Verpackungsmittelhersteller integriert Web-Shop in ERP

Transkript

1 A N W E N D E R B E R I C H T V E R P A C K U N G S I N D U S T R I E abas-erp abas-eb Verpackungsmittelhersteller integriert Web-Shop in ERP Anwenderbericht Leser GmbH ERP PPS WWS ebusiness

2 Online-Shop im ERP-System verpackt Der Verpackungsmittelhersteller Leser hat seinen Web-Shop auf Basis der ebusiness-lösung der ABAS Software AG realisiert. Durch die Integration in das bereits eingesetzte abas-erp ist damit für Kunden und Außendienst die Online-Bestellung und -Preisermittlung sehr einfach geworden. Leser konnte so seine organisatorischen Abläufe erheblich straffen und Neukunden gewinnen. Wir gewinnen nun direkt über das Web neue Kunden. Jürgen Leiser, IT-Leiter Mitte letzten Jahres haben wir uns entschlossen, unseren Internet-Auftritt komplett zu überarbeiten. Wichtigstes Ziel war dabei, einen Web-Shop aufzubauen, bei dem die Prozesse weitestgehend automatisiert sind und die Qualität des Internet-Auftritts gesteigert wird, erläutert Jürgen Leiser, Leiter der IT-Abteilung bei der Leser GmbH. Das Unternehmen mit Sitz im badischen Lahr ist ein führender Hersteller hochwertiger Verpackungen für Uhren, Schmuck, Münzen, Schreibgeräte und Werbeartikel. Zum Kundenkreis zählen vor allem Juweliere, Schreibgerätehersteller, Großhandel und Versandhäuser. Wir haben ein sehr individuelles Preissystem für unsere Kunden. Und diese komplexe Preisfindung müssen wir im Web-System abbilden können, erklärt der IT-Leiter. Seine Mitarbeiterin Roswitha Rylands ergänzt: Wir unterscheiden zum Beispiel nach Lagerware und kundenspezifischen Anfertigungen. Zudem kann es auch auftragsbezogene Rabatte geben oder Sonderkonditionen wie einen Webrabatt für befristete Aktionen.

3 Die Herausforderung dieser vielfältigen Preismodelle war der Hauptgrund, warum es einen solchen Shop von Leser bis letztes Jahr nicht gab. Die Preisfindungsmechanismen sind zwar bereits in der seit 2002 eingesetzten ERP-Lösung abas-erp hinterlegt. Doch die Einbindung dieser Funktion in den Internet-Auftritt scheiterte an dem bis dahin eingesetzten Web-System Openshop. Wir haben das untersucht, erinnert sich Leiser, aber um den Web-Auftritt nach unseren Vorstellungen zu gestalten und zu integrieren, waren wir preislich in der oberen fünfstelligen Region. Da haben wir nein gesagt. Bei einer Integration von Openshop in die ERP-Lösung hätten zudem zwei Systeme parallel gepflegt werden müssen. Wir haben uns dann Ende 2004 entschieden, die ERP-Lösung als federführendes System aufzubauen, erläutert Jürgen Leiser. Dazu kam, dass die ABAS Software AG zu dem Zeitpunkt neue Internet- Tools anbot, die die gewünschten Funktionalitäten enthielten. Erklärte Ziele des neuen Web-Auftrittes waren neben der Prozessautomatisierung die Reduzierung des Pflegeaufwandes, die Erschließung neuer Kundenkreise sowie bestehenden Kunden und dem Außendienst einfache Bestellmöglichkeiten sowie erweiterte Informationen zu Aufträgen und Rechnungen rund um die Uhr zu bieten. Des Weiteren sollte der Web-Auftritt die firmeneigene Corporate Identity widerspiegeln. Der Shop sollte so eingebunden sein, dass der Internet-Besucher nicht bemerkt, dass er die mit einem CMS-System (Content-Management- System) erstellten statischen Webseiten des Firmenauftritts verlässt. Bei vielen Web-Shops baut sich da erst etwas Neues auf, oft noch mit entsprechender Zeitverzögerung. Das wollten wir nicht, erklärt Leiser. Der Nutzer muss in den Shop kommen, ohne die Firmen-Website zu verlassen und immer dieselbe Oberfläche vorfinden. Integration macht Internet-Pflege einfach Mit Unterstützung der ABAS Software AG in Karlsruhe und dem abas-partner SteinhilberSchwehr AG (Niederlassung Freiburg), die bereits abas-erp eingeführt hatte, wurden diese und weitere Anforderungen umgesetzt. Der Internet-Auftritt mit integriertem Web-Shop wurde auf Basis der ebusiness-lösung abas-eb und der CMS-Open-Source-Lösung Typo3 realisiert. Leiser: Da wir bei der abas-business-software bereits linuxorientiert sind und damit sehr gute Erfahrungen gemacht haben, haben wir uns auch beim Content-Management-System für eine Linux-Lösung entschieden. Typo3 besitzt eine hohe Anpassungsfähigkeit und wir können die Softwarepflege selbst betreiben. Die Gestaltung der Webseiten hat eine Agentur übernommen. Gepflegt werden die Inhalte dagegen komplett vom Leser-IT-Team, und das mit minimalem Aufwand, wie Roswitha Rylands berichtet. Zuvor war das sehr aufwändig. Aus Kapazitätsgründen wurden die Arbeiten daher früher an Dienstleister vergeben. Damit hat der Auftritt heute erheblich an Aktualität gewonnen. Sobald eine neue Serie erscheint, ist sie in einer ansprechenden Präsentation auch schon im Internet, so Leiser. Der Automatisierungsgrad ist sehr hoch. Wir wollten kein System, bei dem wir zusätzlich noch jemanden zur Pflege benötigen. Die

4 gesamte IT-Abteilung bei Leser besteht aus drei Personen. Neben Jürgen Leiser und Roswitha Rylands, die das abas-erp-system betreut, kümmert sich Manuele Calabrese um den Internet- Auftritt und die Abstimmung mit der Marketing-Abteilung: EDV und Marketing arbeiten gerade in diesem Bereich sehr eng zusammen, die Tätigkeiten verschmelzen teilweise. Der Einführungsaufwand für die neue Internet-Lösung betrug rund 70 Manntage, im Mai 2005 wurde der Web-Auftritt live geschaltet. Heute kann sich das Team wirklich auf die wertsteigernden Prozesse konzentrieren, erklärt Jürgen Leiser, und ist nicht mehr, wie früher, nur damit beschäftigt, den Auftritt zu aktualisieren. Durch die Integration müssen die Kunden-, Produkt- und Bilddaten nur einmal im ERP-System hinterlegt und gepflegt werden. Hier findet auch die Preisfindung für den Web-Shop statt. Dabei werden die Produkte im Internet unter den Rubriken hinterlegt, unter denen sie auch in abas-erp geführt werden. Spezielle Preisfindung für jeden Kunden Damit ist der Online-Kunde heute in der Lage, bei Leser 24 Stunden pro Tag Verpackungen in den unterschiedlichsten Formen, Farben und Materialien zu bestellen. Eine Suchfunktion erleichtert das schnelle Finden von Produkten. Die Funktion Mein Konto stellt umfangreiche Verwaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. So können unterschiedliche Lieferadressen angelegt und der Status von aktuellen Aufträgen eingesehen werden. Zudem hat der Kunde die Möglichkeit, Bestellungen über den Zeitraum der vergangenen 18 Monate anzuschauen. Roswitha Rylands: Viele Kunden nutzen das gerne und übernehmen einfach ihre letzte Bestellung wieder in den Warenkorb. Bilder der Produkte, und zwar in jeder Farbe extra fotografiert, sind Standard für die Verkleinerungs- und Vergrößerungsansicht. Im nächsten Schritt werden auch Animationen eingebunden, etwa bei Verpackungen mit einem besonderen Öffnungsmechanismus. Der Kunde bekommt zudem vom System den voraussichtlichen Liefertermin angezeigt; spezielle Lieferterminwünsche können vom Kunden eingetragen und dann vom Sachbearbeiter individuell bearbeitet werden. Die zweite Zielgruppe, die von dem Web-Shop profitieren sollte, ist der Außendienst. Der hat bis dahin seine Bestellungen meist gefaxt oder per Post geschickt, erklärt Roswitha Rylands. Dadurch kam es oft zu Fehlern durch schlechte Faxqualität, unvollständige Seiten oder unleserliche Handschrift, und es waren zeitaufwändige Rückfragen notwendig. Eine zusätzliche Anforderung bestand dabei darin, dass der Außendienst-Mitarbeiter seine Kunden suchen kann, ohne auf die Kundendaten anderer Bezirke zugreifen zu müssen. Der Außendienstler kann sich heute in den Web-Shop einloggen und erhält alle Auskünfte zu seinen Kunden. Auch der Gesamtumsatz, den er mit einem Kunden gemacht hat, wird ihm auf Knopfdruck angezeigt. SteinhilberSchwehr entwickelte ein spezielles Tool, welches den Sachbearbeitern ermöglicht, nur die Aufträge einzusehen, für die sie zuständig sind und diese dann in einem Schritt zum Auftrag in abas-erp zu übernehmen. Sicherheitshalber werden alle Aufträge, die im Web eingegeben werden, intern noch kurz geprüft. Beispielsweise kann der Sachbearbeiter entscheiden, ob bei großen Stückzahlen ein Eigenfertigungsauftrag ausgelöst wird. Das System prüft den Status des Kunden, ob z. B. noch Rechnungen offen sind und der Sachbearbeiter erhält einen Hinweis.

5 Zeitersparnis der Sachbearbeiter von über 80 Prozent Heute gibt der Außendienst bereits einen großen Teil der Aufträge selbst über das Internet ein. Damit wurden Zeitaufwand und Fehlerquote erheblich reduziert. Das gilt auch für Aufträge mit wenigen Positionen, die früher oft telefonisch bestellt wurden. Der Wegfall von manuellen Eingaben und telefonischen Rückfragen erzielte in der Startphase bereits etwa 60 Prozent Zeitersparnis. Aktuell sind es über 80 Prozent, bilanziert Leiser. Das Web-Angebot wird von den Mitarbeitern, dem Außendienst und vor allem den Kunden sehr gut angenommen. Wir gewinnen nun direkt über das Web neue Kunden. Zudem können wir damit einen wachsenden Teil der Kunden dazu bewegen, über den Web-Shop zu bestellen. Das hat unsere Erwartungen weit übertroffen. Um auch neue Interessenten zu gewinnen, wurden zusätzlich eine Fundgrube und eine Aktionen-Seite eingerichtet, die die Kunden gerne anklicken. Sie bestellen dann zwar oft doch aus dem Standard-Sortiment, so die Erfahrung von Leiser. Aber es ist ein großer Anreiz für die Kunden, diese Seiten öfter aufzurufen. Daher wird der Web-Auftritt weiter ausgebaut, um noch mehr Neuigkeiten und Sonderaktionen ins Internet zu stellen, zum Beispiel zu jahreszeitenabhängigen Themen wie Ostern, Muttertag oder Weihnachten. Das haben wir bisher vor allem durch Marketing in Printmedien für teures Geld gemacht, sagt Jürgen Leiser. Über das Internet geht das einfacher und schneller und ist somit auch noch kostengünstiger. Ein weiterer Punkt, der bei der Systemauswahl entscheidend war, ist die Mehrsprachigkeit des ebusiness-systems. Wie abas-erp, generiert auch abas-eb die Artikelbezeichnungen, Farben etc. abgeleitet von der deutschen Version automatisch in Englisch, Französisch und Spanisch. Roswitha Rylands: Das ist eine enorme Erleichterung. Und die zunehmende Zahl an Zugriffen aus dem Ausland bestätigt die Bedeutung des mehrsprachigen Auftrittes. Auch die übers Internet gewonnenen Neukunden kommen zu einem guten Teil aus dem Ausland, obwohl der Shop bisher nur in Deutschland beworben wurde. Projektbetreuung: SteinhilberSchwehr AG Produktprofil der abas-business-software Unter der Dachmarke abas-business-software werden die Produkte abas-erp für die Fertigung, abas-trade für Handels- und Dienstleistungsunternehmen und die ebusiness-lösung abas-eb zusammengefasst. Die Mittelstandslösung abas-business-software (ERP, PPS, WWS, ebusiness) ist flexibel, anpassungsfähig und zukunftssicher. Der klare Aufbau des Systems und ausgeklügelte Einführungsstrategien ermöglichen kurze Einführungszeiten und eine reibungslose Integration in die Firmenstruktur. Mit geringem Aufwand lassen sich spezifische Anforderungen integrieren. Neue Funktionen und Technologien fließen mit jedem Update in den Software-Standard mit ein, abas-anwender bleiben so stets auf dem neuesten Stand. Die abas-business-software läuft unter Linux, Unix und Windows. Bereits seit 1995 unterstützt ABAS das Open-Source-Betriebssystem, rund 80% der über abas-installationen basieren auf Linux. Das Leistungsspektrum der abas-business-software umfasst: Verkauf / Auftragswesen / Versand, Einkauf / Bestellwesen, Lagerwesen, Disposition, Logistik, Materialwirtschaft / WWS, Fertigung / PPS, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling, ebusiness,...

6 Firmenportrait ABAS Software AG, Die Kernkompetenz der ABAS Software AG ist die Entwicklung flexibler ERP- und ebusiness-software für mittelständische Unternehmen mit 10 bis über Mitarbeitern. Mehr als Kunden entschieden sich für ABAS als IT-Spezialist und für die integrierte abas-business-software. Aus dem 1980 gegründeten, studentisch geprägten Unternehmen ABAS ist eine Unternehmensgruppe geworden. Bei der ABAS Software AG in Karlsruhe sind rund 90 Mitarbeiter beschäftigt, im Verbund der rund 50 abas-partner weltweit sind ca. 500 Mitarbeiter tätig. Die abas-software-partner betreuen die Kunden vor Ort und bieten Service von der Implementierung über die Hardware- und Netzwerkbetreuung bis hin zu Customizing und Hotline und sorgen für kurze Reaktionszeiten und hohe Servicequalität. ABAS ist international durch Partner in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Ungarn, Polen, Rumänien, Bulgarien, Türkei, der Tschechischen Republik, Frankreich, Italien, Spanien, Saudi-Arabien, Iran, Indonesien, Malaysia, China, Hongkong, Australien, Lateinamerika und in den USA vertreten. Das Partnernetzwerk wird stetig erweitert. Firmenportrait Leser GmbH, Die Leser GmbH wurde 1937 von Fritz Leser in Lahr gegründet und entwickelt und produziert heute mit 150 Mitarbeitern Verpackungen wie Schachteln und Etuis aus Karton, Kunststoff, Holz sowie mit hochwertigen Materialien überzogen. Deko-, Lagerund Vorlagesysteme ergänzen das Produktprogramm. Farben, Dekore, Materialien, Größen, Inneneinrichtungen lassen sich, bei entsprechenden Stückzahlen, dem Kundenwunsch anpassen. Insgesamt werden rund Artikel hergestellt und geliefert, davon ab Lager schon am Tag nach Eingang der Bestellung, falls keine Veredelung mehr vorgenommen werden muss. Weltweit produziert die Gruppe pro Jahr über 70 Mio. Verpackungen. Leser beliefert den Juwelier-Einzelhandel, die Hersteller von Uhren und Schmuck, den Großhandel und Versandhäuser. Mit einer internationalen Außendienstorganisation ist Leser in allen fünf Erdteilen präsent, Produktionsstandorte sind in Deutschland, China und den USA. Leser ist ein inhabergeführtes, unabhängiges Unternehmen und wird heute in vierter Generation von Jochen Leser und Ralf Leser geführt. ABAS Software AG Stand Mai 2006 Änderungen vorbehalten Artikelbezeichnung: Anwenderbericht Leser ABAS Software AG Südendstraße Karlsruhe GERMANY Tel. +49 (0) 7 21 / Fax +49 (0) 7 21 / info@abas.de 2