Reisekosten Wie eingangs erwähnt, werden die Regelungen zum Reisekostenbegriff neu geordnet.

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1 Steuerrundschreiben I / 2008 Lohnsteuerrichtlinien 2008 Die Lohnsteuerrichtlinien 2008 (LStR 2008) wurden analog zur Gliederung der Einkommensteuerrichtlinien erstmals an die Paragraphenfolge des Einkommensteuergesetzes angelehnt. Daneben enthalten die Lohnsteuerrichtlinien des Jahres 2008 einige bedeutende Neuerungen. Umfangreiche Änderungen ergeben sich für den Bereich der Reisekosten, an der seit Jahrzehnten bestehenden Differenzierung nach Dienstreise, Fahrt und Einsatzwechseltätigkeit wird zukünftig nicht mehr festgehalten. Stattdessen werden die bisher unterschiedlichen Reisearten unter dem einheitlichen Begriff der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zusammengefasst. Gänzlich abgeschafft wird ab dem Jahr 2008 die Vereinfachungsregelung für Arbeitgeberdarlehen. Auf die wichtigsten Änderungen gehe ich in den nachfolgenden Ausführungen ein: Arbeitgeberdarlehen Der Wegfall der in erster Linie zwar Vereinfachung dienenden Regelung bedeutet, dass ab 2008 auf ein zinsgünstiges Arbeitgeberdarlehen unterhalb von Euro (bisherige Nichtaufgriffsgrenze) steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellt, wenn der dem Arbeitgeber eingeräumte Zinssatz niedriger ist und als der marktübliche Zinssatz. Nach dem aktuellen BMF-Schreiben bemisst sich der geldwerte Vorteil bei einem vom Arbeitgeber eingeräumten Darlehen nach dem Unterschiedsbetrag zwischen dem marktüblichen Zins und dem Zins, den der Arbeitnehmer im konkreten Einzelfall zahlt. Dabei ist grundsätzlich für die gesamte Vertragslaufzeit der Zinssatz bei Vertragsabschluss maßgeblich, es sei denn, es ist ein variabler Zinssatz vereinbart. Reisekosten Wie eingangs erwähnt, werden die Regelungen zum Reisekostenbegriff neu geordnet. Bisher wurde zwischen den verschiedenen Reisearten - Dienstreise - Einsatzwechsel und - Fahrtätigkeit unterschieden, eine gesetzliche Regelung gab es für diese Begriffe nicht, sondern diese wurden durch die ständige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (BFH) entwickelt und von der Finanzverwaltung bislang in den Lohnsteuerrichtlinien 2005 näher ausgeführt. Da sich in der Praxis eine genaue Zuordnung zu der jeweiligen Reiseart oftmals als schwierig erwies und die unterschiedlichen Erstattungsmöglichkeiten als ungerecht empfunden wurden, hat die Finanzverwaltung die bisherige Unterscheidung in den neuen Lohnsteuerrichtlinien

2 vollständig aufgegeben. In den Richtlinien wird nunmehr durchgängig nur noch die Bezeichnung beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit oder kurz Auswärtstätigkeit verwendet. Zu den abzugsfähigen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattungsfähigen Aufwendungen zählen auch weiterhin - Fahrtkosten - Verpflegungsmehraufwendungen - Übernachtungskosten - Reisenebenkosten Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt auch dann vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Dadurch wird der Begriff der Auswärtstätigkeit nun einheitlich für alle bisherigen Reisearten verwendet. Die Ausführungen lassen sich vereinfacht zusammenfassen, dass künftig von einer Auswärtstätigkeit auszugehen ist, wenn der Arbeitnehmer - vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und - nicht an einer seiner regelmäßigen Arbeitsstätten tätig wird. Erhebliche Bedeutung kommt zukünftig dem unbestimmten Rechtsbegriff vorübergehend und der Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte zu. Hinweis: Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit von beispielsweise sechs Monaten am selben Ort dürfte es sich unstrittig noch um eine vorübergehende Auswärtstätigkeit handeln. Ob allerdings eine Auswärtstätigkeit am gleichen auswärtigen Ort nach 1 Jahr oder wie bereits in der Literatur vorgebracht selbst nach 2 Jahren noch den Tatbestand vorübergehend erfüllt, kann derzeit nicht mit Sicherheit beantwortet werden. Vielmehr ist hierbei davon auszugehen, dass der BFH in seiner ständigen Rechtsprechung diese Frage klären muss. Berufliche Veranlassung Voraussetzung für die Erstattung von steuerfreien Reisekosten ist auch weiterhin, dass der Arbeitnehmer eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit durchführt. Geringe private Nebeninteressen des Arbeitnehmers sind in der Regel ohne Bedeutung. Äußeres Merkmal für die berufliche Veranlassung einer Reise ist, dass die Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers auf Weisung des Arbeitgebers erfolgt.

3 - 3 - Regelmäßige Arbeitsstätte Neben der Vereinheitlichung der bisher unterschiedlichen Reisetätigkeiten wird im Zuge der Lohnsteuerrichtlinien 2008 auch der für das Reisekostenrecht wichtige Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte neu definiert. Nunmehr kann eine regelmäßige Arbeitsstätte auch dann gegeben sein, wenn es sich bei dem aufgesuchten Ort nicht um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Als regelmäßige Arbeitsstätte kommt deshalb auch ein häusliches Arbeitszimmer in der Wohnung des Arbeitnehmers in Frage, z. B. bei einem Handelsvertreter, bei Leiharbeitnehmern der Betrieb des Entleihers oder die Betriebsstätten von Kunden oder Lieferanten. Regelmäßige Arbeitsstätte ist insbesondere jede ortsfeste, dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Nach der Neuregelung ist von der regelmäßigen Arbeitsstätte aber erst dann auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird. Wie lange sich der Arbeitnehmer an der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers aufhält, ist nach neuer Begriffsauslegung nicht mehr relevant. Hinweis: Bereits ein kurzes Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers reicht zukünftig aus, um dort eine regelmäßige Arbeitsstätte zu begründen. Dies hat zur Folge, dass weitaus mehr Arbeitnehmer als bisher insbesondere viele Arbeitnehmer mit häufig wechselnden Tätigkeitsstätten ihre regelmäßige Arbeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers begründen. Befristete Abordnung an eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers Bei einer nur vorübergehenden Auswärtstätigkeit (befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Im Gegensatz zu einer befristeten Abordnung ist eine Auswärtstätigkeit nicht vorübergehend, wenn bereits von Anfang an keine Rückkehrabsicht vorhanden ist (z. B. bei einer Versetzung). In diesen Fällen wird die auswärtige Tätigkeitsstätte bereits vom ersten Tag an zur neuen regelmäßigen Arbeitsstätte. Fahrtkosten als Reisekosten Für den Ersatz von Fahrtkosten wird nicht mehr nach den bisherigen Reisearten unterschieden. Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Der Arbeitnehmer ist dabei in der Wahl seines Verkehrsmittels grundsätzlich frei. Allerdings gilt die Einschränkung, dass unverhältnismäßig hohe Aufwendungen, selbst wenn sie beruflich veranlasst sind, steuerlich nicht berücksichtigt werden können. Fahrtkosten des Arbeitnehmers, die ihm aus der Durchführung einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen, können - in der tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Höhe oder - in Form von pauschalen Kilometersätzen vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Leistet der Arbeitgeber keinen steuerfreien Fahrtkostenersatz, kann der Arbeitnehmer seine Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen. Dabei gelten die bisher gültigen pauschalen Kilometersätze.

4 - 4 - Wegfall der Dreimonatsfrist für die Erstattung von Fahrtkosten Die steuerfreie Erstattung von Fahrtkosten war nach alter Rechtslage (für Dienstreisen) nur innerhalb der Dreimonatsfrist möglich. Nach Ablauf von drei Monaten wurde die auswärtige Tätigkeitsstätte zur (weiteren) regelmäßigen Arbeitsstätte. Dies hatte zur Folge, dass nach drei Monaten eine steuerfreie Erstattung von Fahrtkosten nicht mehr möglich war. Durch die Lohnsteuerrichtlinien 2008 findet die Dreimonatsfrist nur noch Anwendung für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen. Dies bedeutet, dass Fahrtkosten für eine beruflich veranlasste vorübergehende Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers zeitlich unbegrenzt vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können. Streichung der 30 km-grenze bei Einsatzwechseltätigkeit Nach alter Rechtslage konnten bei einer Einsatzwechseltätigkeit die Fahrtkosten nur dann als Reisekosten angesetzt werden, wenn die Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzstelle mehr als 30 km betrug. Wurden an einem Arbeitstag mehrere Einsatzstellen aufgesucht, konnten die Fahrtkosten insgesamt als Reisekosten berücksichtigt werden, wenn mindestens eine der Einsatzstellen mehr als 30 km von der Wohnung entfernt ist. Diese erheblich einschränkende und verwaltungsintensive Regelung wurde nicht in die Lohnsteuerrichtlinien 2008 übernommen. Hieraus folgt, dass ab dem Jahr 2008 ein Fahrtkostenersatz ohne Rücksicht auf die Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzstelle und zudem ohne zeitliche Beschränkung möglich ist. Hinweis: Der Wegfall der 30 km-grenze stellt für Arbeitgeber eine erhebliche Vereinfachung und für die hiervon betroffenen Arbeitnehmer eine besser Stellung gegenüber der bisherigen Regelung dar. Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten Die Ausführungen zu den Erstattungsmöglichkeiten für die Verpflegungsmehraufwendungen wurden von den Lohnsteuerrichtlinien 2005 nahezu deckungsgleich übernommen. Danach können Verpflegungsmehraufwendungen auch weiterhin nur mit Pauschalbeträgen ersetzt werden. Die Verpflegungspauschbeträge sind nach der jeweiligen Abwesenheitszeit gestaffelt. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand betragen bei einer Abwesenheit - von mindestens 24 Stunden 24 Euro - von mindestens 14 Stunden 12 Euro - von mindestens 8 Stunden 6 Euro Ebenfalls füge ich die für das Ausland geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten nach dem Stand vom als Anlage bei.

5 - 5 - Beachtung der Dreimonatsfrist Durch die Neuformulierung ist die Dreimonatsfrist ab 2008 nur noch für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen relevant. Für die Erstattung von Fahrt- und Übernachtungskosten gilt dies nicht, sofern es sich um eine vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit handelt. Ausnahmen von der Anwendung der Dreimonatsfrist Die einschlägige BFH-Rechtsprechung wurde in die Lohnsteuerrichtlinien 2008 übernommen. Danach liegt dieselbe Auswärtstätigkeit nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Wird die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an ein bis zwei Tagen in der Woche aufgesucht, ist sie nicht der bisherigen Arbeitsstätte gleichgeordnet und die Dreimonatsfrist findet keine Anwendung. Anhaltspunkte hierfür können sich z.b. aus der Dauer und dem Gewicht der jeweiligen Tätigkeitsstätten, der ständigen Rückkehr zur regelmäßigen Arbeitsstätte und der Verkehrsanschauung ergeben. Sofern also die Auswärtstätigkeit nicht mit der Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte gleichrangig ist, liegt auch nach Ablauf von drei Monaten eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor. Kürzung der Übernachtungskosten für Frühstücksanteil Eine Änderung gegenüber der derzeitigen Rechtslage ergibt sich für die Erstattung der tatsächlichen Übernachtungskosten, wenn die Rechnung für Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis ausweist und der Wert des Frühstücks deshalb nicht ermittelt werden kann. Die bisherige Regelung nach den Lohnsteuerrichtlinien 2005 gab an, dass der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen ist: - bei einer Übernachtung im Inland um 4,50 Euro - bei einer Übernachtung im Ausland um 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen (jeweils vom Höchstsatz) In Änderung der bisherigen Rechtslage erfolgt mit Wirkung ab 2008 folgende Ermittlung: Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (Tagungspauschale) ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten (In- und Ausland) wie folgt zu kürzen: - für Frühstück um 20 % - für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen (vom jeweiligen Höchstsatz)

6 - 6 - Bei Übernachtungen, die vom Arbeitgeber veranlasst werden, kann der Frühstücksanteil auch weiterhin mit dem amtlichen Sachbezugswert (Jahr 2008: 1,50 Euro) erfasst werden. Unabhängig davon, ob der Preis für das Frühstück einzeln auf der Rechnung ausgewiesen wird. Voraussetzung für den Ansatz des Sachbezugswertes ist, dass der Arbeitgeber die jeweilige Unterkunft bestimmt und sich vor Beginn der Auswärtstätigkeit seines Arbeitnehmers direkt mit dem Hotel oder der Pension in Verbindung setzt. Dies ist durch eine entsprechende schriftliche Vereinbarung mit dem Hotel nachzuweisen. Die Versteuerung mit den amtlichen Sachbezugswerten gilt jedoch nur für Mahlzeiten, die - zur üblichen Beköstigung der Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit oder einer doppelten Haushaltsführung entweder - vom Arbeitgeber selbst oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten (z. B. Hotel, Pension) - abgegeben werden. Um eine übliche Beköstigung handelt es sich weiterhin dann, wenn der Wert der Mahlzeit 40 Euro nicht übersteigt. Ist der Wert der abgegebenen Mahlzeit höher als 40 Euro, muss der tatsächliche Wert als Arbeitslohn versteuert werden. Der Ansatz mit dem jeweiligen Sachbezugswert scheidet dann aus. Mit freundlichen Grüßen

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