Änderungen bei der Besteuerung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

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1 Reisekostenreform zum 01. nuar 2014 Zum treten im Reisekostenrecht erhebliche Änderungen in Kraft. Insbesondere der neue Begriff der "ersten " aber auch Änderungen bei den Verpflegungspauschalen sowie der lohnsteuerlichen Behandlung der Mahlzeitengestellung führen zu einem Anpassungsbedarf bei der Reisekostenabrechnung. Änderungen bei der Besteuerung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 1. Erste statt regelmäßige Arbeitsstätte Die bisherige "regelmäßige Arbeitsstätte" wird durch die "erste " ersetzt. Wie bisher können vom Arbeitnehmer Fahrtkosten von der Wohnung zur ersten in Höhe der Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 / Entfernungskilometer steuerlich geltend gemacht werden ist bei der Überlassung eines Firmen-PKW für diese Fahrten ein geldwerter Vorteil zu versteuern werden an der ersten keine Verpflegungspauschalen berücksichtigt können Unterkunftskosten in diesen Fällen nur bei Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung geltend gemacht werden. Die erste bestimmt sich anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Bestimmung des Arbeitgebers sowie der Absprachen und Weisungen. Liegen diese nicht vor, so werden quantitative Kriterien zur Bestimmung herangezogen.

2 2. Dauerhafte Zuordnung durch den Arbeitgeber Eine erste liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer durch eine dienstoder arbeitsrechtliche Festlegung einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens des Arbeitgebers oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten dauerhaft zugeordnet wird, also insbes. unbefristet (auch dann, wenn der Arbeitnehmer bis auf weiteres dort tätig werden soll), für die Dauer des gesamten Dienstverhältnisses oder für einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten. Entsprechendes gilt für den Fall, dass ein Leiharbeitnehmer ausnahmsweise dauerhaft in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Entleihers tätig werden soll. Auch der Kundeneinsatz kann betroffen sein, sofern der Arbeitnehmer dauerhaft bei einem Kunden des Arbeitgebers tätig werden soll. Ist ein Arbeitnehmer einer bestimmten dauerhaft zugeordnet, ist es unerheblich, in welchem Umfang er seine berufliche Tätigkeit tatsächlich an diesem oder einem anderen Ort ausübt. Folglich kommt es auch auf die Regelmäßigkeit des Aufsuchens dieser betrieblichen Einrichtung nicht an. Aber die Zugehörigkeit eines Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers alleine aus tarif- bzw. mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen, aber ohne jegliches Tätigwerden in dieser Einrichtung, ist keine Zuordnung in diesem Sinne. Maßgeblich für die Zuordnung ist eine auf die Zukunft gerichtete Prognose. Welcher Einsatzort die erste sein soll, kann der Arbeitgeber jederzeit neu festlegen dies hat aber nur Wirkung für die Zukunft. Beispiel: Arbeitnehmer B ist eingestellt worden, um dauerhaft in der Filiale in IN zu arbeiten. In den ersten 24 Monaten seiner Tätigkeit soll er aber zunächst ausschließlich in der Filiale in M arbeiten. In der Filiale in IN soll er während dieser Zeit nicht tätig werden. Die Filiale in M ist keine erste, da B dort lediglich für 24 Monate und damit nicht dauerhaft tätig werden soll. Die Filiale in IN wird erst nach 24 Monaten erste, wenn B dort dauerhaft tätig werden soll.

3 Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Ihre Zuordnungsentscheidung, die mündlich oder schriftlich erfolgen kann, eindeutig sein und dokumentiert werden muss, z.b. durch Arbeitsvertrag, Protokollnotizen, Einsatzpläne, Reisekostenabrechnungen oder der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Firmen-PKW s bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Ein Arbeitgeber kann aber nicht festlegen, dass der Arbeitnehmer überhaupt keine erste hat. 3. Quantitative (=zeitliche) Zuordnungskriterien Sofern keine Zuordnung durch den Arbeitgeber erfolgt, ist erste diejenige betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens zu einem Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll. Das regelmäßige Aufsuchen einer betrieblichen Einrichtung allein für z. B. Berichtsfertigung, Vorbereitung von Zustellrouten, Wartung/Pflege von Fahrzeugen, Abholung/Abgabe von Material, Werkzeug, Auftragsbestätigungen usw. führt noch nicht dazu, dass die Einrichtung als erste qualifiziert werden kann. Auch bei der Beurteilung der quantitativen Kriterien ist eine in die Zukunft gerichtete Prognose maßgeblich. Weichen daher die tatsächlichen Verhältnisse wegen unvorhersehbaren Ereignissen vom beabsichtigen Einsatz ab, so bleibt es bei der zuvor getroffenen Prognoseentscheidung. Die Beurteilung bleibt so lange bestehen, bis sich die Verhältnisse maßgeblich ändern (z.b. bis der Arbeitgeber erstmalig eine Zuordnungsentscheidung trifft oder sich das Berufsbild ändert). Beispiel: Arbeitnehmer A wird ab dem 01. März 2014 dauerhaft vom Außendienst in den Innendienst versetzt. Ab diesem Zeitpunkt hat er aufgrund der Versetzung eine erste. 4. Mehrere n, weiträumiges Arbeitsgebiet und häusliches Arbeitszimmer Auch weiterhin gilt: der Arbeitnehmer kann im Rahmen eines Dienstverhältnisses maximal eine erste haben. Soll der Arbeitnehmer an mehreren n tätig werden und ist er keiner

4 dauerhaft zugeordnet oder ist diese nicht eindeutig und erfüllen mehrere n die quantitativen Voraussetzungen, kann der Arbeitgeber die erste bestimmen. Macht er von diesem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch, ist die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegende die erste. Des Weiteren gilt: ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet (d.h. die vertragliche Arbeitsleistung wird auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung ausgeübt) kann, abweichend zur Rechtslage bis , keine erste mehr sein. Mangels einer ersten üben diese Mitarbeiter (z.b. Zusteller, Förster, nicht aber mobile Pflegekräfte Vertriebsmitarbeiter oder Bezirksleiter) stets eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit aus und die steuerlichen Reisekostengrundsätze finden Anwendung. Das häusliche Arbeitszimmer ist, wie auch bisher, keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher auch keine erste sein.

5 5. Prüfschema Wird der Arbeitnehmer in einer ortsfesten Einrichtung -des Arbeitgebers oder -eines verbundenen Unternehmens oder -bei einem Dritten tätig? Keine erste Ist der Arbeitnehmer dauerhaft dort zugeordnet? Erste Soll der Arbeitnehmer in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung -arbeitstäglich oder -zwei volle Arbeitstage oder -ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort dauerhaft tätig werden? Liegen die Voraussetzungen nur für eine vor? Erste Erste Hat der Arbeitgeber eine erste bestimmt? Zur Wohnung nächstgelegene ist erste

6 Änderung bei der Reisekostenabrechnung 1. Verpflegungsmehraufwendungen Die bisher dreistufige Staffelung wird durch eine zweistufige Staffelung ersetzt. Für eine eintägige Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung kann der Arbeitgeber ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten eine Pauschale von 12 steuerfrei ersetzen. Die sog. Mitternachtsregelung besteht weiterhin. Die Pauschale von 12 gilt somit auch dann, wenn der Arbeitnehmer seine eintägige berufliche Tätigkeit über Nacht, aber ohne Übernachtung ausübt. Abwesenheit Rechtslage 2013 Rechtslage ab Mindestens 8 Std. 6 Mehr als 8 Std. 12 Mindestens 14 St. 12 Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten kann für diejenigen Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden außerhalb seiner Wohnung und der ersten arbeitet, eine Pauschale wie bisher in Höhe von 24 steuerfrei ersetzt werden. Für den An- und Abreisetag kann ohne Prüfung von Mindestabwesenheiten eine Pauschale von jeweils 12 steuerfrei ersetzt werden. Abwesenheit Rechtslage 2013 Rechtslage ab An- und Abreisetag mind. 8 Std. 6 An- und Abreisetag mind. 14 St. 12 An- und Abreisetag ohne Mindestabwesenheitszeiten Std

7 Bei einer längerfristigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit ist auch wie bisher die Steuerfreiheit auf die ersten drei Monate dieser Tätigkeit beschränkt. Aber auch hier kommt es zu einer Vereinfachung: eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an ein und demselben Ort für einen Zeitraum von vier Wochen führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist. Der Grund der Unterbrechung ist nun unerheblich. Dies gilt auch bereits dann, wenn die Unterbrechung vor dem begonnen hat. Wichtig: Seit dem sind die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen wieder zu kürzen, wenn der Arbeitnehmer von einem Dritten Mahlzeiten erhält. Siehe hierzu nachfolgenden Punkt Mahlzeitengestellung Eine vom Arbeitgeber während der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellte übliche (bis zu 60 inkl. Umsatzsteuer) Mahlzeit wird zwingend mit dem amtlichen Sachbezugswert (2014) bewertet: für ein Frühstück 1,63 für ein Mittag- bzw. Abendessen je 3,00. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist die Gestellung einer Mahlzeit grundsätzlich als Arbeitslohn zu erfassen. Gleiches gilt für eintägige Auswärtstätigkeiten, bei denen der Arbeitnehmer weniger als 8 Stunden unterwegs ist. Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit, wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Als Kürzungsbetrag ist für ein Frühstück 20% für Mittag- und Abendessen jeweils 40% des maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwand bei einer Auswärtstätigkeit von 24 Stunden anzusetzen. Beispiel: Arbeitnehmer A ist auf einer 3-tägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat in einem Hotel 2 Übernachtungen mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und Abendessen bezahlt. Für die Mahlzeiten ist kein geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Verpflegungspauschalen, die der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen kann, ermitteln sich wie folgt: Anreisetag: 12 Zwischentag: 0 (24 abzüglich Kürzung für Frühstück: 4,80, Kürzung für Mittagessen: 9,60, Kürzung für Abendessen: 9,60 ) Abreisetag: 7,20 (12 abzüglich Kürzung für Frühstück: 4,80 ).

8 3. Pauschalbesteuerung üblicher Mahlzeiten Der Arbeitgeber kann die Sachbezugswerte pauschal mit 25% besteuern (dann sozialversicherungsfrei), wenn der Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf Veranlassung des Arbeitgebers durch einen Dritten eine übliche Mahlzeit erhält und die Mahlzeit zu besteuern ist, weil z.b. kein Anspruch auf steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen besteht. Die Pauschalierung kommt also in Betracht, wenn der Arbeitnehmer ohne Übernachtung nicht mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist, die Abwesenheitszeit nicht bekannt ist, oder die Dreimonatsfrist bereits überschritten wurde. Die Pauschalierung greift nicht bei unüblichen Mahlzeiten oder Mahlzeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören, weil sie z.b. im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers abgegeben werden (z.b. Arbeitsessen bei unvorhergesehenem Arbeitseinsatz wie EDV-Absturz usw.). 4. Aufzeichnung und Bescheinigung des Großbuchstaben M Hat der Arbeitgeber eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe M aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. 5. Unterkunftskosten Berücksichtigungsfähig sind auch die notwendigen Aufwendungen für Übernachtungen bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, wie z.b. Hotelzimmer Miete für (möbliertes) Zimmer Nebenleistungen wie Kurtaxe, Fremdenverkehrsabgaben, etc. Die Kosten für die Mahlzeiten gehören zu den Verpflegungsaufwendungen, die nur über die jeweiligen Pauschbeträge berücksichtigungsfähig sind. Kann nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen werden (z.b. Tagungspauschalen), so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen (siehe dazu Kürzung bei den Verpflegungspauschalen).

9 Unterkunftskosten bei einer längerfristig beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit im Inland können in den ersten 4 hren in tatsächlicher Höhe, danach nur noch bis höchsten EUR monatlich vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Eine Unterbrechung der Arbeit an derselben auswärtigen von mind. 6 Monaten führt zum Neubeginn des 4-hres- Zeitraumes. 6. Doppelte Haushaltsführung Eine Doppelte Haushaltsführung liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Orts seiner ersten einen eigenen Hausstand unterhält und zudem am Ort der ersten eine Zweitwohnung innehat. Ab 2014 ist der Begriff des eigenen Hausstandes erstmalig gesetzlich definiert. Einen eigenen Hausstand hat der Arbeitnehmer wenn er die Wohnung aus eigenem Recht als Eigentümer bzw. Mieter oder aus abgeleitetem Recht als Ehegatte, Lebenspartner, Lebensgefährte innehat, und sich auch finanziell an den laufenden Kosten der Haushaltsführung beteiligt (eine Beteiligung mit Bagatellbeträgen bis zu 10% der laufenden Kosten ist nicht ausreichend). Zuletzt war streitig, ob ein beruflich begründeter Doppelhaushalt noch im Einzugsbereich des Beschäftigungsortes liegt. Es kann nun noch von einer beruflichen Veranlassung der Zweitwohnung ausgegangen werden, wenn der Weg zur ersten weniger als die Hälfte der Entfernung der kürzesten Straßenverbindung zwischen der Hauptwohnung (Mittelpunkt der Lebensinteressen) und der ersten beträgt. Als Unterkunftskosten im Inland werden die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Aufwendungen bis zu monatlich anerkannt. Die Prüfung der Notwendigkeit und Angemessenheit sowie die bisherige Deckelung auf 60 qm entfallen. **************************************************************************************** Alle Informationen wurden nach bestem Wissen zusammengestellt, sind jedoch ohne Gewähr. Bitte beachten Sie, dass diese Information nicht die individuelle Beratung ersetzen kann!