Projektmarketing und Releasekommunikation. Softwareprojekte erfolgreich einführen und etablieren

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1 Projektmarketing und Releasekommunikation Softwareprojekte erfolgreich einführen und etablieren

2 Zielgruppenspezifische Kommunikation - Ihr Schlüssel zum Erfolg Betroffene zu Beteiligten machen! Das ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Einführung und Etablierung Ihrer Software bei den Anwendern und die strategische Absicherung Ihres Projekterfolgs. Das Projektmarketing ist ein entscheidender Bestandteil eines jeden Softwareprojekts. Durch individuelles Design erhöhen Sie den Wiedererkennungswert Ihrer Software und binden bereits zu Beginn Ihres Projekts die Zielgruppe mit ein. Begeistern Sie Ihre Anwender für das System und bilden Sie die Brücke zwischen Systemlandschaft und den etablierten Methoden und Prozessen. Anregungen und Bedenken gegenüber dem Projekt oder der Software werden frühzeitig erkannt und adäquat berücksichtigt. Gerade in Softwareprojekten ist eine durchgängige Releasekommunikation unabdingbar. Die Optimierung der Funktionalitäten und die Anpassung an neue Anforderungen und wiederkehrende Ereignisse. Nur durch zielgruppenspezifische Aufbereitung und Bereitstellung der Informationen innerhalb des Projekts schaffen Sie es, die Zielgruppe zu befähigen mit den zukünftigen Veränderungen umzugehen. Nachhaltig wirksame Kommunikation erfordert einen Überblick über eingeführte Prozesse und eine klar strukturierte Planung mit kontinuierlicher Erfolgskontrolle sämtlicher Kommunikationsmaßnahmen. Der zentrale Erfolgsfaktor ist das nachhaltige Commitment des Managements zu einem effektiven und effizienten Projektmarketing und Releasekommunikation, die als eigenständige Rolle in der Projektorganisation zu verankern ist. Sämtliche Aktivitäten sind durch das Projekt zu planen, zu budgetieren und konsequent umzusetzen. Copyright Donat IT GmbH, 2014, Ingolstadt 1

3 Unser Leistungsangebot im Überblick Das Leistungsspektrum für das Portfolioelement Projektmarketing und Releasekommunikation gliedert sich in sechs aufeinander abgestimmte Modulelemente. Modul 1 Setup und Analyse Modul 6 Review Modul 2 Design der Kommunikationsbausteine Modul 5 Fortl. Umsetzung projekt externer Komm.- Maßnahmen Modul 3 Erstmalige Umsetzung und Monitoring Modul 5 Fortl. Umsetzung projekt interner Komm.- Maßnahmen 2 Copyright Donat IT GmbH, 2014, Ingolstadt

4 Unser Leistungsangebot im Überblick Ziel/Key- Aktivitäten Ergebnisse Beispiele Output Voraussetzungen Beauftragung Modul 1 Setup und Analyse Auftragsklärung mit Auftraggeber Übergeordnete Erfolgsfaktoren Teamstaffing Stakeholderanalyse Kommunikationsziele Kommunikations und Marketing Grobkonzept Abschlussbericht / Abschlusspräsentation keine einmalig Modul 2 Design der Kommunikationsbausteine Kommunikationsbausteine entwickeln (Standards, Leitfäden Kommunikationsstruktur aufbauen (Netzwerk, Multiplikatoren) Kommunikationsmaßnahmenplan Realisierte Kommunikationsbausteine z. B. Individuelles Projektdesign, Projekthomepage, Logo, Vorlagen, Komm.-Prozess-Übersicht, Steuerungsinstrumente Ergebnisse Modul 1 Einmalig Modul 3 Erstmalige Umsetzung und Monitoring Umsetzung der Maßnahmen gemäß Kommunikationsplan Steuerung und Coaching Lessons Learned Umgesetzte Maßnahmen Kommunikationsplan Protokoll Lessons Learned Workshop Aktualisierter Kommunikationsplan z.b. Versand Info-Mail an Stakeholder bzgl. Release informationen Durchführung Anwenderforum Ergebnisse Modul 1+2 einmalig Modul 4 Fortl. Umsetzung projektinterner Komm.-Maßnahmen Umsetzung der Maßnahmen gemäß Kommunikationsplan Lessons Learned Umgesetzte Maßnahmen Kommunikationsplan Protokoll Lessons Learned Workshop z.b. Projekt interne Homepage (Wiki, Sharepoint etc..), Newsverteiler, Teambuildung- Events (z.b. Sommerfest) Ergebnisse Modul 1-3 beliebig oft z. B. je Release Modul 5 Fortl. Umsetzung projektexterner Komm.-Maßnahmen Umsetzung der Maßnahmen gemäß Kommunikationsplan Lessons Learned Umgesetzte Maßnahmen Kommunikationsplan Protokoll Lessons Learned Workshop z.b. Infoveranstaltungen bzgl. Roll-out, Release, oder sonstigen Projektaktivitäten, regelmäßiger Newsletter Ergebnisse Modul 1-3 beliebig oft, z. B. je Release Modul 6 Review Abstimmung der Review- Schwerpunkte Durchführung der Reviews Reviewprotokoll je Interview Vorschläge für Verbesserungs- maßnahmen Reviewbericht Maßnahmenpaket keine beliebig oft, z. B. je Release Copyright Donat IT GmbH, 2014, Ingolstadt 3

5 Modul 1 Setup und Analyse Ihr Projekt ist anders als die Anderen. Aus diesem Grund ist eine detaillierte Analyse des Projektumfelds erfoderlich. Ihr Projektumfeld besteht zumeist aus unterschiedlichen Zielgruppen. Im Vorgespräch klären wir mit Ihnen Ihre individuelle Erwartungshaltung, die Ausgangssituation, übergeordnete Erfolgsfaktoren und vor allem welche Zielgruppe(n) von Ihrer Kommunikation profitieren sollen. Anwender/Kunde Projektteam intern Management Unabhängig davon, ob Ihr Projekt* und Ihre Software noch in den Kinderschuhen steckt, oder ob Sie bereits ein jahrelang etabliertes Projekt betreuen, Ihre zukünftigen oder bekannten Stakeholder haben sich bereits eine Meinung gebildet! Wir interviewen Ihre Stakeholder, analysieren das bestehende Projektimage und nehmen konkrete Anforderungen auf. In einem gemeinsamen Workshop erarbeiten wir mit Ihnen unter anderem erste Ziele, klären die Rahmenbedingungen und bestimmen den Umfang an benötigten Ressourcen. Die Stakeholderanalyse liefert wertvollen Input für das zu erstellende Kommunikations- und Marketingkonzept. Ergebnisse: Stakeholderliste Kommunikations- und Marketinggrobkonzept Abschlussbericht und präsentation 4 Copyright Donat IT GmbH, 2014, Ingolstadt

6 Modul 2 Design der Kommunikationsbausteine Worüber und wie oft sollen Ihre Stakeholder in Zukunft informiert werden? Welches Außenbild möchten Sie Ihrem Projekt geben? Diese und viele weitere wichtige Fragen konkretisieren wir gemeinsam auf Basis der Ergebnisse der Analysenphase. Neben der Entwicklung und Abstimmung der einzelnen Kommunikationsbausteine sowie des zukünftigen Kommunikationsprozess verleihen wir Ihrem Projekt mit Hilfe eines individuellen Designs einen hohen Wiedererkennungswert. Anwender/Kunde Projektteam intern Management Im Zuge einer detaillierten Planung des Kommunikationskonzeptes erarbeiten wir für Sie einen Maßnahmenplan. Vorlagen, Leitfäden und Steuerungsinstrumente legen den Grundstein für eine erstmalige Umsetzung der geplanten Kommunikationsmaßnahmen. Ergebnisse: Individuelles Projektdesign (Logo, Farbwerte, etc.) Projekthomepage, Infopräsentation, Vorlagen Übersicht Kommunikationsprozess Kommunikations-Maßnahmenplan Steuerungsinstrumente Copyright Donat IT GmbH, 2014, Ingolstadt 5

7 Modul 3 Erstmalige Realisierung und Monitoring Der Startschuss ist gefallen! Wir gehen in die erste Umsetzungsphase Ihrer maßgeschneiderten Kommunikationsbausteine für die zuvor identifizierten Zielgruppen. Die Verankerung der Rolle Kommunikation in der Projektorganisation ist wichtig. Dies zeigt den Stellenwert, den Sie im Projekt der aktiven und nachhaltigen Kommunikation beimessen. Mit Hilfe der Steuerungsinstrumente und abschließenden Interviews überprüfen wir die Umsetzung und die Erfolgsquote der erstmalig definierten Ziele. Die erste Resonanz der umgesetzten Maßnahmen erörtern wir gemeinsam mit Ihnen in einem Lessons Learned Workshop. Ergebnisse: Durchgeführte Releasekommunikationsmaßnahmen Durchgeführtes Anwenderforum Aktualisierte Stakeholderliste Abschlusspräsentation und -bericht 6 Copyright Donat IT GmbH, 2014, Ingolstadt

8 Modul 4 Fortlaufende Umsetzung der Kommunikationsmaßnahmen Fokus: Projektteam intern Sie wollen als Team gemeinsam ans Ziel kommen? Wenn Ihr Projekt aus Teammitgliedern besteht, die aus verschiedenen Unternehmen oder Abteilungen kommen, bleibt der übergreifende Teamgeist oftmals auf der Strecke. In diesem Modul werden Ihre aus Modul 1 definierten und in Modul 3 erstmalig umgesetzten Ziele in bewährter Form fortgeführt. Anwender/Kunde Projektteam intern Management Die Stärkung des Teamgedankens und die Etablierung klarer Kommunikationswege erfordert eine kontinuierliche Betreuung und Steuerung der dazu notwendigen Maßnahmen. Wir motivieren Ihr Team für die Nutzung aller notwendigen Kommunikationsmedien und -kanäle. Darüber hinaus sorgen wir für einen optimalen Informationsfluss innerhalb des Teams. Ergebnisse: Projektspezifische Newsverteiler Projektinternes Informationsportal Durchgeführte Teambuilding Events und Workshops Copyright Donat IT GmbH, 2014, Ingolstadt 7

9 Modul 5 Fortlaufende Umsetzung der Kommunikationsmaßnahmen Fokus: Anwender,Management Ein wichtiger Erfolgsfaktor für Ihre Kommunikation ist die Nachhaltigkeit. Wir sorgen für die Etablierung der eingeführten Kommunikationswege, indem wir die abgestimmten Maßnahmen für die zielgruppenspezifische Projekt-, Roll-out- und Releasekommunikation in einer fortlaufenden Sequenz termin- und ereignisgesteuert für Sie umsetzen. Anwender/Kunde Projektteam intern Management Die Vorgehensweise ist grundsätzlich analog zu Modul 4, doch stehen hier sämtliche Kommunikationsmaßnahmen für die Zielgruppe Anwender/Kunde sowie Management im Fokus. Ein kontinuierlicher Informationsfluss aus dem Projekt heraus, einschließlich der Möglichkeit zum offenen Dialog, ist die beste Basis für ein langfristiges Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen und Ihren Stakeholdern. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten und sichern Sie sich somit die Akzeptanz Ihres Projektes. Durch ein aktives Projektmarketing tragen wir gezielt alle Informationen an Ihre Stakeholder, vermeiden Missverständnisse und befähigen Sie mit den zukünftigen Veränderungen umzugehen. Ergebnisse: Durchgeführte Informationsveranstaltungen Optimiertes, aktualisiertes Kommunikationskonzept Dokumentation über Lessons Learned Workshop Bereitstellung aktueller Projektinformationen 8 Copyright Donat IT GmbH, 2014, Ingolstadt

10 Modul 6 Review Wurden die festgelegten Ziele erreicht? Welche übergreifende Resonanz gibt es im Hinblick auf die umgesetzten Kommunikationsmaßnahmen? Im Rahmen eines Reviews betrachten wir gewonnene Erfahrungen sowie die Wahrnehmungen Ihrer Stakeholder, um für die zukünftige Vorgehensweise zu lernen. Der Durchführungszeitpunkt hierbei kann sowohl während des Projektes als auch am Projektende liegen. Anwender/Kunde Projektteam intern Management Nach gemeinschaftlicher Abstimmung über die Reviewschwerpunkte analysieren wir, welche Stärken und Schwächen das Kommunikationskonzept durch das Projektumfeld im Laufe der Umsetzungsphase geprägt haben. Für die Durchführung des Reviews sind wichtige Ansprechpartner aus dem Projekt sowie ausgewählte Anwender involviert. Wir leiten Verbesserungsvorschläge ab und fassen die Ergebnisse in einem Reviewbericht zusammen. Ergebnisse: Reviewbericht Vorschlag für Verbesserungsmaßnahmen Copyright Donat IT GmbH, 2014, Ingolstadt 9

11 Vertrauensvolle Zusammenarbeit für Ihren Erfolg Wir haben uns im IT-Bereich auf die Einführung von zielgruppenspezifischen Kommunikationsstrategien für Softwareprojekte spezialisiert, um Sie kompetent in allen Fragen hinsichtlich der Einführung eines professionellen Projektmarketing und Releasekommunikation zu beraten. Wir entwickeln alle Konzepte stets in enger Zusammenarbeit mit Ihnen und berücksichtigen Ihre individuellen Anforderungen bei der partnerschaftlichen Umsetzung. Mit dem Beratungsangebot Projektmarketing und Releasekommunikation der Donat IT GmbH ergeben sich für Sie folgende Nutzenaspekte: IHR MANAGEMENT ist durchgängig vom Erfolg des Projektes überzeugt! IHRE ANWENDER fühlen sich kontinuierlich in das Projekt eingebunden! Das gesamte PROJEKTTEAM ist hoch motiviert und hat Freude an der Arbeit! Alle PROJEKTBETEILIGTEN sind immer auf dem aktuellen Stand der Dinge! Ihre ANWENDER vertrauen dem Projekt als professionellem Dienstleister! -DER ERFOLG IHRER KUNDEN IST IHR ERFOLG - Ansprechpartner: Wolfgang Welser (Dipl.-Ing. FH) Vertrieb Telefon: +(0) wolfgang.welser@donat-it.de Juliana Hofmann (Dipl. Betriebswirtin FH) Kommunikationsmanagement Telefon: +(0) juliana.homfann@donat-it.de 10 Copyright Donat IT GmbH, 2014, Ingolstadt

12 Friedrichshofener Straße Ingolstadt Tel: +49(0) Fax: +49(0) Stand: Juli 2014