Fertigstellungsgrad (FGR) EVA (Earned Value Analysis) Projektcontrolling Fertigstellungsgrads EVA Instrument Methoden FGR und EVA IHR VORTEIL

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1 Der Fertigstellungsgrad (FGR) und die EVA (Earned Value Analysis) sind heutzutage wichtige Instrumente des Projektcontrolling! Sie gewährleisten, dass Ihre Projekte nicht aus dem Ruder laufen, Ressourcen und Zeit nicht verschwendet und die Kosten nicht gesprengt werden! Mit der Ermittlung des Fertigstellungsgrads haben Sie stets den aktuellen Stand Ihres Projekts vor Augen und erwarten keine bösen Überraschungen! Darüber hinaus gibt Ihnen die EVA Antworten darauf, wie hoch der Aufwand der erbrachten Leistung ist/sein sollte! Mit unserer Excel-Vorlage erhalten Sie ein Instrument für den umgehenden Einsatz der Methoden FGR und EVA! Sie müssen nur Ihre Projektstruktur festlegen und Ihre Daten eingeben, die Excelvorlage rechnet für Sie und macht Ihnen Ihr Projektcontrolling spielend einfach! IHR VORTEIL Durch den Downloadlink, den Sie nach Erwerb erhalten, wird Ihnen dieses Excel-Tool digital geliefert und ist somit nach dem Kauf direkt einsetzbar!

2 Dies ist nur ein Beispielfall! Hier tragen Sie grundlegende Dinge wie den Projektnamen, die Verantwortlichen und den Start-/Endtermin ein! Als nächstes notieren Sie hier die Meilensteine* und deren geplante Realisierungstermine! INFO *Meilensteine sind bestimmte Ereignisse, die eintreten müssen, bevor das Projekt fortgeführt werden kann! Meist (auch hier) sind sie das Resultat mehrerer Teilaufgaben! Notizen zum geplanten Budget, der Ausgangslage des Projekts und den Zielen können Sie sich hier machen! Dieses Formular gilt es als Erstes auszufüllen! Darin werden wichtige Projektgrunddaten festgehalten! Hier legen Sie die Teilaufgaben fest, die zur Erreichung der Meilensteine durchgeführt werden müssen! Außerdem können Sie die zuständigen Personen notieren! Als Letztes können Sie noch die Risiken benennen, die Sie bei der Realisierung des Projekts sehen! INFO Hier: M1 = Teilaufgaben für Meilenstein 1 usw. Sie können die Teilaufgaben auch hier schon T1, T2 usw. nennen! Dann ist jedoch keine sofortige Zuordnungsmöglichkeit der Teilaufgaben zu den Meilensteinen gegeben!

3 Dies ist nur ein Beispielfall! Das Ausfüllen dieser Tabelle ist die Grundlage für die Ermittlung des Fertigstellungsgrads und der Durchführung der EV- Analyse! Die genaue Vorgehensweise wird in den nächsten zwei Folien erläutert!

4 Vorgehensweise: *Teilaufgaben = Aufgaben des Projekts, die weiter aufgegliedert werden können! In diesem Fallbeispiel werden diese in Arbeitspakete aufgegliedert! **Arbeitspakete = Aufgabenbündel innerhalb des Projekts, die nicht im einzelnen betrachtet werden, jedoch essentiell für die Erfüllung des Projekts sind! Es sind also kleine Projekte, die zur Erfüllung des Hauptprojekts führen! ***Personentage = Anzahl der Tage, die für die Durchführung der Arbeitspakete benötigt werden! Es kommt dabei natürlich auch auf die tägliche Arbeitszeit an! Vorbereitung EV-Analyse Eingabe der relevanten Daten Schritt 1: Erarbeiten Sie Ihre tätigkeits- und objektbezogene Projektstruktur und tragen Sie die Daten in die Tabelle ein! Legen Sie danach fest, ob es sich um Meilensteine, Teilaufgaben* oder um Arbeitspakete** handelt! Klicken Sie dafür auf jedes Feld in der Spalte Art und wählen Sie aus: T = Teilaufgabe A = Arbeitspaket M = Meilenstein Nummerieren Sie danach jede Art für sich durch! Schritt 2: Legen Sie fest, wie oft die einzelnen Arbeitspakete durchgeführt werden müssen! Schritt 3: Bestimmen Sie für jedes Arbeitspaket die Methode der Fertigstellungsgradermittlung! Klicken Sie hierfür auf die einzelnen Zellen der Spalte FGR-Methode und wählen Sie aus: = Wenn das Arbeitspaket startet, wird es sofort als 50%ig fertig gewertet! Wird meist dann angewendet, wenn größere Vorleistungen vor dem Bearbeitungsstart des Arbeitspakets notwendig sind! = Arbeitspaket gilt erst dann als fertig, wenn es auch durchgeführt ist! Wird meist dann angewendet, wenn es sich dabei um eine kurze Bearbeitungszeit handelt! Menge = Bei einer bestimmten Stückmenge gilt das Arbeitspaket als durchgeführt! Sekundär = Hier hängt der Fertigstellungsgrad von der führenden Betrachtungseinheit ab, also von dem Fertigstellungsgrad einer anderen Einheit (=Methode)! Bsp.: Der Fertigstellungsgrad von Design-Review K1-Serie (0-100) ist entscheidend für den des Arbeitspakets 2D-Einzelteilzeichnungen ableiten K1-Serie! Denn dieses kann nur dann begonnen und fortgeführt werden, wenn der Vorgang Design-Review K1-Serie vorher entsprechend durchgeführt wird! Schätzung = Dabei werden Schätzwerte festgelegt! Ist nur dann anzuwenden, wenn die anderen Methoden nicht anwendbar sind, da die Werte auf subjektiven Meinungen beruhen und daher unsicher sind! Schritt 4: Legen Sie den Planaufwand für jede Einzeltätigkeit des Arbeitspakets und den des ganzen Arbeitspakets fest! Rechnen Sie dafür mit Personentagen***! Nach Eingabe der Daten ergibt sich der Prozentanteil jedes Arbeitspakets am ganzen Projektplanaufwand! WEITERE INFOS ZU DEN EINZELNEN METHODEN FINDEN SIE IM REGISTERBLATT FGR-Arten und auf Folie 13!

5 Durchführung EV-Analyse Schritt 5: Tragen Sie hier jeweils den Fertigstellungsgrad ein, der sich für jedes Arbeitspaket beim Meilenstein 1 ergibt! Diesen können Sie in den zuständigen Abteilungen / bei den zuständigen Personen erfragen! Im Beispielfall wäre A1 bis A9 relevant! Schritt 6: Hier ergeben sich nach vorheriger Eingabe aller Daten die kumulierten IST-Fertigstellungsgrade! Dafür wird der Prozentanteil jedes Arbeitspakets am ganzen Projektplanaufwand beim Meilenstein 1 mit Berücksichtigung des jetzigen Durchführungsstands addiert! Am Ende der Spalte erhalten Sie die Aussage, wie weit Ihr Projekt ist. Im Beispielfall: Das Projekt ist zu 15% durchgeführt! Schritt 7: Tragen Sie den Aufwand pro Arbeitspaket bei jetzigem Fertigstellungsgrad ein, der sich beim Meilenstein 1 ergibt! BEACHTE: Möglichkeit 1: wenn Planaufwand > IST-Aufwand : Sehr gut! Die Realisierung des Arbeitspakets hat weniger Aufwand verursacht (also weniger gedauert) als geplant! Möglichkeit 2: wenn Planaufwand = IST-Aufwand : Gut! Der geplante und tatsächliche Aufwand sind gleich! wenn Planaufwand < IST-Aufwand : Schlecht! Sie haben mit weniger Aufwand gerechnet als tatsächlich angefallen ist! Schritt 8: Es errechnet sich automatisch der SOLL-Aufwand pro Arbeitspaket! Liegt der IST-Aufwand über dem SOLL-Aufwand, sind Maßnahmen vorzunehmen! Denn unter Berücksichtigung des Fertigstellungsgrades liegt der Aufwand (und damit die Kosten) somit höher als geplant! Es gilt also, die Kostenabweichung auszugleichen! Der SOLL-Aufwand stellt dabei den Zielwert des Aufwands jedes Arbeitspakets beim Meilenstein 1 dar! BEACHTE: Auch hier beziehen sich die Werte auf den jetzigen Fertigstellungsgrad der Arbeitspakete! Bsp.: Projektablaufstruktur ermitteln hat einen geplanten Aufwand von einem Personentag (Planaufwand =1)! Dieser Vorgang ist zu 50% fertiggestellt, d.h. der jetzige Aufwand SOLLTE folglich 0,5 Personentage betragen (SOLL-Aufwand = 0,5)! Er beträgt jedoch schon einen Personentag (IST-Aufwand =1)! Es gilt also, diese Leistungsabweichung zu minimieren! Wiederholen Sie Schritt 5 bis 8 für jeden Meilenstein!

6 Dies ist nur ein Beispielfall! Interpretation: Eine Differenz zwischen der P- und S-Kurve weist auf eine Leistungsabweichung hin. Im Beispiel liegt der Sollaufwand fast durchgängig unter dem Planaufwand. da der Fertigstellungsgrad jeweils geringer als geplant ist. Eine Differenz zwischen der I- und S-Kurve weist auf eine Kostenabweichung hin. Unter Berücksichtigung des Fertigstellungsgrades liegt der Aufwand (und damit die Kosten) höher, als dieser geplant wurde. Hier kommt es schließlich zur grafischen Darstellung der Ergebnisse nach Eingabe aller relevanten Daten!

7 Dies ist nur ein Beispielfall! Schließlich erhalten Sie hier eine Zusammenfassung der Ergebnisse der EV- Analyse für jeden Ihrer festgelegten Meilensteine!

8 Zum selbstständigen Ausfüllen! INFO Natürlich können Sie dieses Formular und die folgenden Tabellen nach Ihren Wünschen modifizieren! Beachten Sie dabei jedoch, dass Formeln hinterlegt sind, die es dann entsprechend zu ändern gilt, sonst ist keine korrekte Berechnung möglich! Dieses leere Formular können Sie jetzt mit Ihren unternehmensspezifischen Daten wie beschrieben ausfüllen! Darin werden wichtige Projektgrunddaten festgehalten!

9 Zum selbstständigen Ausfüllen! Das Ausfüllen dieser Tabelle ist die Grundlage für die Ermittlung des Fertigstellungsgrads und der Durchführung der EV- Analyse! Die genaue Vorgehensweise finden Sie auf den Folien 4 und 5!

10 Zum selbstständigen Ausfüllen! Hier kommt es schließlich zur grafischen Darstellung der Ergebnisse nach Eingabe aller relevanten Daten!

11 Zum selbstständigen Ausfüllen! Schließlich erhalten Sie hier eine Zusammenfassung der Ergebnisse der EV- Analyse für jeden Ihrer festgelegten Meilensteine!

12 Näheres über den Fertigstellungsgrad (FGR), die EV-Analyse und weitere Informationen zur Vorgehensweise erhalten Sie hier!

13 Näheres zu den FGR- Methoden finden Sie hier!

14 Nutzungsbedingungen dieser Excel-Datei finden Sie hier!

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