Hierfür ist der Sachverstand der Kassenbediensteten gefragt und einzuholen.

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1 Erfordernis und Bedeutung von örtlichen Vorschriften des Kassenrechts nach den neuen länderrechtlichen Rechtsvorschriften der Gemeindehaushaltsverordnungen NKF von Rolf Sturme, Leiter der Abteilung Stadtkasse/Vollstreckung Kevelaer im Sept. 08 Die länderrechtlichen Regelungen der Gemeindekassenverordnungen werden in naher Zukunft ihre Rechtskraft verlieren. Der Grund hierfür ist in den Gesetzen über ein Neues Kommunales Finanzmanagement für Gemeinden begründet. In den dortigen Gemeindehaushalts bzw. Gemeindehaushalts- und Kassenverordnungen werden die kassenrechtlichen Vorschriften neu geregelt. Das bisher in einer Vielzahl von verbindlichen Vorschriften vorgegebene Kassenrecht wurde in den vorgenannten länderrechtlichen Vorschriften zusammengefasst und vielfach örtlichen Regelungen überlassen. Aus den Verordnungstexten der Länder wird jedoch deutlich, dass die Verordnungsgeber den Verantwortlichen in den Kommunen die Verpflichtung auferlegen, die örtlichen Sicherheitsstandards unter Berücksichtigung einer ordnungsgemäßen Erledigung des Kassenrechts und unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmittel so festzuschreiben, dass das Kassenrecht weiterhin Sicherheitsrecht bleibt. Hierfür ist der Sachverstand der Kassenbediensteten gefragt und einzuholen. In meiner Tätigkeit als Kassenverwalter habe ich mich stets mit den Vorschriften der Gemeindekassenverordnung NRW auseinander gesetzt und die getroffenen Regelungen hinterfragt. Der Verordnungstext der Gemeindekassenverordnung sowie die dazugehörigen Verwaltungsvorschriften gaben mir Rechtssicherheit und eindeutige Vorgaben, wie die Aufgaben in der Gemeindekasse zu erledigen waren. Diese Sicherheit darf durch die Gestaltungsfreiheit der örtlichen Regelungen des Kassenrechts nicht verloren gehen. Die jetzige Generation der Kassenverwalter übernimmt mit der Erstellung der örtlichen Regelungen für die zukünftigen Kassenbediensteten ein hohes Maß an Verantwortung. Ausgewogene und richtige örtliche Regelungen müssen die ordnungsgemäße Erledigung der Kassenaufgaben für die Zukunft sichern. Mit den folgenden Ausführungen möchte ich Ihnen eine Dienstanweisung für die Praxis zur Verfügung stellen. Anhand der Dienstanweisung werde ich Ausführungen zum Kassenrecht treffen und die Notwendigkeit der für mich wesentlichen kassenrechtlichen Regelungen begründen. Hierbei verweise ich auf Vorgaben der ab dem nicht mehr gültigen Gemeindekassenverordnung Nordrhein-Westfalen (GemKVO NRW) deren Regelungsinhalte in den Vorschriften der Gemeindehaushaltsverordnung NKF NRW (GemHVO NRW NKF) jedoch weiterhin wiederzuerkennen sind.

2 Die diesem Aufsatz beigefügte Dienstanweisung kann in den einzelnen Bundesländern nur unter Berücksichtigung der länderrechtlichen Vorgaben genutzt werden. Diese sind bei der Erstellung einer Dienstanweisung unbedingt zu beachten. D i e D i e n s t a n w e i s u n g u n d d i e f o l g e n d e n E r l ä u t e r u n g e n s i n d i n i h r e r G e s a m t h e i t z u b e t r a c h t e n u n d b e i m L e s e n d e r f o l g e n d e n A u s f ü h r u n g e n a b z u g l e i c h e n. 1. Abschnitt Aufbau- und Ablauforganisation Die Klarstellung über die Verantwortlichkeit in der Finanzbuchhaltung wird lediglich in den Bundesländern erforderlich, die in ihren Kommunalverfassungen nicht mehr von der Gemeindekasse sprechen. 2. Abschnitt Anordnungswesen In diesem Abschnitt werden Aussagen getroffen, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit den Aufgaben der Kasse stehen. Erst in der Aussage über Form und Inhalt der Kassenordnungen wird eine Verbindung zur alten Vorschrift des 7 der GemKVO NRW erkennbar. Auch hier wurden die Mindestangaben einer Kassenanordnung verlangt. Als einziges Bundesland hat das Land NRW keine verbindlichen Vorgaben im Verordnungstext ( 27 (3) GemHVO NRW NKF) aufgenommen, das Kassenanordnung schriftlich zu erteilen sind. 3. Abschnitt Kasse (Zahlungsabwicklung) In diesem Abschnitt befinden sich die Regelungsinhalte für die Kasse. Aus der Aufgabenaufzählung der Kassengeschäfte ist zu entnehmen, dass sich das Aufgabengebiet der Kasse im Neuen Rechnungswesen nicht wesentlich geändert hat. Mit der zentralen Forderungsbewertung ergibt sich für die Kasse ein Aufgabengebiet, welches aus der Dienstanweisung besonders hervorzuheben ist. Zukünftig sind die Forderungen nach ihrer Realisierung einzustufen. Hierbei gibt es einwandfreie Forderungen, zweifelhafte Forderungen und uneinbringliche Forderungen. Da die Kasse auch im Neuen Rechnungswesen zentral für das Mahnwesen und die Zwangsvollstreckung nach den Verwaltungsvollstreckungsgesetzen der Länder zuständig ist, kann die Bewertung der Forderungen von dieser Organisationseinheit mit einer hohen Zuverlässigkeit vorgenommen werden. Dies war auch bereits im kameralen Rechnungswesen der Fall. Hier war es Aufgabe der Kasse nur die Kasseneinnahmereste für den Sollabschluss nachzuweisen, mit deren Zahlungseingang auch noch tatsächlich gerechnet werden konnte.

3 Die bisherigen 5 und 6 der GemKVO beinhalteten Regelungen zur Aufbau- und Ablauforganisation. Diese werden von mir in der Dienstanweisung im 8 geregelt. Hier werden grundsätzliche Regelungen zur Kassensicherheit getroffen. Dem alten Grundsatz des 13 der GemKVO NRW folgend, habe ich die Vorgabe, dass der Zahlungsverkehr grundsätzlich unbar zu erfolgen hat, in 9 der Dienstanweisung aufgenommen. Für die Einrichtung von Bankkonten war die Vorschrift des 19 GemKVO maßgebend. Hiernach regelte der Bürgermeister die Errichtung von Konten bei den Kreditinstituten. Die Vorschrift des 31 (2) Nr. 3.1 GemHVO NKF NRW gibt hierfür nun einen größeren Spielraum. Diesen habe ich aus Gründen der Kassensicherheit so geregelt, dass der Kassenverwalter über die Einrichtung und Auflösung von Konten entscheidet. Die Kontoeröffnungskarte ist jedoch verbindlich durch den Bürgermeister oder den für die Finanzbuchhaltung Verantwortlichen zu unterschreiben. Weiterhin bleibt die Vorgabe aus 5 GemKVO in der GemHVO NKF bestehen, dass Überweisungsaufträge, Schecks und Einzugsermächtigungen von zwei Bediensteten der Kasse zu unterzeichnen sind. Ausdrücklich habe ich klargestellt, dass Einzugsermächtigungen nur von Kassenbediensteten zu unterschreiben sind. Bei den Zahlungsmitteln sind neben Bargeld und Schecks die neuen Zahlungsmöglichkeiten der Geldkarte, Debitkarte und Kreditkarte möglich. Eindeutig wurde auch die Zulässigkeit der Entgegennahme von Zahlungen durch Automaten in der GemHVO NKF geregelt. Die Einrichtung einer Barkasse ist weiterhin möglich. Kommunen, die eine Barkasse führen, haben entsprechende Regelungen z.b. über die Quittungsleistung zu treffen, was in der bereitgestellten Dienstanweisung erfolgt. Eine wichtige Vorgabe für die Entgegennahme von Zahlungsmitteln außerhalb der Kassenräume habe ich dem Vollziehungsbeamten eingeräumt. Dieser wird grundsätzlich nur befugt, Beträge entgegen zunehmen, wofür ihm ein Auftrag erteilt wurde. In der Praxis kommt es immer häufiger vor, dass der Außendienst es mit solchen säumigen Zahlern zu tun hat, die er wiederholt aufsuchen muss. Kann der Vollziehungsbeamte neben seinem Auftrag weitere Beträge, die sich bereits in der Mahnung befinden oder kurz vor ihrer Fälligkeit datieren, beim Pflichtigen kassieren, so sollte es ihm gestattet werden, diese Beträge zu kassieren. Die Beträge sind bei seiner Abrechnung gesondert auszuweisen. Mit dieser Regelung kann dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit in den Verwaltungen gefolgt werden. Eine Minderung der Kassensicherheit sehe ich durch diese Regelung nicht gegeben.

4 Im 7 (4) der Dienstanweisung werden die bisherigen Vorgaben der 3,4 u. 13 (2) GemKVO NRW, welche ihre Regelungen nun im 31 (2) Nr. 1.3 GemHVO NKF wiederfinden, umgesetzt. Auch im Neuen Rechnungswesen gibt es weiterhin Einnahmekassen, die für die Entgegennahme von geringfügigen, häufig anfallenden Zahlungen außerhalb der Kassenräume ermächtigt werden. Die Einnahmekassen gehören nicht wie die Zahlstellen zur Gemeindekasse. Die Einnahmekassen sind eigenständige Einrichtungen für deren ordnungsgemäße Erledigung des Zahlungsverkehrs die Fachbereichsleiter verantwortlich sind. Die bisherige Dienstanweisung für Einnahmekassen und Handvorschüsse bedarf durch die neue Rechtsvorschrift der GemHVO NKF nur einer formellen Änderung und kann hiernach weiter genutzt werden. Die Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung (alter Kassenkredit) können entgegen der alten Vorschrift des 19 GemKVO neu gestaltet werden. Hierfür war nach altem Recht die Weisung des Bürgermeisters einzuholen. Nach der neuen Vorschrift der GemHVO NKF ist diese Vorgabe nicht mehr zu erkennen. Ich habe die Liquiditätsplanung- und sicherung daher im 15 der Dienstanweisung wie folgt gestaltet. Der Kassenverwalter ist für die Anlage von kurzfristigen Liquiditätsüberschüssen sowie für die Aufnahme von Krediten zur Kassenbestandsverstärkung zuständig. Zur Wahrung des Trennungsgrundsatzes ist der Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung hierbei für die Anordnungserteilung zuständig. Alle weiteren Entscheidungen werden der Kasse zugewiesen. Die Liquiditätsplanung sollte so strukturiert werden, dass mit dem Rechnungseingang bzw. der Mitteilung über Geldeingänge die Kasse über ein zentrales Rechnungseingangsbuch informiert wird. Hiermit könnte die bisher praktizierte mündliche Information über größere Zahlungsverpflichtungen und Zahlungseingänge ersetzt werden. Die sofortige Buchung eines Geschäftsvorfalls ist für die Zuordnung der Zahlungseingänge und deren Verfolgung im Falle der Nichtzahlung unbedingt erforderlich. Zur Vermeidung einer Ansammlung von ungeklärten Zahlungseingängen müssen die Fachbereiche frühzeitig angehalten werden, ihre Forderungen rechtzeitig und termingerecht in die Bücher einzubuchen. Die sofortige Erledigung von ungeklärten Zahlungseingängen, wie in den Verwaltungsvorschriften der GemKVO 28 Nr. 4 vorgegeben, bleibt auch im Neuen Rechnungswesen Aufgabe der Kasse. Die buchungtechnische Abwicklung über das Verwahr- und Vorschussbuch, wie im kameralen Rechnungswesen vorgegeben, gibt es hierbei im Neuen Rechnungswesen nicht mehr. Im 11 der Dienstanweisung wird zum Ausdruck gebracht, dass ein Tagesabschluss zu fertigen ist. Entgegen der Vorschrift des 32 GemKVO, wonach der Kassenistbestand und der Kassensollbestand zu ermitteln waren, werden im Neuen Rechnungswesen lediglich die Finanzrechnungskonten mit dem Ist-Bestand der Finanzmittel abgeglichen.

5 Die Behandlung von Kassenfehlbeträgen und Kassenüberschüssen bei der Nutzung einer Barkasse hat im neuen Recht keine Regelung erhalten. Auch hier wird eine örtliche Regelung erforderlich. Bei geringen Fehlbeträgen spricht man von Schwund der auszugleichen ist. Diese Regelung ist in gewissen Fällen zu begrüßen, sie darf jedoch nicht dazu führen, dass es zu dauerhaften Fehlbeträgen kommt. In solchen Fällen muss weiterhin hinterfragt werden, ob die Bediensteten, welche die Barkasse führen, überhaupt in der Lage sind, eine Barkasse zu bearbeiten bzw. in fahrlässiger Weise handeln. Gleiches gilt auch bei Kassenüberschüssen. Hier darf das Kassenrecht nicht aufgeweicht werden. Die Abstimmung der Kassenkonten für den Jahresabschluss bedarf auch im neuen Recht einer Regelung. Abschlussstichtag ist der eines jeden Jahres. Im Gegensatz zur Kameralistik dürfen nach diesem Termin im Neuen Rechnungswesen umfangreichere Abschlussbuchungen vorgenommen werden. Hierzu zählen u.a. die Verbuchung des Bankkontoauszuges vom am des Folgejahres und die Forderungsausbuchung zwischen Abschlussstichtag und der Aufstellung des Jahresabschlusses, wenn die Forderungserzielung mit Risiken behaftet ist, welche erst in diesem Zeitraum bekannt werden. Parallelen zur Vorschrift des 34 GemKVO NRW sind im neuen Recht nicht wiederzuerkennen. In der Vorschrift des 12 der örtlichen Dienstanweisung finden Sie Aussagen zum Forderungsspiegel und zur Forderungsbewertung. Die Forderungsbewertung sollte über das gesamte Jahr hinweg erfolgen. Hierdurch kann die Aufgabenerledigung über das ganze Jahr verteilt werden und muss nicht unter Zeitdruck am Jahresende erfolgen. Die Verpflichtung, die Behandlung von Kleinbeträgen in einer örtlichen Regelung zu dokumentieren ergibt sich aus 31 (2) Nr. 1.7 GemHVO NKF. Einen Regelungsvorschlag habe ich in der Dienstanweisung als Empfehlung unterbreitet. Im 14 der Dienstanweisung betrachte ich die Aussage zur Einreichung von Schecks als wichtig. Die Vorlagefrist nach dem Scheckgesetz ist unbedingt zu beachten. Hiervon sind insbesondere die Einnahmekassen, Zahlstellen und der Außendienstmitarbeiter zu informieren. Die Verwaltung und Verwahrung von Wertgegenstände wurde in der Gemeindekassenverordnung in den 20 und 21 bestimmt. Auch im neuen Recht wird diese Aufgabe im 31 GemHVO NKF aufgeführt und muss durch örtliche Regelungen bestimmt werden. Die Aufgabenerledigung habe ich weiterhin der Kasse zugeordnet. Die von mir in der Dienstanweisung im 17 aufgeführten Gegenstände sollten auch weiterhin bei der Kasse verwaltet werden. Aufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung ist es nach 103 (1) Nr. 5 die Zahlungsabwicklung dauerhaft zu überprüfen. Hierzu sind in den örtlichen Vorschriften Regelungen zu treffen.

6 31 (2) Nr. 4.4 verlangt regelmäßige und unvermutete Prüfungen. Auch hier sind die Vorgaben der 39 ff GemKVO NRW im neuen Recht zu erkennen. 4. Abschnitt Buchführung In den 23 ff GemKVO wurde im kameralen Recht die Buchführung geregelt. Hierin befanden sich Regelungen über Grundsätze der Buchführung, Form und Sicherung der Buchführung, Buchungstag und dem Sachbuch. Sämtliche Regelungen des 5. Abschnittes der GemKVO NRW waren auf die Belange des kameralen Rechnungswesens abgestellt. Sie sind somit hinfällig. Begrifflichkeiten wie Verwaltungshaushalt, Vermögenshaushalt, kassenmäßiger Abschluss, Sollstellungen, Kontogegenbuch sind im Neuen Recht nicht mehr vorgegeben. In den Gemeindehaushaltsverordnungen NKF wurden Bestimmungen zur Buchführung aufgenommen (für NRW 27 GemHVO NKF). In der Dienstanweisung habe ich Aussagen zur Buchführung im 19 und im 20 aufgeführt. Ferner möchte ich auf den Wegfall der Regelung des 31 der GemKVO, Absetzung von Einnahmen und Ausgaben, hinweisen. Die bisherigen Rotabsetzungen bei den Einnahmen und Ausgaben gibt es nicht mehr. In Zukunft spricht man von den debitorischen Kreditoren und kreditorischen Debitoren. 6. Abschnitt Niederschlagung, Stundung, Erlass 31 (2) Nr. 1.8 GemHVO NKF beinhaltet, dass die Stundung, Niederschlagung und der Erlass von Ansprüchen der Gemeinde zu regeln ist. Im Absatz 3 der vorgenannten Vorschrift kommt zum Ausdruck, dass Beschäftigte, denen die Abwicklung von Zahlungen obliegt (Zahlungsabwicklung/Kasse) dann mit der Stundung, Niederschlagung und dem Erlass von Ansprüchen beauftragt werden können, wenn dies der Verwaltungsvereinfachung dient und die ordnungsgemäße Erledigung gewährleistet ist. Hiernach können die Kassen in NRW zentral alle Stundungsanträge bearbeiten. Die Kasse ist, wenn sie nicht zentrale Stelle für die Bearbeitung von Stundungsanträgen ist, vor Erteilung der Stundung zu hören. Hiermit kommt man der Vorschrift des 16 der GemKVO NRW im neuen Recht nach. Weitere Regelungen habe ich zur befristeten und unbefristeten Niederschlagung in der Dienstanweisung getroffen. Dieses so klarzustellen wird m.e. erforderlich, da die Regelung des 261 Abgabenanordnung keine Aussage zu einer befristeten oder unbefristeten Niederschlagung enthält. Diese sind aus den Verwaltungsvorschriften der GemHVO abgeleitet, welche ihre Rechtskraft verliert und somit nicht mehr als Vorgabe zur Verfügung steht. Ferner habe ich die bisherige Regelung des 1 (3) GemKVO in die Dienstanweisung eingepflegt.

7 Hierin war geregelt, dass für den Erlass von Säumniszuschlägen und Nebenforderungen die Kasse zuständig ist. Auch hierfür ist zukünftig eine örtliche Regelung zu treffen. Abschließend möchte ich auf die Möglichkeit der Aufbewahrung von Kassenanordnungen und deren begründete Unterlagen eingehen Die im 36 (3) GemKVO NRW aufgeführte Aussage zur Aufbewahrung von Büchern und Belegen habe ich als ideal betrachtet. Ich möchte sie an dieser Stelle noch einmal in Erinnerung bringen. Der Bürgermeister kann nach Anhörung des örtlichen Rechnungsprüfungsamtes zulassen, dass Bücher auf besonders gesicherte Datenträger oder Bildträger und Belege auf Bildträger übernommen werden, wenn sichergestellt ist, dass der Inhalt der Daten- oder Bildträger mit den Originalen übereinstimmt und jederzeit innerhalb der Aufbewahrungsfrist lesbar gemacht werden kann. Die Daten- oder Bildträger sind nach den Absätzen 1 und 2 an Stelle der Originale aufzubewahren. Aus dem neuen Recht kann ich aus 27 Abs. 4 Nr. 6 erkennen, das die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind. Im Sinne einer rationellen Aufbewahrung empfehle ich die örtlichen Regelungen auf Grundlage des bisherigen 36 (3) GemKVO auszugestalten. Hiernach müssen Kassenanordnungen und deren begründete Unterlagen nach erfolgter Archivierung nicht mehr in Papierform vorrätig gehalten werden. Ich hoffe, dass ich mit den vorgenannten Ausführungen dokumentieren konnte, wie wichtig es ist, die bisherigen Vorschriften der Gemeindekassenverordnung als Abgleich bei der Erstellung von örtlichen Regelungen nach der GemHVO NKF zur Hand zu nehmen. Der Umfang des Regelungsinhaltes zum Kassenrechts kann in zukünftigen Dienstanweisungen zu unterschiedliche Ausgestaltungen führen. Wichtig ist es jedoch, dass eindeutige Regelungen des Kassenrechts die ordnungsgemäße und sichere Erledigung der Kassenaufgaben auch in Zukunft garantieren. Folgend eine Dienstanweisung, welche für die gesamte Finanzbuchhaltung Anwendung finden könnte. D i e n s t a n w e i s u n g für die Finanzbuchhaltung d e r.. 1. Abschnitt Aufbau- und Ablauforganisation 1 Geltungsbereich 2 Organisation und Aufgaben der Finanzbuchhaltung 3 Verantwortlicher für die Finanzbuchhaltung und Zahlungsabwicklung 2. Abschnitt Anordnungswesen

8 4 Die Erledigung des Aufgabenbereichs Zahlungsanweisung 5 Verfügungsberechtigungen zur Ausführung des Haushaltsplans 6 Form und Inhalt der Kassenanordnungen, Kontenplan 3. Abschnitt Kasse (Zahlungsabwicklung) 7 Aufgaben der Kasse 8 Innere Organisation und Geschäftsverteilung in der Kasse 9 Zahlungsverkehr 10 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 11 Tagesabschluss 12 Abstimmung Kassenkonten für den Jahresabschluss 13 Behandlung von Kleinbeträgen 14 Einsatz von Geldkarte, Debitkarte oder Kreditkarte sowie Schecks 15 Liquiditätsplanung- und sicherung 16 Verwaltung fremder Kassenmittel 17 Verwahrung von Wertgegenständen 18 Überwachung der Kasse 4. Abschnitt Buchführung 19 Allgemeine Regelungen zu den Buchungsverfahren 5. Abschnitt Automatisierte Datenverarbeitung 20 Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen 21 Freigabe von Verfahren und Berechtigungen 6. Abschnitt Niederschlagung, Stundung, Erlass und Insolvenzverfahren 22 Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen und Insolvenzverfahren 7. Abschnitt Innere und äußere Sicherheitsvorkehrunge n, Schlussvorschriften 23 Aufbewahrung von Unterlagen 24 Inkrafttreten Dienstanweisung gemäß 31 Abs. 1 GemHVO NRW 1. Abschnitt

9 Aufbau - und Ablauforganisation 1 Geltungsbereich (1) Diese Dienstanweisung gilt für alle Organisationseinheiten der Stadtverwaltung. die Aufgaben der Zahlungsanweisung, der Buchführung und der Zahlungsabwicklung nach den haushalts- und kassenrechtlichen Vorschriften der Gemeindeordnung und der Gemeindehaushaltsverordnung wahrnehmen. 2 Organisation und Aufgaben der Finanzbuchhaltung (1) Die Aufgaben der Finanzbuchhaltung werden grundsätzlich von der Abteilung. (Rechnungswesen, nachfolgend Zahlungsanweisung genannt) und der Abteilung.. (Zahlungsabwicklung, nachfolgend Kasse genannt) wahrgenommen. Die Buchführung wird zentral durch die Finanzbuchhaltung vorgenommen. Die Finanzbuchhaltung gliedert sich in Buchführung (Haupt- und Vorbücher), Zahlungsabwicklung und Vollstreckung. Die Anlagenbuchhaltung wird durch die Abteilung.. (Rechnungswesen) vorgenommen. (2) Die Finanzbuchhaltung nimmt die ihr gesetzlich gemäß 93 Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) übertragenen eigenen und auftragsweise zu erledigenden Aufgaben wahr. Die Aufgaben umfassen - die Buchführung ( 27 GemHVO NRW), - die Zahlungsabwicklung ( 30 GemHVO NRW), - die Mahnung und die Zwangsvollstreckung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Geldforderungen, - die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen. (3) Der Finanzbuchhaltung können weitere Aufgaben (z.b. fremde Kassengeschäfte) durch den Bürgermeister übertragen werden. Die Übertragung ist nur zulässig, wenn Vorschriften der Gemeindeordnung NRW nicht entgegen stehen, dies im Interesse der Stadt liegt, die eigenen Aufgaben nicht beeinträchtigt werden und gewährleistet ist, dass die weiteren Aufgaben bei der Prüfung der Finanzbuchhaltung mitgeprüft werden können. Die Vorschriften der GemHVO NRW gelten für die Erledigung dieser Aufgaben entsprechend, soweit nicht durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist. 3 Verantwortlicher für die Finanzbuchhaltung und Zahlungsabwicklung (1) Die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung führt der Bürgermeister. (2) Zum Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung (Leiter der Fibu) wird gem. 93 (2) GO NRW der Kämmerer bestellt. Stellvertreter ist... Zum Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung wird der Kassenverwalter der Abteilung.. (Stadtkasse) bestellt. Zum stellvertretenden Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung wird der stellvertretende Kassenverwalter der Ab-

10 teilung (Stadtkasse) bestellt. (3) Sobald der Verantwortliche für die Finanzbuchhaltung oder der Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung, die ordnungsgemäße Führung der Finanzbuchhaltung gefährdet sieht, hat er die Aufsicht nach 31 (4) GemHVO NKF zu unterrichten. (4) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung haben sich mit den Vorschriften über die Buchführung und die Zahlungsabwicklung, den besonderen Vorschriften für ihr Aufgabengebiet und mit dieser Dienstanweisung vertraut zu machen. Wenn ihnen Vorschriften unklar oder nicht ausreichend erscheinen, ist die Entscheidung der bzw. des Vorgesetzten einzuholen. (5) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und in ihrem Aufgabengebiet auf die Sicherheit der Buchführung und der Zahlungsabwicklung zu achten. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern obliegen insbesondere die Pflicht zur unverzüglichen Einleitung des Mahn- und Vollstreckungsverfahrens nach Fälligkeitsablauf sowie die beschleunigte Abwicklung der unklaren Zahlungsvorgänge (Gut- /Lastschriften). Der Verdacht von Unregelmäßigkeiten ist, auch wenn er sich nicht auf das eigene Aufgabengebiet bezieht, der Leitung unverzüglich anzuzeigen. 2. Abschnitt Anordnungswesen 4 Erledigung der Zahlungsanweisung (1) Zur Erstellung und Erteilung der Kassenanordnungen und deren Dokumentation in den Büchern ( 27 GemHVO NKF) gehören: a) die Erfassung und Vormerkung von Aufträgen, die Überwachung des Eingangs von Erträgen und die Überwachung der Inanspruchnahme der haushaltsrechtlichen Ermächtigungen, b) die Erstellung von Anweisungen für Erträge, Aufwendungen und Feststellung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit (Vorprüfung) und Kontierung von Eingangsund Ausgangsrechnungen, c) die Verantwortung für den Jahresabschluss und den konsolidierten Gesamtabschluss (die Erstellung der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Bilanz mit Anhang einschließlich der Anlagen zum Anhang mit den notwendigen Vorarbeiten sowie die Konsolidierung der entsprechenden Jahresabschlussbestandteile und Anlagen der Aufgabenträger), d) die Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten auf Debitoren- und Kreditorenkonten sowie das Führen der Anlagenbuchhaltung (Nebenbuchführung), e) die Buchung von Finanzvorfällen im Grundbuch und auf Bestands- und Ergebniskonten (Hauptbuchführung), (2) Zentral in der Abteilung.(Rechnungswesen) wird die Überwachung der Inanspruchnahme der haushaltsrechtlichen Ermächtigungen (Haushaltsüberwachung), die Vormerkung von Mittelbindungen (Aufträgen) und die Erstellung von Anweisungen für Einzah-

11 lungen und Auszahlungen (Kassenanordnungen) vorgenommen. Die Vorprüfung und Vorkontierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie von Mittelbindungen wird dezentral in den zuständigen Fachbereichen vorgenommen. (3) Der Abteilung. (Rechnungswesen) obliegt die Verantwortung für den Jahresabschluss und den konsolidierten Gesamtabschluss (die Erstellung der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Bilanz mit Anhang einschließlich dessen Anlagen mit den notwendigen Vorarbeiten sowie die Konsolidierung der entsprechenden Jahresabschlussbestandteile und Anlagen der Aufgabenträger). 5 Verfügungsberechtigungen zur Ausführung des Haushaltsplans (1) Die Berechtigung zur Erteilung von Aufträgen ergibt sich aus der Dienstanweisung der Stadt.. über die Vergabe von Aufträgen (Vergabeordnung). (2) Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit umfasst die Prüfung jedes Anspruchs und jeder Zahlungsverpflichtung auf ihren Grund und ihre Höhe hin. Die Berechtigung wird vom Bürgermeister erteilt. (3) Die Feststellungs - und Anordnungsbefugnisse mit den Namen und den Unterschriften sind der Kasse vorzulegen. 6 Form und Inhalt der Kassenanordnungen, Kontenplan (1) Kassenanordnungen erfolgen schriftlich. Die Schriftform wird durch die von der Stadt eingesetzte Finanzsoftware erfüllt. (2) Zum Inhalt der Kassenanordnungen gehören mindestens: Haushaltsjahr, Buchungs s t e l l e, ggfls. Kostenstellen, Betrag, Zahlungspflichtiger oder Empfänger, Fälligkeit, Zahlungsweg, b e i unbarem Zahlungsweg mit Kontonummer und Bankleitzahl; Zahlungsgrund. (3) Den Kassenanordnungen sind begründende Unterlagen (Belege, Rechnungen, Vermerke) beizufügen. (4) Grundlage der Finanzbuchhaltung ist der Kontenplan IMK1. Er basiert auf der Empfehlung der Innenministerkonferenz vom , Kontenrahmen 1. Der Kontenplan wird zentral von der Abteilung. (Rechnungswesen) gepflegt. Die Finanzbuchhaltung ist über die Einrichtung neuer Sachkonten zu informieren. (5) Für die gesamte Verwaltung ist von der Abteilung (Rechnungswesen) ein Kontierungshandbuch anzulegen und zu führen, aus dem sämtliche Sachkonten hervorgehen. Die Kontierungshandbücher müssen ebenfalls bei der Finanzbuchhaltung vorliegen. 3. Abschnitt Verwaltung der Zahlungsmittel

12 7 Aufgaben der Kasse (Zahlungsabwicklung) (1) Die Zahlungsabwicklung ( folgend =Kasse) nimmt die ihr nach 30 GemHVO NRW übertragenen Aufgaben wahr. Ihr können weitere Aufgaben übertragen werden, soweit Vorschriften der Gemeindeordnung NRW und finanzrechtliche Vorschriften nicht entgegenstehen und die Erledigung der Aufgaben nach Abs. 2 nicht beeinträchtigen. (2) Die Aufgaben der Kasse sind die Führung und Bebuchung der Finanzrechnung und Überwachung der Finanzmittel und umfassen im Wesentlichen: - die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen, die zahlungsorientierte Buchhaltung, insbesondere a) die offene-posten-verbuchung im Rahmen der Personenbuchhaltung (Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung), b) die zahlungsrelevante Bearbeitung durchlaufender und fremder Zahlungsmittel, c) die Bankbuchhaltung, - die tägliche Abstimmung der Finanzmittelkonten, - die Verwaltung der Kassenmittel (mittelfristige Liquiditätsplanung), - das zentrale Forderungsmanagement a) die Bewertung der Forderungen, b) Stundung, Niederschlagung und Erlass von Nebenforderungen, c) das öffentlich-rechtliche und das zivilrechtliche Mahnverfahren, d) die Zwangsvollstreckung wegen öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Geldforderungen - die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen. (3) Die Kasse wird gem. 2 Abs.1 Nr. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW (VwVG NRW) i.v.m. 30 Abs. 1 GemHVO zur zentralen Stelle für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmt. (4) Neben der zentralen Kasse dürfen Organisationseinheiten und ausgelagerte Bereiche mit der Annahme und Auszahlung von Leistungen betraut werden. Nähere Regelungen hierzu sind in der Dienstanweisung für Handvorschüsse und Einnahmekassen geregelt. 8 Innere Organisation und Geschäftsverteilung in der Kasse (1) So weit die gesetzlichen Regelungen und diese Dienstanweisung nichts anderes bestimmen, trifft der für die Zahlungsabwicklung Verantwortliche ( folgend = Kassenverwalter) die im Interesse einer ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Führung der Kassengeschäfte erforderlichen Anordnungen. (2) Alle für die Kasse bestimmten Sendungen dürfen nur vom Kassenverwalter oder von den damit beauftragten Mitarbeitern geöffnet werden.

13 Posteingänge, denen Bargeld, Schecks beigefügt sind, sind unverzüglich der Kasse zu zuleiten. (3) Die Kasse führt einen eigenen Eingangsstempel. Alle Eingänge sind sofort mit dem Eingangsstempel zu versehen. (4) Die Kasse darf nur aufgrund von Zahlungsanweisungen Einzahlungen oder Auszahlungen bewirken. a) Einzahlungen sind rechtzeitig vor deren Fälligkeit anzuordnen. Liegt keine Annahme- Anordnung vor, darf die Kasse nur Einzahlungen annehmen, wenn erkennbar ist, dass sie empfangsberechtigt ist. Solche Zahlungen sind der zuständigen Organisationseinheit mitzuteilen, die die notwendigen Belege unverzüglich vorzubereiten und der Geschäftsbuchführung zuzuleiten hat. b) Ohne eine Auszahlungsanordnung darf die Kasse grundsätzlich keine Auszahlung in Auftrag geben, direkt leisten oder akzeptieren (Lastschriften). Über Ausnahmen entscheidet der Kassenleiter eigenverantwortlich. Grundsätzlich sind diese nur dann zulässig, wenn von der nachträglichen Vorlage der Auszahlungsanordnung verlässlich ausgegangen werden kann. Ohne Auszahlungsanordnung können zahlbar gemacht werden: - Erstattungen unklarer Einzahlungen, die letztlich nicht verbucht werden können, - Erstattungen sonstiger Überzahlungen und - Umbuchungen zwischen den Geschäftskonten der Kasse. (5) Die Kasse ist für eine geordnete Archivierung aller Kassenanordnungen und der Belege verantwortlich. Die Archivierung kann in elektronischer Form erfolgen, die Originalbelege sind dann nicht mehr in Papierform vorrätig zu halten. Ihre Wiedergabe muss innerhalb der Aufbewahrungsfrist gesichert sein. Tagesabschlüsse und Bankauszüge können ebenfalls elektronisch archiviert werden. (6) Die Stadtkasse führt ihren Schriftverkehr unter folgender Bezeichnung: Stadt, Der Bürgermeister, Stadtkasse Wird die Stadtkasse als Vollstreckungsbehörde tätig, führt sie ihren Schriftverkehr unter der Bezeichnung: Stadt, Der Bürgermeister, Stadtkasse als Vollstreckungsbehörde 9 Zahlungsverkehr (1) Zahlungen sind grundsätzlich unbar abzuwickeln. (2) Über die Einrichtung von Konten (auch Spar- und Festgeldkonten) bzw. Auflösung bestehender Konten entscheidet der Kassenverwalter. Der für die Finanzbuchhaltung Verantwortliche unterzeichnet die Konteneröffnungskarten. Alle Konten der Kasse werden unter der Bezeichnung Stadtkasse geführt.

14 Verfügungsberechtigt über die vorgenannten Konten sind der Kassenverwalter und der Stellvertreter. Weitere Verfügungsberechtigte werden auf Vorschlag des Kassenverwalters benannt. Überweisungsaufträge, Schecks, Abbuchungsaufträge und vollmachten sind stets von zwei bevollmächtigten Dienstkräften der Kasse zu unterzeichnen. Einzugsermächtigungen dürfen lediglich von der Stadtkasse erteilt werden. (4) Wird bei der Kasse Bargeld angenommen, ist eine Quittung auszustellen. Im Kassenraum ist ein Aushang mit den Namenszügen der quittungsberechtigten Mitarbeiter anzubringen. Der Vollziehungsbeamte quittiert ausschließlich auf den besonderen, nummerierten Durchschreibequittungen. Zur Vermeidung von zusätzlichem Vollstreckungsaufwand wird er ermächtigt, Gelder bei Zahlungspflichtigen zu kassieren, die auf Forderungen der Stadt beruhen, auch wenn er hierfür keinen Auftrag erhalten hat. Die Beträge sind in seiner Abrechung ohne Gebührenberechnung nach VergVO VZB auszuweisen. Die gelieferten Quittungsblocks sind zu nummerieren, unter Verschluss zu nehmen und nur gegen Quittung an den Vollziehungsbeamten auszuhändigen. Der Bargeldbestand darf in der Barkasse nicht übersteigen. Außerhalb der Kasse dürfen Zahlungsmittel nur von solchen Personen angenommen oder ausgehändigt werden, die hierzu besonders durch den für die Finanzbuchhaltung Verantwortlichen ermächtigt sind. Die weitere Handhabung wird in der Dienstanweisung für Handvorschüsse und Einnahmekassen geregelt. Wird bei der Kasse Bargeld ausgezahlt, so ist die Auszahlung vom Empfänger zu quittieren. 10 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung (1) Vor dem Buchen eines Geschäftsvorfalls, durch den sich Änderungen des Zahlungsmittelbestandes ergeben, muss grundsätzlich eine entsprechende Buchung (Rechnungsposten) auf dem dafür vorgesehen Kreditorenkonto bzw. Debitorenkonto vorausgehen. (2) Bei unklaren Einzahlungen bemüht sich die Kasse umgehend um das Einbuchungen des Rechnungspostens. Bei unklaren Belastungen eines Geschäftskontos legt die Kasse unverzüglich Widerspruch ein. Für die Erstattungen unklarer Zahlungen sind keine Rechnungsposten notwendig. (3) Bei Änderungen von debitorischen und kreditorischen Stammdaten (Adresse, Bankverbindungen etc.) muss sichergestellt sein, dass diese Änderungen nachvollziehbar sind. 11 Tagesabschluss (1) Die Kasse stimmt täglich nach Abschluss der Buchungen den Saldo der Finanzrechnungskonten mit dem Ist-Bestand der Finanzmittel (Geldbestände der von ihr verwalteten Bankkonten und

15 Zahlungsmittel) ab. 12 Abstimmung der Kassenkonten für den Jahresabschluss (1) Rechnungsperiode ist das Kalenderjahr, Abschlussstichtag ist der Die Bücher der Einnahmekassen sind per abzuschließen und die Ergebnisse per in die Bücher der Kasse zu übernehmen. (2) Zum Abschlussstichtag sind durch den Kassenleiter die Bestände sämtlicher Kassenkonten (Finanzrechungskonten, Bankkonten, Bilanzkonten der Kontengruppe liquide Mittel) formell festzustellen. Sofern noch nicht erfolgt, sind die Bestände zu aktivieren. Zum Abschlussstichtag ist die Finanzrechnung zu erstellen. (3) Die Debitorenkonten sind abzuschließen. Habensalden sind zu passivieren. Die Kreditorenkonten sind abzuschließen. Sollsalden sind zu aktivieren. (4) Zum Abschlussstichtag ist gemäß 46 GemHVO ein Forderungsspiegel zu erstellen. (5) Verantwortlich für die Forderungsbewertung gem. 32 Abs. 1 Ziffer 3 GemHVO ist der Kassenverwalter. Forderungen sind vorsichtig zu bewerten. Erkenntnisse über Risiken und Verluste sind im Jahresabschluss zu berücksichtigen, auch dann, wenn diese Erkenntnisse zwischen dem Abschlussstichtag und dem Tag der Aufstellung des Jahresabschlusses bekannt werden. Die Werteberichtigung aufgrund derartiger Informationen, insbesondere aus der Vollstreckung, sind nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zeitnah zu buchen. 13 Behandlung von Kleinbeträgen (1) Grundsätzlich gilt für die anzuweisenden Kleinbeträge in der jeweiligen Verfahrensstufe folgende Kleinbetragsgrenze: Art des Anspruchs Verfahrensstufe Kleinbetrag ( ) 1. Kommunale Abgaben - Festsetzung, Erhebung, Nach- 5 örtliche Verbrauchs- forderung, Erstattung, und Aufwandsteuer, Gebühren, Beiträge ( 13 KAG) Vollstreckung Realsteuern (Grund- Festsetzung, Erhebung 5 und Gewerbesteuerge s e t z Vollstreckung Nebenforderungen und Festsetzung, Erhebung, 5

16 sonstige Ansprüche Vollstreckung Einsatz von Geld-, Debit- oder Kreditkarte sowie Schecks (1) Zahlungsmittel sind Bargeld, Schecks, Geld-, Debit- und Kreditkarten. (2) Auszahlungen dürfen grundsätzlich nicht mittels Debit- oder Kreditkarten geleistet werden. (3) Schecks sollen als Einzahlung nur angenommen werden, wenn sie innerhalb der Vorlagefrist dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt werden können. Der angenommene Scheck ist unverzüglich als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen, wenn er diesen Vermerk nicht bereits trägt. Die Nummer des Schecks, das bezogene Kreditinstitut, die Kontonummer des Ausstellers, der Betrag und ein Hinweis, durch den die Verbindung mit der Buchungsstelle hergestellt werden kann, sind in ein Schecküberwachungsbuch einzutragen. Von der Führung des Schecküberwachungsbuchs kann abgesehen werden, wenn in anderer Weise die Angaben festgehalten werden und die Einlösung des Schecks überwacht wird. Angenommene Schecks sind unverzüglich bei einem Kreditinstitut zur Gutschrift auf ein Konto der Gemeinde einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen. Auf Schecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden. 15 Liquiditätsplanung und sicherung (1) Der Kassenverwalter stellt auf der Grundlage einer angemessenen Liquiditätsplanung die Zahlungsfähigkeit der Kasse sicher. (2) Größere zu erwartende Ein- oder Auszahlungen ab.. sind über den Rechnungseingang in die Dispositionsplanung einzupflegen. (3) Kassenbestände sind soweit möglich und wirtschaftlich sicher und ertragbringend durch den Kassenverwalter anzulegen. Zur Abwendung von Liquiditätsengpässen kann der Kassenverwalter vorübergehend Kredite zur Liquiditätssicherung im Rahmen der Ermächtigung durch die Haushaltssatzung aufnehmen. Der für die Finanzbuchhaltung Verantwortliche ist schriftlich zu informieren. 1 6 Verwaltung fremder Kassenmittel

17 Entsprechend 27 Abs. 6 GemHVO sind die haushaltsfremden Vorgänge in gesonderten Nachweisen zu führen. Dabei sind die 30, 31 GemHVO sowie die örtlichen Regelungen zur Finanzbuchhaltung zu beachten. 17 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen (1) Wertgegenstände sind Wertpapiere und andere Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen oder ausweisen. Ferner Gebührenmarken, geldwerte Drucksachen, Kraftfahrzeugbriefe sowie Bürgschaften, die Ansprüche der Stadt sichern. Sie sind sicher im Bereich der Kasse aufzubewahren. (2) Die Entgegennahme und Auslieferung von Wertgegenständen erfolgt nur auf Anordnung. (3) Über die eingelieferten Wertgegenstände führt die Kasse ein Verzeichnis. 18 Überwachung der Kasse (Zahlungsabwicklung) (1) Die Aufsicht und Kontrolle über die Zahlungsabwicklung erfolgt durch den Bürgermeister. Dieser hat sich regelmäßig über die Kassengeschäfte zu informieren. Jährlich hat eine unvermutete Kassenprüfung stattzufinden ( 103 (1) Nr. 5 GO NRW) 4. Abschnitt Buchführung 19 Allgemeine Regelungen zu den Buchungsverfahren (1) Der Bürgermeister regelt in Abhängigkeit von der eingesetzten Buchungssoftware und den örtlichen Gegebenheiten mindestens folgende Bereiche: - Kontenplan - Buchführung - Geschäftsablauf in den Fachbereichen - Erfassung von Stammdaten Änderung von Stammdaten - ggf. Vorerfassung von Buchungsbelegen - Geschäftsablauf in der Finanzbuchhaltung - Freigabe von Stammdaten Buchung von Belegen - Belegablage - Stornierung von Buchungen Abgrenzungsbuchungen

18 - Buchungsbelege aus Vorverfahren Kontenpflege - Jahresabschluss - Buchungsperioden - Rückstellungen - Zahlungsverkehr - Anordnungsbefugnis - Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit (2) Es werden folgende Bücher, Nebenbücher und Nebenrechnungen geführt (örtliche Regelungen, insbesondere abhängig von eingesetzten automatisierten Verfahren; Zuständigkeit für das Führen der Nebenrechnungen): a) Grundbuch, b) Hauptbuch (Bestandskonten, Ergebniskonten, Finanzkonten, Eröffnungs - und Abschlusskonten, c) Nebenbücher (Anlagenbuch, Kassenbuch, Bankbuch, Debitoren und Kreditoren 5. Abschnitt Automatisierte Datenverarbeitung 20 Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen (1) Finanzvorfälle bei DV-Buchführungen gelten als ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind. (2) Das DV-Buchführungssystem weist sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle sachlich und zeitlich nach. Der zeitliche Nachweis (Zeitbuch) über Ausdrucke kann entfallen. (3) Unter Beachtung der GoBS und der Grundsätze zum Datenzugriff sowie der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ist bei der DV-Speicherung der Bücher, Belege und sonst erforderlichen Aufzeichnungen sicherzustellen, dass diese bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb angemessener Frist verfügbar und maschinell auswertbar gemacht werden können. Die von der Finanzbuchhaltung in einer internen Arbeitsanweisung zu erstellenden Regelungen zu Maßnahmen der Datensicherheit einschließlich eines Datensicherungs- und Datenarchivierungskonzeptes sind anzuwenden. (4) Die ordnungsgemäße Verarbeitung der buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle muss arbeitstäglich daraufhin überprüft werden, ob alle zu verarbeitenden Vorgänge richtig, vollständig und zeitgerecht abgewickelt sind. Hierzu sind die intern noch zu treffenden Arbeitsanweisungen insbesondere zum Tagesabschluss und zur Abwicklung der Schnittstellenimporte zu beachten. (5) Grundsätzlich sind alle Systemeingaben, die die Datenbank verändern, zusätzlich zu den systeminternen Protokollierungen der Eingaben und deren Veränderungen, über das Belegprinzip zu dokumentieren. Aufzeichnungen/Einträge dürfen grundsätzlich nicht verändert werden. Es muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben. Die Änderungsnachweise sind Bestandteil der Buchführung und aufbewahrungspflichtig. Ausnahmen bedürfen der Abstimmung mit der Abt.

19 Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z.b. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit korrigiert, bedarf der ursprüngliche Inhalt keiner Dokumentation. 21 Freigabe von Verfahren und Vergabe von Berechtigungen (1) Die Buchführung wird mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung vorgenommen. Daher sind nach 27 Abs. 5 GemHVO NRW neben den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) auch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) anzuwenden. Nach 27 Abs. 5 Ziffer 1 GemHVO NRW dürfen nur fachlich geprüfte Programme und freigegebene Verfahren eingesetzt werden. Die Freigabe erfolgt innerhalb der Stadt durch die Stabsstelle Rechnungsprüfung. Diese kann sich bei Einsatz von Programmen, die über.... bezogen werden, auf das Testat der dortigen Rechnungsprüfung beziehen. (2) Zum Schutz des eingesetzten Buchführungssystems sowie zur Wahrung der Nachvollziehbarkeit der Eingaben dürfen nur autorisierte Personen Zugang zum produktiven DV-System erlangen. Es sind daher die organisatorischen Regelungen zur Benutzerverwaltung zu beachten, über die eine strikte Funktionstrennung von Administration, System- oder Anwendungsprogrammierung und der fachlichen Sachbearbeitung sowie der Finanzbuchhaltung realisiert ist. Die Aktionen innerhalb des Verfahrens müssen sich auf den einzelnen Benutzer zurückführen lassen. Das Zugangspasswort eines jeden Benutzers ist geheim zu halten und darf nur dem Benutzer persönlich bekannt sein. Eingaben unter einer fremden Benutzerkennung sind nicht zulässig. 6. Abschnitt Niederschlagung, Stundung, Erlass und Insolvenzverfahren 22 Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen und Insolvenzverfahren (1) Die Stundung ist eine Maßnahme, durch die die Fälligkeit eines Anspruchs hinausgeschoben wird. 1.1 Einem Zahlungspflichtigen kann nur auf Antrag widerruflich und befristet Stundung gewährt werden. 1.2 Mit der Gewährung der Stundung muss der neue Zahlungstermin eindeutig festgelegt werden. Bei Einräumung von Ratenzahlungen ist der Zahlungstermin für jede Rate festzulegen. 1.3 Eine Stundung ist nur im Benehmen mit der Kasse zu gewähren, um zu vermeiden, dass gleichzeitig Vollstreckungsmaßnahmen eingeleitet werden. Ist für die Forderung bereits ein Vollstreckungsauftrag erteilt, ist die Gewährung der Stundung mit der Vollstreckungsstelle abzustimmen. 1.4 Die Stundung von öffentlich-rechtlichen Forderungen geschieht durch Verwaltungsakt bzw. bei privatrechtlichen Forderungen durch Vereinbarung/Vertrag. Im Stundungsbescheid ist darauf hinzuweisen, dass die Ratenzahlung gegenstandslos und der restliche Gesamtbetrag

20 sofort fällig wird, wenn der Zahlungspflichtige mit einer Teilzahlung im Rückstand gerät. 1.5 Gestundete Beträge sind zu verzinsen. Die Berechnung der Stundungszinsen für öffentlichrechtliche Abgaben richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften. Stundungszinsen unter 10,00 sind nicht zu erheben. Ansonsten sind sie mit 5 % über den bei Bewilligung der Stundung geltenden Basiszins der Europäischen Zentralbank zu berechnen. (2) Die Niederschlagung ist eine befristete oder unbefristete Zurückstellung der Weiterverfolgung eines fälligen Anspruchs ohne Verzicht auf den Anspruch selbst. 2.1 Die Niederschlagung ist eine verwaltungsinterne Maßnahme. Die Niederschlagung bedarf keines Antrages des Zahlungspflichtigen und wird dem Zahlungspflichtigen nicht mitgeteilt. 2.2 Bei einer befristeten Niederschlagung wird von der Weiterverfolgung des Anspruchs vorläufig abgesehen, wenn die Einziehung wegen der wirtschaftlichen Verhältnisse des Zahlungspflichtigen oder aus anderen Gründen vorübergehend keinen Erfolg haben würde. Die wirtschaftlichen Verhältnisse des Zahlungspflichtigen sind in angemessenen Zeitabständen von der Abt. zu überprüfen; die Verjährung ist in jedem Falle rechtzeitig zu unterbrechen. 2.3 Zeigt sich, dass die Einziehung einer befristet niedergeschlagenen Forderung dauernd ohne Erfolg bleiben wird (z.b. mehrmalige fruchtlose Vollstreckungen, bei Beträge die 1000,00 nicht überschreiten eine zweimalige Vollstreckungshandlung), so ist die unbefristete Niederschlagung zu veranlassen. 2.5 Zwangsgeld kann nicht niedergeschlagen werden, da es sich um ein Beugemittel handelt. Wenn das Zwangsgeld gegenstandslos geworden ist, ist der Zahlungsanspruch erloschen. (3) Der Erlass ist der vollständige oder teilweise Verzicht auf einen fälligen Anspruch. Die Voraussetzungen des 26 Abs. 3 GemHVO müssen vorliegen. 3.1 Auf Antrag des Zahlungspflichtigen dürfen Ansprüche ganz oder teilweise erlassen werden, wenn ihre Einziehung nach Lage des Einzelfalles für den Schuldner eine besondere Härte bedeuten würde bzw. unbillig wäre und sich nicht durch eine Stundung abwenden lässt. 3.2 Eine Härte ist insbesondere dann anzunehmen, wenn sich der Schuldner in einer nicht nur vorübergehenden unverschuldeten wirtschaftlichen Notlage befindet und die Sorge besteht, dass die Weiterverfolgung des Anspruchs zu einer Existenzgefährdung führen würde. 3.3 Als Erlass gilt auch der Verzicht auf die Geltendmachung von Ansprüchen und die Verfügung über Ansprüche im Wege des Vergleichs. (4) Über die Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen entscheidet der Bürgermeister oder die / der von ihm benannte Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und das zuständige Gemeindeorgan a) Stundung: - bis zu 1.000,00 Fachbereichsleiter - bis zu 5.000,00 Leiter/in Finanzbuchhaltung

21 - bis zu ,00 Bürgermeister/in darüber hinaus VA / Rat b) befristete Niederschlagung: - bis zu 2.000,00 Fachbereichsleiter/in - bis zu 5.000,00 Leiter/in Finanzbuchhaltung - bis zu ,00 Bürgermeister/in darüber hinaus VA / Rat c) unbefristete - bis zu 1.000,00 Fachbereichsleiter/in Niederschlagung: - bis zu 5.000,00 Leiter/in Finanzbuchhaltung - bis zu ,00 Bürgermeister/in darüber hinaus VA / Rat d) Erlass: - bis zu 500,00 Fachbereichsleiter/in - bis zu 5.000,00 Leiter/in Finanzbuchhaltung - bis zu ,00 Bürgermeister/in darüber hinaus VA / Rat 4.1 Erst sobald eine Geldforderung von der Kasse (als Vollstreckungsbehörde) vollstreckt wird, ist die Stadtkasse im Rahmen der Vollstreckung für die Bearbeitung und Entscheidung über die Gewährung von Zahlungserleichterungen zuständig. 4.2 Für Stundung, Niederschlagung oder Erlass von Nebenforderungen (z.b. Mahngebühren, Vollstreckungskosten, Säumniszuschläge) ist die Kasse zuständig. (5) Für die Aufgabenerledigung von Insolvenzangelegenheiten (Schuldenbereinigungs- und Insolvenzverfahren ) ist die Kasse zentral zuständig. Schreiben und Beschlüsse über Insolvenzangelegenheiten sind unmittelbar nach Posteingang an die Kasse weiterzuleiten. Von dort erfolgt die weitere Koordination und Bearbeitung. 7. Abschnitt Innere und äußere Sicherheitsvorkehrungen, Schlussvorschriften 23 Aufbewahrung von Unterlagen (1) Die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die konsolidierten Gesamtabschlüsse, die zur Führung von Büchern oder zur Aufstellung des Inventars oder der Abschlüsse ergangenen Regelungen, die Buchungsbelege sowie die Unterlagen über den Zahlungsverkehr werden sicher aufbewahrt. (2) Für die sichere Aufbewahrung der Unterlagen nach 58 GemHVO ist die Abt... verantwort-

22 lich.. 24 Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt mit Wirkung vom in Kraft, gleichzeitig tritt die Dienstanweisung