Chancen und Nutzen von Geschäftsprozessmanagement

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1 Chancen und Nutzen von Geschäftsprozessmanagement egovernment Day Schaffhausen, 4. Dezember 2013 Building Competence. Crossing Borders. Institut für Wirtschaftsinformatik

2 Agenda Ein Prozess hat immer einen Nutzen, sonst ist er kein Geschäftsprozess. Prozessmanagement birgt einen grossen Nutzen, vorausgesetzt man schafft die kritischen Voraussetzungen: Ziele, Fokus, Struktur, Messbarkeit. Der Fokus des Geschäftsprozessmanagement hängt vom Prozesstyp ab. IT-Unterstützung ist ein wesentlicher Hebel für das Geschäftsprozessmanagement, d.h. für die Modellierung und Ausführung von Prozessen. Kooperation von Hochschule mit Partnern der öffentlichen Hand und aus der Wirtschaft schafft praxisrelevante Ergebnisse. Folie 2

3 Haben Prozesse einen Nutzen? Wozu Prozessorientierung? «Das Ergebnis des Geschäftsprozesses stellt einen Mehrwert für das Unternehmen und den Kunden dar» Prozessorientiert = Funktionsübergreifend + Ergebnisorientiert (1993) Informationstechnologie verändert Prozesse Folie 3

4 Prozesse und E-Government «Ein zentrales Anliegen ist die Durchgängigkeit der Prozesse über alle föderalen Ebenen hinweg.» BR Eveline Widmer-Schlumpf «Die E-Government-Strategie Schweiz ist in ihrem Kern eine Prozessstrategie und das Geschäftsprozessmanagement ein Schlüsselfaktor der modernen und effizienten Verwaltung.» egovernment Schweiz, B1.13 Folie 4

5 Geschäftsprozessmanagement (BPM) hat viele Gesichter Strategisches BPM Strategie, Initiative Organisation, Rollen, Verantwortlichkeiten Fachlich modellieren Publizieren Controlling Analyse, Design Umsetzung Nutzung Prüfung Technisch modellieren Implementieren Ausführen Monitoring Infrastruktur, Betrieb, Sourcing Fachliches BPM - Konzeptionell Optimierung Technisches BPM - Operativ Folie 5

6 Warum machen Organisationen BPM? n = 219 Qualitäts-Verbesserung Standardisierung der Arbeitsabläufe Produktivitäts-Steigerung Steigerung der Prozesssicherheit Gestaltung von unternehmensübergreifenden Prozessen Verbesserung der Kundenorientierung Konsequente Umsetzung der Unternehmensstrategie Aktive Ressourcen- / Kapazitäts-Steuerung Unterstützung des Qualitätsmanagements Transformation in eine prozessorientierte Organisation Verminderung oder Vermeidung von Geschäftsrisiken Steigerung der Kostentransparenz Erhöhung der Integration externer Partnern Ermittlung kostenkritischer Arbeitsschritte Erhöhung des Innovationsgrades Durchführung von Engpassanalysen Andere Unterstützung Insourcing- / Outsourcing Entscheidungen 12% 9% 9% 33% 31% 30% 27% 27% 27% 25% 19% 48% 42% 61% 58% 57% 76% 73% * Mehrfachnennung möglich Quelle: ZHAW BPM Studie 2011, BPM Studie 2013 «BPM in der Cloud» erscheint demnächst, BPM Studie 2014 startet jetzt! Folie 6

7 Warum machen sie BPM nicht oder nicht erfolgreich? Kein Interesse seitens des Führungsteams Fehlende Vorgaben aus Unternehmensstrategie Ausweis des finanziellen Nutzens nicht ausreichend Zu wenig Fachkompetenz vorhanden Verantwortlichkeiten nicht genügend festgelegt Return on Investment kann nicht ausreichend Zu wenig Ressourcen vorhanden Fehlende Festlegung von Kennzahlen und Nutzen von Prozessoptimierungen unklar, resp. nicht Zu hohe Investitionskosten Andere Zu hohe operative Kosten * Mehrfachnennung möglich 5% 10% 16% 31% 29% 50% 46% 43% 42% 40% 39% 38% Quelle: ZHAW BPM Studie 2011, BPM Studie 2013 «BPM in der Cloud» erscheint demnächst, BPM Studie 2014 startet jetzt! Folie 7

8 Beispiel IKS: Erst Ziele definieren, dann Prozesse malen! Quelle: Finanzkontrolle Stadt Zürich angelehnt an COSO Folie 8

9 Erfolgsfaktoren BPM: Klare Ziele und Struktur Wertschöpfung hoch Kollaboration, Beratung, Führung Information, Vernetzung Ad-hoc Produktion, Massen- Dienstleistung Automatisierung Administration Ziele Struktur gering Prozess? Standardisierung gering hoch Wiederholbarkeit, Vorhersehbarkeit Wirkung Fokus Sichtbarkeit Verantwortung Opportunität Virales BPM Überzeugende BPM-Lösungen Folie 9

10 Fallbeispiel kollaborativer Führungsprozess : Prozessgesteuerter Aufgaben- und Finanzplan Juni 2013 Folie 10

11 Struktur: Prozesslandkarte Folie 11

12 Fokus von BPM: Es kommt auf den Prozesstyp an Kollaboration, Beratung, Führung Produktion, Massen- Dienstleistung Wertschöpfung hoch Ad-hoc Information, Vernetzung Automatisierung Administration Effizienz ( schlank ) Produktivität Transparenz Sicherheit, Compliance Qualität gering Prozess? Standardisierung BPM-Fokus gering hoch Wiederholbarkeit, Vorhersehbarkeit Folie 12

13 Fallbeispiel Automatisierung ZHAW-Projekt: Prozessgesteuerte, digitale Arbeitsumgebung (1/3) Automatisierung Standardisierung Ausgangssituation, Ziele Vorgehen Resultate & Wirkung Prozesse eingespielt, funktionierend, papierorientiert Prozesse nicht oder wenig dokumentiert Stark geprägt durch Regulatorien Ziele: Optimierung Prozesse, speziell hinsichtlich IT- Unterstützung Prototyp, Proof-of- Concept Klassische Prozessanalyse und - synthese über Einzelinterviews und Workshops Evaluation BPM Suite Aufbau Entwicklungsumgebung Erarbeitung Prototyp Evaluation Prototyp Für die Organisation: Bewusstsein für eigene Prozesse und Rollen Vor- und Nachteile einer prozessgesteuerten, digitalen Arbeitsumgebung Für F&E: Identifikation von Aktivitätspattern, die sich eignen, die fachliche Modellierung soweit zu optimieren, dass implementierbare technische Modelle generiert werden können Folie 13

14 Vom papierorientierten Prozess zum elektronischen Fallmanagement (2/3) Automatisierung Standardisierung Formularassistent Antragsteller Schuldner Fallmanagement Mitarbeiter Folie 14

15 Anknüpfungspunkte für F&E: Aktivitätspattern (3/3) Automatisierung Standardisierung Begrenztes Set an Aktivitäts- Pattern, mit denen sich alle Aktivitäten konfigurieren lassen Ziel: Fachliche Modelle, die direkt implementierbar sind, ohne erneute technische Modellierung Folie 15

16 : Kooperationsplattform für Hochschule und Partner der Wirtschaft und öffentlichen Hand Wirtschaftspartner Wissenschaftlichkeit, F&E- Methodik Interdisziplinärer, aktueller Wissenspool Lehre, Studierende Unabhängigkeit Publikationen Innovation Wirtschaftlicher Impact Praxisrelevante Lehre und Weiterbildung Anwender- und Anbieterseite Praxisrelevante Fragestellungen Business Cases für F&E Produkte, Services, Technologien Projekte, Finanzierung Folie 16

17 Agenda = Fazit Ein Prozess hat immer einen Nutzen, sonst ist er kein Geschäftsprozess. Prozessmanagement birgt einen grossen Nutzen, vorausgesetzt man schafft die kritischen Voraussetzungen: Ziele, Fokus, Struktur, Messbarkeit. Der Fokus des Geschäftsprozessmanagement hängt vom Prozesstyp ab. IT-Unterstützung ist ein wesentlicher Hebel für das Geschäftsprozessmanagement, d.h. für die Modellierung und Ausführung von Prozessen. Kooperation von Hochschule mit Partnern der öffentlichen Hand und aus der Wirtschaft schafft praxisrelevante Ergebnisse. Folie 17

18 Kontakt Elke Brucker-Kley Dipl.-inf.-wiss. Leitung Tel. +41 (0) Mobil +41 (0) Mail: ZHAW School of Management and Law Institut für Wirtschaftsinformatik Stadthausstrasse 14 CH-8401 Winterthur Folie 18

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