Änderung der Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen ab dem 1. Oktober 2013 (Gelangensbestätigung)

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1 Änderung der Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Lieferungen ab dem 1. Oktober 2013 () Für die Frage, welche Angaben die enthalten muss bzw. mit welchen anderen Belegen der Nachweis geführt werden kann, wird wie bisher in sogenannte Beförderungsfälle und sogenannte Versendungsfälle unterschieden. Ein Fall der Beförderung liegt vor, wenn entweder der liefernde Unternehmer oder der Abnehmer die Ware selber transportiert. Versenden bedeutet dagegen, dass ein selbstständiger Dritter, z.b. Spediteur, vom liefernden Unternehmer oder vom Abnehmer mit dem Transport beauftragt wird. I. Grundsatz Die Voraussetzungen, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist, müssen nach 17a UStDV eindeutig und leicht nachprüfbar sein. Grundsätzlich ist für alle Transportarten der eindeutige und leicht nachprüfbare Nachweis der Steuerfreiheit nach 17a Abs. 2 UStDV durch 1. ein Doppel der Rechnung und 2. der zu führen. Die Rechnung muss ferner zwingend einen Hinweis auf die Steuerfreiheit der Lieferung enthalten, z.b.: Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nach 6a UStG / Artikel 138 MwStSystRL Tax free intra-community delivery due to Article 138 EU Directive 2006/112/EC Die muss folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift des Abnehmers Menge des Gegenstandes der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug- Identifikationsnummer, wenn der Liefergegenstand ein Fahrzeug ist Bei Beförderung/Versendung durch den liefernden Unternehmer oder Versendung durch den Abnehmer: Ort und Monat des Erhalts des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftsgebiet Bei Beförderung durch den Abnehmer: Ort und Monat des Endes der Beförderung im übrigen Gemeinschaftsgebiet, d.h. in dem Fall muss die Bestätigung im Nachhinein abgegeben werden Ausstellungsdatum der Bestätigung Unterschrift des Abnehmers oder eines Vertreters (z.b. Lagerhalter oder Arbeitnehmer) Hauptniederlassung: Mitglied der Promenadenstraße 1 Fon +49 (0) 2131 / Mail D Neuss Fax +49 (0) 911 / Web

2 Die elektronische Übermittlung ist zulässig. In diesem Fall kann auf die Unterschrift verzichtet werden, wenn erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat, z.b. anhand des verwendeten -Accounts des Abnehmers. Wie die elektronische Archivierung zu erfolgen hat, wird noch in einem gesonderten Anwendungserlass der Finanzverwaltung erläutert werden. Neu ist bei der, dass hierfür nicht zwingend ein Formular zu verwenden ist, sondern eine Mehrheit von Dokumenten mit den genannten Pflichtangaben insgesamt als Nachweisdokument genügt. Ein Formvorschlag (in Deutsch und Englisch) für eine ist diesem Merkblatt als Anlage beigefügt. Die kann als Sammelbestätigung ausgestellt werden, wobei Umsätze aus bis zu einem Quartal zusammengefasst werden können. Allerdings ist in dieser Sammelbestätigung weiterhin jede einzelne Lieferung unter Bezugnahme auf die Rechnungsnummer und Angabe des jeweiligen Monats des Warenerhalts zu dokumentieren. Es empfiehlt sich, die Periode der Sammelbestätigung auf die der eigenen Umsatzsteuer-Voranmeldungsintervalle abzustimmen. II. Alternativen zur bei Versendung durch liefernden Unternehmer oder Abnehmer Neu ist gegenüber der bisherigen Fassung der UStDV, dass nunmehr neben der im Falle der Versendung auch andere Nachweismöglichkeiten ausdrücklich zugelassen werden. Die bekanntesten alternativen Nachweise sind: 1. Versendungsbelege in der Form des handelsrechtlichen Frachtbriefs, wenn sie vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet sind und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Gegenstandes der Lieferung enthalten ist. 2. Insbesondere CMR-Frachtbrief, dabei zwingend erforderlich: Unterzeichnung durch den Auftraggeber des Frachtauftrags im Feld 22 Empfängerunterschrift im Feld 24 als Bestätigung des Erhalts der Ware 3. Spediteursbescheinigung (mit der bisherigen sogenannten weißen Spediteursbescheinigung vergleichbar) mit folgenden Angaben: a) Name und Anschrift des Spediteurs und das Ausstellungsdatum b) Name und Anschrift des liefernden Unternehmers und des Auftraggebers des Transports c) Menge des Gegenstandes der Lieferung und dessen handelsübliche Bezeichnung d) Empfänger des Gegenstands der Lieferung und den Bestimmungsort in der EU e) Monat des Endes der Beförderung f) Unterschrift des Spediteurs g) Versicherung des Spediteurs, dass sich die Geschäftsunterlagen, auf deren Grundlage die Bescheinigung ausgestellt wurde, im Geltungsbereich der EU befinden. Dem Grunde nach entsprechen die o. g. Angaben inhaltlich den Angaben, die für die Anerkennung einer Spediteursbescheinigung bei Ausfuhrlieferungen erforderlich sind. Dieser Beleg kann jedoch nur nach Beendigung der Versendung ausgestellt werden. Dies ergibt sich insbesondere daraus, dass der Zeitpunkt (Monat) anzugeben ist, in dem der Transport geendet hat / Seite 2 von 6

3 Die Spediteursbescheinigung kann elektronisch übermittelt werden. Eine Unterschrift kann daher entfallen, wenn erkennbar ist, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Spediteurs begonnen hat. Bei Beauftragung des Spediteurs durch den Abnehmer sind die Angaben a) bis d) und f) erforderlich. Anstatt der Angabe e) über den Monat des Endes der Beförderung ist eine Versicherung des Spediteurs über die beabsichtigte Verbringung des Gegenstands der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet ausreichend. Darüber hinaus ist ein Nachweis der Bezahlung des Liefergegenstandes von einem Bankkonto des Abnehmers notwendig. Im Falle der Barzahlung ist somit immer die Einholung einer erforderlich. Bei Beauftragung des Spediteurs durch den Abnehmer ist keine elektronische Übermittlung der Spediteursbescheinigung möglich. 4. Bei Einschaltung von Kurierdiensten wird in den Fällen, in denen der Sendungsverlauf elektronisch z.b. mittels Tracking and Tracing überwacht wird, als Nachweisführung die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung sowie ein vom Kurierdienst erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist, anerkannt. 5. Bei Postsendungen, bei denen ein Tracking und Tracing nicht möglich ist, genügt eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Sendung und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung. III. Eigenbeförderung durch den liefernden Unternehmer oder Selbstabholer Wird die Ware durch eigenes Personal ins Ausland gebracht oder durch den Kunden selbst abgeholt, kann der Nachweis für die Erlangung der Steuerbefreiung nur noch durch ein Doppel der Rechnung sowie der geführt werden. Die bisherige Verbringungsversicherung zum Zeitpunkt der Abholung genügt ab dem 1. Oktober 2013 nicht mehr. IV. Nachweisführung in Sonderfällen 1. Gemeinschaftliches Versandverfahren Der Nachweis gilt als erbracht, wenn eine Bestätigung der Abgabestelle vorliegt. Diese wird nach Eingang des Beendigungsnachweises erteilt und entspricht der bisherigen Regelung. 2. Lieferung von verbrauchsteuerpflichtigen Waren Ein Nachweis, dass die Waren in das EU-Bestimmungsland gelangt sind, kann bei der Lieferung von verbrauchsteuerpflichtigen Waren durch die EMCS-Eingangsmeldung erbracht werden. Bei Lieferung von Waren des steuerfreien Verkehrs ist der Nachweis durch Vorlage der dritten Ausfertigung des vereinfachten Begleitdokuments erbracht, das dem zuständigen Hauptzollamt für Zwecke der Verbrauchsteuerentlastung vorzulegen ist. 3. Lieferung von Fahrzeugen Bei Fahrzeugen, für die eine Zulassung für den Straßenverkehr notwendig ist, ist der Nachweis des Gelangens des Fahrzeuges ins EU-Ausland in Abholfällen dann erbracht, wenn die Zulassung auf den Käufer im Bestimmungsland der Lieferung vorgelegt werden kann / Seite 3 von 6

4 V. Fazit der belegmäßigen Nachweispflichten Aus den vorgenannten Ausführungen ergeben sich im Grundsatz die folgenden Nachweispflichten: Eigentransport durch den liefernden Unternehmer Selbstabholung durch den Abnehmer Transport durch vom liefernden Unternehmer oder Abnehmer beauftragten Dritten / Transportunternehmen (z.b. durch Spedition) oder alternative Nachweise Bei Zweifeln an der erfolgten Verbringung der Waren in das EU-Ausland VI. Buchmäßige Nachweispflichten Bitte berücksichtigen Sie, dass sich an den Aufzeichnungspflichten (z.b. die ausländische Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des Abnehmers, qualifizierte Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern erforderlich!) für die Erfüllung des buchmäßigen Nachweises nichts geändert hat. VII. Fazit Mit einer, die alle der unter I. genannten Angaben enthält, kann der erforderliche Belegnachweis für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung in jedem Fall erbracht werden. In Fällen der Versendung sind auch alternative Belegnachweise zulässig. Im Hinblick auf die alternativen Belegnachweise ergeben sich jedoch gegenüber der bisherigen (Übergangs-) Regelung zum Teil Verschärfungen, insbesondere in Abholfällen sowie bei der Nachweisführung per CMR-Frachtbrief. Liegt weder eine noch einer der o.g. alternativen Belegnachweise vor, droht der Verlust der Steuerbefreiung für die innergemeinschaftliche Lieferung. Für Rückfragen und für die Unterstützung im Zusammenhang mit der Umsetzung der neuen Nachweispflichten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte zögern Sie nicht uns anzusprechen / Seite 4 von 6

5 Bestätigung über das Gelangen des Gegenstands einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat () (Name und Anschrift des Abnehmers der innergemeinschaftlichen Lieferung, ggf. -Adresse) Hiermit bestätige ich als Abnehmer, dass ich folgenden Gegenstand/dass folgender Gegenstand einer innergemeinschaftlichen Lieferung (Menge des Gegenstands der Lieferung; bei Sammelbestätigung sind Rechnungs-Nr. sowie Lieferschein-Nr. samt jeweiligem Datum einzeln aufzuführen) (handelsübliche Bezeichnung, bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer; bei Sammelbestätigung sind Rechnungs-Nr. sowie Lieferschein-Nr. samt jeweiligem Datum einzeln aufzuführen) im (Monat des Erhalts des Liefergegenstands im Mitgliedstaat, in den der Liefergegenstand gelangt ist, wenn der liefernde Unternehmer den Liefergegenstand befördert oder versendet hat oder wenn der Abnehmer den Liefergegenstand versendet hat) (Monat des Endes der Beförderung, wenn der Abnehmer den Liefergegenstand selbst befördert hat) in / nach 1) (Mitgliedstaat und Ort, wohin der Liefergegenstand im Rahmen einer Beförderung oder Versendung gelangt ist) erhalten habe / gelangt ist 1). (Datum der Ausstellung der Bestätigung) (Unterschrift des Abnehmers oder seines Vertretungsberechtigten sowie Name des Unterzeichnenden in Druckschrift) 1) Nichtzutreffendes streichen.

6 Certification of the entry of the object of an intra-community supply into another EU Member State (Entry Certificate) (Name and address of the customer of the intra-community supply, if applicable, -address) As to the customer hereby certify my receipt/the entry 1) of the following object of an intra-community supply (Quantity of the object of the supply; in case of accumulative certificate invoice no. and delivery note no. both including date have to be mentioned separately) (standard commercial description in the case of vehicles, including vehicle identification number; in case of accumulative certificate invoice no. and delivery note no. both including date have to be mentioned separately) in (Month the object of the supply was received in the Member State of entry if the supplying trader transported or dispatched the object of the supply or if the customer dispatched the object of the supply) (Month the transportation ended if the customer transported the object of the supply himself or herself) in / at 1) (Member State and place of entry as part of the transport or dispatch of the object) (Date of issue of the certificate) (Signature of the customer or the authorized representative as well as the signatory s name in capitals) 1) Delete as appropriate.

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