RUNDSCHREIBEN Nr. 2/2011

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1 A-6020 Innsbruck, Innrain 1, Andechshof Telefon 0512/ , Fax 0512/ Februar 2011 Bei Rückfragen: Durchwahl 305 Sachbearbeiterin: HR Mag. Karin Brandl Zahl: /92-11 RUNDSCHREIBEN Nr. 2/2011 Sachgebiet: Inhalt: Ergeht an: Personalwesen Reisegebühren; Richtlinien für die Erstellung von Reisekostenabrechnungen (ausgenommen Schulveranstaltungen); Wiederverlautbarung Direktionen der mittleren und höheren Schulen Bundesanstalt f. Leibeserziehung Innsbruck Institut für Sozialpädagogik Schulpsychologische Beratungsstellen Bezirksschulinspektoren (auch mit der Bitte um Weiterleitung an die Neuen Mittelschulen) Bedienstete des Landesschulrates für Tirol Das Budgetbegleitgesetz 2011, BGBl. I 111/2010 welches mit 1. Jänner 2011 in Kraft getreten ist enthält auch eine Novellierung der Reisegebührenvorschrift. I. NEUE BESTIMMUNGEN: 1. Wegfall der Einreihung in Gebührenstufen: Die Differenzierung unterschiedlicher Ansprüche auf Reisegebühren nach Gebührenstufen, die allein an die besoldungsrechtliche Stellung der Reisenden anknüpfen, entfällt. Damit treten zwangsläufig Vereinfachungen in allen Bestimmungen ein, die sich auf die bisherigen Gebührenstufen bezogen haben. Lediglich für das Ausmaß der Reisezulage bei Auslandsdienstreisen ist es weiterhin noch relevant, in welche Gebührenstufe Reisende nach der bis 31. Dezember 2010 geltenden Rechtslage einzureihen gewesen wären. 2. Vereinheitlichung der Tages- und Nächtigungsgebühr im Inland und Angleichung der Sätze an das Einkommensteuerrecht: Durch die Auflassung der Gebührenstufen verbleiben nur zwei Sätze für die Tagesgebühr (Tarif I und II) und ein Satz für die Nächtigungsgebühr im Inland, deren Höhe an die steuerbegünstigten Sätze des Einkommensteuergesetzes 1988 anknüpft. DVR:

2 Tagesgebühr: Tarif I (Dienstreisen außerhalb des Bezirkes) 26,40 Tagesgebühr: Tarif II (Dienstreisen innerhalb des Bezirkes) 19,80 Nächtigungsgebühr: 15,00 (diese kann bei Nachweis bis zur Höhe der tatsächlich ausgewiesenen Auslagen, in Ausnahmefällen höchstens aber bis zu 600 % überschritten werden. Grundlage für die Bemessung des Zuschusses ist der im Kostennachweis genannte Rechnungsbetrag abzüglich der Frühstückskosten. Ist die Höhe der Frühstückskosten aus dem Kostennachweis nicht ersichtlich, so ist der Rechnungsbetrag um 15 % der dem Bediensteten gebührenden Tagesgebühr zu kürzen. 3. Vereinheitlichung der Benützungsberechtigung der Bahnklassen: Auch die gebührenstufenabhängige Benützungsberechtigung bestimmter Eisenbahnwagenklassen entfällt. Grundsätzlich ist nunmehr einheitlich für alle Bediensteten der Ersatz der Kosten für Eisenbahnfahrten in der zweiten Wagenklasse vorgesehen. Ausnahmen davon sind nur zulässig, wenn die tatsächliche Benützung dieser Wagenklasse sowie deren Kosten nachgewiesen werden und die vorgesetzte Dienststelle bestätigt, dass die Benützung der ersten Wagenklasse im Dienstinteresse liegt. Der Aufpreis für eine allfällige Benützung eines Businessabteils wird jedoch nicht ersetzt! 4. Festlegung der Wohnung als Ausgangs- bzw. Endpunkt einer Dienstreise: Unter Wohnung ist der gemeldete Wohnsitz des/der Bediensteten zu verstehen. Es besteht die Möglichkeit, im Dienstauftrag anstelle der Dienststelle die Wohnung als Ausgangs- und/oder Endpunkt einer Dienstreise festzulegen, wenn dadurch niedrigere Reisegebühren anfallen. Es soll dadurch eine Kosteneinsparung in jenen Fällen bewirkt werden, in denen der Zielort der Dienstreise von der Wohnung der/des Bediensteten aus günstiger erreicht werden kann, sei es durch eine Verkürzung der Dauer der Dienstreise oder auch eine Verringerung der Reisekosten. Eine solche Maßnahme wird anhand der Umstände und Verhältnisse des jeweiligen Einzelfalles zu treffen sein. Der/die Dienstvorgesetzte hat im Anlassfall, dass die Wohnung als Ausgangs- oder Endpunkt festgelegt wird, dies jedenfalls auf dem Dienstreiseauftrag schriftlich zu vermerken. Die weiteren Änderungen in der Reisegebührenverordnung betreffen verschiedene Abgeltungen bei Mitbeförderung auf Motorfahrrädern und Motorrädern u.ä.. Da dies bei den Reisekostenabrechnungen des Landesschulrates für Tirol kaum zur Anwendung kommt, wird darauf in diesem Rundschreiben nicht weiter Bezug genommen. In der Folge wird das Rundschreiben Nr. 4/2008 in seinen wesentlichen Inhalten unter Einarbeitung der neuen Bestimmungen wiederverlautbart.

3 II. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN 1. Der/die Bedienstete ist für die Richtigkeit der Angaben in der Reiserechnung verantwortlich. Die Reiserechnung muss vom/von der Bediensteten aus eigener Kenntnis vollständig ausgefüllt werden. Die Mithilfe durch andere Personen bei der Durchführung der Rechnungslegung kann nur im beratenden Sinne erfolgen. 2. Der Anspruch auf Reisegebühren erlischt, wenn er vom/von der Bediensteten nicht innerhalb von sechs Kalendermonaten, beginnend mit dem Kalendermonat, in den das Ende der Dienstreise fällt, bei seiner/ihrer Dienststelle geltend gemacht wird. Sollte diese Frist versäumt werden, sieht das Gesetz keine Nachsichterteilung mehr vor. Unabhängig von der Sechsmonatsfrist wird trotzdem empfohlen, die Reiserechnung sobald wie möglich nach Beendigung der Dienstreise einzubringen. Um die fristgerechte Vorlage der Reiserechnung feststellen zu können, hat die Schule/die Dienststelle die Reiserechnung mit einem Eingangsstempel zu versehen. Dieser ist von der Schule/Dienststelle auf der Vorderseite der Reiserechnung anzubringen. 3. Der/die Genehmigungsbevollmächtigte bestätigt auf der vollständig ausgefüllten Reiserechnung mit seiner/ihrer Unterschrift die sachliche Richtigkeit. Mit dem Vermerk Sachlich richtig auf der Reiserechnung bestätigt der Dienststellenleiter/die Dienststellenleiterin insbesondere - das Vorliegen eines Dienstreiseauftrages - die ordnungsgemäße und vorschriftsgemäße Durchführung des Auftrages - die Angemessenheit der Zeitaufwendung laut Auftrag - die Vollständigkeit der Sachverhaltsdarstellung. 4. Wird die Verpflegung des/der Bediensteten durch eine Gebietskörperschaft unentgeltlich beigestellt oder ist die Verpflegung im Fahrpreis oder in anderen vom Dienstgeber zu ersetzenden Aufwendungen bereits enthalten, wird die Tagesgebühr gemäß 17 (3) RGV a) für das Frühstück um 15 % b) für das Mittagessen um 40 % c) für das Abendessen um 40 % der vollen Tagesgebühr gekürzt. Eine unentgeltlich beigestellte Verpflegung ist auf der Reiserechnung ausdrücklich anzumerken. EXKURS DIE REISEZULAGE BETRÄGT seit : Tarif I Tarif II mehr als 5 Stunden 8,80 6,60 mehr als 8 Stunden 17,60 13,20 volle Tagesgebühr (mehr als Stunden) 26,40 19,80 Berechnung der Tagesgebühr nach Tarif II: a) Sämtliche Dienstreisen innerhalb des politischen Bezirkes der Dienststelle, soferne kein Anspruch auf Nächtigungsgebühr entsteht. b) für die Zeit ab dem 31. Tag des Aufenthaltes in derselben Ortsgemeinde c) Landeshauptstädte und Städte mit eigenem Statut gelten nicht als politische Bezirke im Sinne der RGV, sodass Dienstreisen in die angrenzenden politischen Bezirke oder umgekehrt als Bezirksreisen gelten.

4 Berechnung der Tagesgebühr nach Tarif I: Alle übrigen Dienstreisen. 5. Dem/der Bediensteten ist für Dienstreisen ein ÖBB-Businessticket-Bonus 2. Wagenklasse zur Verfügung zu stellen oder, wenn es der/die Bedienstete wünscht, der Gegenwert des billigsten öffentlichen Tarifes (z.b. ÖBB-Businessticket-Bonus oder VVT-Tarifkarte) auszuzahlen. Achtung: Die Ausstellung eines ÖBB-Businessticket-Bonus 1. Wagenklasse darf nur erfolgen, wenn bereits die Genehmigung der vorgesetzten Dienststelle (LSR, BMUKK) vorliegt! 6. Die Teilnahme an Lehrveranstaltungen (Kursen) zum Zwecke der eigenen Aus- und Fortbildung begründet nur dann einen Anspruch auf Leistungen nach der Reisegebührenvorschrift, wenn diese Teilnahme außerhalb des Dienst- oder Wohnortes erfolgt und darüberhinaus ein Dienstreiseauftrag vorliegt. III. BESTIMMUNGEN FÜR DIENSTREISEN UND FÜR DIE BENUTZUNG VON MASSEN-BEFÖRDERUNGSMITTELN 1. Ist die Dienststelle nicht mehr als 2 km vom Bahnhof entfernt, so beginnt die Dienstreise drei Viertelstunden vor der fahrplanmäßigen Abfahrt des Zuges, und endet eine halbe Stunde nach der tatsächlichen Ankunftszeit. 2. Ist die Dienststelle mehr als 2 km vom Bahnhof entfernt, so beginnt die Dienstreise eine halbe Stunde zuzüglich der für den Weg zum Bahnhof erforderlichen Zeit vor der fahrplanmäßigen Abfahrt und endet eine Viertelstunde zuzüglich der für den Weg vom Bahnhof erforderlichen Zeit nach der tatsächlichen Ankunft. 3. Der Beginn und das Ende einer Dienstreise einschließlich Wegzeit (Zeitzurechnung) ist auf der Vorderseite der Reiserechnung (Rubrik Dienstreise Beginn, Ende) einzutragen. 4. Für den Weg zum und vom Bahnhof gebührt der Ersatz der Kosten für die Benützung eines Massenbeförderungsmittels. Vorverkaufskarten von Städtischen Verkehrsbetrieben sind in den Dienstorten auszunützen. 5. Der/die Bedienstete hat bei Eisenbahnfahrten Anspruch auf Ersatz der Kosten für: a) die Benützung der zweiten Wagenklasse b) die Benützung allenfalls zuschlagspflichtiger Züge gegen Nachweis und c) eine Platzreservierung gegen Nachweis

5 IV. DIENSTREISEN MIT DEM BEAMTENEIGENEN PKW 1. Wird eine Dienstreise mit dem PKW durchgeführt, so muss diese Benützung durch die jeweilige Dienstbehörde/Schulleitung bewilligt sein. Die Bewilligung ist auf dem Formular anzukreuzen. 2. Wird für die Mitbeförderung eines dienstreisenden Beamten (Vertragsbediensteten) der Zuschlag zum Amtlichen Kilometergeld beansprucht, so ist diese Person auf der Reiserechnung namentlich anzuführen. Kilometergeld: Personenkraftwagen 0,42 je Fahrkilometer Motorrad/Motorfahrrad 0,24 je Fahrkilometer dienstlich notwendige Mitbeförderung im PKW 0,05 je Fahrkilometer. 3. Wird eine Dienstreise mit dem beamteneigenen Kraftfahrzeug ohne Genehmigung der Dienstbehörde/Schulleitung durchgeführt, so gebührt dem Bediensteten nur der Ersatz eines öffentlichen Massenverkehrsmittels (siehe Pkt. II/5). 4. Bei Benützung eines dem Bediensteten unentgeltlich zur Verfügung stehenden Kraftfahrzeuges gebührt keine Reisekostenvergütung. 5. Bei Benützung eines eigenen Kraftfahrzeuges und bei angemieteten Bussen kommen Zeitzuschläge nicht in Betracht, wie sie bei Benützung eines Massenbeförderungsmittels beansprucht werden können. Die Direktionen werden gebeten, ein Exemplar dieses Rundschreibens mit Beilagen allen Bediensteten als Arbeitsunterlage ständig zur Verfügung zu stellen. Reiserechnungen, die die notwendigen Angaben nicht aufweisen, müssen zur Ergänzung bzw. Vervollständigung zurückgeschickt werden. Weiters wird ersucht, alle bereits aufliegenden alten Reiserechnungsformulare an den Dienststellen zu vernichten und nur mehr das neue (Muster angeschlossen) Formular ( > Service > Formulare) zu verwenden. Das Rundschreiben Nr. 4/2008 wird aufgehoben. Für den Amtsführenden Präsidenten: Dr. Reinhold RAFFLER Beilagen: Merkblatt zur Reiserechnung Reiserechnungsformular neu

6 V O R D E R S E I T E: MERKBLATT ZUR REISERECHNUNG Beginn und Ende der Dienstreise Zeitraum der Dienstreise: hier ist jeweils für den Beginn und das Ende der Dienstreise das Datum und die Uhrzeit anzugeben, ebenso der Ausgangs- bzw. Endpunkt der Dienstreise. Ist die Dienststelle nicht mehr als 2 km vom Bahnhof entfernt, so beginnt die Dienstreise drei viertel Stunden vor der fahrplanmäßigen Abfahrt des Zuges, und endet eine halbe Stunde nach der tatsächlichen Ankunftszeit. Ist die Dienststelle mehr als 2 km vom Bahnhof entfernt, so beginnt die Dienstreise eine halbe Stunde zuzüglich der für den Weg zum Bahnhof erforderlichen Zeit vor der fahrplanmäßigen Abfahrt und endet eine Viertelstunde zuzüglich der für den Weg vom Bahnhof erforderlichen Zeit nach der tatsächlichen Ankunft. Art der Dienstreise: (In- oder Auslandsdienstreise) ist anzukreuzen. Persönliche Daten des Rechnungslegers / der Rechnungslegerin: Name des Rechnungslegers / der Rechnungslegerin Wohnanschrift und Diensttelefonnummer des Rechnungslegers / der Rechnungslegerin SAP-Personalnummer: steht auf dem Bezugszettel Daten zur Dienstreise PLZ, Ort und Art der Dienstverrichtung (mit genauen Uhrzeiten) sowie gegebenenfalls Genehmigung des Landesschulrates für Tirol / BMUKK mit Zahl und Datum. Mehrere Dienstreisen: alle Dienstverrichtungsorte sind mit Postleitzahl und Uhrzeitangabe (Ankunft Ende) anzuführen Vorschusszahlung: hier ist gegebenenfalls der Betrag einer Vorschusszahlung für die Dienstreise einzutragen. Reisekosten: hier ist die in Frage kommende Ersatzart für die Reisekosten anzukreuzen, mehrere Angaben nebeneinander sind möglich; Voraussetzung für eine Auszahlung des Gegenwertes ÖBB- Businessticket-Bonus 1. Wagenklasse ist der Nachweis der tatsächlichen Benützung und die Genehmigung der vorgesetzten Dienststelle für diese Wagenklasse. Andere Reisekosten: bei Inanspruchnahme zusätzlicher sonstiger Verkehrsmittel (z.b. Bus oder städt. Verkehrsbetriebe u.ä.) handelt es sich um Reisekosten, deren Höhe am Berechnungsblatt - Rückseite - detailliert anzugeben ist. Wird das Formblatt für zwei oder mehrere Dienstreisen verwendet, dann hat der Abschnitt bezüglich der einzelnen Reisekosten leer zu bleiben. Sämtliche Daten und Berechnungen sind auf der Rückseite einzutragen.

7 R Ü C K S E I T E : Berechnungsblatt Beginn/Ende: hier sind die Zeiten, einschließlich Wegzeit (Zeitzurechnung) einzutragen. Art des Gebührenanspruchs: hier sind die tatsächlichen Abfahrts- und Ankunftszeiten der öffentlichen Verkehrsmittel einzutragen. Da die Tagesgebühren auf Grund der Zeitangaben vom System automatisch berechnet werden, genügt der Eintrag ja in der Spalte Tagesgebühr. Nächtigungsgebühr: gegen Nachweis (Beleg mit Zahlungsvermerk anschließen). Wenn in der Nächtigungsgebühr auch das Frühstück enthalten ist, ist dies auf dem Formular unten anzukreuzen. Wird kein Nachweis vorgelegt, erfolgt die Anweisung nach Angabe der Zahl der Nächtigungen auf der Vorderseite des Formulars. sonstige Nebenkosten: Angabe der Kosten für Eintrittsgebühren, Liftkarten, Taxi (sofern genehmigt) unter Vorlage der Originalbelege (Karten oder Kassabon). Benützung von Flugzeugen: Flugzeuge dürfen gemäß Reisegebührenverordnung nur bei zwingender Notwendigkeit bei Dienstreisen in das Ausland benützt werden. In diesen Fällen ist überdies die Bewilligung durch den zuständigen Bundesminister / die zuständige Bundesministerin erforderlich. Erfolgt eine Dienstreise unter Ausnutzung günstiger Tarife trotzdem mit dem Flugzeug, so erhält der Bedienstete/die Bedienstete nur den Ersatz ÖBB-Businessticket-Bonus 2. Klasse um diese Reisekosten abzudecken. elektronisch gefertigt

8 Dienststelle/Schule: Reiserechnung Eingangsstempel der Schule Dienstreise lt. Dienstreiseauftrag Datum Uhrzeit Dienstreise ab/bis Beginn Dienstort Wohnort Ende Dienstort Wohnort Eingangsstempel des Landesschulrates Inlandsdienstreise Auslandsdienstreise nach (Land): Grenzübertritt bei Ausreise: Datum: Uhrzeit: Grenzübertritt bei : Datum: Uhrzeit: Angaben zur Person: Familien- oder Nachname, Vorname SAP-Personalnummer Wohnungsanschrift Telefonnummer Angaben zur Dienstreise: PLZ, Ort und Art der Dienstverrichtung, Genehmigungszahl LSR oder BMUKK: Reisekostenvorschuss: Nein Ja, Euro: Die Reisekosten wurden nicht von mir bezahlt, sondern: Reise wurde bezahlt von der Schule Reise wurde bezahlt 3. Seite: Business-Card verwendet Business-Card zum Teil verwendet Mitfahrt bei Ich habe die Reisekosten selbst bezahlt und beantrage daher Ersatz für Business-Card 2. Klasse für km: Ersatz für Business-Card 2. Klasse für km: Kilometergeld für eigenen PKW für (Genehmigung) km: Kilometergeld für eigenen PKW für (Genehmigung) km: Andere Reisekosten: Tagesgebühr: nach Tarif I nach Tarif II Nächtigungsgebühr: für Nächtigungen ohne Nachweis gegen Nachweis (Rechnung liegt bei) Kostenzuordnung (nur vom Landesschulrat auszufüllen) Konto:.. Buchungskreis:.. Kostenstelle:.. H-Ansatz:.. eingegeben:.. Zahlung erfolgt:.. REISEGEBUEHREN 02/2011 Seite 8 (9)

9 Pos Nr. Tag Beginn Ende Art des Gebührenanspruches Entfernung in km Nächtigungs- sonstige Reisekosten Tagesgebühr Summe gebühr Nebenkosten Betrag auf zwei Kommastellen genau angeben (z.b. 100,00) lt. Dienstreiseauftrag ab/bis Wohnort: 17 Abs. 3 RGV: Wird die Verpflegung durch eine Gebietskörperschaft unentgeltlich beigestellt oder ist die Verpflegung im Fahrpreis oder in anderen vom Dienstgeber zu ersetzenden Aufwendungen bereits enthalten, ist die Tagesgebühr zu kürzen. Abzug für Frühstück (erhalten am): Frühstück ist in der Nächtigungsrechnung enthalten Abzug für Mittagessen (erhalten am): Abzug für Abendessen (erhalten am): Übernachtung wurde für folgende Nächte kostenlos zur Verfügung gestellt (Datum angeben): Die Dienstreise (Dienstverrichtung im Dienstort, Dienstzuteilung) war angeordnet bzw. bewilligt; die Bestimmungen der RGV 1955 wurden eingehalten. Von Schule/Dienststelle wurde genehmigt: eigener PKW Taxi Rund- Datum und Unterschrift des/der Genehmigungsberechtigten bzw. Schulleiter/Schulleiterin siegel Datum und Unterschrift des Rechnungslegers / der Rechnungslegerin REISEGEBUEHREN 02/2011 Seite 9 (9)