desk.modul : Vertragsverwaltung

Transkript

1 desk.modul : Vertragsverwaltung Das Modul Vertragsverwaltung als Ergänzung zur Sage Office Line Warenwirtschaft ermöglicht die Anlage, Abrechnung und Verwaltung von Verträgen. Neben Vertragsabrechnungen können auch Serviceläufe durchgeführt werden. Beispielsweise können in regelmäßigen Zyklen Angebote für Instandhaltungsmaßnahmen generiert werden.diese stehen dann für eine weitere Vorgangsbearbeitung zur Verfügung. Das Modul bietet zusätzlich eine Auswertung der zu erwartenden Einnahmen, wobei die Planungshorizonte frei gewählt werden können. Das Modul gliedert sich im Regiezentrum unter der Auftragsbearbeitung ein. 1. Grundlagen 2 2. Vertragsverfassung 3 3. Vertragsauskunft 4 4. Rechnungsverlauf/Servicebedarf 5 5. Liquiditätsplanung 6 6. Vertragslisten 8 7. Abgrenzung von Vertragsrechnungen im Rechnungswesen 9 Im Heerfeld Eibelshausen Tel.: +49 (0) 2774/ Fax: +49 (0) 2774/ info@desk-firm.de

2 1. Grundlagen In den Grundlagen der Vertragsverwaltung werden folgende Daten hinterlegt: Als Belegarten stehen alle in der Datenbank hinterlegten Belegarten zur Verfügung. Es wird darüber hinaus eingestellt, ob die Vertragsnummer manuell vergeben werden soll oder aber automatisch, wobei in diesem Fall die nächste Vertragsnummer anzugeben ist. Für die Liquiditätsplanung kann angegeben werden, wieviele Jahre zurück bzw. voraus betrachtet werden sollen. Im zweiten Register der Grundlagen können verschiedene Vertragsarten angelegt werden, die dann später bei der Vertragserfassung zur Auswahl stehen. 2

3 2. Vertragsverfassung Im Register Vertrag werden allgemeine Vertragsdaten für einen vorher auszuwählenden Empfänger hinterlegt: Dem Vertrag kann ein Projektzugeordnet werden, das zuvor mit dem desk.modul Projektierung angelegt wurde. Das Datum für Abrechnen ab muss nur angegeben werden, wenn es vom Datum des Vertragsbeginns abweicht. Bei dem Matchcode handelt es sich um eine Textinfo, die man zum Vertrag anzeigen lassen kann. Im Register Abrechnung werden folgende Abrechnungsinformationen hinterlegt: Es kann zwischen einem Rechnungslauf und einem Servicelauf gewählt werden. Als alternative Abrechnungsmodi stehen die Abrechnung mit 1 x Betrag und die monatliche Abrechnung zur Verfügung. Es kann ein bereits existierender Musterbeleg gewählt oder über Klick auf die drei Punkte ein neuer Musterbeleg angelegt werden. 3

4 Im Register Objekt kann dem Vertrag ein Objekt zugewiesen werden - zum Beispiel ein Wartungsvertrag zu einer Maschine - das zuvor mit dem desk.modul Objektverwaltung angelegt wurde. 3. Vertragsauskunft In der Vertragsauskunft werden alle angelegten Verträge angezeigt. Auch die ausschließliche Anzeige der aktiven Verträge ist möglich. Klickt man den Vertrag mit der rechten Maustaste an so kann man ihn bearbeiten oder das zugeordnete Projekt öffnen. 4

5 4. Rechnungslauf/Servicelauf Nach Eingabe des Fälligkeit bis -Datums und Klick auf WEITER werden alle Verträge zur Abrechnung bzw. für den Servicelauf herangezogen, deren Lauf bis zum angegebenen Datum fällig ist. Die abzurechnenden Verträge werden angezeigt und können gegebenenfalls heraus genommen werden, indem man das Häkchen entfernt. Nach Bestätigung mit WEITER kann der Druck gestartet werden. Wenn man einen Stapeldruckprozess auswählt, steht der Stapel im Regiezentrum unter Abschluss Stapeldruck zur Verfügung. 5

6 Ansonsten werden die Belege einzeln gedruckt. Man erhält eine Meldung wieviele Belege angelegt wurden und ob es gegebenfalls einen Fehler gab. Der Grund für den Fehler wird vorher angezeigt. Dann öffnet sich ein Belegnachweis für die Vertragsrechnungen. Die angelegten Belege stehen dann wie üblich in der Beleg- bzw. Vorgangsbearbeitung zur Verfügung. 5. Liquiditätsplanung In der Liquiditätsplanung werden die Vertragseinnahmen und Gewinne für die aktuelle Perioder und abgelaufene sowie zukünftige Perioden je nach Grundlageneinstellung angezeigt. 6

7 Wenn man eine Zeile doppelt mit der linken Maustaste anklickt werden die Daten der einzelnen Monate angezeigt. Klickt man wiederum eine Monatszeile an, dann sieht man eine Übersicht der zugrundeliegenden Verträge. Wenn man einen Vertrag mit der rechten Maustaste anklickt hat man die Möglichkeit den Vertrag zu öffnen. 7

8 6. Vertragslisten Für den Aufruf von Vertragslisten kann man eine Auswahl nach folgenden Kriterien treffen: Man erhält dann eine Vertragsliste mit Detailinformationen zu den Verträgen. Nach der Abrechnung von Verträgen werden die zugehörigen Informationen in der Vertragsverwaltung zum Vertrag angezeigt. Auch der erste offene Vertrag wird angezeigt. 8

9 Über den Button VERTRAG kann man über Gehe zu direkt zu einer Vertragsnummer gehen oder nach verschiedenen Kriterien nach einem Vertrag suchen. Man gelangt über Bildschirmauskunft in eine Übersicht der Veträge und kann über Vertrag aussetzen einen Vertrag für eine anzugebende Anzahl Monate aussetzen, einen Vertrag unbegrenzt aussetzen oder die Aussetzung eines Vertrages wieder aufheben. 7. Abgrenzung von Vertragsrechnungen im Rechnungswesen Das Zusatzmodul zur Vertragsverwaltung für das Rechnungswesen dient dazu eine Vertragsrechnung auf die betroffenen Monate abzugrenzen. Die Rechnung wird wie üblich verbucht. Über eine Maske, die alle noch nicht abgegrenzten Rechnungen anzeigt, wird dann die Verbuchung der Abgrenzungen durchgeführt. Zunächst sind Grundeinstellungen zu treffen: Neben dem Sitzungsnamen muss ein Abgrenzungskonto angegeben werden, gegen das die Verbuchung erfolgen soll. Im Feld Addition der Erlöskonten wird die Ziffer eingegeben, um die das Basis-Erlöskonto erhöht werden soll. Wenn beispielsweise die Verbuchung der Vertragsrechnung auf das Erlöskonto S84000 erfolgt und im Feld eine 1 eingestellt ist, dann erfolgen die Abgrenzungsbuchungen auf das Erlöskonto S

10 Nach dem Rechnungslauf (s.o.) stehen die Rechnungen folgendermaßen für den Abgrenzungslauf zur Verfügung: Man kann die Rechnungen einzeln markieren oder über den Button "alle markieren" und ggfs. eine Markierung wieder umkehren. Über den Button AUSFÜHREN werden die Buchungen erstellt. Falls Sachkonten fehlen erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Wenn alle notwendigen Konten verfügbar sind erscheinen nach dem Anklicken des Buttons AUSFÜHREN ein Fortschrittsbalken und dann die Meldung, dass die Buchung abgeschlossen wurde. 10

11 Es wurde im Hintergrund eine Buchungssitzung angelegt. Die Buchungen können in der Buchungserfassung in den entsprechenden Sitzungen der einzelnen Perioden nachvollzogen werden. 1. Verbuchung der aus der Warenwirtschaft übergebenen Vertragsrechnung: 2. Der Nettobetrag wird vollständig gegen das Abgrenzungskonto ausgebucht und nur der die Periode betreffende Betrag wird wieder eingebucht. 11

12 3. In den betroffenen Folgeperioden wird ebenfalls der anteilige Nettobetrag eingebucht. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie uns gerne unter der Service-Hotline 02774/ anrufen 12 oder uns eine an info@desk-firm.de schreiben. Ihr desk Team