Prozessmanagement in der. (Praxisbeispiel) Dorothea Burkhardt-Suter Projektleiterin Finanzdepartement

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1 Prozessmanagement in der Dienststelle t Finanzen (Praxisbeispiel) Dorothea Burkhardt-Suter Projektleiterin Finanzdepartement

2 Zum Einstieg We me wott, dass en andere Luft geit, mues me sälber hälfe blase Rudolf v. Tavel, , Berner Journalist und Schriftsteller 2

3 Agenda 1. Ausgangslage 2. Rahmenbedingungen Richtlinien Kanton Luzern Notationsstandard ti t d BPMN Vorgehensweise Projektzeitplan Pilotphase 4. Lessons learned und Ausblick Auch eine Reise von 1000 Meilen beginnt mit einem einzigen Schritt! 3

4 Ausgangslage Dienststelle Finanzen- Grundauftrag > Organisation / Durchführung des Rechnungswesens Luzern > Sichern der Zahlungsbereitschaft (Tresorerie) > Verantwortlich für den AFP-, den Rechnungs- und den unterjährigen Reporting-Prozess > Weiterentwicklung des Führungssystems > Bereitstellen von Entscheidungshilfen für die Planung und Steuerung des Kantonshaushaltes > Erstellen von Mitberichten zu Geschäften anderer Departemente mit finanziellen Auswirkungen. > Verantwortlich für das Versicherungswesens Luzern 4

5 Ausgangslage Prozessmanagement (Stand 2007) 5

6 Ausgangslage Projektziele > Es liegen aktualisierte, vollständig dokumentierte Prozesse vor. Einhalten der Richtlinien Basis für Qualitätsmanagementsystem > Die Verfügbarkeit im Intranet ist sichergestellt. > Die Verlinkung ins SAP-FLG-System ist sichergestellt. 6

7 Rahmenbedingungen Rahmenbedingungen g > Richtlinie "Beschreibung und Darstellung von Prozessen" (verabschiedet) basiert auf ech Standards (www.ech.ch) Vorgaben zu Bezeichnungen, Inhalte und Darstellung Vorgabe Notationsstandard Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0) > Richtlinie "Modellierungskonventionen BPMN 2.0" (Entwurf) 7 beinhaltet Modellierungsgrundsätze beinhaltet BPMN-Symbolbibliothek für Modellierung beinhaltet Namenskonventionen

8 Vorgehensweise Projektzeitplan Initialisierung Pilotphase Rollout Prozesslandkarte Auswahl Pilotprozesse Modellierungskonventionen Prozesssteckbriefe Prozessmodellierung Überprüfung Prozesse Erkenntnisse Pilot und allfällige Anpassungen Prozesssteckbriefe Prozessmodellierung Einbindung Intranet 3. Q Q Q Q

9 Vorgehensweise Prozesslandkarte Angewandte Methode: - Erarbeitung Vorschlag - Diskussion in Team der Pilotphase - allfällige Anpassung nach Pilotphase 9

10 Vorgehensweise Prozesse für Pilotphase > Kriterien für Auswahl aus verschiedenen Abteilungen tiefe / hohe Komplexität unterschiedlicher Dokumentationsstand Angewandte Methode: - Workshop 10

11 Vorgehensweise Prozesssteckbriefe > Beschreibung zu zentralen Attributen: Zweck Prozess Rahmenbedingungen Systematik in Prozesslandkarte Input / Output Hauptschritte im Prozess Rollen Informationsflüsse etc. Angewandte Methode: - Bilaterale Gespräche mit Prozessowner 11

12 Vorgehensweise Prozessmodellierung (Anfang ) Angewandte Methode: - Modellierung durch interne / externe Stelle - Überprüfung durch Prozessowner (evt. mehrere Durchgänge) 12

13 Vorgehensweise Prozessmodellierung ( und Ende) Angewandte Methode: - Modellierung durch interne / externe Stelle - Überprüfung durch Prozessowner (evt. mehrere Durchgänge) 13

14 Vorgehensweise Erkenntnisse aus Modellierung > Informationsgehalt der vorhandenen Unterlagen sehr unterschiedlich > Abgrenzungen der einzelnen Prozesse in Pilotphase unklar > historisch gewachsene Bezeichnungen der Prozesse entsprechen z.t. nicht der aktuellen Situation > zeitliche Aspekte aus bestehenden Unterlagen oft nicht ersichtlich (Fristen, Fristüberwachung) > Dokumentation von Ausnahmen was wird dokumentiert? 14

15 Lessons learned und Ausblick Aufwand > keine allgemein gültigen Aussagen möglich > abhängig von Dokumentationsstand der vorhandenen Prozesse > abhängig von Umfang und Abgrenzung der Prozesse 15

16 Lessons learned und Ausblick Lessons learned > Vorgehen hat sich bewährt > "Begriffshygiene" von Beginn weg nötig > vom Groben zum Detail Erhebung sauber planen Prozesssteckbriefe notwendig Modellierung braucht Zeit > Nutzen ergibt sich durch weiterführende Dokumente, durch Links auf Vorlagen, Gesetze etc. > Portallösung sinnvoll Unterhalt Prozessmanagementsystem einfacher Know-How für Pflege kann schneller aufgebaut werden 16

17 Lessons learned und Ausblick Weitere Schritte > Abschluss Modellierung Pilotprozesse > Auswertung Pilotphase > Planung Rollout 17

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