Reisekostenreform Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick

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1 Merkblatt Reisekostenreform 2014 Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick Die Reisekostenreform steht vor der Tür. Ab dem 1. Januar 2014 gelten neue Regeln. Kernpunkte der Reisekostenreform 2014 sind die neuen Regelungen bei Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen. Außerdem wird der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte durch die Bezeichnung erste Tätigkeitsstätte ersetzt. Welche Änderungen Sie in Sachen Reisekostenreform sonst noch beachten sollten, lesen Sie hier. Am 1. Februar 2013 stimmte der Bundesrat dem leicht geänderten Gesetz vom 25. Oktober 2012 zu. Am 30. September 2013 veröffentlichte das BMF (Bundesministerium der Finanzen) sein Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab In der Vorbemerkung führt es aus: "Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 (BGBl. I S. 285, BStBl I S. 188) wurden die bisherigen steuerlichen Bestimmungen zum steuerlichen Reisekostenrecht umgestaltet. Davon abweichende Regelungen der Lohnsteuer-Richtlinien 2013 sind nicht mehr anzuwenden." Aus der regelmäßigen Arbeitsstätte wird die erste - und einzige - Tätigkeitsstätte Bisher (bis zum ) hatte ein Arbeitnehmer eine bzw. mehrere regelmäßige Arbeitsstätten. Ab kann er nur noch keine oder eine (= erste) Tätigkeitsstätte pro Dienstverhältnis haben. Wird diese aufgesucht, gibt es dafür keine Verpflegungspauschalen und nur eingeschränktes Kilometergeld (= Abzug der Entfernungspauschale). Bei der ersten Tätigkeitsstätte handelt es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, welcher der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Daher können Fahrzeuge oder Schiffe sowie das häusliche Arbeitszimmer keine Tätigkeitsstätte darstellen. 1

2 Laut BMF-Schreiben muss die Zuordnung durch den Arbeitgeber (auch Zeitarbeiter) zu einer Tätigkeitsstätte auf Dauer angelegt sein (Prognose). Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung sind: die unbefristete Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung die Zuordnung für die gesamte Dauer des - befristeten oder unbefristeten - Dienstverhältnisses die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus die Zuordnung bis auf Weiteres ist eine Zuordnung ohne Befristung und damit dauerhaft. Für die Beurteilung, ob eine dauerhafte Zuordnung vorliegt, ist die auf die Zukunft gerichtete prognostische Betrachtung maßgebend. Im Gegensatz zur bisherigen Regelung, kann durch die Tätigkeit bei einem Kunden bzw. einem verbundenen Unternehmen ab 2014 eine Tätigkeitsstätte angenommen werden. Wird ein Arbeitnehmer, auch Zeitarbeiter, bei einem Unternehmen länger als 48 Monate eingesetzt, wird dort die erste Tätigkeitsstätte begründet. Hat der Arbeitnehmer mehrere Tätigkeitsorte, bestimmt der Arbeitgeber (schriftlich oder mündlich) eine davon als erste Tätigkeitsstätte. Es spielt dabei keine Rolle, ob er an dieser die meiste Zeit verbringt, sie regelmäßig aufsucht oder sich der qualitative Schwerpunkt seiner Arbeit befindet. Der Arbeitgeber kann damit eigentlich nach Belieben die Stätte wählen. Aus diesem Grund wird besonders bei Familienunternehmen auf 42 der Abgabenordnung AO hingewiesen. Wenn keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt wurde, wird die quantitative Zuordnung anhand messbarer Kriterien vorgenommen. Die erste Tätigkeitsstätte ist dann die betriebliche Einrichtung, an der er normalerweise täglich arbeitet oder je Arbeitswoche mindestens zwei volle Arbeitstage verbringt oder mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Wenn der Arbeitnehmer jedoch an der betrieblichen Einrichtung nicht seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausübt, sondern lediglich z. B. sein Fahrzeug oder Material abholt oder Auftragsbestätigungen, Stundenzettel etc. abgibt, wird sie nicht seine erste Tätigkeitsstätte. Verpflegungspauschalen Die bisherige dreistufige Staffelung für Verpflegungspauschalen wird auf eine zweistufige reduziert. Bei der Gewährung von Verpflegungspauschalen gibt es drei Konstellationen: 1. Eintägige Reise. Bei einer Abwesenheit von mehr als (bisher ab) 8 Stunden kann eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 12 Euro (bisher 6 Euro) gezahlt werden. Für eintägige Reisen gibt es also entweder 0 oder 12 Euro. 2

3 2. Reise über Nacht (Nachtreise/ Brummi-Regelung). Bei einer Reise, die zwar zwei Tage dauert, aber ohne Übernachtung durchgeführt wird, werden die Zeiten zusammengezählt. Dauert eine solche Reise mehr als 8 Stunden kann eine steuerfrei Verpflegungspauschale von 12 Euro angesetzt werden. Im Gegensatz zu früher spielt es keine Rolle, wann diese Nachtreise begann (früher nach 16 Uhr am ersten Tag und Ende am zweiten Tag vor 8 Uhr) und am nächsten Tag endet. Aber auch hier gilt, es kann entweder 0 oder 12 Euro an Verpflegungspauschale ergeben, auch wenn die Reise mehr als 24 Stunden dauern sollte. 3. Mehrtägige Reise. Eine mehrtägige Reise liegt vor, wenn es sich mindestens um eine zweitägige Reise mit Übernachtung handelt. Es spielt dabei keine Rolle, ob für die Übernachtung Kosten entstanden sind. Für den Anreisetag gibt es dann immer 12 Euro, egal wann die Reise begann. Für den Abreisetag gibt es ebenfalls immer 12 Euro, egal wann die Reise beendet wird. Bei einer mindestens drei Tage dauernden Reise gibt es für die sogenannten Zwischentage 24 Euro. Diese neuen Regelungen gelten auch für Reisen ins Ausland. Aufgrund der nun nur noch zweitägigen Staffelung werden durch das BMF für Auslandsreisen ab neue Auslandspauschalen veröffentlicht. Gegenüberstellung der Verpflegungspauschalen-Regelungen bis und ab 2014 Bis Abwesenheit weniger als 8 Stunden mindestens 8 und weniger als 14 Stunden mindestens 14 und weniger als 24 Stunden Pauschale 0 EUR 6 EUR 24 Stunden 24 EUR Ab Abwesenheit Eintägige Reise: 8 Stunden und weniger Eintägige Reise: mehr als 8 Stunden Mehrtägige Reisen: Anreisetag ohne Zeitvorgaben Abreisetag ohne Zeitvorgaben Pauschale 0 EUR 24 Stunden (Zwischentag ) 24 EUR 3

4 Verpflegungspauschalen im Ausland Diese neuen Regelungen gelten auch für Reisen ins Ausland. Aufgrund der nun nur noch zweitägigen Staffelung wurden durch das BMF für Auslandsreisen ab neue Auslandspauschalen veröffentlicht. Die Übersicht können wir Ihnen bei Bedarf gerne zur Verfügung stellen. Mahlzeiten als Sachbezug oder Verpflegungskürzung Erhielt der Arbeitnehmer auf seiner Reise von seinem Arbeitgeber eine Mahlzeit, wurde diese in der Regel mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet und entweder von der Reisekostenerstattung einbehalten oder lohnversteuert. Dies ist künftig so nicht mehr möglich. Ab 2014 ist die Verpflegungspauschale zwingend zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer eine teilentgeltliche oder unentgeltliche Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Das ist in folgenden Fällen denkbar: Arbeitnehmer ist höchstens 8 Stunden weg, erhält daher keine Verpflegungspauschale und hat eine oder mehrere Mahlzeiten erhalten. Arbeitgeber verzichtet auf die Aufzeichnung von Reisekosten oder der Arbeitnehmer ist länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig (Dreimonatsfrist). Arbeitnehmer ist mehr als 8 Stunden weg, erhält daher eine Verpflegungspauschale und hat eine oder mehrere Mahlzeiten erhalten. 1. Arbeitnehmer ist höchstens 8 Stunden weg. Die neue Vorschrift orientiert sich an den Verpflegungspauschalen. Ist der Arbeitnehmer höchstens 8 Stunden auf der Reise, gibt es jedoch keine Verpflegungspauschalen und ohne Pauschale auch keine Kürzung. In diesem Fall wird der amtliche Sachbezugswert herangezogen, wenn eine Mahlzeitgestellung vorliegt. Die amtlichen Sachbezugswerte betragen ab für ein Frühstück 1,63 Euro und 3,00 Euro für ein Mittag- bzw. Abendessen. Der amtliche Sachbezugswert gilt jedoch nur, wenn die Mahlzeit nicht mehr als 60 Euro (bis 2104 nicht mehr als 40 Euro) gekostet hat. Kostet die Mahlzeit über 60 Euro ist sie mit ihrem tatsächlichen Betrag als Arbeitslohn zu versteuern. Soll die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn versteuert werden, kann die Lohnversteuerung mit 25 % pauschal erfolgen. 2. Arbeitgeber verzichtet auf die Aufzeichnung von Reisekosten oder die Dreimonatsfrist ist abgelaufen. Wenn der Arbeitgeber keine Aufzeichnungen über die Reisen führt und somit auch keine Pauschalen erstattet, ist ebenfalls der amtliche Sachbezugswert heranzuziehen, wenn eine Mahlzeitgestellung (unter 60 Euro) vorliegt. Das Gleiche gilt, wenn der Dreimonatszeitraum überschritten wurde und daher keine Verpflegungspauschalen mehr erstattet werden dürfen. 3. Arbeitnehmer ist mehr als 8 Stunden weg. Ist der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden unterwegs oder auf einer mehrtägigen Reise (mit oder ohne Übernachtung) und erhält dafür eine steuerliche Verpflegungspauschale, ist diese um erhaltene Mahlzeiten zu kürzen. Folgende Kürzungsbeträge sind dafür festgeschrieben: 4

5 Frühstück: Für ein Frühstück werden 20 Prozent des Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (im Inland also 20 % von 24 Euro = 4,80 Euro) angesetzt. Mittag- und Abendessen: Bei einem Mittag- und Abendessen werden jeweils 40 Prozent des Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (im Inland 40 % von 24 Euro = 9,60 Euro) angesetzt. Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt dabei tagesgenau. Erhält der Reisende bei einer zweitägigen Reise am ersten Tag keine Mahlzeit und dafür am letzten Tag Frühstück, Mittag- und ein Abendessen, so wird nur die Verpflegungspauschale des zweiten Tages gekürzt. Die Kürzung kann die (Tages-) Verpflegungspauschale maximal auf 0,00 Euro reduzieren. Beispiel 1: AN ist auf einer beruflich veranlassten Fortbildung und bekommt ein Mittagessen gestellt. Gesamtabwesenheit 7 Std. Folge: Ansatz des Sachbezugswertes. Der AN hat kein Anspruch auf die verpflegungspauschale. Zahlt der AN ein Entgelt für die erhaltene Mahlzeit, mindert das den geldwerten Vorteil. Sachbezugswerte 2014 Frühstück 1,63 pro Tag/ 49,00 pro Monat Mittag- u. Abendessen je 3,00 pro Tag/ je 90 pro Monat Beispiel 2: Der AN ist auf einer 5-tägigen Fortbildung. Die Hotelrechnung ist auf den AG ausgestellt und beträgt 100,00 zzgl. 20,00 Frühstück pro Tag. Während der Fortbildung bekommt der AN ein Mittagessen gestellt. Diese Kosten werden dem AG in Rechnung gestellt. Folge: KEIN Ansatz der Sachbezugswerte!!! Hier muss eine Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgen!!!!! Tage Verpflegungspauschale Kürzung Rest 1 Tag 12,00./. 9,60 2,40 2 Tag 24,00./. 4,80./. 9,60 9,60 3 Tag 24,00./. 4,80./. 9,60 9,60 4 Tag 24,00./. 4,80./. 9,60 9,60 5 Tag 12,00./. 4,80./. 9,60 0,00 Steuerfreie Erstattung bzw. Werbungskostenansatz 31,10 Der AG kann maximal 31,10 steuerfrei erstatten. 5

6 Ersttatet der AG z. B 40,00 dem AN, so sind die 31,10 steuerfrei und die 8,90 müssen pauschal mit 25 % versteuert werden. Erstattet der AG 130,00 dem AN, so sind die 31,10 steuerfrei und die 96,00 ( ) müssen pauschal mit 25 % versteuert werden, die restlichen 2,90 werden als individueller Arbeitslohn gesehen. Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit werden mit 25 %pauschal versteuert, soweit die Beträge die steuerfreien Pauschalen ohne Anwendung der Kürzungsregelung um nicht als 100 % übersteigen. Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen. Zahlt der AN ein Entgelt für die Mahlzeit, erfolgt eine Kürzung der Kürzung. Abwandlung Beispiel wie oben, nur dass der AN 5,00 zum Mittagessen dazu zahlt. Folge: Bei der Kürzung erfolgt eine Kürzung. 9,60./. 5,00 = 4,60 Kürzungsbetrag für das Mittagessen. Tage Verpflegungspauschale Kürzung Rest 1 Tag 12,00./. 4,60 7,40 2 Tag 24,00./. 4,80./. 4,60 14,60 3 Tag 24,00./. 4,80./. 4,60 14,60 4 Tag 24,00./. 4,80./. 4,60 14,60 5 Tag 12,00./. 4,80./. 4,60 2,60 Steuerfreie Erstattung bzw. Werbungskostenansatz 53,80 Der AG kann maximal 53,80 steuerfrei erstatten. Lohnsteuer-Bescheinigungspflicht M Wird dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit gestellt, für die der amtliche Sachbezugswert anzusetzen ist, muss dies im Lohnkonto mit dem Großbuchstaben M aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Diese Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr. Änderungen bei Übernachtungskosten Unterkunftskosten an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte können nur noch bis zu 48 Monate lang uneingeschränkt in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten abgezogen werden. Danach dürfen monatlich nur maximal Euro (wie bei der doppelten Haushaltsführung) angesetzt werden. 6

7 Übernachtungskosten im Hotel. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die gesamten (dienstlichen) Kosten für die Übernachtung steuerfrei erstatten. Der Selbstständige kann die Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abziehen. Ist beim Arbeitnehmer in der Hotelrechnung ein Frühstück enthalten spielt es keine Rolle, ob dies in einer Service-Pauschale enthalten ist oder offen ausgewiesen wird. Die Mahlzeiten werden entsprechend von den Verpflegungspauschalen gekürzt. Beim Unternehmer wird nur dann die Kürzung von den Verpflegungspauschalen vorgenommen, wenn das Frühstück nicht offen ausgewiesen wird. Denn er kann im Gegensatz zum Arbeitnehmer keinen Sachbezug geltend machen. Laut BMF-Schreiben ist es unerheblich, ob die Kürzung von der Hotelrechnung oder den Verpflegungspauschalen vorgenommen wird. Dreimonatsfrist Es gilt immer noch, dass die Zahlung von steuerfreien Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt ist. Vereinfacht wurden die Regelungen, wenn die Dreimonatsfrist unterbrochen wird. Zukünftig gibt es nur noch eine zeitliche Komponente (ob Urlaub/Krankheit) spielt keine Rolle mehr. Wird die Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mehr als vier Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist wieder von vorne. Steuerliche Behandlung bei Erstattung höherer Pauschalen Wie bisher auch, können zur Ermittlung der steuerfreien Leistungen für Reisekosten die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden. Die Leistungen sind steuerfrei, soweit sie die Summe der zulässigen steuerfreien Leistungen nicht übersteigen. Hierbei können mehrere Reisen zusammengefasst abgerechnet werden. Wird mehr bezahlt als steuerfrei zulässig ist, kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erhoben werden, wenn dem Arbeitnehmer Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen gezahlt werden, soweit diese die danach dem Arbeitnehmer zustehenden Verpflegungspauschalen ohne Anwendung der Kürzungsregelung um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen. Ihre Fragen zu dem Thema Reisekostenreform 2014 beantworten wir sehr gerne. Bitte sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne in einem persönlichen Gespräch oder am Telefon dazu. Mit freundlichen Grüßen Ihr Team von Weber Krapp & Kollegen 7

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