SAP R/3 in der Freien und Hansestadt Hamburg

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1 SAP R/3 in der Freien und Hansestadt Hamburg ABCD Vortrag im Rahmen des Ministerialkongresses 2001 in Berlin am 8./9. November 2001

2 Vorstellung der Projektziele Was soll erreicht und verbessert werden? Integrierte Ressourcensteuerung Einführung der KLR Ersatz der Altverfahren Einbettung in übergeordnete Ziele: ProVi: Projekt Verwaltungsinnovation E-Government Standardisierung im IuK-Bereich Aufbau eines W2K/SQL-Server Rechenzentrums

3 Projektumfang Einführung von SAP R/3 an ca Arbeitsplätzen in den Bereichen: Haushaltsplanung Mittelbewirtschaftung Kasse Produkthaushalt, teilweise ergänzt um KLR

4 Gegenstand des Projektes Template-Erstellung Behördenspezifisches Roll Out und Roll In Betriebswirtschaftliche Module: CO, CATS, FI-AA, PS Kameralistik mit Produkthaushalt Kameralistik mit Produkthaushalt Paket I Paket II

5 Projektdauer/Zeitplan 01/1999 Beginn des SAP-Projektes in Hamburg (Modul FI mit Schnittstelle zum bisherigen Mittelbewirtschaftungsverfahren, KLR) ab 07/1999 Produktivsetzungen CO, PS 01/ / /2003 Produktivsetzung IS-PS ohne Haushaltsplanung, Schnittstelle zum Haushaltsplanverfahren, Bedienung der Zentralbuchhaltung über eine Schni stelle zum derzeitigen Kassenverfahren bis 2003 Fertigstellung der Referenzlösung, Beginn des Roll Out und Roll In Ende des SAP-Projektes, Anbindung wichtiger Fachverfahren mit großen Belegmengen

6 Organisationsstruktur Lenkungsgruppe ProVi (Einbindung in die Verwaltung) Projektreview - Gremium (operative Projektvorgaben ) Fachliche Beratung Projektleitung Qualitätssicherung MBV Kasse Fachprojekt CCC Roll Out Schulung Haushalt/ Produkthaushalt

7 Eingesetzte SAP-Module Welche Module werden eingesetzt? IS-PS FI FI-AA CO PS CATS Wo gibt es Integrationsprobleme zu Altsystemen? Temporäre Schnittstellen (Haushaltsplanverfahren, Kasse Classic, Mittelbewirtschaftung) Dauerhafte Schnittstellen, z. B. Bezügeabrechnung, Sozialhilfeverfahren, Ordnungswidrigkeitenverfahren

8 Projektstatus Produktiveinsatz in 12 ausgewählten KLR-Bereichen) Bezirksamt Hamburg-Nord (IS-PS ohne Haushaltsplan) Rechnungshof und Senatsamt für Bezirksangelegenheiten (IS-PS ohne Haushaltsplan, CO, CATS Kulturbehörde (IS-PS ohne Haushaltsplan) Bürgerschaftskanzlei (IS-PS ohne Haushaltsplan) Finanzbehörde/Oberfinanzdirektion/Finanzämter (IS-PS ohne Haushaltsplan, tlw. KLR) Senatskanzlei/Personalamt/Senatsamt für die Gleichstellung/Staatsarchiv (IS-PS ohne Haushaltsplan) Wirtschaftsbehörde (IS-PS ohne Haushaltsplan) Bezirksamt Eimsbüttel (IS-PS ohne Haushaltsplan) Lfd. Roll Out-Projekte Umweltbehörde (IS-PS ohne Haushaltsplan, CO, PS?) Bezirksämter Hamburg Mitte und Altona (IS-PS ohne Haushaltsplan, FI-AA, PS? )

9 Projektmitarbeiter/-innen 28 interne Mitarbeiter, davon 12 Mitarbeiter/-innen CCC (Support, Roll Out, Berechtigungen) 8 Mitarbeiter/-innen Schulung 3 Mitarbeiter/-innen Programmierung Weitere (Leitung, Assistenz, Fachbereich) Auswahl der Mitarbeiter/-innen: Zunächst Zuordnung zum Projekt nach Verfügbarkeit Anfang 2000 Ausschreibung und Auswahlverfahren CCC Anfang 2001Ausschreibung und Auswahlverfahren Schulung 24 externe Berater (KPMG, SBS, SAP)

10 Mitarbeiter/-innenschulung Ziel: Umfassende Qualifizierung der Anwenderinnen und Anwender für eine fachlich qualifizierte Aufgabenerledigung Planung der Schulungen durch Bereich Schulung in enger Kooperation mit der Schulungsorganisation des Landesamtes für Informationstechnik Schulung im 6-Wochenzeitraum vor Produktivsetzung Schulungsangebot umfasst: Grundkurse (Basiswissen) Spezialistenkurse (rollenspezifisches Wissen) Aufbaukurse (komponentenorientiertes Wissen) Nachschulung (ab 2002) Coaching-Konzept für das Training der CCC-Mitarbeiter/-innen: Modell für Wissenstransfer Berater Kunde

11 Tooleinsatz Welche Einführungsunterstützungswerkzeuge sind im Einsatz? ASAP Einschränkung: Nicht für IS-PS verfügbar, daher nur zur Konzeption und Implementierung von CO und FI im Jahr 1999 eingesetzt MS-Projekt Projektplanung MS-Office Word: Dokumentation Excel: Kalkulation, Altdatenprüfung und -übernahme

12 Politische Aspekte des Projektes Trotz der Dimension (3.500 Arbeitsplätze, ca. 50 Mio. DM Investitionsaufwand) bisher extrem schlanke Diskussion im Regierungs- und Parlamentsbereich Gründe: Befassung des Senats mit der Entscheidung für SAP R/3 im Jahr 1998 Befassung des Senates mit den Grundzügen des Berechtigungskonzeptes im Jahr 2001 Rückendeckung durch Finanzsenatorin und 1. Bürgermeister, umfassende Information des IuK-Unterausschusses Innovative Beteiligung der Personalvertretungen auf zentraler Ebene

13 Beteiligung der Personalvertretung Abschluss einer Einführungsvereinbarung zwischen den Spitzenorganisationen der Arbeitnehmer und dem Senat Einrichtung eines Koordinierungsausschusses bei der Projektleitung zur laufenden Beteiligung der Arbeitnehmer auf zentraler Ebene Fachliche SAP R/3 - Beratung des Koordinierungsausschusses mit Unterstützung der Finanzbehörde Schwerpunkte des Koordinierungsausschusses: Schulung Vereinbarung ist abgeschlossen Berechtigungsverwaltung derzeitiges Thema

14 Projektherausforderungen IS-PS Projekte sind Entwicklungsprojekte viel Improvisation erforderlich, schwere Planbarkeit, wenig Methodenunterstützung Kassenfunktionalität ist Engpassfaktor für R/3 in der Verwaltung: Heuristikfunktionen sind weitgehend projektspezifisch zu entwickeln Performance auf Dauer nur mit dem neuen Kassenmodul FI-CA Schulungsplanung und durchführung (bis zu 400 Personen parallel im 6- Wochenzeitraum vor einer Produktivsetzung) Hoher Aufwand für die Berechtigungskonzeption und -pflege Komplexität des Systems erfordert in einigen Bereichen (z.b. Kasse) einen nicht erwarteten Beratungs-/Schulungsaufwand Integration der Prozesse deckt bisherige Inkompatibilitäten an den Schnittstellen schonungslos auf (Altdatenübernahme Dubletten, Sonderwege Mahnen)! Geringe Beteiligung der Anwender/-innen an Tests (Überforderung, fehlende Einsicht in die Notwendigkeit) Paralleler Aufbau einer neuen Rechenzentrumsstruktur für R/3 Organisation und Kapazitäten im Verhältnis zwischen Fachbereichen und Betriebeinheiten (CCC, RZ) sind Neuland

15 Projekthighlights Bei dem bisher größten IuK-Projekt in der FHH konnten bisher alle Termine i.w. gehalten werden Ressourcenausstattung trotz Knappheitseffekten (intern und extern!) zügig und ausreichend Kostensteigerung seit Planungsbeginn maßvoll Akzeptanz der Projektziele sehr hoch, Mitwirkungsbereitschaft aller internen und externen Beteiligten vorbildlich Hohe Integration Beratung Kunde in der Projektleitung

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