Collaborative Managed Inventory (CMI) und Vendor Managed Inventory (VMI) im Aftermarket. Prozessbeschreibung und allgemeine Hinweise

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1 VDA Collaborative Managed Inventory (CMI) und Vendor Managed Inventory (VMI) im Aftermarket Prozessbeschreibung und allgemeine Hinweise 9001 T1 Mit dieser Empfehlung wird ein standardisierter CMI/VMI-Prozess zur Steuerung der Bestände beim Kunden gemeinsam durch Kunden und Lieferanten beschrieben. Die Empfehlung beinhaltet neben der Prozessbeschreibung die Empfehlung zum elektronischen Datenaustausch der im CMI/VMI-Prozess benötigten Daten. Diese Empfehlung ist das Projektergebnis der VDA-Projektgruppe Austausch von Stammund Bewegungsdaten im Aftermarket Version 1.0 vom Mai 2010 Projektgruppe Transparenz von Stamm- und Bewegungsdaten im Aftermarket Herausgeber: Verband der Automobilindustrie Copyright Behrenstraße 35 Nachdruck und jede sonstige Form Berlin der Vervielfältigung ist nur mit Telefon 030/ Angabe der Quelle gestattet. Telefax 030/ Internet:

2 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 2 von 13 Haftungsausschluss Die VDA-Empfehlungen sind Empfehlungen, die jedermann frei zur Anwendung stehen. Wer sie anwendet, hat für die richtige Anwendung im konkreten Fall Sorge zu tragen. Sie berücksichtigen den zum Zeitpunkt der jeweiligen Ausgabe herrschenden Stand der Technik. Durch das Anwenden der VDA-Empfehlungen entzieht sich niemand der Verantwortung für sein eigenes Handeln. Jeder handelt insoweit auf eigene Gefahr. Eine Haftung des VDA und derjenigen, die an den VDA-Empfehlungen beteiligt sind, ist ausgeschlossen. Jeder wird gebeten, wenn er bei der Anwendung der VDA-Empfehlungen auf Unrichtigkeiten oder die Möglichkeit einer unrichtigen Auslegung stößt, dies dem VDA umgehend mitzuteilen, damit etwaige Mängel beseitigt werden können.

3 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 3 von 13 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemein Vorwort Ziele der Empfehlung Struktur der Empfehlung Prozessbeschreibung CMI/VMI Grundgedanke/Ziel Prozessvorteile Rahmenbedingung CMI/VMI Set-up CMI/VMI Prozess Operative Ausführung CMI/VMI Prozess Performancemessung im CMI-/VMI-Prozess Zusammenfassung Anhang Abkürzungen, Begriffe, Definitionen Literaturverweise Exemplarisches Beispiel Lieferperformancemessung Teil 2 Datenstruktur

4 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 4 von 13 1 Allgemein 1.1 Vorwort In dieser Empfehlung werden Aftermarket spezifische Aspekte für Collaborative Managed Inventory (CMI) und Vendor Managed Inventory (VMI) beschrieben. Hierbei werden sowohl Prozessabläufe für eine Standardanwendung definiert als auch ein EDI- Schnittstellenformat zum standardisierten Austausch der relevanten Daten zwischen Lieferant und Kunde entwickelt. Ebenfalls wird eine für den Aftermarket angemessene Methode zur Lieferperformancemessung empfohlen. Eine generelle Beschreibung der Prozesse CMI und VMI ist in den ODETTE- Empfehlungen Global CMI min/max und Vendor Managed Inventory (VMI) zu finden. 1.2 Ziele der Empfehlung Ziel der Empfehlung ist die Beschreibung eines standardisierten CMI- und VMI-Prozesses für den Automotive Aftermarket. Hierbei handelt es sich um eine Ergänzung zu den bestehenden Richtlinien der Odette-Organisation für CMI und VMI um Aftermarket spezifische Gesichtspunkte. Durch die Einführung einer standardisierten Datenstruktur zur Unterstützung der Prozessein- und durchführung soll eine breitere Akzeptanz für CMI-/VMI-Anwendungen bei Kunden und Lieferanten geschaffen werden, um damit verbundene Potentiale zur Bestandssenkung und Service-Level-Verbesserung beim Kunden zu realisieren. 1.3 Struktur der Empfehlung In Kapitel 1 finden sich allgemeine Hinweise zur Empfehlung. Kapitel 2 beinhaltet eine Prozessbeschreibung für die Prozesse CMI und VMI. Dabei werden Grundgedanke und Ziele für die Anwendung im Automotive Aftermarket dargestellt. Ebenfalls werden Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Anwendung beschrieben und Prozessvorteile aufgezeigt. Ergänzend wird eine schematische Übersicht des Prozessablaufes aufgezeigt. In Kapitel 3 wird eine spezifisch für den Aftermarket geeignete Methodik zur Messung der Lieferperformance dargestellt. Kapitel 4 gibt eine prozessseitige Zusammenfassung wieder. Kapitel 5 umfasst Abkürzung, Begriffe, Definitionen und Literaturverweise. Teil 2 der Empfehlung beinhaltet das zum standardisierten Austausch der relevanten Daten empfohlene EDI-Schnittstellenformat inklusive technischer Beschreibung.

5 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 5 von 13 2 Prozessbeschreibung CMI/VMI 2.1 Grundgedanke/Ziel Durch die Prozesse Collaborative Managed Inventory (CMI) und Vendor Managed Inventory (VMI) sollen Bestände beim Kunden gemeinsam vom Kunden und Lieferanten gesteuert werden. Die Dispositionsverantwortung liegt beim CMI-Prozess beim Kunden, der Lieferant erhält in Form von Lieferabrufen Forecastdaten für einen für die Planung beim Lieferanten ausreichenden (vereinbarten) Zeitraum. Die konkrete Lieferung erfolgt jedoch nicht aufgrund eines Lieferabrufs, sondern aufgrund der für den CMI-Prozess gemeinsam vereinbarten Rahmenbedingungen. Dies sind vor allem minimale und maximale Bestandsgrenzen sowie die zu beachtenden Zeitparameter (Transportzeiten, Wareneingangsbearbeitungszeiten etc.). Innerhalb dieser Rahmenbedingungen kann der Lieferant die Lieferungen selbstständig steuern. D.h., es gibt keinen vom Kunden fix vorgegeben Anliefertermin, sondern der Anliefertermin kann in einer Zeitspanne unter Einhaltung der vorgegebenen Parameter vom Lieferant festgelegt werden. Beim VMI-Prozess liegt zusätzlich die Dispositionsverantwortung und die Ausführung des Prozesses beim Lieferanten, d.h der Kunde muss keinen Forecast für den Lieferanten erstellen Dabei hat die Lieferfähigkeit des Kunden oberste Priorität. Zur Steuerung der Prozesse CMI/VMI müssen vom Kunden regelmäßig (z.b. täglich) und zu einem definierten Zeitpunkt Daten an den Lieferant übermittelt werden. Aufgrund dieser Daten übernimmt der Lieferant die Feinsteuerung der Bestände beim Kunden. Die Übermittlung dieser Daten sollte - zumindest bei einem großen Mengengerüst - über ein standardisiertes Datenformat erfolgen; nur so kann CMI/VMI effektiv für eine größere Anzahl Materialnummern und mehrere Kunden/Lieferanten durchgeführt werden. Das entsprechende Datenformat wird in Teil 2 der Empfehlung dargestellt. Die Anwendung von CMI/VMI bedeutet nicht zwangsläufig, dass es sich gleichzeitig um eine Konsignationsabwicklung handelt. 2.2 Prozessvorteile Durch kooperative Anwendung können folgende Vorteile erzielt werden: Verbesserung der Lieferperformance beim Kunden Bessere Bestandstransparenz, Flexibilität bei Fertigung und Lieferung Optimierung der Fertigungslose Bestandsreduzierung durch virtuellen Pool (Kapitalbindung, Lagerplatz) Optimierung der Lieferfrequenzen, Transportbündelung

6 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 6 von 13 Fokussierung auf wesentliche Problemfälle, weniger Exceptions, dadurch geringerer Kommunikationsaufwand, effizienteres Engpassmanagement Vermeidung von Sonderfahrten/Transportkosten 2.3 Rahmenbedingung CMI/VMI Folgende Rahmenbedingungen und Spielregeln sollten für eine erfolgreiche Anwendung gegeben sein. Eine kooperative und regelmäßige Abstimmung zwischen Lieferant und Kunde ist Grundvoraussetzung zur Durchführung. Als Regelfall für den CMI-/VMI-Prozess wird Single-Sourcing des Kunden vorausgesetzt. Im Falle von Multi-Sourcing müssen die Prozessvoraussetzungen zur Abwicklung von CMI/VMI in realistischer Abgrenzung mit den anderen Bezugsquellen festgelegt werden. In der Regel wird eine CMI-/VMI-Abwicklung nur für eine Lagerstufe angewandt. In einem weiteren Schritt ist ebenfalls eine mehrstufige Abwicklung vorstellbar. Je höher die Konstanz des Bedarfs -Planungssicherheit- und die Bedarfsmenge einer Materialnummer sind, desto besser ist sie für CMI-/VMI-Abwicklung geeignet. Zur Beurteilung der Planungssicherheit kann die Planungsgütekennzahl gemäß VDA- Empfehlung 9000 herangezogen werden. Für die Übernahme einer Materialnummer in den CMI-/VMI-Prozess ist eine stabile Verbrauchshistorie von mindestens 6 Monaten zielführend. Im CMI-Prozess ist ein Forecast des Kunden erforderlich (mindestens 6 Monate, wenn möglich 12 Monate). Durch die Erstellung eines Forecasts behält der Kunde hierbei eine wesentliche Schlüsselfunktion der Materialplanung in eigener Verantwortung. Zur Erstellung einer Kundenbedarfsvorschau durch den Lieferanten im VMI-Prozess sollte die Bedarfshistorie des Kunden bekannt sein (die Übermittlung der Bedarfshistorie ist über das im Teil 2 beschriebene Datenformat möglich). Zur Messung der Performance (vgl. Kapitel 3) sind die Parameter gemeinsam zu vereinbaren. In einer regelmäßig durchzuführenden Abstimmung sind die Performance und die Rahmenbedingungen des Prozesses laufend zu überprüfen und ggf. anzupassen. Insbesondere sind dabei die Min-/Max-Grenzen in Zusammenhang mit der Planungsgüte und Volatilität der Nachfrage zu validieren und ggf. das Teilespektrum anzupassen. Bei Sonderfällen wie z.b. eine Reaktion auf kurzfristig auftretende hohe Bedarfsänderungen ist eine sofortige und umfassende Abstimmung zwischen Kunde und Lieferant vorzunehmen. Insbesondere unterstützt wird dies durch frühzeitige Übermittlung von Markt- bzw. Bedarfsinformationen durch den Kunden sowie durch Beschaffungsinformation durch den Lieferant (ggf. unterstützt durch die VDA-Empfehlung Vorschläge zur Standardisierung der Kommunikation für das Exception Handling über die Supply Chain im Aftermarket, VDA4949). Bei Produktneuanlauf müssen Bestandsober- und -untergrenzen besonders sorgfältig festgelegt werden. Das Prozessmonitoring sollte häufig erfolgen. Auf Grund der in der Regel noch unsicheren Nachfrage ist die Performancemessung entsprechend zu interpretieren. Bei Produktauslauf (Auslaufphase, technische Änderung oder Teil wird stichtagsbezogen ersetzt) ist eine aktive Kommunikation bzgl. des Auslauftermins und eine Vereinbarung zur weiteren Vorgehensweise erforderlich.

7 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 7 von Set-up CMI/VMI Prozess Für die Vorbereitung eines CMI-/VMI-Prozesses sollten folgende Punkte beachtet werden. Gemeinsame Definition und Vereinbarung über das Teilespektrum Vereinbarung über den Datenaustausch Zeitpunkt der Datenaktualisierung beim Kunden und des Austausches Festlegung Übertragungsrhythmus / Frequenz gemeinsame Definition von Ober- und Untergrenzen sowie der Vorgehensweise zu deren Anpassung folgende Faktoren müssen bei der Festlegung der Min/Max-Grenzen berücksichtigt werden - Wiederbeschaffungszeit - Produktionszeit/Fertigungszyklen - Transportzeit - Anlieferfrequenz - Dauer Wareneingangsbearbeitung/Umpackarbeiten Differenz zwischen Min-/Max-Grenze muss größer als 1 Lieferlosgröße sein ((Verpackungseinheiten, Anlieferfrequenzen usw. müssen beachtet werden)übermittlung der erforderlichen Daten wie z.b. Teilenummer Kunde, Teilenummer Lieferant, Bezeichnung, Losgröße, Min-Max-Grenze sowie durchschnittlicher Tagesverbrauch, die letzten drei Lieferscheine im Wareneingang, Bestand, Bedarf, ID des Lieferplans, gültige Bestellnummer. Für eine detaillierte Beschreibung der auszutauschenden Daten und Formate siehe Teil 2. Vereinbarung Einsatztermin Performancemessung ab dem Zeitpunkt, zu dem sich das Teil erstmalig im Bestandskorridor zwischen Min- und Max-Grenze befindet. 2.5 Operative Ausführung CMI/VMI Prozess Im Folgenden wird eine schematische Übersicht zum Prozessablauf CMI/VMI gegeben. Die Prozessschrittmarkierungen referenzieren auf die nachfolgende graphische Übersicht. Bedarfsvorschau -Übermittlung per Lieferplan (LAB) -, nicht verbindlich zur konsistenten Belieferung, keine Messung der Lieferperformance aufgrund der Liefervorschau, kann aber für Messung der Prognosequalität herangezogen werden (CMI) Regelmäßige (z.b. tägliche) Information über Bestände, Bedarfe und Wareneingänge (WE) beim Kunden, Transitbestand (durch den Kunden) über standardisiertes Datenformat (Teil 2) 3 Information über Versand EDI-Lieferavis (durch den Lieferanten) bei Erstellung einer Lieferung 8 Ermittlung durch Lieferanten, ob Lieferung erforderlich gemäß Status eines jeden Teils. Visualisierung durch Ampelsystem (grün = im Zielbereich zwischen Min- und Max-Grenze, gelb = zwischen Min-Grenze und Nullbestand beim Kunden, rot = Rückstand beim Kunden, blau = über Max-Grenze)

8 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 8 von 13 Ermittlung der Reichweiten für alle Teile im grünen Bereich, Ziel: Nachschubzeitpunkt erkennen. 4-6 Nachschublieferung veranlassen. 9 Kann keine Nachschublieferung erfolgen (z.b. wegen Produktionsstörung oder fehlender Mengen auf Grund von höheren Abrufmengen als Forecast etc.) erfolgt ein Eskalationsmanagement. (vgl. VDA-Empfehlung Vorschläge zur Standardisierung der Kommunikation für das Exception Handling über die Supply Chain im Aftermarket, VDA4949) 7 Graphische Prozessdarstellung CMI/VMI Als Prozessergänzung sollte das Monitoring durch Alerts unterstützt werden. Folgende Alerts können hierfür herangezogen werden: Überschreiten der Max-Grenze Unterschreiten der Min-Grenze Unterschreiten einer kritischen Grenze (festgelegt als Signalwert zur Erkennung von potenziellen Stock-out Situationen beim Kunden) Stock-Out

9 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 9 von 13 Nachfolgend sind diese Alerts graphisch dargestellt. Darstellung Bestandsgrenzwerte für Alertunterstützung

10 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 10 von 13 3 Performancemessung im CMI-/VMI-Prozess Für den CMI-/VMI-Prozess sind Performancemessungen gegenüber von Kunden übermittelten Lieferplänen nicht zielführend, da diese nicht lieferrelevant sind. Die Lieferungen erfolgen durch den Lieferanten auf Grund der vereinbarten Regelungen. Deshalb wird nachfolgende Messmethode als Standardmessung empfohlen. Unabhängig von einer durchgeführten Lieferung wird dabei eine Tagesmessung durchgeführt, die den Bestandslevel im Kundenlager mit den festgesetzten Bestandszielwerten vergleicht. Es wird auf Basis des beim Kunden vorhandenen und übermittelten Bestands gemessen Die Bewertung erfolgt bezogen auf die Bestandsmenge Die Messung erfolgt auf Tagesbasis Ungeplante / außergewöhnliche Bedarfsschwankungen bezogen auf Tagesschwankungen und Abweichungen zum Forecast sollten berücksichtigt werden (erfolgt bilateral im Monitoring zwischen Kunde und Lieferant) Folgende Bestandsbereiche werden bei der Messung differenziert: Bereich Grüner Bereich Gelber Bereich Roter Bereich Blauer Bereich Beschreibung Bestand liegt innerhalb der vereinbarten Min-/Max-Grenzen Bestand liegt unter der Min-Grenze und ist größer null Bestand ist gleich null und / oder es existieren Kundenrückstände Bestand liegt über der Max-Grenze (siehe auch Abb. Seite 9) Bei der täglichen Messung erfolgt eine Bewertung der definierten Bereiche mit folgenden %-Sätzen Bereich Bewertung Beschreibung Grüner Bereich 100% Gelber Bereich 100% Für die ersten 5 Arbeitstage nach Unterschreiten der Min-Grenze und roter Bereich nicht erreicht 70% Ab dem 6. Arbeitstag nach Unterschreiten der Min- Grenze und roter Bereich nicht erreicht Roter Bereich 0% Blauer Bereich 100% Für die ersten 5 Arbeitstage nach Überschreiten der Max-Grenze 0% Ab dem 6. Arbeitstag nach Überschreiten der Max- Grenze Bemerkung: die vereinbarten Zeittoleranzen sind Vorschläge, die ggf. abweichend festgelegt werden können (z.b. Toleranz sollte nicht kleiner sein als die Zielreichweite in Tagen der Min-Grenze)

11 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 11 von 13 Werte über einen vereinbarten Zeitraum (z.b. rollierender Zeitraum oder Monatsmessung) werden aus dem arithmetischen Mittel der Tageswerte pro Materialnummer gewonnen Die Anteil der Tage in denen der Kundenbestand im jeweiligen Bereich während des gemessenen Zeitraum lag, soll zusätzlich pro Bereich dargestellt werden Die Darstellung des Ergebnisses erfolgt in % (0% - 100%) Eine Aggregation über Materialnummern und/oder Zeiträume ist nach arithmetischer Durchschnittsbildung oder umsatzabhängiger Gewichtung möglich Werte können als Ersatz für die klassische Liefertreuemessung in die jeweiligen Lieferantenbeurteilungen mit einfließen, wobei keine unmittelbare Vergleichbarkeit gegeben sein muss Der Einfluss auf die Lieferantenbewertung des Kunden muss jeweils individuell vereinbart werden Ungeplante / außergewöhnliche Bedarfsschwankungen bezogen auf Tagesschwankungen und Abweichungen zum Forecast sollten berücksichtigt werden (erfolgt bilateral im Monitoring zwischen Kunde und Lieferant) Bei einer umfassenden Interpretation der Lieferperformancekennzahlen des CMI-/VMI- Prozesses sollten folgende Parameter Berücksichtigung finden: Eindeckung der Min-Grenze (Reichweite) Eindeckung der Max-Grenze (Reichweite) Verhältnis zw. Max- und Min-Grenze (Bestandsspanne) Planungsgüte (Kennzahl siehe VDA-Empfehlung 9000) Volatilität der Nachfrage Im Kapitel 5.3. wird die Lieferperformancemessung anhand eines exemplarischen Beispiels zur Verdeutlichung dargestellt. 4 Zusammenfassung In dieser Empfehlung werden Aftermarket Spezifika für den CMI-/VMI-Prozess dargestellt. Im Fokus hierbei steht der standardisierte Datenaustausch, der eine umfassende Anwendung der Prozesse CMI/VMI für eine große Anzahl an Materialien und Kunden- Lieferantenbeziehungen ermöglicht. Ebenfalls wird eine geeignete Service-Levelmessung zur Absicherung der Zielerreichung aufgezeigt. Damit sind die Voraussetzungen zur Realisierung der weitreichenden Potenziale zur Verbesserung des Service-Levels bei gleichzeitiger Bestandsoptimierung beim Kunden und Lieferanten gegeben.

12 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 12 von 13 5 Anhang 5.1 Abkürzungen, Begriffe, Definitionen VDA CMI VMI EDI EDIFACT ODETTE AIAG LAB WE Verband der Automobilindustrie Collaborative Managed Inventory Vendor Managed Inventory Electronic Data Interchange Data Interchange For Administration, Commerce and Transport Standardisierungsorganisation der europäischen Automobilindustrie Automotive Industry Action Group (USA) Lieferplan Wareneingang 5.2 Literaturverweise Vendor Managed Inventory (VMI): Herausgeber: Odette International Limited, 2004 Global CMI Min/Max: Herausgeber: Odette International Limited, 2005 und AIAG Automotive Industry Action Group VDA-Empfehlung 9000: Planungsgütemessung im Aftermarket VDA-Empfehlung 4949: VDA 4949 Vorschläge zur Standardisierung der Kommunikation für das Exception Handling über die Supply Chain im Aftermarket

13 VDA-Empfehlung 9001 Version 1.0, Mai 2010 Seite 13 von Exemplarisches Beispiel Lieferperformancemessung