der Dienste- und Service integration, mit der sich eine Optimierung der Dienstleistungsangebote und eine höhere Kosteneffizienz der Informationsinfrastruktur de BTU Cottbus als Zielsetzungen verbindet, ist eine Entwicklung, die (bezogen auf dezentral und zentral vorgehaltene ICT-Ressourcen nachhaltig wirksame Synergie- und Vernetzungseffekte der Funktionsbereiche Netz- und Sicherheitsdienste, Rechen- und Systemleistung, wissenschaftliche Literatur- und Informationsversorgung, Multimediaproduktion und Publikation, Management- und Verwaltungsinformationen, Content- und Data-Management, Front-Office un Innovations-Office innerhalb einer Laufzeit von mindestens 5 Jahren vorsieht.

14 Ist-Stand Stand-Übersicht (2005) Bezug und weitere Inbetriebnahme des neuen Gebäudes, Intensive Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsaktivitäten (intern und extern), Führungen Einheitliche Außendarstellung (Flyer, WEB-Seite noch mit Ausnahme des URZ), Hausinterne und externe Schulungen und Fortbildungen, Interdisziplinäre Projekte zu einzelnen Themen (BTU-Account, Ausstattungen im neuen Gebäudes, e-publishing, WEB-CMS etc), Bewirtschaftung eines gemeinsamen Haushalts und der Erstausstattungsmittel sowie gemeinsame Drittmitteleinwerbung. Einheiliche Vertretung der IKM-Versorgung gegenüber der Hochschulleitung, innerhalb der Universität und nach aussen.

15 Bewertung des Ist-Stand Bezug und Inbetriebnahme des neuen Hauses haben mehr Kräfte gebunden als geplant noch immer bestehen Defizite (Klima, Lärmschutz, Drucktechnik etc.). Die (in- und externe) Öffentlichkeitswirksamkeit war hervorragend, aber mit einen hohen Arbeits- und Zeitaufwand verbunden (Führungen, Veranstaltungen). Das projektorientierte Vorgehen zu einzelnen Themen war in der Startphase erfolgreich (und ohne Alternative), gewährleistet aber zu wenig Kommunikatio und Transparenz. Erforderlich ist von daher ein deutlich Mehr an Klarheit und Strukturierung in der Aufteilung von Aufgaben und Verantwortung gerade in den Querschnitts bereichen; hinzu kommt weiterer Qualifizierungs- und Schulungsbedarf. Die finanziellen Rahmenbedingungen bieten geringe bzw. keine Planungssicherheit (Medienetat, Reinvestitionen) durch Drittmittel kann das nicht kompensiert werden.

16 Konkrete Handlungsfelder Innovationsmanagement: BMBF-Projekt (e-learning-integration) als Katalysator für IKMZ-Entwicklung), Dienstleistungsmanagement: Frontoffice (zentraler Anlaufpunkt für Nutzerunterstützung), stationär und virtuell. IT-Management: Content- und Data-Management (Konsolidierung der IT-Strukturen,Vereinheitlichung von Daten bzw. Datenflüssen, Rezentralisierung von Anwendungen und Systemen)

17 Handlungsziele (2006) Bessere Abstimmung und Kommunikation zwischen den IKMZ-Bereichen, Stärkere Ausnutzung der vorhandenen Kapazitäten Potentiale und Ressourcen, Höhere Transparenz der Entwicklungsziele und der Maßnahmen zu ihrer Umsetzung, Höhere Nachfrageorientierung (= engere Zusammenarbeit mit Fakultäten und Verwaltung),

18 Organisatorische Vorkehrungen Einsetzung eines Leitungsgremiums (= IKMZ-Leiter und Leiter der Teilbereiche), das alle 4 bis 6 Wochen zusammentritt. Weitere Herausbildung von Abteilungen und Geschäftsbereichen (Zuordnung von Personen und Verantwortung im Rahmen der Kernaufgaben). Ressort- und Teambildung zu folgenden (neuen) Querschnittsaufgaben (Matrixstruktur):

19 Interdisziplinäre Verantwortung Public-Relations und Budgetplanung: IKMZ-Leiter, Leiterin der Bibliothek Innovationsoffice (in Verb. mit BMBF-Projekt): Leiter des MMZ Projektmanagerin des BMBF-Projekts Frontoffice: Leiter der AG Netze und Kommunikationsdienste, Leiterin des Frontoffice Content- und Datenmanagement: Leiter der Betrieblichen Datenverarbeitung, Leiter der AG Rechen- und Systemleistungen, WEB-CMS-Administrator Konsolidierung der Systeme: Leiter der AG Rechen- und Systemleistungen, Leiter der AG Netze und Kommunikationsdienste

20 Aufgaben der Teams Erarbeitung einer Ziel- und Umsetzungsplanung für 2006 in Abstimmung mit den Aktivitäten des BMBF-Projekts. Umsetzung der Maßnahmen nach Abstimmung in der Leitungsrunde und auf der Basis von Kriterien zur Erfolgskontrolle und zur Nachfrageorientierung. Schulungs- und Qualifizierungskonzepte für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des IKMZ durch hausinterne und externe Schulungen. Erarbeitung von Servicelevelagreements zwischen zentralen Diensteanbietern und (dezentralen) Nutzer- und Zielgruppen Qualitätsmanagement.

21 Resumèe Insgesamt ist die Nachfrage- und Nutzerorientierung der Dienste und Services zu verstärken sowie Abstimmung und Kooperation mit Fakultäten und Verwaltung weiter zu verbessern. Im Zuge der weiteren Aktivitäten des BMBF-Projekts (e- Learning-Integration) wird zur Optimierung der computergestützten Studienorganisation und zur Entwicklung von Service-Level-Agreements beigetragen. Im Ergebnis ist davon auszugehen, dass die bestehende Dienste- und Systemvielfalt einer stärkeren Standardisierung und Vereinheitlichung unterliegt, was unter Aspekten der Kostenoptimierung unerlässlich ist und ggfs. Freiräume für neue Dienste- und Serviceangebote (e-learning, e-science, e-campus) schafft.

22 vielen Dank! Tel.: 0355/ Fax.: 0355/