Reisekostenreform zum

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1 Januar 2014 Reisekostenreform zum Die bisherigen Bestimmungen zum steuerlichen Reisekostenrecht wurden mit einem neuen Gesetz grundlegend umgestaltet. Schwerpunkt der Änderung sind u. a. die neue Definition der ersten Tätigkeitsstätte (ersetzt den Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte ), die Neuregelungen bei den Verpflegungsmehraufwandspauschalen und bei der Mahlzeitengestellung, sowie die Änderungen im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Durch die Neuerungen ergeben sich neue Gestaltungsmöglichkeiten z. B. bei der Reisekostenabrechnung dem Ansatz der Entfernungspauschale dem Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens Allerdings ist weiterhin Vorsicht geboten bei der Beschäftigung von Gesellschafter-Geschäftsführern, Arbeitnehmer-Ehegatten und anderen Familienangehörigen, da diese einem Fremdvergleich standhalten müssen. Reisekosten sind Aufwendungen, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Auswärtstätigkeiten anfallen. D. h. wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte auf Weisung des Arbeitgebers beruflich tätig wird. Je Dienstverhältnis kann es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte geben. Hierbei handelt sich um eine ortsfeste betriebliche Tätigkeitsstätte des Arbeitsgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (Schiffe, Fahrzeuge oder Flugzeuge fallen nicht hierunter). Auch die Arbeitsstätte eines Dritten (z. B. bei einem Kunden oder einem Tochterunternehmen), der der Arbeitnehmer dauerhaft zugewiesen wird, kann zukünftig eine erste Tätigkeitsstätte sein (rechtsprechungsbrechende Verschärfung gegenüber der bisherigen Rechtslage). Die Zuordnung richtet sich nach der dienst- und arbeitsrechtlichen Festlegung bzw. nach Absprachen und Weisungen des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber muss die Zuordnung in jedem Fall dokumentieren (z. B. im Arbeitsvertrag, Einsatzplänen, internen Reiserichtlinien, Protokollnotizen, Ansatz Dienstwagennutzung), da die Zuordnungsentscheidung eindeutig sein muss. Der Arbeitgeber kann dienst- oder arbeitsrechtlich aber nicht festlegen, dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat (Negativfestlegung). Er kann allerdings darauf verzichten, eine erste Tätigkeitsstätte dienst- oder arbeitsrechtlich festzulegen, oder ausdrücklich erklären, dass organisatorische Zuordnungen keine erste Tätigkeitsstätte begründen sollen. Der Arbeitnehmer muss der Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet sein. Dies ist der Fall, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus (Es handelt sich um eine auf die Zukunft gerichtete prognostische Betrachtung. Eine Verlängerung eines ursprünglich weniger als 48 Monate langen Zeitraums führt nicht 1

2 zu einer Zusammenrechnung, da allein die prognostizierte Dauer der Tätigkeit entscheidend ist. Bei einer sog. Kettenabordnung ist keine dauerhafte Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte gegeben, wenn die einzelne Abordnung jeweils einen Zeitraum von weniger als 48 Monaten umfasst) an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Diese Betrachtung gilt, auch wenn der Beginn der Tätigkeit vor dem liegt. Hat der Arbeitgeber zu Beginn der Tätigkeit keine oder keine eindeutige Prognose getroffen oder eine solche nicht dokumentiert, konnte er dies bis spätestens nachholen. Die etwaige Änderung einer Zuordnung durch den Arbeitgeber wird mit Wirkung für die Zukunft berücksichtigt. Fehlt es an einer dienst- oder arbeitsvertraglichen Festlegung oder ist diese nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte herangezogen. Diese besagen, dass eine erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung ist, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Dabei muss der Arbeitnehmer an der betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Sucht der Arbeitnehmer den Betriebssitz des Arbeitgebers regelmäßig nur zu Kontrollzwecken auf, dann liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor. Dies gilt z. B. für Monteure, die dort lediglich das Kundendienstfahrzeug, Material und Aufträge abholen bzw. Stundenzettel, etc. abgeben. Es ist möglich, dass bei der Beurteilung nach den quantitativen Kriterien mehrere Tätigkeitsstätten vorhanden sein können. Dann muss der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Verzichtet er darauf, ist es die betriebliche Einrichtung, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt (Meistbegünstigungsprinzip). Nicht maßgebend sind - der zeitliche Umfang der Tätigkeit sowie - der qualitative Schwerpunkt. Auch die quantitativen Kriterien werden anhand einer in die Zukunft gerichteten Prognose beurteilt. Eine erste Tätigkeitsstätte ist auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird. Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind keine ersten Tätigkeitsstätten. Ebenso kann das häusliche Arbeitszimmer keine erste Tätigkeitsstätte sein, da es keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer einen Arbeitsraum in dessen Wohnung anmietet. Der Arbeitgeber kann einen sogenannten Sammelpunkt bestimmen. Das ist ein festgelegter Ort, an dem sich die Arbeitnehmer typischerweise einfinden sollen, um von dort die unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen (z. B. Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fährhafen). Dieser Sammelpunkt stellt keine erste Tätigkeitsstätte dar, aber die Besonderheit ist, dass die Fahrten von der Wohnung zu diesem Sam- 2

3 melpunkt wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt werden. Für diese Fahrten dürfen Fahrtkosten nur im Rahmen der Entfernungspauschale angesetzt werden. Bei einer privat organisierten Fahrgemeinschaft stellt der Treffpunkt keinen Sammelpunkt dar, weil es an der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegung vom Arbeitgeber fehlt. Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet stellt ebenfalls keine erste Tätigkeitsstätte dar. Allerdings gilt auch hier für Fahrten zwischen der Wohnung und dem Zugang des Gebietes die Entfernungspauschale. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, ist die Entfernungspauschale aus Vereinfachungsgründen bei diesen Fahrten nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang anzuwenden. Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets sowie für die zusätzlichen Kilometer bei den Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang können weiterhin die tatsächlichen Aufwendungen oder der maßgebliche pauschale Kilometersatz für die gefahrenen Kilometer angesetzt werden. Auf die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen oder Übernachtungskosten als Werbungskosten oder den steuerfreien Arbeitgeberersatz hierfür hat diese Festlegung des Sammelpunktes oder weitläufigen Tätigkeitsgebietes hingegen keinen Einfluss, da der Arbeitnehmer weiterhin außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte und somit auswärts beruflich tätig wird. Der gesetzlich angeordnete Ansatz der Entfernungspauschale führt im Unterschied zur bisherigen Rechtslage bei Dienstwagengestellung zum Ansatz des geldwerten Vorteils für den Weg zwischen Wohnung - Arbeitsstätte. Zusammenfassend kann man sagen, dass bei der Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte durchaus Gestaltungsmöglichkeiten bestehen. Es sollte zuerst geprüft werden, ob der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte die zeitlichen Kriterien erfüllt. Ist dies der Fall, hat der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte entweder an dieser Tätigkeitsstätte oder an der betrieblichen Einrichtung, zu der ihn der Arbeitgeber dauerhaft zugeordnet hat. Ohne erste Tätigkeitsstätte können nur Arbeitnehmer sein, die an keiner Tätigkeitsstätte die zeitlichen Kriterien erfüllen und die nicht einer betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet sind. Damit das von Arbeitnehmer und Arbeitgeber gewünschte Ergebnis einer ersten Tätigkeitsstätte erreicht werden kann, ist es wichtig, eine getroffene Zuordnungsentscheidung oder das Ergebnis der Prüfung der zeitlichen Kriterien im Rahmen der Prognoseentscheidung gut zu dokumentieren. Auch sollten versehentliche dauerhafte Zuordnungen durch Formulierungen wie etwa bis auf Weiteres vermieden werden. Für die Verpflegungsmehraufwendungen können nur Pauschbeträge geltend gemacht werden ab dem gibt es nur noch zwei, statt bisher drei Pauschbeträge. Maßgebend für die Höhe dieser ist die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Die konkrete Abwesenheitsdauer wird durch den Zeitpunkt der Abfahrt und der Rückkehr in die Wohnung ermittelt. Es spielt keine Rolle, ob tatsächlich Verpflegungskosten in dieser Höhe entstanden sind. 3

4 Die Pauschbeträge ab 2014 für das Inland betragen: eintägige Auswärtstätigkeiten bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (bisher mindestens 8 Stunden) 12 bis 8 Stunden An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten (unabhängig von der Abwesenheitsdauer und es ist unerheblich, ob die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus angetreten 12 wird) Kalendertage mit 24-stündiger Abwesenheit 24 Die Pauschbeträge dürfen nur für die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (sog. Dreimonatsfrist) angesetzt werden. Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an 3 Tagen wöchentlich tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich. Es zählt nur noch die Unterbrechungsdauer. Dies gilt auch, wenn die Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit schon vor dem begonnen hat. Die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ist in Höhe der Pauschbeträge lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Ist die Erstattung durch den Arbeitgeber höher als der Pauschbetrag, ist diese Differenz Arbeitslohn und muss versteuert werden. Es besteht die Möglichkeit einen Differenzbetrag, der maximal so hoch ist wie die Verpflegungspauschale, der Pauschalbesteuerung von 25 % zu unterwerfen. Der restliche (d. h. ein übersteigender) Betrag unterliegt dann dem normalen (höheren) Einkommensteuersatz. Für Tätigkeiten im Ausland gibt es zukünftig ebenfalls nur noch zwei Pauschbeträge, die für die einzelnen Länder durch das Bundesministerium der Finanzen bekannt gemacht werden. Die Neuregelung zu den An- und Abreisetagen im Inland gilt entsprechend. Daneben gelten die Regelungen zu den Besonderheiten bei Auswärtstätigkeiten im Ausland weiter. Die Mahlzeitengestellung kann durch den Arbeitgeber oder durch einen von ihm beauftragten Dritten erfolgen. Eine Mahlzeit ist vom Arbeitgeber veranlasst, wenn er Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt. Das ist insbesondere der Fall, wenn er die Verpflegungskosten für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Die Begleichung der Rechnung ist unrelevant. Für übliche Mahlzeiten gilt eine Grenze bis zu 60 incl. Getränken und incl. Umsatzsteuer. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60 -Grenze nicht zu berücksichtigen. Die Kosten der üblichen Mahlzeiten sind mit einer Kürzung der Verpflegungspauschalen zu erfassen bzw. in besonderen Ausnahmefällen mit den amtlichen Sachbezugswerten als Arbeitslohn anzusetzen. Bisher mussten die Verpflegungspauschalen nicht um die Mahlzeitengestellung gekürzt werden. Diese konnte mit dem Ansatz der Sachbezugswerte als Arbeitslohn versteuert werden. 4

5 Die steuerliche Erfassung einer üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn (Ansatz der Sachbezugswerte) entfällt, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach die Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte (sog. Besteuerungsverzicht). Der Arbeitgeber muss ab 2014 die an den Arbeitnehmer zu zahlenden Verpflegungspauschalen kürzen, wenn er ihm Mahlzeiten zur Verfügung stellt. Die Kürzung beträgt für das Frühstück 20 % (4,80 ), das Mittag- und Abendessen jeweils 40 % (9,60 ) der Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag (also 24 ). Auf die Kürzung werden Eigenzahlungen des Arbeitnehmers angerechnet. Werden keine Verpflegungspauschalen gezahlt, erfolgt keine Kürzung für gestellte Mahlzeiten. Die Gestellung der Mahlzeiten muss mit den Sachbezugswerten als Arbeitslohn versteuert werden, wenn der Arbeitnehmer ohne Übernachtung nicht mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist oder der Arbeitgeber die Abwesenheitszeiten nicht überwacht oder kennt oder die Dreimonatsfrist abgelaufen ist. Die Sachbezugswerte wurden zum angepasst und betragen für ein Frühstück 1,63 pro Kalendertag für Mittag- bzw. Abendessen je 3,00 pro Kalendertag. Zukünftig besteht die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit 25 %. Dies war für Mahlzeitengestellung während einer Auswärtstätigkeit nach der alten Rechtslage nicht möglich. Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung zu der gestellten Mahlzeit, verringert diese den steuerlichen Arbeitslohn (Abzug von den Sachbezugswerten). Ab dem ist neu, dass der Arbeitgeber auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung den Buchstaben M zu bescheinigen hat, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten zur Verfügung gestellt bekommt. Mahlzeiten, die nicht mit den Sachbezugswerten bewertet werden, müssen nicht bescheinigt werden, auch wenn sie zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale führen. Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen vollständig oder ohne Einzelnachweis für jede Übernachtung im Inland mit einem Pauschbetrag von 20 lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Der Ansatz der Pauschale ist nur bei der Arbeitgebererstattung möglich, nicht jedoch beim Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug. Die Kosten der Übernachtung bei einer beruflichen veranlassten Auswärtstätigkeit können grundsätzlich zeitlich unbeschränkt steuerfrei ersetzt werden. Allerdings können die Kosten nach Ablauf von 48 Monaten einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an der selben Tätigkeitsstätte, wenn überhaupt noch eine Auswärtstätigkeit vorliegt und nicht bereits eine erste Tätigkeitsstätte begründet wurde, nur noch bis zu einem Höchstbetrag von 1.000,00 im Monat steuerfrei erstattet werden. Dies gilt nicht für Auslandsübernachtungen. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte von mindestens 6 Monaten führt zu einem Neubeginn der 48-Monats-Frist. 5

6 Die Begrenzung der Erstattung auf 48 Monate gilt nur, wenn der Arbeitnehmer an derselben Tätigkeitsstätte mindestens an 3 Tagen wöchentlich tätig werden soll oder tätig wird. Die Rechnung muss auf den Arbeitgeber ausgestellt sein, nur in diesem Fall ist er zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 (brutto) kann der Vorsteuerabzug auch ohne Nennung des Arbeitsgebers geltend gemacht werden. Sind in der Übernachtungsrechnung Kosten des Frühstücks enthalten, muss die Rechnung um diesen Betrag gekürzt werden, da das Frühstück zu den Verpflegungsmehraufwendungen gehört. Enthält die Rechnung keinen Hinweis auf den Preis des Frühstücks ist die Hotelrechnung um 4,80 zu kürzen. 4,80 entsprechen 20 % des vollen Verpflegungspauschbetrags bei 24- stündiger Abwesenheit. Für Mittag- und Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40 % (d. h. bei Inlandsreisen 9,60 ). Wird das Frühstück nicht allein, sondern im Rahmen eines Business-Package angeboten, ist die Rechnung um den Betrag von 4,80 zu kürzen. Da nur die Übernachtung, nicht jedoch das Frühstück dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegt, muss das Frühstück gesondert ausgewiesen sein. Es ist jedoch zulässig, das Frühstück mit weiteren Nebenleistungen (z. B. Parkplatz) zu einer Servicepauschale zusammen zu fassen. Auch hier werden wieder 4,80 für ein Frühstück angesetzt. Dieses Mal jedoch nicht auf den Gesamtbetrag, sondern nur auf den Betrag, den die Servicepauschale ausweist. Ist die Rechnung auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt, muss das Frühstück in der konkreten Höhe von den Unterkunftskosten abgezogen werden. Der Arbeitgeber kann Unterkunftskosten für eine doppelte Haushaltsführung im Inland bis zu einem Höchstbetrag von 1.000,00 steuerfrei erstatten. Dieser umfasst alle Aufwendungen für die Unterkunft, z. B. Kaltmiete, alle Neben- bzw. Betriebskosten, Miete für Parkplätze oder Garagen bzw. Garten. Dabei entfällt zukünftig die Prüfung der Notwendigkeit und Angemessenheit. Es kommt auch nicht mehr auf die Zahl der Wohnungs(mit)benutzer an. Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes seiner Hauptwohnung an einer ersten Tätigkeitsstätte beschäftigt ist und am Beschäftigungsort wohnt. Das Beziehen einer Zweitwohnung oder -unterkunft muss aus beruflichen Gründen erforderlich sein. Bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland bleibt die bisherige Rechtsprechung unverändert, d. h. berücksichtigt werden die tatsächlichen Mietkosten, soweit sie notwendig und angemessen sind (max. Durchschnittsmietzins für eine 60 qm-wohnung). Wir beraten und informieren Sie gern zu Detailfragen der dargestellten Sachverhalte. Bitte vereinbaren Sie zeitnah einen Termin. Ihre LWW Steuerberatungsgesellschaft mbh Alle Informationen sind mit besonderer Sorgfalt ausgewählt. Wir haften ausschließlich für Einzelberatungen. 6

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