Die Geheimnisse zu erfolgreichem Event-Marketing und Management

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1 Die Geheimnisse zu erfolgreichem Event-Marketing und Management Der Unterschied zwischen guten Events und großartigen Events liegt in der strengen Durchführung von Marketingmaßnahmen, der Automatisierung von administrativen Aufgaben sowie einer guten Eventverwaltung. In 15 Jahren Eventberatung hat unser Team die erfolgreichsten Best Practices herausgefunden, nachdem es mehr als Planern dabei geholfen hat ihre Events einzuführen und zu verwalten.

2 Einführung Der Unterschied zwischen guten Events und großartigen Events liegt in der strengen Durchführung von Marketingmaßnahmen, der Automatisierung von administrativen Aufgaben sowie einer guten Eventverwaltung. In 15 Jahren Eventberatung hat unser Team die erfolgreichsten Best Practices herausgefunden, nachdem es mehr als Planern dabei geholfen hat ihre Events einzuführen und zu verwalten. Speziell durch die Post-Event-Analyse von mehr Event-Erlebnissen hat unser Team von Beratern die besten Möglichkeiten für Event- und Meetingplaner herausgefunden, um Meetingräume zu füllen, diese nicht zu überbuchen und Events effizient zu verwalten. Geheimnis Nr. 1 Erfolgreiche und wirtschaftliche Einladungen Das erste Element eines erfolgreichen Events ist eine effektive Bewerbung durch -Einladungen, automatisierte Online-Eventregistrierung und zusätzliche eingebundene Marketing-Aktivitäten wie Direktwerbung, Anrufe und eine informative Event-Website. Laut Meeting Planners International wurde eine enge Integration mit anderen Marketing-Zweigen von mehr als 80% der Eventplaner als der größte Grund für Eventerfolg identifiziert. Die Versendung von -Einladungen ist die wirtschaftlichste Event-Marketing-Methode und schafft zweifellos mehr Teilnehmerzahlen für Planer als jedes andere Marketing-Medium. -Einladungen sollten professionell aussehen, Grafiken aufweisen, die ins Auge stechen und eine wirksame Betreffzeile, sowie relevante Inhalte haben. Per versendete -Einladungen vernünftig mit einer Online-Eventregistrierung und einem Zahlungsabwicklungssystem zu koppeln, wird Teilnehmerzahlen dramatisch erhöhen, manuelle Dateneingabe verringern und Teilnehmernachverfolgungsaufgaben vereinfachen. Die Nachbearbeitungsanalyse von mehr als Events zeigt, dass Planer eine drei Mal höhere Antwortrate erzielen können, nachdem integriertes -Marketing, Direktwerbung und Anrufkampagnen integriert wurden. EINLADUNG Geheimnis Nr. 2 Individuell abgestimmte Kommunikation führt zu Resonanz Der zweite geheime Schlüssel zu erfolgreichen Events ist die Unterstützung von Marketing-Aktivitäten mit zielgerichteten und personalisierten s an die Teilnehmer. Jede Teilnehmergruppe sollte eine spezielle Nachricht erhalten, die auf ihre Interessen zugeschnitten ist. Die Antwortquote für eine allgemeine Einladung kann 50% geringer sein als Einladungen für spezielle Teilnehmergruppen wie VIP Kunden, potentielle Kunden, verschiede Level von Assoziationsmitgliedern, etc. Desweiteren ist es unbedingt erforderlich Einladungen zu versenden, die personalisiert sind. An die zuständige Person und Sehr geehrter Kunde sollten mit wichtigen Feldern wie Nachname, Anrede und Unternehmen ersetzt werden, die dann via Serienbrieffunktionen in die Einladung implementiert werden. Diese Art der Serienbrieferstellung wird die Einladung weniger wie eine Standard-Einladung aussehen lassen und mehr wie ein persönliches Angebot. Unser Research hat gezeigt, dass zielgerichtete Nachrichten und die Personalisierung von s den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Event und einer Veranstaltung machen kann, die aufgrund von mangelnder Resonanz abgesagt werden muss. ist das Hauptmedium für zielgerichtete und personalisierte Einladungen. Personalisierung und zielgerichtete Nachrichten sind Beispiele für grundlegende Marketingpraktiken, die ein Event erfolgreich machen oder zum Scheitern verurteilen können.

3 Geheimnis Nr. 3 Umfassende Kampagnenverwaltung Das dritte Geheimnis großartiger Events ist eine effektive Kampagnenverwaltung. Planer müssen die Anzahl und den Status ihrer Einladungen nachverfolgen, um den Kampagnenstart und geplanten Erfolg erfolgreich kontrollieren zu können. Die Öffnungsraten der Einladung, sowie die Anzahl der nicht ausgelieferten Einladungen oder bounce rates bieten eine wertvolle Einsicht in die Wirksamkeit der Kampagne. -Einladungen bieten die einzige Lösung, um Kampagnen und den Status der Einladung in Echtzeit vernünftig überwachen zu können. Durch Analyse in Echtzeit ermöglichen -Einladungen die Einsicht in diese wichtigen Antwortquoten. Planer können sofort mit zusätzlichen Marketing-Kampagnen reagieren, um die Resonanz zu steigern. Der Status von Einladungen aus einem Verteiler kann hohe Unzustellbarkeitsraten aufweisen. Um die geplante Resonanz zu erreichen, ist es wesentlich besser den Status seiner Einladungen früher als später zu erfahren. Ein gutes Event-Marketing-Tool hilft Planern nicht nur dabei ihre Event-Werbekampagnen zu verwalten, sondern auch bei der Nachverfolgung von Antwortquoten durch Berichterstellung in Echtzeit; es erkennt und meldet Ihnen schlechte Kontaktdaten und bietet Ihnen die Möglichkeit zurückgekommene s aus Ihrem Adressbuch zu löschen. Öffnungsraten der Einladungen und die Anzahl der nicht ausgelieferten EInladungen oder bounce rates bieten eine wertvolle Einsicht in die Wirksamkeit der Kampagne. Geheimnis Nr. 4 Nutzen Sie die Event-Website Die Erstellung einer ansprechenden Event-Website ist der vierte Schlüssel zu erfolgreichem Event-Marketing. Es ist unbedingt notwendig, dass die Event-Website es Teilnehmern ermöglicht sich online für ein Event zu registrieren und dafür zu zahlen (sofern Gebühren für das Event anfallen). Es gibt diverse Website-bezogene Marketing-Initiativen, wie z.b. Frühbucherrabatte, Gruppenpreise und Promotion-Codes, die dafür genutzt werden können, um Registrierung und Teilnahme zu bewerben. Online-Eventregistrierung durch die Event-Website anzubieten, ist extrem wichtig, da es Planern ermöglicht zu prüfen, ob sie die richtige Menge an Meetingfläche, Verpflegung, Sitzgelegenheiten und Materialen für das Event eingeplant haben. Ohne eine fundierte Online-Registrierungslösung und die Funktion diese Metriken nachzuverfolgen, überbuchen Planer häufig einen Veranstaltungsort oder geben die Veranstaltungsfläche unter dem Wert ab. Eine qualitative hochwertige Event-Website sollte den Teilnehmern eine Event-Agenda bieten und den Registrierungsprozess für alle Parteien straffen Online-Registrierungssysteme bieten mehr als nur einfache Web-Formulare, die Daten durch oder Excel erfassen. Diese Systeme können Teilnehmerinformationen in die Registrierungsformulare voreinstellen und einen 3-Klick-Registrierungsprozess bieten, der bewiesenermaßen die Antwortquoten dramatisch erhöht. Keiner mag lange Formular ausfüllen. Planer können die System-Funktionalitäten so nutzen, dass es den Teilnehmern möglich ist sich nur für die Event-Sessions anzumelden, die für sie relevant sind. Zudem können Planer segmentierte Registrierungen noch einen Schritt weiter führen, indem diverse Registrierungspfade für unterschiedliche Teilnehmerarten auf den Websites präsentiert werden. Zum Beispiel würden VIPs für ein exklusives Networking-Outing eingeladen werden, während andere Teilnehmer nur die informativen Sessions während des Registrierungsprozesses sehen würden.

4 Geheimnis Nr. 5 Lassen Sie die Teilnehmer planen Der fünfte Schlüssel zu der Planung von erfolgreichen Events ist die Befragung Ihrer Teilnehmer vor dem Event durch Umfragen auf der Event-Website. Es ist wichtig die Eventziele zu verstehen und von Ihren Teilnehmern herauszufinden, wie diese am besten erreicht werden können. Es ist zudem notwendig herauszufinden, warum ein eingeladener Teilnehmer sich dagegen entschieden hat ein Event-Teilnehmer zu werden. Wir nennen das: Neins zu Geld machen. Planer müssen die Gründe, welche die Teilnahme beeinflussen, verstehen. Eingeladene Teilnehmer können terminliche Schwierigkeiten haben, nicht an den bildungsrelevanten Themen interessiert sein oder der Veranstaltungsort kann nicht gefallen. Die RSVPs nachzuverfolgen, kann zukünftige Event-Strategien verändern und es verhindern, dass damit verbundene Einnahmemöglichkeiten übersehen werden. Darüber hinaus erhält man durch die Analysierung von Teilnehmererwartungen individuelle Informationen, die notwendig sind, um ein Event von erster Qualität zu veranstalten. Planer können Teilnehmern wichtige Fragen über Ihre Organisationen stellen, welche Themen sie sich für den Keynote-Referenten wünschen würden, was sie sich von dem Event erhoffen, welche Lebensmittelallergien sie haben, etc. Individualisierung in jeder Facette der Eventplanung hat sich als Geheimnis für insgesamte Zufriedenheit und generellen Erfolg bewiesen. Geheimnis Nr. 6 Vermeiden Sie durch Automatisierung die Kopfschmerzen rund um Zahlungen Die Kopfschmerzen rund um Logistik kommen häufig davon, dass eine manuelle Event-Zahlungsabwicklung selbst durchgeführt wird. Egal ob Sie Zahlungen vor Ort einnehmen oder vor dem Event es wird eine große Menge an Zeit und Energie in manuelle Gebühreneinnahme investiert. Die ideale Lösung ist einfach: Automatisierung. Teilnehmer können Ihre Event-Gebühren auf sicherem Wege während des Online-Registrierungsprozesses bezahlen und die Beträge werden automatisch in das zugeordnete Bankkonto transferiert. Teilnehmer wie Planer können ihre Finanzen sofort nachverfolgen. Es ist zudem wichtig ein System zu haben, welches Rückerstattungen ohne Schwierigkeiten ausgeben kann. Alle Rückerstattungsrichtlinien sollten im Registrierungsprozess klar aufgezeigt werden, so dass Teilnehmer die notwendigen Informationen schon vorab zur Verfügung haben. Ein problemloser Zahlungs- und Rückerstattungsprozess ist unerlässlich für ein erfolgreiches Event. Durch Automatisierung müssen Planer sich nicht mit Kreditkarten befassen, Zahlungsnachweise verifizieren, Teilnehmerinformationen manuell eingeben oder sich mit sensiblen Problemen wie nicht vorhandenen Guthaben herumschlagen.

5 Geheimnis Nr. 7 Nutzen Sie Technologie Der siebte Schlüssel zu Eventerfolg ist die Automatisierung aller administrativen Aufgaben. Dateneingabe, die Befüllung von Briefumschlägen, manuelle Zahlungsabwicklung, manuelle Berichterstellung, telefonische Umfragen und andere Aufgaben verschlingen eine riesen Menge an Zeit und Ressourcen. Wie schon gesagt, Softwaresysteme können all diese aufwendigen Funktionen automatisieren und es den Planern ermöglichen mehr Events durchzuführen, die Qualität der Events zu verbessern, sich auf wichtigere Aufgaben zu fokussieren, informierte Entscheidungen zu treffen und das Büro zu einer angemessenen Zeit jeden Tag zu verlassen. Event-Kampagnen werden dadurch strategischer und die Automatisierung kann Kosteneinsparungen von bis zu 92% ausmachen. In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt ist es an der Zeit, dass Eventplaner die Technologie des 21. Jahrhunderts annehmen und diese zu ihrem größten Vorteil nutzen, um den maximalen ROI zu erreichen. Geheimnis Nr. 8 Kümmern Sie sich um die Details Der achte Schlüssel für erfolgreiche Events ist die professionelle Verwaltung der Event-Logistik. Das Unternehmen des Planers und sein Auge für Details sprechen Bände über die Qualität des Events. Planer sollten damit beginnen alle Eventinformationen und daten an einem Ort aufzubewahren. Wenn Leute zu einem Event reisen, bieten Sie ihnen genügend Transportmöglichkeiten, reservieren Sie Zimmerkontingente, um die besten Preise für Ihre Gruppe zu sichern und bieten Sie detaillierte Beschreibungen zu Anfahrt und Parkmöglichkeiten. Eventdetails können in den Bestätigungsschreiben zu dem Event enthalten sein, welche am besten via versendet werden. Bewahren Sie Informationen bezüglich Reise und Unterkunft in einem Eventmanagementsystem auf, um Teilnehmerankünfte und abreisen nachzuverfolgen, zusätzliche Bedürfnisse in Echtzeit zu bewerten, mit Hoteliers und Transportanbietern zu kommunizieren und komplette Event-Agenden und Pläne für jeden Teilnehmer des Events zu bieten. Ein allumfassender Reise- und Agenda-Managementplan wird sicherstellen, dass Ihr Event im Budget bleibt und der persönliche Touch einen fantastischen Eindruck auf alle Stakeholder macht. Geheimnis Nr. 9 Nutzen Sie jede Gelegenheit Der neunte Schlüssel zu erfolgreichen Events besteht in der sorgfältigen Nachbearbeitung. Senden Sie den Teilnehmern eine Umfrage nach dem Event, um die Ausführung jedes Events zu evaluieren. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihr nächstes Event zu verbessern. Teilnehmer werden es zur Kenntnis nehmen, dass ihre Bedürfnisse erfüllt und ihre Vorschläge umgesetzt wurden. Führen Sie die Beziehung weiter fort und bleiben Sie mit ihren Teilnehmern in Kontakt, indem Sie Ihnen z.b. -Newsletter senden, in welche die Teilnehmer eingewilligt haben.

6 Geheimnis Nr. 10 Gewinnen Sie klare Einsichten, erhalten Sie eindeutige Ergebnisse Der letzte Schlüssel zu erfolgreichen Events ist die Verwaltung Ihres Erfolges und das Streben nach Verbesserung durch Datenanalyse. Prüfen Sie alle Aspekte der Eventausführung, von der Teilnahme bis hin zu den Einnahmen. Vergleichen Sie Metriken über mehrere Events übergreifend, um Trends unter Ihren Teilnehmern zu bestimmen. Eine übergreifende Berichterstellung kann die Bereiche hervorheben, in denen Verbesserungspotential besteht. Planer könnten zum Beispiel die Metriken evaluieren und bestimmen, dass ein Frühstücks-Event ein größeres Zielpublikum anzieht als eine Veranstaltung mit Mittagessen. Dies ist jedoch eine Schlussfolgerung, die sich über Zeit hinweg ändern kann. Stellen Sie daher sicher die Trends Ihrer Marketing-Kampagnen langfristig zu beobachten. Es ist notwendig Metriken wie Teilnahme, Schwundquoten, Zahlungen, Stornierungen, Rückerstattungen und den ROI zu prüfen und zu analysieren, um den fortlaufenden Erfolg Ihrer Events zu gewährleisten. Event-Technologie ist zu einem grundlegenden Tool für den heutigen Eventplaner geworden. Es gibt eine Vielzahl von Event-Technologielösungen, um Ihren Eventplanungsprozess zu automatisieren und zu straffen. Damit Ihre Events Ihren Erwartungen gemäß und diese übertreffend durchgeführt werden können, ist die richtige Software für Event-Marketing und Management ausschlaggebend. Über den Autor Eric Eden ist Cvents Vice President of Marketing und leitet ein Team, welches dabei hilft mehr als Events pro Jahr zu planen. Für Fragen zu Cvents Event-Technologielösungen oder über diesen Artikel, kontaktieren Sie ihn bitte unter oder besuchen Sie die Cvent Website. Über den Autor Über Cvent Cvent wurde 1999 gegründet und ist mit mehr als Mitarbeitern eine der weltweitführenden Anbieter von Meetingsmanagementtechnologie. Cvent bietet Web-basierte Software mit Funktionalitäten wie Veranstaltungsortswahl, Online-Eventregistrierung, Eventmanagement, -Marketing und Web-Umfragen. Cvent hilft mehr als Anwendern in 100 Ländern dabei hunderttausende von Events, Umfragen und -Kampagnen zu verwalten.

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