astendo EventManager Verwalten und analysieren Sie Veranstaltungen professionell und einfach.

Transkript

1 astendo EventManager VERSION.0 4 Verwalten und analysieren Sie Veranstaltungen professionell und einfach.

2 astendo EventManager - Transparentes Veranstaltungsmanagement Einfaches Handling: Der EventManager setzt auf Adress PLUS, CRM PLUS oder CRM PRO auf und greift auf deren Datenbank zu. Sie planen verschiedene Veranstaltungen? 1 Mit dem EventManager behalten Sie den Überblick. Kategorisieren Sie Veranstaltungen in den Stammdaten, legen Sie Beginn, Ende und Ort 2 der Veranstaltung an und definieren Sie Teilnehmerkontingente oder verschiedene Preiskategorien. Vergeben Sie einen frei konfigurierbaren Status, z. B. in Planung, aktiv oder abgeschlossen, um Ihre Mitarbeiter über den aktuellen Bearbeitungsstand zu informieren. 3 Definieren Sie Aufgaben und legen Sie Aufgabenplanungen für einzelne Veranstaltungen fest. Mit dem integrierten Ressourcen-Management legen Sie fest, welche Ressourcen für welche Aufgaben benötigt werden. Den zeitlichen Überblick über die Verwendung der Ressourcen liefert der Ressourcenkalender. Diagramme veranschaulichen die Datenbestände

3 astendo EventManager Individuelle Einladungen und zufriedene Teilnehmer Einladungen, so individuell wie der Gast, der sie erhält. Mit den Zusatztabellen speichern Sie Informationen, die für die Einladung relevant sind, darunter Anreisezeit oder Sonderwünsche des Gastes. 4 Einladungen und ihre Druckdaten, Einladungsstatus, Zu- und Absagen sind transparent und für die Erstellung von Statistiken auswertbar. Ein Export als cobra Recherche ist ebenso möglich wie eine Weiterverarbeitung als Serienmail oder Serienbrief

4 astendo EventManager Zusatzfunktionen, die Eventplanung erleichtern Nutzen Sie den frei konfigurierbaren Berichtsdesigner und exportieren Sie die Daten nach Excel oder in jedes andere Office-Programm. Verwenden Sie Barcodes 9 oder QR-Codes 10 zur Erfassung von Einladungen und Teilnehmern, oder um deren Status zu ändern. Gestalten Sie Ihren Arbeitsablauf auf diese Weise noch effizienter. Planen Sie Aufgaben und ordnen Sie diese Ihren Mitarbeitern zu. 6 Ordnen Sie jeder Veranstaltung die benötigten Materialien zu. 7 Mit dem astendo EntryManager sind Sie auch unterwegs in der Lage, Ihre Gäste zu empfangen

5 Neuigkeiten ab Version 4.0 Verzeichnisse, Seiten und Sidebar-Elemente anlegen und pflegen der EventManager als Content-Management-System für die webextension Mit dem EventManager können Sie nun in der WebExtension eigene Verzeichnisse erstellen, in denen Ihre Veranstaltungen z.b. themenbezogen veröffentlicht werden können. Jedes Verzeichnis lässt sich indiviudell konfigurieren und mit eigenen Texten, Bildern oder Sidebars gestalten. 11 Windows-Service zum automatischen Download von Anmeldungen Alle Anmeldungen werden in der WebExtension gesammelt und durch den EventManager abgeholt. Wenn Sie das Abholen der Anmeldung automatisiert erledigen wollen, können sie unseren Windows Systemdienst einsetzen. Er lädt in definierbaren Intervallen alle Antworten aus der WebExtension in den EventManager. Getrennte Zusatzdaten verwalten für Begleitpersonen, Vertreter oder Teilnehmerkategorien Sie möchten für das Begleitprogramm Ihrer Veranstaltung getrennt Fragen zur Abholung oder zum Essen stellen, und zwar nur für die Begleitpersonen?! Oder nur Ihren VIPs die Möglichkeit geben einen Parkplatz zu reservieren. Kein Problem - ab sofort können Sie im EventManager unterschiedliche Zusatzdatentabellen anlegen und zwar in Abhängigkeit von der Teilnehmerkategorie, der Personengruppe oder auch des Einladungsstatus. Seiten- und Registerwechsel Strukturieren Sie Ihre Anmeldeseiten in der WebExtension auf unterschiedlichen Seiten und Registern Referenten und Funktionsadressen Veröffentlichen Sie Ihre Referenten und andere Adressen mit Bild und Beschreibungstexten in der WebExtension 11 Fotogalerie zur Veranstaltung Stellen Sie Ihren Teilnehmern direkt nach dem Event spannende Fotos zum Download zur Verfügung Anonyme Feedback-Umfragen Laden Sie Ihre Teilnehmer nach der Veranstaltung zu einem anonymen Feedback ein 5

6 astendo EventManager Statistiken zur Event-Optimierung Sie möchten Ihre Events erfolgreicher machen? Aufschluss über Optimierungsmöglichkeiten geben Ihnen die Zahlen. Mit dem EventManager ist eine umfassende statistische Auswertung möglich. 14 Auf Einladungsebene steht Ihnen eine Rücklaufkontrolle zur Verfügung. Auf Teilnehmerebene prüfen Sie das Gesamtergebnis von Zusagen und Absagen. 15 Die Exportfunktion erlaubt Ihnen uneingeschränkte Weiterverarbeitung der Daten

7 WebExtension Die ideale Ergänzung zum EventManager In Kooperation mit der Internetagentur Löwi & Partner wurde die WebExtension als Zusatzmodul zum EventManager entwickelt. Löwi & Partner installiert das WebExtension Paket und richtet Ihnen eine Ihrem Corporate Design entsprechende Eventwebsite zur An- und Abmeldung Ihrer Teilnehmer ein. Darüber hinaus besteht die Option, einen preisgünstigen Hosting-Service in Anspruch zu nehmen. Was Sie im EventManager einrichten, ist umgehend auf Ihrer Eventwebsite Exportieren Sie Ihre Veranstaltungen mit einem Klick in Ihre Eventwebsite. Stellen Sie dabei Ihre Veranstaltung mit eigenen Texten und Bildern ausführlich dar. Exportieren Sie angelegte Zusatzfragen bequem auf Ihre Eventwebsite und ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern die einfache Eingabe spezieller Buchungswünsche. Bieten Sie Ihren potenziellen Teilnehmern beliebige Dokumente zum Download an und nennen die Event spezifischen Ansprechpartner, stellen Sie den Veranstaltungsort auf Wunsch in einer Google-Map dar. Versenden Sie s 17 an potenzielle Teilnehmer mit direkten Links zum Anmeldeformular 18 oder mit verschlüsselten Buchungsnummern. 19 Verwalten Sie die auf der Eventwebsite generierten Zu- und Absagen zentral im EventManager. 20 Volle Flexibilität beim Versand von Bestätigungen Bestätigen Sie die Anmeldungen automatisch per individuell gestalteter 21 Fügen Sie auf Wunsch eine Termin-Datei oder Dokumente/Bilder im Anhang hinzu

8 WebExtensionPlus Ein Plus für Ihre Kunden Richten Sie nach einer einmaligen Installation beliebig viele Subdomains oder Unterverzeichnisse für Eventhomepages Ihrer Kunden oder für spezielle Zielgruppen/Veranstaltungstypen ein. Definieren Sie über die WebExtension APP dabei individuelle Layouts, Texte und Meldungen. Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern, sich in einem einzigen Formular für alle Veranstaltungen einer Veranstaltungsreihe anzumelden. Halten Sie Ihre Nutzer mit RSS- und ATOM Feeds über neue Veranstaltungen auf dem Laufenden oder nutzen Sie dieses Feature, um die Daten Ihrer Veranstaltungs-Site noch einfacher in Ihre normale Homepage oder Ihren Social Media-Auftritt bei Facebook oder Twitter zu integrieren. Legen Sie Unterverzeichnisse und Menüs Ihrer Eventwebsite bequem im EventManager an, strukturieren Sie so Ihr Veranstaltungsangebot optimal. Rechtssichere Newsletter An- und Abmeldung, bei Anmeldung mit Double-OptIn, Speicherung von An- und Abmelde- Datum/Uhrzeit (in Kombination mit EventManager und dem EditManager Prof.). 8

9 WebExtension Professional Teilnehmer Management Möglichkeit zur Angabe eines Vertreters durch den Teilnehmer Upload der eingeladenen Teilnehmer, dadurch persönliche Begrüßung auch bei Eingabe nur der Buchungsnummer Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen: Vorgabe der Preiskategorie des Nutzers aus dem EM möglich (im Teilnehmerupload enthalten) Individuelle Vorgabe für die Zahl der Begleiter möglich (im Teilnehmerupload enthalten) Option, dass Teilnehmer nur die für sie zugelassenen Teilveranstaltungen einer Reihe sehen und sich für nur diese anmelden können Zusatzfragen-Anzeige: wählbar für Teilnehmer, Begleiter oder beide Gruppen Individuelle Zusatzfragen je nach Teilnehmerkategorie Unterschiedliche Zusatztexte je Teilnehmerkategorie Wartelisten Verifizierung der Teilnehmer-Identität ( -Adresse) mit Double-OptIn Verbesserte Nutzerführung bei umfangreicheren Anmeldeformularen: Schrittweise Darstellung von Teilnahmeoptionen und Zusatzfragen mit Überprüfung der gemachten Angaben durch den Teilnehmer vor dem Absenden des Formulars Kongressoption: Verhindern, dass parallele oder sich aus anderen Gründen gegenseitig ausschließende Veranstaltungen gleichzeitig gebucht werden Anmeldung per Checkbox im Reihenformular Upload von Dokumenten durch den Teilnehmer/Anmelder (in Verbindung mit dem EditManager)

10 WebExtension Portal-Edition In Verbindung mit dem EditManager Prof. Registrierung der Teilnehmer in der WebExtension (auf Wunsch mit Double-OptIn), Download in den EM/cobra / bzw. Synchronisierung von und zu webextension LogIn für registrierte Teilnehmer Änderung persönlicher Daten -> Sync mit EventManager und cobra (EditManager) Historie der gebuchten / besuchten Veranstaltungen Jederzeit (bis zum in der Veranstaltung definierten Datum) Änderung von Teilnahme, Begleitern, Zusatzfragen durch den Teilnehmer Automatische Benachrichtigung der Teilnehmer über Änderungen bei Events (z.b. Stornierungen, Verschiebungen des Termins usw.) Zeitgesteuerte/Ereignisgesteuerte Benachrichtigung der Teilnehmer (z.b. Erinnerungsmail zum Zeitpunkt X vor Veranstaltungsbeginn/Aufforderung an Teilnehmer, die bei der Veranstaltung anwesend waren, ein Feedback abzugeben Stichwort- und Volltext-Suche für Veranstaltungen Darstellung einer Tag-Cloud der Stichwörter 23 Darstellung eines Veranstaltungskalenders, sowohl Gesamt als auch Verzeichnis spezifisch Darstellung des individuellen Veranstaltungskalenders des eingeloggten Teilnehmers Darstellung von Referenten mit Bild- und Lebenslauf

11 Zusatzoption Mehrsprachigkeit Ab WebExtension Professional Darstellung der Site in beliebig vielen Sprachen 26 Online Übersetzungs-Backend mit LogIn für interne und/oder externe Übersetzer (Übersetzungsbüros) 26 Hosting Ihrer Website Der Löwi & Partner Service - Hosting Ihrer Eventwebsite Als Nutzer von WebExtension haben Sie die Möglichkeit, Webspace zu mieten und eine von Löwi & Partner eingerichtete Subdomain, z.b. unter zu betreiben. Alternativ richtet Löwi & Partner eine individuelle Domain für Sie ein und übernimmt das Hosting. Verschlüsseln Sie auf Wunsch die Übertragung zwischen Eventmanger und WebExtension bzw. die Übertragung der Anmeldedaten Ihrer Teilnehmer. 11

12 WebExtension Zusatzfeatures zur Standardversion Design der WebExtension Plus Professional Portal Edition Atom und RSS-Feeds für Suchmaschinen und zur Integration der Veranstaltungen in Twitter, Facebook usw. Erstellung von Menüstrukturen aus dem EventManager zur besseren Strukturierung von Veranstaltungen Möglichkeit für unterschiedliche Layouts/Texte usw je Verzeichnis/Subdomain (auch innerhalb eines Mandanten) Mandantenfähig: Unterschiedliche Layouts/Texte usw. je nach EventManager-Mandant Stichwort- und Volltext-Suche für Veranstaltungen Darstellung einer Tag-Cloud der Stichwörter Veranstaltungskalender, sowohl gesamt- als auch verzeichnisspezifisch/individuell für den eingeloggten Nutzer Gestaltung der Veranstaltungen Reihenformular (mehrere Teilveranstaltungen in einem Formular buchen) Basis-Unterstützung für fremdsprachige Veranstaltungen (es wird nur eine Sprache je Veranstaltung unterstützt) Kongressoption: Verhindern, dass parallele oder sich aus anderen Gründen gegenseitig ausschließende Veranstaltungen gleichzeitig gebucht werden/anmeldung per Checkbox Optmimierte Darstellung mit Verweisen z.b. auf Referenten mit Bild, Sponsoren usw. Teilnehmeranmeldung Jederzeit (bis zu einem definierten Datum) Änderung von Teilnahme, Begleitern, Zusatzfragen durch den Teilnehmer Upload der eingeladenen Teilnehmer, dadurch persönliche Begrüßung auch bei Eingabe nur der Buchungsnummer Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen: Vorgabe der Preiskategorie des Nutzers aus dem EventManager möglich Teilnehmer sehen nur die für sie zugelassenen Teilveranstaltungen einer Reihe und können sich für nur diese anmelden Unterstützung von Wartelisten/Möglichkeit zur Angabe eines Vertreters durch den Teilnehmer Verifizierung der Teilnehmer-Identität ( -Adresse) mit Double-OptIn Verbesserte Nutzerführung bei umfangreicheren Anmeldeformularen: Schrittweise Darstellung von Teilnahmeoptionen und Zusatzfragen mit Überprüfung der gemachten Angaben durch den Teilnehmer vor dem Absenden des Formulars Registrierung der Teilnehmer in der WebExtension (auf Wunsch mit Double-OptIn), Synchronisation mit EM/cobra LogIn für registrierte Teilnehmer Historie der gebuchten / besuchten Veranstaltungen Automatische Benachrichtigung der Teilnehmer über Änderungen bei Events (z.b. Stornierungen, Verschiebungen) Zeitgesteuerte/Ereignisgesteuerte Benachrichtigung der Teilnehmer (z.b. Erinnerungsmail zum Zeitpunkt X vor Veranstaltungsbeginn/Aufforderung an Teilnehmer, die bei der Veranstaltung anwesend waren, ein Feedback abzugeben) Abgleich der Stammdaten registrierter Teilnehmer mit EditManager Erstellung von Formularen für Umfragen und Newsletter Rechtssichere Newsletter An- und Abmeldung, bei Anmeldung mit Double-OptIn, Speicherung von An- und Abmelde- Datum/Uhrzeit (nur in Verbindung mit dem EditManager Professional) Erstellung von Formularen zur Bearbeitung von Stammdaten (nur in Verbindung mit EditManager Professional) Erstellung von online-umfragen (Download der Antworten wahlweise in EventManager oder EditManager Professional) Integration der WebExtension in die eigene Homepage Spezielles webex XML-Feed Format für die einfachere Integration von Veranstaltungen in die eigene Homepage Spezieller iframe Modus für die Startseite (mit Buchungsnummerneingabe und Liste öffentlicher Veranstaltungen) Büropark Top Tegel Haus C Wittestraße 30 L Berlin Tel.:+49 (30) Fax:+49 (30) info@astendo.de