Globale Projekte - WEB-Konferenzen

Transkript

1 Projektmanagement Technik & Informatik Kurs 1301 (TA.CAS_WB_PMT.1013) Globale Projekte - en Dr. Othmar Baeriswyl Dozent T direkt othmar.baeriswyl@hslu.ch Horw 18. August 2013

2 Mit dem Internet ist die Welt zu einem Dorf geschrumpft. Mitarbeiter, Fachleute rund um den Globus können miteinander kommunizieren, ohne sich zu verschieben. Dienste wie WEB-Conferencing sind wichtige Instrumente für das globale Projektmanagement geworden.

3 Ziele - Sie kennen die Vor- und einer WEB- Konferenz, insbesondere wenn es um eine interkulturelle Teilnehmerschaft geht. - Sie kennen die Einsatzmöglichkeiten einer und können diese situationsadäquat effizient und effektiv einsetzen. - Sie können in adobe connect einen Meeting- Raum einrichten, eine Konferenz organisieren und leiten und als Mitglied aktiv mitwirken. 5, 18. August 2013

4 Agenda Was ist eine? Voraussetzungen und WEB-Meetings in der Dauer Dieser Kurs wird online übertragen. 6, 18. August 2013

5 Was ist eine? Ein zielgerichtetes, organisiertes und geführtes (moderiertes) Treffen in Echtzeit (synchron) über eine web-basierte Kommunikations- Plattform, wobei die Teilnehmer ortsunabhängig (mobil) je nach Funktionalität der Plattform über Ton, Video, Bild wie Text (Chat) miteinander kommunizieren und Materialien austauschen können. Sie benötigen dazu einen Computer mit Mikrofon und Ohrhörer). 7, 18. August 2013

6 -Plattformen (Auszug) - Adobe Connect über SWITCH - Lizenz HSLU - Web-Browser-basiert - Fixe Meeting-Räume mit bis zu 20 Teilnehmer - Vyew - Free - Web-Browser-basiert - Fixe Meeting-Räume mit bis zu 10 Teilnehmern - Registrierung: mindestens der Moderator - Teamviewer - Freeware für privaten Gebrauch - Spontan-Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern - zusätzlich: Fernsteuerung von PC - Registrierung: mindestens der Moderator 8, 18. August 2013

7 Utensilien der Teilnehmer 9, 18. August 2013

8 Kommunikationsmedien- /Dienste im Vergleich Klassenzimmer synchron (zeitgleich) Telefon/VoIP präsent (vor Ort) Sitzungszimmer Stammtisch Videokonferenz WEBinar Cloud Facebook etc. Chat Forum Brief/Fax /sms/mms Newsgroup Video-/Podcast Twitter Blog ortsunabhängig 10, 18. August 2013 asynchron (zeitversetzt)

9 Synchrone Konferenzmedien im Vergleich Telefonkonferenz Videokonferenz Telefonnetz Internet VoIP, Skype WEB-Plattform (Adobe-Connect / vyew etc.) Sprache O I 11, 18. August 2013 Sprache O I Kamera O I Sprache O I Webcam O I Whiteboard O I Präsentation O I Dokumente O I Desktopsharing O I Applicationsharig O I Chat O I Abstimmung O I Test O I

10 Kombinationen von Präsenz- und WEB-Meeting Leitung online Alle online Team präsent Team 1 online Einzelne online Team 2 online Leitung, Gruppe vor Ort 12, 18. August 2013

11 (gegenüber Präsenz-Meeting) 13, 18. August 2013 Ökonomische Einsparung (Zeit, Spesen) Kurzfristige Einberufung (Krisenkommunikation) Einbezug externer Spezialisten (Fachthemen) Mobilität

12 Sitzungen, Eckdaten der Kursteilnehmer Durchschnittliche Sitzungsdauer bis ½ h ½ - 1 h 1h - 2 h >2 h Durchschnittliche Reisezeit pro Weg im Haus bis 30 km bis 1/2h km bis 1h km bis 2h >120km >2h 14, 18. August 2013

13 Reisezeiten nach LU: 1/2h pro 30 km 30k m 60k m 120km

14 Verhältnis Reisekosten - Sitzungskosten Berechnungsbasis: Teilnehmende 5 Stundenansatz intern 100 CHF/h Spesen (pro km) 0.75 CHF/km Totzeiten 0.5 h/sitzung (zu früh anwesend; small talk; verzögerter Beginn) 16, 18. August 2013

15 Reisekostenanteil Berechnungsbasis: Teilnehmende 5 Stundenansatz intern 100 CHF/h Spesen (pro km) 0.75 CHF/km Totzeiten 0.5 h/sitzung (zu früh anwesend; small talk; verzögerter Beginn) 17, 18. August 2013

16 (gegenüber Präsenz-Meeting) Effektivitätseinbussen Kommunikation (Missverständnisse) Technische Probleme (Sitzungsdauer; Abbruch/Verschiebung der Sitzung) Zeitverschiebung 18, 18. August 2013

17 Vier Ohren Modell nach Schulz von Thun Das Beziehungsohr ist eingeschränkt. Persönliche Hürden (Angst, Unsicherheit) schränken die Selbstoffenbarung ein. 19, 18. August 2013

18 Paraverbale und nonverbale Kommunikation verbal (schriftlich, mündlich) paraverbal nonverbal Mimik, Gestik (Körpersprache) Paraverbale und nonverbale Kommunikation kommen weniger zur Geltung. 20, 18. August 2013

19 Der soziale Aspekt Soziale Kommunikation untereinander ist eingeschränkt: kaum Möglichkeiten zum persönlichen Gespräch und zum informellen Austausch (interkulturelle Anpassung) 21, 18. August 2013

20 Zeitverschiebung 24, 18. August 2013

21 Voraussetzungen und 25, 18. August 2013 Web-Meetings ersetzen regelmässige Sitzungen vor Ort nicht! Aber: Diese Meetings sind effektiver und können unter gewissen Voraussetzungen auch effektiver sein, wenn die Teilnehmenden einander kennen.

22 WEB- und/oder Präsenz-Meeting? Quelle % 20% 40% 60% 80% 100% konsequent Internet Mix Präsenz - Interner konsequent Präsenzunterricht Online-Befragung 2011 der Studierenden in Horw: Wie würden Sie sich verhalten, wenn der Unterricht LIVE übertragen wird und Sie ortsunabhängig den Unterricht mitverfolgen und dabei per Text und Ton Fragen stellen und Kommentare abgeben könnten? 26, 18. August 2013

23 Wann WEB-Meetings? - Teilnehmer kennen sich persönlich - Je dezentraler/distanzierter, desto eher WEB- Meetings (aus ökonomischen Gründen) - Geeignet für alle Sitzungen mit bis zu 10 Teilnehmenden - Optimal bei stark strukturierten Sitzungen (Status- Reporting, Informations-Sitzungen) - Kurzfristige Einberufung auch von internationalen Konferenzen möglich (Krisenkommunikation) - Einbezug von Experten (auf internationaler Ebene) 27, 18. August 2013

24 Veranstalter / Moderator - Einladung frühzeitig per verschicken (verbindliche Agenda mit Zielen und Zeitrahmen; Sprachregelung und Übersetzung; Verhaltenshinweise, technische Hinweise; und Notfallnummer; Link zur Plattform) - Hochladen von Sitzungsunterlagen und beim Einsatz von Clouds auf Link hinweisen (Dokumente; ev. Bild, Name und Funktion der Teilnehmenden) - Nur Teilnehmende einladen, die wirklich notwendig sind (Sicherheit) - Drehbuch für jedes Meeting - Krisenszenarios (fehlende Unterlagen; Ausfall der Verbindung; Plattformprobleme): Skype-Namen und Telefonnummer der Teilnehmenden; Koordinaten der technischen Assistenz) - Ev. Teilnehmende vor dem ersten Meeting einzeln schulen (Zeitbedarf: 15 Minuten pro Teilnehmer) Vorbereitung der Sitzung 28, 18. August 2013

25 Veranstalter / Moderator - Technische Infrastruktur einrichten und überprüfen (Abgleich Mikrofon-Level auf möglichst tiefe Einstellung) - Meeting Raum frühzeitig (spätestens 15 Minuten vor Sitzungsbeginn) öffnen, damit sich die Teilnehmer einrichten können - Begrüssung, allfällige technische Probleme lösen - Spielregeln bekanntgeben (keine Handys, Privatgespräche, Nebenbeschäftigungen, etc.) und durchsetzen - Zusammenfassung (Entscheid, Termin, Verantwortlich) pro Agendapunkt - Kurz vor der Sitzung 29, 18. August 2013

26 Veranstalter / Moderator - Begrüssung - Systemcheck - Eigene Natelnummer bekanntgeben - Spielregeln bekanntgeben (keine Handys, Privatgespräche, Nebenbeschäftigungen, etc.) und durchsetzen Eröffnung der Sitzung 30, 18. August 2013

27 Veranstalter / Moderator - Ordnung im Meeting-Raum: Veranstalter / Moderator beginnt, unterbricht und beendet ein Meeting (Pausen nach spätestens 30 Minuten) - freie Diskussion mit max. drei Teilnehmenden realistisch; mehr Teilnehmende erfordern eine straffe Führung - Straffe, aber faire und neutrale Führung durch die Sitzungsleitung - Mit benannten Phasen (Information / Meinungsbildung / Beschlussfassung /Planung der Umsetzung) wissen alle, worum es geht - Zuhören und andere ausreden lassen - Die getroffenen Entscheide protokollieren (ev. über das Whiteboard) Leitung der Sitzung 31, 18. August 2013

28 Veranstalter / Moderator - Spätestens 24 Stunden nach Sitzungsabschluss Protokoll erstellt und an die Teilnehmenden verschickt - Den Meeting-Raum für alle offen halten (Download des Protokolls, Skizzen und Dokumenten) Alternative; Cloud oder Intranet Nach der Sitzung 32, 18. August 2013

29 Teilnehmende - Kenntnis der Sitzungsziele und Vorbereitung - Vorzeitige Auseinandersetzung mit der Plattform - Persönlicher Plattformtest vor dem Meeting (Bildqualität, Tonqualität, Bandbreite; siehe Handout) - Einen geeigneten Rahmen (Raum, Lüftung etc.) schaffen - Frühzeitiges Login (mindestens 5 Min. vor Konferenzbeginn) - Kopfhörer statt Lautsprecher (Signalverzögerungen führen zu Rückkopplungen - Diszipliniertes Verhalten während der Sitzung (die andern ausreden lassen; keine Chats «unter der Gürtellinie») 33, 18. August 2013

30 WEB-Meetings in der : Arbeiten mit adobe connect 36, 18. August 2013

31 Einstellungen 37, 18. August 2013

32 Rollen und Rechte Veranstalter Meetings erstellen und Teilnehmer einladen Meetings eröffnen und schliessen Dateien hochladen und freigeben Eigenen Bildschirm freigeben Berechtigungen und Rollen ändern Gruppenräume eröffnen und schliessen Alle Funktionen der Moderatoren und Teilnehmer Moderator Chatten Dateien freigeben Eigenen Bildschirm freigeben Zeichnen Sprechen 38, 18. August 2013 Teilnehmer Zuhören / Zuschauen Chatten Das Wort verlangen Freigegebene Daten herunterladen

33 Layout (Diskussion) und Pods Layouts Freigabe Diskussion Zusammenarbeit (eigene Kombinationen) 39, 18. August 2013 Pods Hinweise Attendee List Camera and Voice Videotelefonie Chat Dateien Weblinks Abstimmung Fragen und Antworten

34 Layout (Zusammenarbeit) und Pods Layouts Freigabe Diskussion Zusammenarbeit (eigene Kombinationen) 40, 18. August 2013 Pods Hinweise Attendee List Camera and Voice Videotelefonie Chat Dateien Weblinks Abstimmung Fragen und Antworten

35 : Worauf kommt es an? 41, 18. August 2013

36 Sitzungsleitung und Moderation - Er/Sie ist vorbereitet - Er/Sie ist erfahren in effizienter Sitzungsleitung - Er/Sie beherrscht sein Web-Meeting- Werkzeug - Er/Sie kann unter grossem Druck agieren - Er/Sie kennt kulturelle Stolpersteine - Er kann sich währen der Sitzung durchsetzen 42, 18. August 2013

37 Erfolgsfaktoren - Die Teilnehmenden kennen sich persönlich (Nachtessen / gemeinsames Seminar). - Die Teilnehmenden haben sich mit der Kommunikationsplattform auseinander gesetzt. - Die Teilnehmenden kennen die Sitzungsziele und sind vorbereitet. - Die Teilnehmenden sind diszipliniert und lassen die anderen ausreden. 43, 18. August 2013

38 Letzte Tipps - Persönlicher Plattformtest vor Meeting - Audiokanal / Webcam / Plattform - Moderator beginnt, unterbricht und beendet ein Meeting; mehr Teilnehmende: straffe Führung durch Moderator - Achtung Kamera! - Kleidung entspricht Besprechungs- Standard - Körperhaltung - Hintergrundgeräusche / Hintergrund Teilnehmende 44, 18. August 2013

39 Links - Meeting Raum adobe connect - Handout Anleitung adobe connect (pdf) - Präsentation (pdf) - Videocast (vollständige Ausgabe ab 30. August 2013) - 47, 18. August 2013